Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, quy chế lương thưởng đóng vai trò như một bản cam kết công bằng giữa người lao động và tổ chức. Không chỉ phản ánh giá trị công việc, quy chế này còn là yếu tố giữ chân nhân sự và thúc đẩy hiệu suất làm việc. Một chính sách minh bạch, linh hoạt và phù hợp sẽ tạo ra động lực lớn cho đội ngũ. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu cách xây dựng và áp dụng quy chế lương năm 2025 hiệu quả trong bài viết này.
1. Quy chế lương thưởng là gì?
Quy chế lương thưởng là một văn bản nội bộ quan trọng do doanh nghiệp ban hành, trong đó quy định chi tiết các chính sách liên quan đến tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, chế độ xét tăng lương và thưởng theo hiệu suất cho người lao động. Văn bản này được xây dựng dựa trên cơ sở pháp lý như Bộ luật Lao động 2019, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) cùng với định hướng nhân sự – tài chính của doanh nghiệp.
Mục tiêu chính của quy chế là tạo ra sự minh bạch, công bằng trong chi trả, qua đó củng cố niềm tin cho người lao động và đồng thời giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí nhân sự một cách hiệu quả, khoa học.
1.1 Các loại phụ cấp phổ biến trong doanh nghiệp
Phụ cấp là những khoản tiền bổ sung vào lương, nhằm bù đắp điều kiện làm việc, trách nhiệm, chi phí cá nhân hoặc để khuyến khích tinh thần, giữ chân nhân sự. Tùy vào đặc thù công việc và khả năng tài chính, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều loại phụ cấp khác nhau, phổ biến như:
Phụ cấp trách nhiệm
Áp dụng cho các vị trí quản lý, trưởng nhóm hoặc người gánh trách nhiệm cao. Khoản này bù đắp khối lượng và tính phức tạp của công việc và được tính vào lương đóng BHXH.
Phụ cấp chức vụ
Dành cho các chức danh lãnh đạo như giám đốc, trưởng phòng… Mức phụ cấp thường dao động theo cấp bậc hoặc quy định nội bộ và tính vào lương đóng BHXH.
Phụ cấp khu vực
Chi trả cho người lao động làm việc ở vùng có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn, theo danh sách do Nhà nước quy định. Khoản này tính vào lương đóng BHXH.
Phụ cấp độc hại, nguy hiểm
Áp dụng khi người lao động làm việc trong môi trường có yếu tố độc hại, nguy hiểm, rủi ro sức khỏe. Thường cần có đánh giá rủi ro hoặc kết luận từ cơ quan y tế và tính vào lương đóng BHXH.
Phụ cấp lưu động, công tác
Dành cho nhân sự thường xuyên đi công tác hoặc di chuyển nhiều. Khoản này có thể chi theo ngày hoặc khoán theo tháng và không tính vào lương đóng BHXH.
Phụ cấp điện thoại, xăng xe
Hỗ trợ chi phí phát sinh trong quá trình làm việc. Có thể chi theo hóa đơn thực tế hoặc khoán cố định và không tính vào lương đóng BHXH.
Phụ cấp ăn trưa, ăn ca
Phổ biến ở hầu hết doanh nghiệp, nhằm đảm bảo sức khỏe cho nhân viên. Theo Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH, mức chi ≤ 730.000 đồng/người/tháng sẽ không tính vào lương đóng BHXH.
Phụ cấp nuôi con nhỏ, thai sản
Một số doanh nghiệp hỗ trợ lao động đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi hoặc đang mang thai. Đây không phải quy định bắt buộc, nhưng là chính sách phúc lợi giúp giữ chân nhân sự nữ.
Phụ cấp chuyên cần
Thưởng thêm cho nhân viên đi làm đầy đủ, không trễ và không nghỉ không phép. Khoản này tăng ý thức kỷ luật, gắn bó với công ty và không tính vào lương đóng BHXH.
Các khoản hỗ trợ đặc biệt khác
Bao gồm học phí, đào tạo, hiếu hỷ, du lịch, team building, bảo hiểm sức khỏe ngoài BHYT… Đây là phúc lợi bổ sung giúp nâng cao thương hiệu nhà tuyển dụng.
1.2 Vai trò của phụ cấp lương thưởng trong doanh nghiệp
Đảm bảo tính minh bạch và công bằng
- Giúp nhân viên hiểu rõ cách tính lương, phụ cấp và thưởng theo tiêu chí cụ thể.
- Tránh tình trạng suy đoán, so bì, khiếu nại không đáng có.
- Xây dựng niềm tin và củng cố sự gắn bó lâu dài.
Tạo động lực làm việc và giữ chân nhân sự giỏi
- Chính sách rõ ràng, công bằng giúp nhân viên thấy nỗ lực của mình được ghi nhận.
- Các cơ chế thưởng theo hiệu suất, KPI hay sáng kiến khuyến khích tinh thần chủ động, sáng tạo.
- Hạn chế tỷ lệ nghỉ việc, đặc biệt ở những vị trí then chốt.
Hỗ trợ xây dựng văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp
- Công khai minh bạch giúp toàn bộ nhân viên làm việc trên nền tảng quy tắc chung.
- Góp phần hình thành văn hóa công bằng, trách nhiệm và tôn trọng đóng góp.
Giảm rủi ro pháp lý và tranh chấp lao động
- Là căn cứ xử lý khi có tranh chấp về lương, thưởng, phụ cấp.
- Chứng minh doanh nghiệp tuân thủ pháp luật khi thanh tra, kiểm tra.
- Tránh nguy cơ bị phạt hành chính, truy thu hoặc kiện tụng.
Tối ưu chi phí nhân sự và kiểm soát ngân sách
- Quy chế được thiết kế phù hợp với mục tiêu tài chính và chiến lược từng giai đoạn.
- Quản lý rõ ràng từng khoản chi, từ lương cơ bản đến phụ cấp và thưởng.
- Đánh giá được hiệu quả đầu tư vào nhân sự, tránh lãng phí nguồn lực.
Xem thêm: Nghỉ tết có được tính lương không?
Xem thêm: Ngày nghỉ bù có được tính lương không?
Xem thêm: Thử việc nghỉ ngang có được trả lương không?
2. Quy trình xây dựng và ban hành quy chế lương thưởng, phụ cấp
Một quy chế lương thưởng và phụ cấp hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong chi trả thu nhập mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững về nhân sự. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và phù hợp với thực tiễn hoạt động, quá trình xây dựng và ban hành quy chế này cần tuân theo một quy trình chặt chẽ. Bài viết sau sẽ hướng dẫn doanh nghiệp từng bước cụ thể để xây dựng và triển khai quy chế một cách bài bản, đúng luật.
Để quy chế lương 2025 đi vào thực tế hiệu quả, doanh nghiệp nên tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Rà soát thực tế & năng lực tài chính
Xác định ngân sách chi trả, đặc thù ngành nghề, chức danh và phụ cấp hiện hành.
Bước 2: Tham khảo pháp luật và quy định liên quan
Cập nhật các nghị định, thông tư mới nhất về lương tối thiểu vùng, BHXH, phụ cấp.
Bước 3: Xây dựng nội dung quy chế
Bao gồm cách tính lương, chính sách thưởng, các loại phụ cấp, nguyên tắc chi trả và xử lý khi vi phạm.
Bước 4: Lấy ý kiến nhân viên/công đoàn
Giúp tăng sự đồng thuận, giảm phản đối khi triển khai.
Bước 5: Ban hành và phổ biến
Quy chế cần có chữ ký của Giám đốc/Tổng giám đốc, được gửi đến nhân viên kèm xác nhận đã nhận.
Bước 6: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh
Định kỳ 6 tháng – 1 năm rà soát, lấy ý kiến nhân sự, và cập nhật khi có thay đổi pháp luật hoặc chiến lược kinh doanh.
3. Những nội dung cơ bản trong quy chế lương thưởng
Một quy chế lương thưởng rõ ràng và đầy đủ là nền tảng quan trọng để đảm bảo sự minh bạch, công bằng và tạo động lực cho người lao động. Để đạt được hiệu quả đó, doanh nghiệp cần xác định rõ những nội dung cơ bản cần có trong quy chế, từ nguyên tắc trả lương, cơ cấu lương đến chính sách thưởng và phụ cấp.
Một quy chế đầy đủ cần bao gồm các mục tiêu chuẩn sau:
3.1 Cơ cấu tiền lương
- Lương cơ bản: Mức lương được ghi trong hợp đồng lao động, đồng thời là căn cứ tính BHXH, BHYT, BHTN.
- Lương theo hình thức: Doanh nghiệp có thể áp dụng trả lương theo thời gian, theo sản phẩm, doanh thu hoặc khoán công việc.
- Lương thực nhận: Tổng thu nhập bao gồm lương cơ bản, các khoản phụ cấp, tiền thưởng (nếu có), sau khi trừ đi các khoản khấu trừ.
- Cách thức thanh toán: Bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, thường chi trả theo kỳ hàng tháng.
- Thời gian chi trả: Ấn định cụ thể theo ngày trong tháng để nhân viên chủ động.
3.2 Chính sách thưởng
- Thưởng hiệu suất (KPI): Căn cứ trên kết quả đánh giá công việc định kỳ.
- Thưởng doanh số: Dành cho nhân sự thuộc bộ phận kinh doanh hoặc chăm sóc khách hàng.
- Thưởng định kỳ: Bao gồm các dịp như lễ, Tết, sinh nhật, ngày kỷ niệm, cuối năm.
- Thưởng đột xuất: Ghi nhận ngay khi có đóng góp đặc biệt.
- Thưởng sáng kiến: Khuyến khích các ý tưởng cải tiến, đổi mới hoặc tiết kiệm chi phí.
- Nguyên tắc xét thưởng: Xem xét dựa trên hiệu quả công việc, thái độ, đạo đức nghề nghiệp và thời gian cống hiến.
- Thẩm quyền phê duyệt: Do ban lãnh đạo, trưởng bộ phận hoặc hội đồng xét thưởng quyết định.
3.3 Phụ cấp và hỗ trợ thêm
- Phụ cấp trách nhiệm cho quản lý, trưởng nhóm.
- Hỗ trợ ăn trưa, ăn ca.
- Phụ cấp đi lại, điện thoại.
- Phụ cấp khu vực, môi trường độc hại.
- Chính sách hỗ trợ nhà ở, nuôi con nhỏ, chuyên cần và các khoản phúc lợi khác.
3.4 Chính sách tăng lương
- Xem xét tăng lương theo định kỳ, thường 6 tháng hoặc 1 năm/lần.
- Tiêu chí: Dựa vào năng lực, kết quả công việc, thâm niên, trình độ và mức độ đóng góp.
- Mức điều chỉnh: Có thể xác định theo khung biên độ hoặc gắn liền với kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
- Quyền phê duyệt: Do bộ phận nhân sự, trưởng bộ phận và ban giám đốc quyết định.
3.5 Nguyên tắc áp dụng và xử lý vi phạm
- Minh bạch: Tất cả nhân viên đều được phổ biến, tiếp cận và hiểu rõ quy chế.
- Công bằng: Không có sự phân biệt về giới tính, tôn giáo, độ tuổi hay vùng miền.
- Xử lý vi phạm: Các trường hợp gian lận hoặc vi phạm quy chế sẽ bị xử lý bằng các biện pháp như truy thu, kỷ luật hoặc các hình thức phù hợp khác.
4. Mẫu quy chế lương thưởng mới nhất 2025
Quy chế lương thưởng luôn là một trong những chính sách quan trọng bậc nhất trong quản trị nhân sự, ảnh hưởng trực tiếp đến động lực và sự gắn bó của người lao động. Bước sang năm 2025, nhiều doanh nghiệp đã và đang cập nhật quy chế này để phù hợp hơn với thị trường lao động và các quy định pháp luật mới.
AZTAX giới thiệu mẫu quy chế lương thưởng mới nhất, mang tính tham khảo và có thể điều chỉnh linh hoạt theo từng loại hình doanh nghiệp.
5. Quy chế lương thưởng và phụ cấp của người lao động
Tiền lương, thưởng cùng các khoản phụ cấp là những thành phần quan trọng trong chính sách nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Việc ban hành và áp dụng quy chế rõ ràng không chỉ đảm bảo tính công bằng, minh bạch mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nguồn lực.
- Đảm bảo công bằng và minh bạch: Khi có quy định cụ thể về cách tính lương, thưởng và phụ cấp, người lao động sẽ yên tâm, hạn chế tranh chấp, còn doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát
- Tạo động lực làm việc: Một cơ chế trả lương, thưởng minh bạch giúp nhân viên cảm thấy nỗ lực của mình được ghi nhận, từ đó hăng hái cống hiến hơn
- Thu hút và giữ chân nhân tài: Khi quyền lợi được đảm bảo, nhân sự có xu hướng gắn bó lâu dài, đồng thời doanh nghiệp cũng dễ dàng thu hút thêm người tài
- Quản lý ngân sách hiệu quả: Các quy chế rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát được chi phí nhân sự, từ đó cân đối tài chính và phục vụ chiến lược phát triển dài hạn.
Căn cứ để xây dựng quy chế lương, thưởng và phụ cấp
Một hệ thống lương thưởng hợp lý cần dựa trên nhiều yếu tố, trong đó quan trọng nhất là:
- Quy định pháp luật: Bảo đảm tuân thủ đầy đủ Bộ luật Lao động, mức lương tối thiểu, nghĩa vụ thuế và các quyền lợi liên quan
- Chiến lược phát triển của doanh nghiệp: Chính sách nhân sự phải phản ánh định hướng, giá trị cốt lõi và năng lực tài chính của tổ chức
- Phân tích công việc: Xác định mức lương phù hợp cho từng vị trí dựa trên trình độ, kỹ năng, trách nhiệm và mức độ đóng góp
- Hiệu suất làm việc: Kết quả công việc và đóng góp thực tế của người lao động là yếu tố then chốt để tính toán mức thưởng.
Ngoài ra, các yếu tố như trình độ học vấn, kinh nghiệm và tình hình tài chính thị trường cũng ảnh hưởng đáng kể đến việc xây dựng quy chế.
Xem thêm: Bậc lương công chức, viên chức từ ngày 01/07/2024
Xem thêm: Nghỉ phép có được tính lương không?
6. Quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp cho chi phí lương thưởng và phụ cấp
Chi phí lương, thưởng và phụ cấp là khoản chi phổ biến trong doanh nghiệp, nhưng không phải lúc nào cũng được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Việc hiểu rõ các quy định hiện hành giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế và tối ưu hóa chi phí. Bài viết này sẽ làm rõ những điều kiện và lưu ý quan trọng để các khoản chi lương thưởng được chấp nhận khi tính thuế TNDN.
6.1 Điều kiện để đưa chi phí lương, thưởng vào chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN
Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 cùng các văn bản hướng dẫn như Thông tư 96/2015/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC và các nghị định sửa đổi Thông tư 78/2014/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ được hạch toán chi phí tiền lương, thưởng, phụ cấp vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Khoản lương, thưởng thực tế đã chi trả, có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có chứng từ thanh toán hợp lệ.
- Điều kiện hưởng và mức hưởng phải được ghi nhận rõ ràng trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.
Điều này đảm bảo sự minh bạch và hợp pháp khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.
6.2 Các khoản chi liên quan đến lương, thưởng và phụ cấp khi tính thuế TNDN
Các khoản không được trừ
Theo Điều 6 Thông tư 78/2014, sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015 và Khoản 2 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, các khoản dưới đây sẽ không được tính vào chi phí hợp lý:
- Tiền lương và phụ cấp đã hạch toán vào chi phí nhưng thực tế chưa chi trả hoặc không có chứng từ hợp lệ.
- Khoản lương, thưởng không có quy định cụ thể về điều kiện và mức hưởng trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng.
- Các khoản lương, phụ cấp đã ghi nhận nhưng chưa chi trả trước thời hạn nộp quyết toán thuế. Trường hợp trích lập quỹ dự phòng lương thì mức tối đa là 17% quỹ tiền lương thực hiện và chỉ áp dụng khi doanh nghiệp không lỗ.
- Tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH MTV do cá nhân làm chủ, hoặc các thành viên HĐQT, HĐTV, ban sáng lập không trực tiếp tham gia điều hành.
Các khoản được trừ
Các chi phí liên quan đến lương, thưởng được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng điều kiện sau:
- Khoản học phí cho con của người lao động nước ngoài tại Việt Nam (từ mầm non đến hết THPT), được ghi trong hợp đồng và có hóa đơn chứng từ hợp lệ.
- Chi phí thuê nhà cho người lao động nếu có trong hợp đồng lao động và có đầy đủ chứng từ.
- Chi phí thuê nhà cho chuyên gia nước ngoài khi được thỏa thuận trong hợp đồng với doanh nghiệp Việt Nam.
- Phụ cấp đi lại, ăn ở trong thời gian công tác, nếu có hóa đơn chứng từ đầy đủ hoặc được chi khoán theo đúng quy chế tài chính nội bộ.
- Các khoản chi công tác phí (từ 20 triệu đồng trở lên) khi thanh toán qua tài khoản ngân hàng và có đủ hồ sơ gồm: hóa đơn, quyết định cử đi công tác, quy chế cho phép thanh toán bằng thẻ cá nhân.
- Chi phí mua vé máy bay điện tử qua website TMĐT, có boarding pass, chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Trường hợp không thu hồi được thẻ lên máy bay, doanh nghiệp cần bổ sung quyết định cử đi công tác và vé điện tử kèm chứng từ thanh toán hợp lệ.
7. Quy định về thuế thu nhập cá nhân cho chi phí lương thưởng và phụ cấp
Các khoản lương, thưởng và phụ cấp không chỉ là thu nhập chính của người lao động mà còn là căn cứ để tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Tuy nhiên, không phải khoản chi nào cũng chịu thuế như nhau — có khoản được miễn, có khoản phải khấu trừ theo quy định.
7.1 Điều kiện để đưa chi phí lương, thưởng vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNCN
Để doanh nghiệp được tính các khoản lương, thưởng, phụ cấp của người lao động vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân, cần chuẩn bị và lưu trữ đầy đủ hồ sơ pháp lý sau:
- Hợp đồng lao động ký kết giữa doanh nghiệp và người lao động.
- Quy chế nội bộ về tiền lương, thưởng, phụ cấp.
- Quyết định tăng lương hoặc điều chỉnh lương.
- Bảng chấm công chi tiết từng tháng.
- Bảng thanh toán lương có chữ ký của người lao động.
- Thang bảng lương đã xây dựng và ban hành.
- Phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán lương qua ngân hàng.
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế (nếu người lao động ủy quyền cho doanh nghiệp).
- Quyết định cử đi công tác kèm theo hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Tờ khai thuế TNCN theo tháng/quý.
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN cuối năm.
- Chứng từ nộp thuế (nếu phát sinh nghĩa vụ nộp).
Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trên giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ đúng luật, vừa hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
7.2 Các khoản thu nhập chịu thuế và miễn thuế TNCN
Thu nhập chịu thuế TNCN
Theo quy định, cá nhân phải nộp thuế TNCN đối với các khoản thu nhập sau:
- Thu nhập từ tiền lương, tiền công: bao gồm lương cơ bản, thưởng và các khoản phụ cấp.
- Thu nhập từ kinh doanh và dịch vụ: lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ hoặc nghề tự do.
- Thu nhập từ đầu tư vốn: cổ tức, lợi nhuận từ chứng khoán và các khoản sinh lời khác từ hoạt động đầu tư.
- Thu nhập từ bất động sản: cho thuê, chuyển nhượng nhà đất và các giao dịch liên quan.
- Thu nhập từ nghệ thuật, văn hóa: thù lao biểu diễn, sáng tác, hoạt động nghệ thuật.
- Thu nhập từ quảng cáo, thưởng: tiền quảng cáo, giải thưởng, các khoản thưởng có tính chất thu nhập.
Thu nhập miễn thuế TNCN
Một số khoản thu nhập được miễn thuế theo quy định, cụ thể:
- Thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản giữa vợ chồng, cha mẹ và con, ông bà và cháu, anh chị em ruột.
- Thu nhập từ chuyển nhượng nhà, đất duy nhất của cá nhân tại Việt Nam.
- Khoản thu nhập từ quyền sử dụng đất được Nhà nước giao không thu tiền hoặc được miễn, giảm tiền sử dụng đất.
- Thu nhập từ thừa kế, quà tặng bất động sản giữa các thành viên gia đình.
- Lãi tiền gửi ngân hàng, bảo hiểm nhân thọ, trái phiếu Chính phủ.
- Khoản thu nhập từ kiều hối.
- Tiền lương làm thêm giờ, ca đêm được trả cao hơn so với giờ làm bình thường.
- Lương hưu do quỹ BHXH chi trả.
- Học bổng theo quy định.
- Các khoản bồi thường từ bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm sức khỏe, tai nạn lao động, hoặc các khoản bồi thường của Nhà nước.
Thu nhập từ quỹ từ thiện hợp pháp hoặc nguồn viện trợ nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
8. Lưu ý cho doanh nghiệp khi xây dựng quy chế lương thưởng
Việc xây dựng quy chế lương thưởng không chỉ đơn thuần là xác định mức thu nhập cho người lao động, mà còn là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài và đảm bảo sự công bằng nội bộ.
Tuy nhiên, nếu không được thiết kế bài bản và tuân thủ đúng quy định pháp luật, quy chế này có thể gây ra tranh chấp và ảnh hưởng đến hoạt động chung. Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý một số điểm quan trọng trong quá trình xây dựng và áp dụng quy chế.
Dù doanh nghiệp được quyền ban hành quy chế nội bộ, mọi quy định liên quan đến lương, thưởng và phụ cấp vẫn phải nằm trong khung pháp luật. Dưới đây là những điểm không thể bỏ qua:
- Tuân thủ Bộ luật Lao động: Chính sách lương thưởng không được thấp hơn mức tối thiểu vùng. Mọi điều chỉnh lương, thưởng, phạt phải có căn cứ rõ ràng, minh bạch và không trái luật.
- Ban hành hợp pháp: Quy chế cần có văn bản ký tên, đóng dấu người có thẩm quyền; nên tham khảo ý kiến công đoàn (nếu có) và công bố công khai cho toàn thể nhân viên.
- Quy định rõ thời điểm & hình thức chi trả: Nêu cụ thể ngày trả, phương thức thanh toán. Nếu chậm lương, phải có lý do chính đáng và trả thêm lãi theo Điều 95 BLLĐ.
- Đảm bảo nguyên tắc bình đẳng: Không phân biệt lương thưởng dựa trên giới tính, tuổi tác, dân tộc, tôn giáo…
- Chính sách thưởng: Không bắt buộc nhưng nếu đã quy định thì phải thực hiện đúng, tránh ghi chung chung.
- Phân loại phụ cấp rõ ràng: Một số phụ cấp (chức vụ, trách nhiệm, nặng nhọc…) phải tính đóng BHXH; các khoản khác (ăn trưa, điện thoại, xăng xe…) có thể loại trừ. (Căn cứ: Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH, Công văn 1689/BHXH-TT).
- Cập nhật định kỳ: Điều chỉnh theo thay đổi về mức lương tối thiểu, BHXH, thuế TNCN… tối thiểu mỗi năm một lần.
- Có giá trị pháp lý khi tranh chấp: Quy chế là bằng chứng quan trọng bảo vệ cả doanh nghiệp và người lao động. Do đó, nên lưu trữ bản cứng, bản mềm và chữ ký xác nhận của nhân viên.
Dù mỗi doanh nghiệp có cách tiếp cận khác nhau, nhưng một quy chế lương thưởng rõ ràng luôn là nền tảng cho sự phát triển bền vững. Hy vọng bạn đã có thêm góc nhìn hữu ích để tối ưu chiến lược nhân sự tại đơn vị mình. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc giải đáp thắc mắc về quy chế lương thưởng, hãy liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn chi tiết.
9. Các câu hỏi thường gặp về quy chế lương thưởng và phụ cấp cho người lao động
Câu 1: Khoản phụ cấp gói chăm sóc sức khỏe cho nhân viên có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?
Có. Khoản phụ cấp chăm sóc sức khỏe cho nhân viên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, nếu đáp ứng điều kiện:
- Tổng các khoản phúc lợi chi trong năm (bao gồm chăm sóc sức khỏe, hiếu hỷ, nghỉ mát, hỗ trợ học tập, nhà ở,…) không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế của doanh nghiệp (theo khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC).
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Nếu giá trị hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Như vậy, doanh nghiệp có thể đưa khoản phụ cấp sức khỏe vào chi phí hợp lý, nhưng cần theo dõi hạn mức “không quá 1 tháng lương bình quân”.
Câu 2: Khoản chi công tác cho giám đốc công ty TNHH 1 thành viên có được đưa vào chi phí không?
Có, nhưng phải đáp ứng điều kiện theo Thông tư 96/2015/TT-BTC:
- Khoản chi phải liên quan trực tiếp đến hoạt động SXKD của công ty.
- Có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp pháp: quyết định cử đi công tác, giấy đi đường có xác nhận, hóa đơn vé máy bay, vé tàu xe, khách sạn, taxi, ăn uống…
- Các khoản chi ≥ 20 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Như vậy, khoản chi công tác cho giám đốc công ty TNHH 1 thành viên vẫn được tính là chi phí hợp lý nếu đầy đủ chứng từ và chứng minh liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Câu 3: Thưởng KPI có bắt buộc ghi trong hợp đồng lao động hay không?
Theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 quy định:
Nội dung hợp đồng lao động
- Hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu sau đây:
- a) Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động;
- b) Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động;
- c) Công việc và địa điểm làm việc;
- d) Thời hạn của hợp đồng lao động;
đ) Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác;
- e) Chế độ nâng bậc, nâng lương;
- g) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
- h) Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động;
- i) Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp;
- k) Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.
…
Không bắt buộc. Theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động chỉ cần ghi nhận “mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác”, trong đó thưởng KPI được xem là khoản bổ sung mang tính chất không cố định.
Do đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn ghi thưởng KPI trong hợp đồng lao động hoặc thể hiện riêng trong quy chế thưởng, thỏa ước lao động tập thể hoặc chính sách nội bộ. Tuy nhiên, để đảm bảo tính minh bạch và tránh tranh chấp, việc quy định rõ ràng cơ chế tính và chi trả thưởng KPI là điều cần thiết.
Câu 4: Tiền thưởng có chịu thuế thu nhập cá nhân hay không?
Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 65/2013/NĐ-CP quy định về thu nhập chịu thuế của cá nhân:
Thu nhập chịu thuế
Thu nhập chịu thuế của cá nhân gồm các loại thu nhập sau đây:
…
- Thu nhập từ tiền lương, tiền công mà người lao động nhận được từ người sử dụng lao động, bao gồm:
…
- e) Các khoản thưởng bằng tiền hoặc không bằng tiền dưới mọi hình thức, kể cả thưởng bằng chứng khoán, trừ các khoản tiền thưởng sau đây:
– Tiền thưởng kèm theo các danh hiệu được Nhà nước phong tặng, bao gồm cả tiền thưởng kèm theo các danh hiệu thi đua, các hình thức khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua khen thưởng;
– Tiền thưởng kèm theo giải thưởng quốc gia, giải thưởng quốc tế được Nhà nước Việt Nam thừa nhận;
– Tiền thưởng về cải tiến kỹ thuật, sáng chế, phát minh được cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận;
– Tiền thưởng về việc phát hiện, khai báo hành vi vi phạm pháp luật với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- g) Không tính vào thu nhập chịu thuế đối với các khoản sau:
– Khoản hỗ trợ của người sử dụng lao động cho việc khám chữa bệnh hiểm nghèo cho bản thân người lao động và thân nhân (bố, mẹ, vợ/ chồng, con) của người lao động;
– Khoản tiền nhận được theo chế độ liên quan đến sử dụng phương tiện đi lại trong cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức đảng, đoàn thể;
– Khoản tiền nhận được theo chế độ nhà ở công vụ theo quy định của pháp luật;
– Các khoản nhận được ngoài tiền lương, tiền công do tham gia, phục vụ hoạt động đảng, đoàn, Quốc hội hoặc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước;
– Khoản tiền ăn giữa ca do người sử dụng lao động chi cho người lao động không vượt quá mức quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
– Khoản tiền mua vé máy bay khứ hồi do người sử dụng lao động trả hộ (hoặc thanh toán) cho người lao động là người nước ngoài, người lao động là người Việt Nam làm việc ở nước ngoài về phép mỗi năm một lần;
– Khoản tiền học phí cho con của người lao động nước ngoài học tại Việt Nam, con của người lao động Việt Nam đang làm việc ở nước ngoài học tại nước ngoài theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông do người sử dụng lao động trả hộ.
…
Có, tiền thưởng thông thường là khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân, theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 65/2013/NĐ-CP. Tuy nhiên, một số khoản thưởng đặc biệt được miễn thuế, chẳng hạn như:
- Thưởng kèm theo danh hiệu thi đua, giải thưởng quốc gia/quốc tế do Nhà nước công nhận;
- Thưởng sáng chế, cải tiến kỹ thuật được cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận;
- Thưởng khi phát hiện, khai báo hành vi vi phạm pháp luật.
Các khoản thưởng ngoài các trường hợp trên vẫn thuộc diện tính thuế TNCN theo quy định pháp luật hiện hành.
Xem thêm: Quy định trả lương cho người nước ngoài
Xem thêm: Lương giám đốc công ty tnhh 1 thành viên có được tính vào chi phí không?
