Quy chế lương thưởng là một yếu tố quan trọng trong việc thu hút và giữ chân nhân viên. Nó không chỉ xác định mức lương cơ bản mà còn quy định các khoản thưởng, phúc lợi đi kèm. Một quy chế rõ ràng và công bằng sẽ tạo động lực cho người lao động, thúc đẩy họ làm việc hiệu quả hơn. Để hiểu rõ hơn về quy chế lương thưởng, hãy cùng khám phá những nội dung chính và lợi ích của nó trong môi trường làm việc hiện đại.
1. Tại sao cần xây dựng quy chế về lương, thưởng và phụ cấp?
Quy chế về lương, thưởng và phụ cấp là tập hợp các quy định liên quan đến việc xác định, chi trả và quản lý các khoản tiền cho nhân viên trong một doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích mà quy chế lương, thưởng và phụ cấp mang lại:
- Minh bạch và công bằng: Quy chế lương, thưởng và phụ cấp cần phải bảo đảm tính minh bạch và công bằng trong việc xác định các khoản chi trả. Khi các quy định này rõ ràng và công khai, chúng sẽ giúp giảm thiểu các tranh chấp về lương và phụ cấp, tạo sự tin tưởng cho nhân viên.
- Khích lệ và tạo động lực: Đây là công cụ hữu hiệu để khuyến khích nhân viên cố gắng. Một hệ thống lương thưởng minh bạch và công bằng sẽ thúc đẩy họ nỗ lực làm việc để đạt được hiệu suất tốt hơn, từ đó nhận được các phần thưởng và các khoản phụ cấp xứng đáng.
- Thu hút và giữ chân nhân tài: Một quy chế lương, thưởng và phụ cấp hợp lý sẽ giúp giữ chân những nhân viên giỏi và thu hút thêm nhân tài. Khi nhân viên cảm thấy được trả lương tương xứng với sự đóng góp của mình, họ sẽ có xu hướng gắn bó lâu dài với tổ chức, đồng thời tổ chức cũng dễ thu hút những nhân viên có năng lực.
- Quản lý nguồn lực hiệu quả: Quy chế này giúp doanh nghiệp quản lý tài chính và nguồn lực một cách tối ưu. Nhờ việc xác định và kiểm soát rõ ràng các khoản chi trả, tổ chức có thể sử dụng ngân sách hợp lý, hỗ trợ quá trình phát triển và đạt được các mục tiêu kinh doanh.
2. Quy chế lương thưởng và phụ cấp của người lao động
2.1 Căn cứ để xây dựng quy chế tiền lương thưởng và phụ cấp cho người lao động
Các khía cạnh để làm căn cứ xây dựng quy chế tiền lương thưởng phù và phụ cấp phù hợp với người lao động gồm:
- Các quy định pháp lý: Việc xây dựng chính sách lương thưởng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành, bao gồm mức lương tối thiểu, quyền lợi của người lao động, các quy định về thuế và các quy tắc pháp lý khác liên quan.
- Chính sách và chiến lược của tổ chức: Quy chế lương thưởng cần phù hợp với mục tiêu và chiến lược dài hạn của doanh nghiệp. Hệ thống này phải phản ánh các giá trị cốt lõi và tình hình tài chính của tổ chức.
- Phân tích công việc và chức năng: Để đảm bảo mức lương phù hợp cho từng vị trí, doanh nghiệp cần thực hiện phân tích công việc chi tiết, xem xét các yếu tố như trình độ, kỹ năng, và trách nhiệm của từng vị trí trong tổ chức.
- Hiệu suất làm việc: Hệ thống lương thưởng nên phản ánh hiệu quả công việc của nhân viên, từ đó xác định mức thưởng tương xứng với những đóng góp của họ.
Ngoài ra, mức lương thưởng còn phụ thuộc vào các yếu tố như:
- Trình độ học vấn của NLĐ
- Kinh nghiệm làm việc của NLĐ
- Tình hình thị trường và tài chính doanh nghiệp
2.2 Trình tự quy trình xây dựng cơ chế lương thưởng cho người lao động
Các bước để xây dựng quy chế lương thưởng như sau:
- Thu thập thông tin: Tìm hiểu các chính sách lương thưởng hiện tại của doanh nghiệp, cập nhật quy định pháp lý, phân tích thị trường lao động, và đánh giá tình hình tài chính của công ty.
- Phân tích công việc chi tiết: Đánh giá chuyên môn, trách nhiệm, và mức độ đóng góp của từng vị trí công việc, từ đó xác định mức lương cơ bản cho từng vị trí.
- Xác định mục tiêu và tiêu chí đánh giá: Đưa ra các tiêu chí đánh giá hiệu suất dựa trên kết quả công việc, kỹ năng chuyên môn, và các yếu tố khác như khả năng làm việc nhóm.
- Thiết kế hệ thống lương thưởng: Xây dựng hệ thống bao gồm lương cơ bản, các khoản phụ cấp, và cơ chế thưởng. Xác định cụ thể tỷ lệ phần trăm thưởng, mức lương và các điều kiện kèm theo.
- Kiểm tra và sửa đổi: Đánh giá bản dự thảo quy chế, kiểm tra tính minh bạch, công bằng và tính khả thi. Sau đó, thực hiện điều chỉnh phù hợp với mục tiêu và điều kiện của doanh nghiệp.
- Thông báo và đào tạo: Triển khai quy chế lương thưởng và đảm bảo nhân viên được thông báo rõ ràng về các quy định mới, cũng như được đào tạo để hiểu rõ quy trình.
2.3 Mẫu quy chế lương thưởng cho người lao động
Mẫu quy chế lương thưởng thông thường sẽ bao gồm các nội dung sau:
- Mục đích
- Căn cứ pháp lý
- Phạm vi áp dụng
- Nội dung quy chế lương thưởng
- Các khoản trợ cấp, phụ cấp
- Quy định về tính và chi lương
- Thủ tục xét duyệt tăng lương
- Chế độ thưởng
3. Quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp cho chi phí lương thưởng và phụ cấp
3.1 Điều kiện để đưa chi phí lương, thưởng vào chi phí công ty khi tính thuế TNDN
Theo quy định tại Việt Nam, việc tính lương và thưởng vào chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế doanh nghiệp được quy định chủ yếu trong Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12, ban hành ngày 03/06/2008. Để các khoản lương, thưởng và phụ cấp được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, cần đảm bảo đáp ứng các điều kiện sau:
- Khoản lương thực tế chi trả phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và có chứng từ thanh toán hợp lệ theo quy định.
- Các điều kiện và mức lương được hưởng phải được ghi rõ trong một trong các văn bản sau:
- Hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động
- Thỏa ước lao động tập thể
- Quy chế tài chính của công ty
- Quy chế lương thưởng của doanh nghiệp
3.2 Các khoản lương thưởng, phụ cấp không được trừ khi tính thuế TNDN
Theo Điều 6 của Thông tư 78/2014, Điều 4 Thông tư 96/2015 và Khoản 2 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BCT, có một số khoản chi lương và thưởng không được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, bao gồm:
- Lương và các khoản chi trả cho người lao động đã được hạch toán vào chi phí sản xuất nhưng không có chi trả thực tế hoặc không có chứng từ hợp lệ.
- Các khoản lương, thưởng không có điều kiện và mức hưởng rõ ràng trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng do doanh nghiệp ban hành.
- Những khoản lương, phụ cấp chưa được chi trả vào thời điểm nộp quyết toán thuế cuối năm, ngoại trừ trường hợp doanh nghiệp lập quỹ dự phòng lương cho năm sau với mức không vượt quá 17% quỹ lương thực hiện trong năm. Nếu doanh nghiệp gặp lỗ, không được phép trích đủ 17%.
- Lương trả cho chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ doanh nghiệp TNHH một thành viên do cá nhân sở hữu, hoặc các thành viên hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia quản lý sản xuất cũng không được tính vào chi phí hợp lệ.
3.3 Các khoản lương thưởng, phụ cấp được trừ khi tính thuế TNDN
Các khoản lương, thưởng có thể được tính vào chi phí hợp lệ khi doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện sau:
- Khoản chi học phí cho con của lao động nước ngoài từ mầm non đến hết cấp 3, nếu được nêu rõ trong hợp đồng lao động và có hóa đơn chứng từ đầy đủ
- Tiền thuê nhà cho nhân viên nếu có trong hợp đồng lao động và có hóa đơn hợp lệ, sẽ được coi là tiền lương, tiền công
- Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam chi trả tiền thuê nhà cho chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam, khoản này cũng được tính vào chi phí hợp lý khi có đủ chứng từ
- Phụ cấp đi lại, ăn ở trong thời gian công tác, nếu có hóa đơn, chứng từ đầy đủ hoặc được chi theo quy định nội bộ của doanh nghiệp, sẽ được tính vào chi phí hợp lệ
- Chi phí công tác từ 20 triệu đồng trở lên, nếu thanh toán qua thẻ ngân hàng cá nhân và đáp ứng các điều kiện như hóa đơn hợp lệ, quyết định cử đi công tác, và quy chế tài chính cho phép thanh toán qua thẻ cá nhân, cũng được tính vào chi phí hợp lý
- Vé máy bay mua qua các trang thương mại điện tử cho nhân viên đi công tác phải có vé điện tử, thẻ lên máy bay và thanh toán qua ngân hàng. Nếu không thể thu hồi thẻ lên máy bay, cần có quyết định công tác, vé điện tử và chứng từ thanh toán qua ngân hàng để được tính vào chi phí hợp lệ
4. Quy định về thuế thu nhập cá nhân cho chi phí lương thưởng và phụ cấp
4.1 Điều kiện để đưa chi phí lương, thưởng vào chi phí công ty khi tính thuế TNCN
Để tính chi phí lương, thưởng và phụ cấp vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN), doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ pháp lý sau:
- Hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động
- Quy định về lương, thưởng và phụ cấp trong quy chế của doanh nghiệp
- Quyết định tăng lương từ phía doanh nghiệp
- Bảng chấm công chi tiết theo từng tháng
- Bảng thanh toán lương có chữ ký xác nhận của người lao động
- Thang bảng lương chi tiết được thiết lập
- Phiếu thanh toán lương hoặc chứng từ chuyển khoản qua ngân hàng
- Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế, cần có mã số thuế và giấy ủy quyền
- Quyết định cử nhân viên đi công tác kèm hóa đơn và giấy đi đường
- Tờ khai thuế TNCN hàng tháng/ hàng quý
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN cuối năm
- Chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có)
4.2 Các khoản thu nhập chịu thuế và thu nhập miễn thuế TNCN
4.2.1 Các khoản thu nhập chịu thuế TNCN
Các khoản thu nhập dưới đây sẽ phải chịu thuế thu nhập cá nhân:
- Thu nhập từ lương và phụ cấp: Bao gồm lương cơ bản, tiền thưởng và các khoản phụ cấp liên quan
- Thu nhập từ hoạt động kinh doanh và dịch vụ: Bao gồm lợi nhuận từ kinh doanh và dịch vụ, cùng thu nhập từ công việc tự do
- Thu nhập từ lợi tức đầu tư: Bao gồm cổ tức, lợi nhuận từ chứng khoán và các khoản lợi nhuận đầu tư khác
- Thu nhập từ bất động sản: Thu nhập từ cho thuê, bán nhà đất, và các giao dịch liên quan đến bất động sản
- Thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản: Thu nhập từ bán nhà hoặc chuyển nhượng quyền sử dụng đất
- Thu nhập từ hoạt động nghệ thuật và văn hóa: Thu nhập từ biểu diễn nghệ thuật, sáng tác và các hoạt động văn hóa khác
- Thu nhập từ tiền thưởng và quảng cáo: Bao gồm tiền thưởng và các thu nhập từ quảng cáo
4.2.2 Các khoản thu nhập miễn thuế TNCN (không chịu thuế TNCN)
Các khoản thu nhập sau đây sẽ được miễn thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành:
- Thu nhập từ việc chuyển nhượng bất động sản giữa các thành viên gia đình như vợ chồng, cha mẹ và con cái, ông bà và cháu, anh chị em ruột
- Thu nhập từ việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất nếu cá nhân chỉ sở hữu một bất động sản duy nhất
- Thu nhập từ quyền sử dụng đất được nhà nước giao mà không phải trả tiền hoặc được miễn, giảm tiền sử dụng đất
- Thu nhập từ thừa kế hoặc quà tặng là bất động sản giữa các thành viên trong gia đình như vợ chồng, cha mẹ và con cái, ông bà và cháu, anh chị em ruột
- Lãi từ tiền gửi tại tổ chức tín dụng, lãi từ bảo hiểm nhân thọ và trái phiếu Chính phủ
- Thu nhập từ kiều hối
- Thu nhập từ làm thêm giờ và làm việc ban đêm với mức lương cao hơn so với giờ làm ban ngày
- Lương hưu chi trả từ quỹ Bảo hiểm xã hội
- Thu nhập từ học bổng
- Các khoản bồi thường từ bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm sức khỏe, tai nạn lao động, và các khoản bồi thường khác theo quy định pháp luật
- Thu nhập từ các quỹ từ thiện hợp pháp
- Thu nhập từ viện trợ quốc tế
Tóm lại, AZTAX đã cung cấp những thông tin quan trọng về quy chế lương thưởng, một yếu tố thiết yếu để xây dựng môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy sự phát triển của nhân viên. Vì vậy, các doanh nghiệp nên thường xuyên đánh giá và cập nhật quy chế này để đáp ứng nhu cầu thực tế và mong muốn của người lao động. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc giải đáp thắc mắc về quy chế lương thưởng, hãy liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn chi tiết.
5. Các câu hỏi thường gặp về quy chế lương thưởng và phụ cấp cho người lao động
5.1 Thưởng KPI có bắt buộc ghi trong hợp đồng không?
Theo Điều 21 Luật Lao động 2019 quy định tiền thưởng không phải là trong những nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động. Vì vậy, việc thưởng KPI không bắt buộc ghi trong hợp đồng lao động mà đây thể hiện sự thiện chí của người sử dụng lao động. Các bên hoàn toàn có thể thỏa thuận để thêm điều khoản tiền thưởng vào nội dung của hợp đồng lao động
5.2 Tiền thưởng có chịu TNCN không?
Tiền thưởng có chịu thuế thu nhập cá nhân, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt như tiền thưởng kèm theo danh hiệu Nhà nước phong tặng, giải thưởng quốc gia, quốc tế, hoặc tiền thưởng liên quan đến sáng chế, cải tiến kỹ thuật được cơ quan có thẩm quyền công nhận.
