Kế toán tiền lương là gì? Công việc của kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương được xem là một trong những bộ phận không thể thiếu trong hệ thống bộ máy kế toán. Vậy kế toán tiền lương là gì? Tại sao nó lại quan trọng như vậy? Trong bài viết dưới đây, AZTAX sẽ giúp bạn trả lời tất tần tật về kế toán tiền lươngđể giúp bạn tìm câu trả lời cho những câu hỏi trên.

1. Kế toán tiền lương là gì?

Kế toán tiền lương đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của nhân viên. Nhiệm vụ của họ là ghi chép, tính toán và quản lý quỹ lương, đồng thời phát hiện và sửa chữa các sai sót nếu có.

Kế toán tiền lương đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của nhân viên. Nhiệm vụ của họ là ghi chép, tính toán và quản lý quỹ lương, đồng thời phát hiện và sửa chữa các sai sót nếu có.

Kế toán tiền lương chịu trách nhiệm quản lý, tính toán và hạch toán tiền lương hoặc các khoản trích theo lương từ dữ liệu bảng chấm công. Họ cũng quản lý các tài liệu liên quan đến thu nhập của nhân viên để hỗ trợ việc lập bảng lương, thanh toán lương và các chế độ bảo hiểm một cách chính xác.

Xem thêm: Cách tính lương, phụ cấp chức vụ excel

2. Các chứng từ cần sử dụng để kế toán tiền lương

Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, bộ phận kế toán tiền lương sử dụng đa dạng giấy tờ và chứng từ để đảm bảo minh bạch và chính xác. Cụ thể, các loại chứng từ bao gồm:

• Bảng chấm công
• Bảng tạm ứng lương công ty
• Phiếu tạm ứng lương nhân viên
• Bảng thanh toán lương và BHXH
• Bảng kê chi tiết phụ cấp
• Phiếu lương nhân viên
• Bảng lương thanh toán qua ngân hàng
• Báo cáo quyết toán thuế TNCN
• Biểu mẫu báo cáo BHXH

Ngoài ra, tùy từng trường hợp, kế toán cần sử dụng các giấy tờ khác như giấy cử đi công tác, hóa đơn thanh toán trong quá trình công tác, tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

3. Công việc của kế toán tiền lương

Công việc của kế toán tiền lương bao gồm quản lý, tính toán và hạch toán tiền lương dựa trên dữ liệu từ bảng chấm công. Họ xử lý các khoản lương, phụ cấp, trợ cấp, đồng thời quản lý giấy tờ như hợp đồng lao động và báo cáo thuế để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và chế độ bảo hiểm xã hội.

3.1 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương là gì?

Nhiệm vụ của kế toán tiền lương được thực hiện và theo dõi hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng quý, dưới sự kiểm soát của bộ phận lãnh đạo. Công việc bao gồm:

• Ghi chép và phản ánh kịp thời tình hình lao động và sự biến động về số lượng, chất lượng và thời gian lao động.
• Tính toán chính xác các khoản tiền lương, thưởng và trợ cấp cho nhân viên.
• Xây dựng thang bảng lương và nộp cho cơ quan bảo hiểm.
• Kiểm tra và phân bổ chính xác các khoản tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
• Lập báo cáo về lao động, tiền lương và các khoản bảo hiểm theo phạm vi trách nhiệm của kế toán.

3.2 Quản lý việc tạm ứng lương của người lao động

Trong quá trình làm việc, có những tình huống đặc biệt khi nhân viên cần tạm ứng lương để chi trả cho các chi phí cá nhân. Kế toán tiền lương chịu trách nhiệm ghi chép và tổng hợp các chứng từ liên quan đến tạm ứng, thường là theo tháng. Công việc cụ thể bao gồm:

• Quản lý các đợt tạm ứng lương trong doanh nghiệp.
• Tính toán mức lương tạm ứng cho nhân viên hoặc các bộ phận.
• Thiết kế các biểu mẫu tạm ứng linh hoạt, như trích 10% lương cứng, để đáp ứng nhu cầu cụ thể của công ty.

3.3 Quản lý kỳ lương chính của người lao động

Nhiệm vụ cuối cùng của kế toán tiền lương là quản lý các kỳ lương chính của nhân viên, mỗi bộ phận thường có mức lương, loại lương và cách tính riêng. Kế toán phải thiết kế biểu mẫu tính lương chi tiết dựa trên thỏa thuận trước đó. Công việc bao gồm:

• Xây dựng kỳ tính lương với các thông tin như loại lương, cách tính giờ làm, ngày bắt đầu và kết thúc.
• Tính các khoản thu nhập hay giảm trừ lương cuối kỳ cho nhân viên.
• Tính tạm ứng lương trong tháng và nhập vào bảng lương cuối kỳ.
• Lập bảng lương từ thông tin nhân viên và bảng chấm công.
• Tính và khấu trừ thuế TNCN, các khoản bảo hiểm bắt buộc một cách đầy đủ.
• Quản lý các khoản thu nhập khác để thực hiện quyết toán thuế TNCN cuối năm.

4. Những lưu ý khi làm kế toán tiền lương

Kế toán tiền lương, giống như các phần khác trong doanh nghiệp, đều yêu cầu sự chính xác, minh bạch và công bằng. Trong quá trình hạch toán, cần lưu ý:

• Xem xét kỹ các thông tin về lương, thưởng, phụ cấp của nhân viên và các yếu tố ảnh hưởng.
• Chú ý đến chính sách lương của nhân viên thời vụ, thử việc và các khấu trừ trước khi trả lương.
• Hiểu rõ cách tính và khai báo các khoản phụ cấp, khấu trừ.
• Tham khảo thông tin về các khoản thu nhập chịu thuế và giảm trừ.
• Cập nhật tỷ lệ trích các khoản lương mới nhất.
• Tuân thủ thủ tục đăng ký bảo hiểm cho nhân viên.
• Đặc biệt chú ý đến các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến nghiệp vụ nhân sự.

5. Quy trình làm việc của kế toán tiền lương là gì?

Để quá trình theo dõi, lập báo cáo và quyết toán diễn ra hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất, bộ phận kế toán tiền lương cần thực hiện 6 bước cơ bản sau đây:

• Bộ phận chấm công theo dõi quá trình chấm công hàng ngày.
• Kế toán tính toán tiền lương dựa trên báo cáo từ bảng chấm công.
• Kế toán lập bảng thanh toán tiền lương và các khoản phải nộp, sau đó chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra và cho Giám đốc duyệt.
• Giám đốc xem xét, duyệt và ký bảng lương.
• Kế toán tiến hành thanh toán cho nhân viên dựa trên bảng lương đã được duyệt.
• Nhân viên nhận lương và ký nhận.

6. Tài khoản chính dùng để kế toán tiền lương là gì?

Tài khoản chính để kế toán tiền lương hiện nay bao gồm hai dạng: “tài khoản 334” và “tài khoản 338”.

6.1 Hạch toán lương – Tài khoản 334 Phải trả người lao động

Tài khoản 334 được dùng để ghi nhận các khoản phải trả cho nhân viên và quá trình thanh toán của doanh nghiệp. Kết cấu của tài khoản này bao gồm phản ánh hai bên như sau:

6.2 Hạch toán các khoản trích theo lương – Tài khoản 338 Phải trả phải nộp khác

Tài khoản 338 thường được sử dụng để ghi nhận việc thanh toán của doanh nghiệp đối với các khoản phải trả và phải nộp cho các tổ chức xã hội như kinh phí công đoàn, các khoản bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội. Kết cấu của tài khoản này bao gồm bên nợ và bên có, trong đó phản ánh như sau:

• Số dư bên nợ của tài khoản ghi nhận số tiền trả thừa, nộp thừa và vượt chi chưa thanh toán.
• Số dư bên có thường ghi nhận số tiền còn phải trả, phải nộp cùng giá trị tài sản thừa chờ xử lý.

7. Hướng dẫn hạch toán tiền lương theo TT200 và TT133

7.1. Hạch toán tiền lương phải trả cho người lao động

Để hạch toán tiền lương phải trả cho nhân viên, kế toán tiền lương thực hiện các phép tính sau:

• Nợ vào tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản dở dang.
• Nợ vào các tài khoản 154, 642 (Theo Thông tư 133).
• Nợ vào các tài khoản 622, 623, 627, 641, 642.
• Ghi có vào tài khoản 334 – Phải trả cho người lao động (bao gồm 3341, 3348).

7.2. Hạch toán các khoản bảo hiểm trích theo lương

Trong quá trình hạch toán các khoản bảo hiểm trích theo lương, quy trình tính toán được phân ra thành các bước như sau:

8. Dịch vụ kế toán tiền lương

Về phía công ty AZTAX với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh kế toán, chúng tôi hiểu rỏ những vấn đề mà doanh nghiệp thường mắt phải khi làm viêc kế toán lương. Do đó đã và đang đưa ra các dịch vụ kế toán lương như dịch vụ payroll và dịch vụ C&B.

Những dịch vụ này không chỉ là giải pháp hoàn hảo để giải quyết những vấn đề khó khăn về kế toán tiền lương mà còn giúp tối ưu chi phí quản lý hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Nếu như bạn muốn hiểu thêm kế toán tiền lương là gì hay gặp trở ngại trong về công việc kế toán lương, bảo hiểm, thủ tục pháp lý lao động, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới để được tư vấn miễn phí về dịch vụ và hỗ trợ một cách tốt nhất.

Hy vọng rằng bài viết trên sẽ một phần nào đó giúp bạn hình dung được kế toán tiền lương là gì và các công việc liên quan đến quản lý tiền lương. Tuy nhiên trong thực tế thì kế toán lương khá là phức tạp khi phải thông qua nhiều bước và yêu cầu sự chính xác tuyệt đối. Do đó nó tốn rất nhiều thời gian và thường xuyên là trở ngại của doanh nghiệp.