Quy chế lương thưởng là căn cứ quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách tiền lương, phụ cấp và khen thưởng minh bạch, phù hợp với đặc thù hoạt động. Việc thiết lập quy chế rõ ràng không chỉ góp phần đảm bảo quyền lợi người lao động mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chi phí nhân sự và thực hiện đúng quy định pháp luật. Trong bài viết này, AZTAX sẽ hướng dẫn cách xây dựng quy chế lương thưởng, cung cấp các mẫu mới nhất năm 2026 theo từng loại hình doanh nghiệp và giải đáp những vấn đề thường gặp khi áp dụng.
1. Quy chế lương thưởng là gì?
Quy chế lương thưởng là văn bản nội bộ quy định về tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng và chế độ đãi ngộ của người lao động. Quy chế được xây dựng dựa trên pháp luật lao động, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) và tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Việc xây dựng quy chế giúp minh bạch chính sách chi trả, tạo động lực làm việc và kiểm soát chi phí nhân sự hiệu quả.
1.1 Các loại phụ cấp phổ biến trong doanh nghiệp
Phụ cấp là những khoản tiền bổ sung vào lương, nhằm bù đắp điều kiện làm việc, trách nhiệm, chi phí cá nhân hoặc để khuyến khích tinh thần, giữ chân nhân sự. Tùy vào đặc thù công việc và khả năng tài chính, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều loại phụ cấp khác nhau, phổ biến như:
- Tiền lương: Lương theo công việc hoặc chức danh.
- Phụ cấp: Trách nhiệm, chức vụ và điều kiện làm việc.
- Tiền thưởng: Thưởng KPI, doanh số hoặc kết quả kinh doanh.
- Hỗ trợ và phúc lợi: Ăn ca, đi lại, điện thoại, bảo hiểm sức khỏe và các chế độ khác.
1.2 Vai trò của phụ cấp lương thưởng trong doanh nghiệp
Phụ cấp và tiền thưởng là những yếu tố quan trọng trong chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp. Việc xây dựng cơ chế phù hợp không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi người lao động mà còn tạo động lực làm việc, nâng cao hiệu suất và góp phần giữ chân nhân sự lâu dài.
- Minh bạch, công bằng: Giúp người lao động hiểu rõ cách tính lương và điều kiện thưởng.
- Tạo động lực: Khuyến khích nâng cao năng suất và giữ chân nhân sự.
- Kiểm soát chi phí: Hỗ trợ quản lý ngân sách lương thưởng.
- Hạn chế tranh chấp: Làm rõ nguyên tắc chi trả và trách nhiệm thực hiện.
Xem thêm: Nghỉ tết có được tính lương không?
Xem thêm: Ngày nghỉ bù có được tính lương không?
Xem thêm: Thử việc nghỉ ngang có được trả lương không?
2. Tải mẫu quy chế lương thưởng đầy đủ mới nhất
Mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng về cơ cấu tổ chức, phương thức trả lương và chính sách thưởng. Lựa chọn mẫu quy chế phù hợp giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng chính sách đãi ngộ minh bạch, thống nhất và sát với thực tế hoạt động.
Dưới đây là các mẫu quy chế lương thưởng dành cho các loại hình doanh nghiệp, bộ phận và phương thức quản lý khác nhau.
2.1. Mẫu quy chế lương cho công ty cổ phần
Mẫu dành cho công ty cổ phần, hỗ trợ quy định cơ cấu lương, phụ cấp và thưởng theo vị trí công việc, kết quả thực hiện nhiệm vụ và tình hình kinh doanh.
2.2. Mẫu quy chế lương cho công ty TNHH
Phù hợp với công ty TNHH một thành viên hoặc hai thành viên trở lên, giúp quy định chính sách tiền lương và thưởng theo cơ cấu tổ chức, chức danh và trách nhiệm công việc.
2.3. Mẫu quy chế lương cho doanh nghiệp sản xuất
Mẫu tham khảo dành cho nhà máy, xưởng sản xuất và doanh nghiệp kỹ thuật, có thể điều chỉnh theo năng suất lao động, ca kíp, KPI và chính sách thưởng sáng kiến.
2.4. Mẫu quy chế lương cho doanh nghiệp thương mại, bán lẻ
Phù hợp với doanh nghiệp kinh doanh, phân phối và bán lẻ, trong đó chính sách thu nhập có thể kết hợp lương cố định, hoa hồng, doanh số và thưởng hiệu suất.
2.5 Mẫu quy chế lương cho bộ phận kinh doanh (Sales)
Mẫu tập trung vào cơ chế lương cứng, hoa hồng, KPI và thưởng doanh số, giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách thu nhập gắn với kết quả kinh doanh.
2.6 Mẫu quy chế lương cho bộ phận hành chính – nhân sự, kế toán
Mẫu tham khảo cho các vị trí hành chính, nhân sự và kế toán, với tiêu chí đánh giá dựa trên nhiệm vụ, tiến độ và chất lượng công việc.
2.7 Mẫu quy chế lương cho bộ phận sản xuất
Mẫu dành cho công nhân, tổ trưởng, kỹ thuật viên và nhân sự vận hành, có thể điều chỉnh theo sản lượng, năng suất, thời gian làm việc và chế độ ca kíp.
2.8 Mẫu quy chế lương thưởng theo KPI
Mẫu phù hợp với doanh nghiệp sử dụng KPI để đánh giá hiệu suất, kết hợp các tiêu chí hoàn thành công việc với cơ chế tính thưởng theo kết quả thực tế.
2.9 Mẫu quy chế lương thưởng tổng hợp
Mẫu khung tổng hợp các nội dung về tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng và phúc lợi, có thể tùy chỉnh theo quy mô, cơ cấu tổ chức và chính sách nhân sự của doanh nghiệp.
3. Quy trình xây dựng và ban hành quy chế lương thưởng, phụ cấp
Một quy chế lương thưởng và phụ cấp hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong chi trả thu nhập mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững về nhân sự. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và phù hợp với thực tiễn hoạt động, quá trình xây dựng và ban hành quy chế này cần tuân theo một quy trình chặt chẽ. Bài viết sau sẽ hướng dẫn doanh nghiệp từng bước cụ thể để xây dựng và triển khai quy chế một cách bài bản, đúng luật.
Để quy chế lương 2026 đi vào thực tế hiệu quả, doanh nghiệp nên tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Rà soát thực tế & năng lực tài chính
Xác định ngân sách chi trả, đặc thù ngành nghề, chức danh và phụ cấp hiện hành.
Bước 2: Tham khảo pháp luật và quy định liên quan
Cập nhật các nghị định, thông tư mới nhất về lương tối thiểu vùng, BHXH, phụ cấp.
Bước 3: Xây dựng nội dung quy chế
Bao gồm cách tính lương, chính sách thưởng, các loại phụ cấp, nguyên tắc chi trả và xử lý khi vi phạm.
Bước 4: Lấy ý kiến nhân viên/công đoàn
Giúp tăng sự đồng thuận, giảm phản đối khi triển khai.
Bước 5: Ban hành và phổ biến
Quy chế cần có chữ ký của Giám đốc/Tổng giám đốc, được gửi đến nhân viên kèm xác nhận đã nhận.
Bước 6: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh
Định kỳ 6 tháng – 1 năm rà soát, lấy ý kiến nhân sự, và cập nhật khi có thay đổi pháp luật hoặc chiến lược kinh doanh.
4. Quy chế lương thưởng và phụ cấp của người lao động
Tiền lương, thưởng cùng các khoản phụ cấp là những thành phần quan trọng trong chính sách nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Việc ban hành và áp dụng quy chế rõ ràng không chỉ đảm bảo tính công bằng, minh bạch mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nguồn lực.
- Đảm bảo công bằng và minh bạch: Khi có quy định cụ thể về cách tính lương, thưởng và phụ cấp, người lao động sẽ yên tâm, hạn chế tranh chấp, còn doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát
- Tạo động lực làm việc: Một cơ chế trả lương, thưởng minh bạch giúp nhân viên cảm thấy nỗ lực của mình được ghi nhận, từ đó hăng hái cống hiến hơn
- Thu hút và giữ chân nhân tài: Khi quyền lợi được đảm bảo, nhân sự có xu hướng gắn bó lâu dài, đồng thời doanh nghiệp cũng dễ dàng thu hút thêm người tài
- Quản lý ngân sách hiệu quả: Các quy chế rõ ràng giúp doanh nghiệp kiểm soát được chi phí nhân sự, từ đó cân đối tài chính và phục vụ chiến lược phát triển dài hạn.
Căn cứ để xây dựng quy chế lương, thưởng và phụ cấp
Một hệ thống lương thưởng hợp lý cần dựa trên nhiều yếu tố, trong đó quan trọng nhất là:
- Quy định pháp luật: Bảo đảm tuân thủ đầy đủ Bộ luật Lao động, mức lương tối thiểu, nghĩa vụ thuế và các quyền lợi liên quan
- Chiến lược phát triển của doanh nghiệp: Chính sách nhân sự phải phản ánh định hướng, giá trị cốt lõi và năng lực tài chính của tổ chức
- Phân tích công việc: Xác định mức lương phù hợp cho từng vị trí dựa trên trình độ, kỹ năng, trách nhiệm và mức độ đóng góp
- Hiệu suất làm việc: Kết quả công việc và đóng góp thực tế của người lao động là yếu tố then chốt để tính toán mức thưởng.
Ngoài ra, các yếu tố như trình độ học vấn, kinh nghiệm và tình hình tài chính thị trường cũng ảnh hưởng đáng kể đến việc xây dựng quy chế.
Xem thêm: Bậc lương công chức, viên chức từ ngày 01/07/2024
Xem thêm:Nghỉ phép có được tính lương không?
Xem thêm: Dịch vụ kế toán trọn gói
5. Lưu ý cho doanh nghiệp khi xây dựng quy chế lương thưởng
Việc xây dựng quy chế lương thưởng không chỉ đơn thuần là xác định mức thu nhập cho người lao động, mà còn là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài và đảm bảo sự công bằng nội bộ.
Tuy nhiên, nếu không được thiết kế bài bản và tuân thủ đúng quy định pháp luật, quy chế này có thể gây ra tranh chấp và ảnh hưởng đến hoạt động chung. Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý một số điểm quan trọng trong quá trình xây dựng và áp dụng quy chế.
Dù doanh nghiệp được quyền ban hành quy chế nội bộ, mọi quy định liên quan đến lương, thưởng và phụ cấp vẫn phải nằm trong khung pháp luật. Dưới đây là những điểm không thể bỏ qua:
- Tuân thủ Bộ luật Lao động: Chính sách lương thưởng không được thấp hơn mức tối thiểu vùng. Mọi điều chỉnh lương, thưởng, phạt phải có căn cứ rõ ràng, minh bạch và không trái luật.
- Ban hành hợp pháp: Quy chế cần có văn bản ký tên, đóng dấu người có thẩm quyền; nên tham khảo ý kiến công đoàn (nếu có) và công bố công khai cho toàn thể nhân viên.
- Quy định rõ thời điểm & hình thức chi trả: Nêu cụ thể ngày trả, phương thức thanh toán. Nếu chậm lương, phải có lý do chính đáng và trả thêm lãi theo Điều 95 BLLĐ.
- Đảm bảo nguyên tắc bình đẳng: Không phân biệt lương thưởng dựa trên giới tính, tuổi tác, dân tộc, tôn giáo…
- Chính sách thưởng: Không bắt buộc nhưng nếu đã quy định thì phải thực hiện đúng, tránh ghi chung chung.
- Phân loại phụ cấp rõ ràng: Một số phụ cấp (chức vụ, trách nhiệm, nặng nhọc…) phải tính đóng BHXH; các khoản khác (ăn trưa, điện thoại, xăng xe…) có thể loại trừ. (Căn cứ: Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH, Công văn 1689/BHXH-TT).
- Cập nhật định kỳ: Điều chỉnh theo thay đổi về mức lương tối thiểu, BHXH, thuế TNCN… tối thiểu mỗi năm một lần.
- Có giá trị pháp lý khi tranh chấp: Quy chế là bằng chứng quan trọng bảo vệ cả doanh nghiệp và người lao động. Do đó, nên lưu trữ bản cứng, bản mềm và chữ ký xác nhận của nhân viên.
Dù mỗi doanh nghiệp có cách tiếp cận khác nhau, nhưng một quy chế lương thưởng rõ ràng luôn là nền tảng cho sự phát triển bền vững. Hy vọng bạn đã có thêm góc nhìn hữu ích để tối ưu chiến lược nhân sự tại đơn vị mình. Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc giải đáp thắc mắc về quy chế lương thưởng, hãy liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn chi tiết.
6. Các câu hỏi thường gặp về quy chế lương thưởng và phụ cấp cho người lao động
Câu 1: Khoản phụ cấp gói chăm sóc sức khỏe cho nhân viên có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?
Có. Khoản phụ cấp chăm sóc sức khỏe cho nhân viên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, nếu đáp ứng điều kiện:
- Tổng các khoản phúc lợi chi trong năm (bao gồm chăm sóc sức khỏe, hiếu hỷ, nghỉ mát, hỗ trợ học tập, nhà ở,…) không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế của doanh nghiệp (theo khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC).
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Nếu giá trị hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Như vậy, doanh nghiệp có thể đưa khoản phụ cấp sức khỏe vào chi phí hợp lý, nhưng cần theo dõi hạn mức “không quá 1 tháng lương bình quân”.
Câu 2: Khoản chi công tác cho giám đốc công ty TNHH 1 thành viên có được đưa vào chi phí không?
Có, nhưng phải đáp ứng điều kiện theo Thông tư 96/2015/TT-BTC:
- Khoản chi phải liên quan trực tiếp đến hoạt động SXKD của công ty.
- Có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp pháp: quyết định cử đi công tác, giấy đi đường có xác nhận, hóa đơn vé máy bay, vé tàu xe, khách sạn, taxi, ăn uống…
- Các khoản chi ≥ 20 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Như vậy, khoản chi công tác cho giám đốc công ty TNHH 1 thành viên vẫn được tính là chi phí hợp lý nếu đầy đủ chứng từ và chứng minh liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Câu 3: Thưởng KPI có bắt buộc ghi trong hợp đồng lao động hay không?
Không bắt buộc. Theo Điều 21 và Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, thưởng KPI không phải là nội dung bắt buộc phải ghi trong hợp đồng lao động. Doanh nghiệp có thể quy định chính sách thưởng KPI trong quy chế thưởng riêng, nhưng phải công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có). Tuy nhiên, nếu khoản KPI được xác định là tiền lương hoặc khoản bổ sung theo thỏa thuận thì cần xem xét quy định về nội dung hợp đồng lao động để thực hiện phù hợp.
Câu 4: Tiền thưởng có chịu thuế thu nhập cá nhân hay không?
Có. Theo quy định hiện hành, các khoản tiền thưởng như thưởng Tết, thưởng doanh số, thưởng hiệu suất và lương tháng 13 về nguyên tắc đều thuộc thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Khoản thưởng được cộng vào thu nhập từ tiền lương, tiền công để tính thuế theo quy định. Tuy nhiên, một số khoản thưởng thuộc diện miễn thuế theo pháp luật, chẳng hạn tiền thưởng kèm theo danh hiệu do Nhà nước phong tặng hoặc giải thưởng về sáng kiến được cơ quan có thẩm quyền công nhận.
Xem thêm: Quy định trả lương cho người nước ngoài
Xem thêm: Lương giám đốc công ty tnhh 1 thành viên có được tính vào chi phí không?
