Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty là bước quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động, tăng độ phủ thương hiệu và thuận tiện hơn trong việc giao dịch với khách hàng tại các địa bàn khác. Tuy nhiên, để được cơ quan chức năng cấp phép hoạt động hợp pháp, doanh nghiệp cần nắm rõ hồ sơ, quy trình, cũng như điều kiện cụ thể khi tiến hành đăng ký thành lập văn phòng đại diện. Cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết sau đây nhé!
1. Văn phòng đại diện là gì?
Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng đại diện theo ủy quyền để bảo vệ quyền lợi và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp, nhưng không thực hiện hoạt động kinh doanh.
Văn phòng đại diện được cấp mã số thuế riêng gồm 13 chữ số, hoạt động không có tư cách pháp nhân độc lập và không bắt buộc phải sử dụng con dấu riêng. Bên cạnh đó, mỗi văn phòng đại diện sẽ được cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, hay còn gọi là Giấy phép kinh doanh văn phòng đại diện, để hợp thức hóa việc hoạt động theo quy định pháp luật.
Tên của văn phòng đại diện được đặt theo quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:
- Được viết bằng chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, có thể sử dụng thêm các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
- Phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Được gắn tại trụ sở văn phòng đại diện, đồng thời in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ, tài liệu, ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành, với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp.
2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty gồm những bước nào?
Việc thành lập văn phòng đại diện có thể mang lại nhiều lợi ích cho một công ty, từ việc mở rộng thị trường đến tăng cường hình ảnh thương hiệu và cơ hội hợp tác mới. Các bước thực hiện việc thành lập văn phòng đại diện, như được mô tả trong bài viết này đều áp dụng cho cả trường hợp của công ty có vốn Việt Nam và công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
2.1 Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty
Khi bắt đầu quá trình thành lập văn phòng đại diện của công ty, việc chuẩn bị hồ sơ là một bước không thể bỏ qua và cực kỳ quan trọng. Hồ sơ thành lập không chỉ là cơ sở pháp lý mà còn là tài liệu quan trọng để chứng minh tính chuyên nghiệp và uy tín của công ty trước cơ quan chức năng và đối tác kinh doanh.
Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở Việt Nam
Hồ sơ đăng ký mở văn phòng đại diện cần chuẩn bị bao gồm:
- Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện.
- Quyết định và biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của:
- Đối với công ty cổ phần: do Hội đồng quản trị ban hành.
- Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh: do Hội đồng thành viên ban hành.
- Đối với công ty TNHH một thành viên: do chủ sở hữu công ty quyết định.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Bản sao chứng thực CCCD hoặc hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).
- Bản sao chứng thực CCCD hoặc hộ chiếu của người nộp hồ sơ.
Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài
- Thực hiện quy trình thành lập theo quy định của quốc gia đó.
- Doanh nghiệp mở văn phòng đại diện ở nước ngoài không cần thực hiện các bước để nhận Giấy chứng nhận đầu tư nước ngoài.
- Chỉ cần thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài để hoạt động văn phòng.
- Khi nhận được giấy phép từ nước ngoài, nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh tại trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
2.2 Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty
Thủ tục mở văn phòng đại diện công ty là bước quan trọng khi mở rộng hoạt động kinh doanh sang một quốc gia mới. Việc này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về pháp lý và hiểu biết về quy định địa phương. Thành lập văn phòng đại diện mang lại lợi ích mở rộng thị trường và tăng cường uy tín, nhưng cũng đặt ra những yêu cầu nghiêm ngặt. Sau đây là chi tiết các bước để thành lập văn phòng đại diện cho công ty:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như trên
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba hình thức nộp hồ sơ sau:
- Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT.
- Nộp qua đường bưu chính thông qua dịch vụ VNPost.
- Nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
Bước 3: Nhận kết quả đăng ký văn phòng đại diện
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT sẽ xem xét và xử lý hồ sơ:
- Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp cần hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu và nộp lại để được xem xét cấp phép.
Bước 4: Khắc dấu cho văn phòng đại diện
Để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ và giấy tờ phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện, sẽ cần khắc con dấu của văn phòng đại diện.
Theo quy định, việc sử dụng con dấu cho Văn phòng Đại diện là tùy chọn và thường sẽ là con dấu chứa thông tin về tên, địa chỉ, và số điện thoại của VPĐD, dùng để hỗ trợ các hoạt động quảng bá cụ thể.
Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty tại TP Hồ Chí Minh
Xem thêm: Thành lập hộ kinh doanh cá thể
3. Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện
Để thành lập một văn phòng đại diện của công ty ở một quốc gia nào đó, các doanh nghiệp cần tuân thủ một số điều kiện quan trọng theo quy định của pháp luật địa phương. Các điều kiện này thường bao gồm các yêu cầu về tài chính, địa chỉ đăng ký, người đại diện pháp lý, và các thủ tục hành chính cần thiết.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, khi mở văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:
- Văn phòng đại diện chỉ được đăng ký sau khi doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục thành lập công ty, không thể tiến hành song song.
- Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Người đứng đầu văn phòng đại diện không có quyền ký kết hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh.
- Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện không được đặt tại căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể, tương tự như quy định áp dụng cho trụ sở chính của công ty.
- Mặc dù văn phòng đại diện không trực tiếp phát sinh nghĩa vụ thuế, nhưng trong trường hợp thay đổi địa chỉ sang quận, huyện khác, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế quản lý cũ. Vì vậy, cần cân nhắc kỹ khi lựa chọn địa chỉ trụ sở để tránh những thủ tục thay đổi sau này. Điều này khác với địa điểm kinh doanh, khi thay đổi địa chỉ sẽ không cần xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục Thuế.
4. Ưu nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện
Khi bước vào quyết định thành lập văn phòng đại diện, mỗi doanh nghiệp đều đối mặt với việc cân nhắc kỹ lưỡng về ưu và nhược điểm của quyết định này. Một cách đơn giản, văn phòng đại diện là một bước đi chiến lược để mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh sang một thị trường mới mà không cần thành lập công ty hoàn toàn mới. Tuy nhiên, việc này không đến mà không có những rủi ro và hạn chế riêng. Để đảm bảo rằng quyết định này đem lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp, việc hiểu rõ cả ưu và nhược điểm là vô cùng quan trọng.
Ưu điểm:
- Không phải thực hiện nghĩa vụ nộp thuế môn bài.
- Thuận tiện trong việc giao tiếp, làm việc với khách hàng tại vị trí gần gũi và dễ tiếp cận hơn so với trụ sở chính.
- Tạo thêm địa điểm để trưng bày, giới thiệu sản phẩm, giúp sản phẩm tiếp cận khách hàng một cách trực quan và thuận lợi hơn.
Nhược điểm:
- Văn phòng đại diện không được phép trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh hay phát sinh doanh thu.
- Trong trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở sang quận khác, doanh nghiệp vẫn phải hoàn tất việc xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở cũ trước khi tiến hành đăng ký thay đổi địa điểm mới.
5. Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty
Nhìn chung, lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện không đòi hỏi quá nhiều sự phức tạp. Khi thành lập văn phòng đại diện công ty, cần tuân thủ quy định pháp luật địa phương và đặt mục tiêu cụ thể. Xác định rõ vai trò và phạm vi hoạt động giúp tối ưu hóa chiến lược kinh doanh. Hiểu biết sâu về thị trường và văn hóa kinh doanh địa phương giúp thành công trong hoạt động. Để giảm thiểu chi phí, tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp cần chú ý đến các điều sau đây cả trước và sau quá trình thiết lập văn phòng đại diện.
5.1 Những lưu ý trước khi thành lập văn phòng đại diện
Xác định tên cho văn phòng đại diện
Quy định về đặt tên văn phòng đại diện cần tuân theo Luật Doanh nghiệp 2020, điều này bao gồm:
- Tên văn phòng đại diện phải chứa tên doanh nghiệp và kèm theo cụm từ “văn phòng đại diện”.
- Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện không được sử dụng các cụm từ “công ty” hoặc “doanh nghiệp”.
- Tên văn phòng đại diện cần được viết bằng chữ cái tiếng Việt, bao gồm chữ cái F, J, Z, W, các ký hiệu và chữ số.
- Ngoài tên tiếng Việt, văn phòng đại diện có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt.
Ví dụ: Văn phòng đại diện của công ty TNHH Dịch vụ tư vấn AZTAX tại Hồ Chí Minh.
Xác định địa chỉ thành lập văn phòng đại diện
Thông tin về địa chỉ văn phòng đại diện cần chính xác và đầy đủ, bao gồm: số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường, huyện, quận, thị xã, tỉnh hoặc thành phố. Đồng thời, địa chỉ đặt văn phòng đại diện không được là nhà chung cư hoặc nhà tập thể.
Kê khai thông tin của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Trong quá trình điền thông tin về người đứng đầu văn phòng đại diện, cần cung cấp địa chỉ thường trú (theo CCCD/hộ chiếu) và địa chỉ hiện tại, bao gồm số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường, huyện, quận, thị xã, tỉnh hoặc thành phố.
- Bản sao chứng thực CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện không được lâu hơn 6 tháng.
5.2 Lưu ý sau khi nhận được Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện
Khắc con dấu riêng cho văn phòng đại diện
Đặt bảng hiệu tại văn phòng đại diện
Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, doanh nghiệp phải treo bảng hiệu tại văn phòng đại diện. Bảng hiệu cần chứa đủ thông tin như tên văn phòng đại diện, mã số thuế văn phòng đại diện, địa chỉ, và tên cơ quan chủ quản.
Nộp tờ khai và lệ phí môn bài
- Trong thời gian được miễn lệ phí môn bài (nếu công ty mới thành lập văn phòng đại diện), văn phòng đại diện sẽ được hưởng miễn lệ phí môn bài tương ứng.
- Mức lệ phí môn bài của văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm.
Lưu ý: Trong trường hợp văn phòng đại diện không tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ, không cần nộp lệ phí môn bài.
5.3 Các lưu ý khác
Khi có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến nội dung hoạt động hoặc thông tin ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần kịp thời thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép theo đúng quy định pháp luật.
Mặc dù văn phòng đại diện hoạt động theo ủy quyền và hạch toán phụ thuộc công ty mẹ, các nghĩa vụ thuế, lệ phí do công ty mẹ thực hiện, nhưng trong trường hợp cơ quan quản lý yêu cầu giải trình, văn phòng đại diện vẫn phải trực tiếp chịu trách nhiệm cung cấp thông tin và hồ sơ liên quan.
6. Dịch vụ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại AZTAX
AZTAX là đối tác hàng đầu về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện, mang đến gói chi phí trọn gói độc đáo chỉ với 1.000.000đ, cam kết không có chi phí phát sinh thêm. Chúng tôi hứa đảm bảo giấy phép văn phòng đại diện được bàn giao cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng, trong vòng 5 ngày làm việc. Điều đặc biệt là AZTAX không chỉ cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện một cách nhanh chóng và hiệu quả mà còn là đối tác đồng hành chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ hỗ trợ doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hồ sơ và thủ tục cần thiết, giúp đạt được mục tiêu thành lập văn phòng đại diện một cách thuận lợi và an toàn nhất.
AZTAX cam kết cung cấp cho khách hàng trải nghiệm dịch vụ tốt nhất, linh hoạt và tiện lợi, giúp họ hoàn tất mọi thủ tục một cách thuận tiện và hiệu quả. Dưới đây là một số cam kết từ AZTAX khi cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện:
- Hỗ trợ khách hàng mọi nơi, mọi lúc.
- Chi phí hợp lý, không có chi phí phát sinh.
- Trả kết quả trực tiếp cho khách hàng sau 10 – 15 ngày làm việc.
- Theo dõi liên tục, cập nhật tình trạng đăng ký cho khách hàng.
- Không cần khách hàng phải đến cơ quan nhà nước, chỉ cần ngồi tại nhà.
- Tư vấn và hỗ trợ tận tâm trong mọi thủ tục sau khi đăng ký thành lập.
- Miễn phí giao nhận và dịch thuật công chứng giấy tờ.
7. Các câu hỏi liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Câu 1: Ai có thể là người đứng đầu văn phòng đại diện?
Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là giám đốc công ty hoặc người được giám đốc công ty bổ nhiệm.
Câu 2: Mở văn phòng đại diện có cần đăng ký không?
Có, việc mở văn phòng đại diện tại Việt Nam cần phải thực hiện đăng ký theo quy định của pháp luật
Câu 3: Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn VAT hay không?
Văn phòng đại diện không thể xuất hóa đơn VAT và không có tư cách pháp nhân.
Câu 4: Lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện là bao nhiêu?
Lệ phí thành lập văn phòng đại diện được quy định trong Thông tư số 47/2019/TT-BTC:
100,000 đồng/lần cho hồ sơ nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (nộp tại thời điểm nộp hồ sơ).
Miễn lệ phí cho hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử, phí công bố là 100,000 đồng.
Câu 5: Các thủ tục cần thực hiện sau khi hoàn thành lập văn phòng đại diện
- Gắn bảng hiệu công ty tại địa chỉ trụ sở để công khai thông tin.
- Thực hiện quy trình mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thông báo đến cơ quan chính phủ có thẩm quyền.
- Đăng ký sử dụng chữ ký số điện tử để thuận lợi hóa quá trình nộp thuế điện tử.
- Thông báo về việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
- Tiến hành kê khai và đóng góp thuế môn bài theo hướng dẫn chi tiết.
- Đảm bảo duy trì vốn và tuân thủ thời hạn 90 ngày tính từ ngày cấp giấy đăng ký kinh doanh.
- Yêu cầu cấp hoặc chuẩn bị chứng chỉ hoạt động (nếu cần) trước khi ký hợp đồng và phát hóa đơn.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty phù hợp với các doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kinh doanh, văn phòng đại diện sẽ đảm nhận nhiệm vụ đại diện ủy quyền để bảo vệ và thúc đẩy lợi ích của doanh nghiệp. Bài viết này hy vọng sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin hữu ích cho các doanh nghiệp về vấn đề đã đề cập. AZTAX tự hào là đơn vị chuyên nghiệp về dịch vụ thành lập công ty, với cam kết về giá trị hợp lý và thời gian xử lý nhanh nhất.
Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty ở singapore
Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty du lịch quốc tế
Xem thêm: Thủ tục đầu tư ra nước ngoài
Xem thêm: Thành lập công ty liên doanh với nước ngoài
