Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty theo luật mới

Thành lập văn phòng đại diện là việc quan trọng cho các doanh nghiệp muốn mở rộng mạng lưới kinh doanh tới các thị trường mới. Với quyền sở hữu con dấu và tài khoản độc lập, văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh. Với những doanh nghiệp quan tâm đến việc thành lập văn phòng đại diện cần phải tuân thủ theo thủ tục pháp lý về việc thành lập. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty phải theo các bước nào? Dưới đây, doanh nghiệp sẽ tìm thấy được các thông tin liên quan đến vấn đề đã nêu. Chúng tôi mời quý doanh nghiệp tham khảo bài viết này.

1. Thành lập văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là gì?

Thành lập văn phòng đại diện đồng nghĩa với quá trình thiết lập một chi nhánh của công ty tại một địa điểm khác, nhằm mục đích thực hiện các hoạt động giao dịch mà không liên quan đến việc phát sinh hoạt động kinh doanh. Để văn phòng đại diện đi vào hoạt động, công ty cần đảm bảo việc xin cấp giấy phép hoạt động cho văn phòng đại diện và hoàn thiện các điều kiện pháp lý, cơ sở vật chất và nhân sự liên quan.

Văn phòng đại diện có chức năng gì?

  • Thực hiện vai trò của một văn phòng liên lạc.
  • Đảm nhiệm các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp cận thị trường và đối tác mới.

Tuy nhiên, văn phòng đại diện không được phép thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh có lợi nhuận nào khác. Nó không có thẩm quyền ký kết hợp đồng riêng theo tên riêng của nó. Tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện đều thuộc về doanh nghiệp chủ quản, và việc hạch toán của văn phòng đại diện phụ thuộc vào doanh nghiệp.

2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty

Các bước thực hiện việc thành lập văn phòng đại diện, như được mô tả trong bài viết này đều áp dụng cho cả trường hợp của công ty có vốn Việt Nam và công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.

Các bước thành lập văn phòng đại diện công ty
Các bước thành lập văn phòng đại diện công ty

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ thành lập văn phòng đại diện công ty

Các giấy tờ/hồ sơ cần chuẩn bị:

  • Quyết định và biên bản họp liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện, tùy thuộc vào loại công ty:
    • Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần.
    • Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH từ hai thành viên trở lên và công ty hợp danh.
  • Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.
  • Quyết định về bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.
  • Bản sao công chứng của Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện.
  • Giấy ủy quyền, trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật.
  • Bản sao công chứng của Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

Bước 2: Soạn thảo và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty

  • Sau khi có thông tin về tên, địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện, số điện thoại của văn phòng đại diện, và chứng minh thư công chứng của trưởng văn phòng, sau đó soạn thảo đầy đủ hồ sơ bao gồm các thông tin nêu trên.
  • Hồ sơ sẽ được hoàn thiện trong vòng 01 ngày và sẽ chuyển cho Quý khách hàng để ký và đóng dấu.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Bạn có thể chọn một trong ba phương thức nộp dưới đây:

  • Cách 1: Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký Kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư;
  • Cách 2: Sử dụng dịch vụ bưu chính của Việt Nam (VNPost) để nộp;
  • Cách 3: Thực hiện việc nộp trực tuyến thông qua Cổng Thông tin Quốc gia về Đăng ký Doanh nghiệp, sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện

  • Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
  • Trong trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, sau khi doanh nghiệp có giấy phép hoạt động tại nước ngoài, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh. Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 5: Khắc dấu cho văn phòng đại diện

Để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ và giấy tờ phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện, sẽ cần khắc con dấu của văn phòng đại diện.

Theo quy định, việc sử dụng con dấu cho Văn phòng Đại diện là tùy chọn và thường sẽ là con dấu chứa thông tin về tên, địa chỉ, và số điện thoại của VPĐD, dùng để hỗ trợ các hoạt động quảng bá cụ thể.

Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty tại TP Hồ Chí Minh

3. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty

Hồ sơ và thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở Việt Nam

  • Thông báo lập văn phòng đại diện.
  • Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (áp dụng cho công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn có từ 2 thành viên trở lên).
  • Quyết định thành lập văn phòng đại diện.
  • Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (nếu người đứng đầu không là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu của công ty).
  • 01 bản công chứng của giấy tờ cá nhân (CMND, Căn cước công dân hoặc hộ chiếu) của người đứng đầu văn phòng đại diện.
  • Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ.
  • 01 bản công chứng của giấy tờ cá nhân (CMND, Căn cước công dân hoặc hộ chiếu) của người nộp hồ sơ.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

  • Thực hiện quy trình thành lập theo quy định của quốc gia đó.
  • Doanh nghiệp mở văn phòng đại diện ở nước ngoài không cần thực hiện các bước để nhận Giấy chứng nhận đầu tư nước ngoài.
  • Chỉ cần thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài để hoạt động văn phòng.
  • Khi nhận được giấy phép từ nước ngoài, nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh tại trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

4. Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện

Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện
Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện
  • Văn phòng đại diện chỉ có thể thực hiện sau khi công ty đã được thành lập. Do đó, không thể vừa đồng thời tiến hành thành lập công ty và văn phòng đại diện.
  • Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Đây là yêu cầu bắt buộc.
  • Văn phòng đại diện chỉ có thẩm quyền thực hiện các giao dịch và trưởng văn phòng đại diện chỉ được phê duyệt và ký các hợp đồng, cũng như đóng dấu cho các giao dịch liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện.
  • Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng nào liên quan đến hoạt động kinh doanh, khác biệt hoàn toàn so với địa điểm kinh doanh, nơi mà hoạt động kinh doanh có thể phát sinh.
  • Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được phép nằm tại nhà tập thể hoặc nhà chung cư, tương tự như trụ sở chính của công ty.
  • Mặc dù văn phòng đại diện không có nghĩa vụ thuế riêng biệt, khi doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện sang một quận, huyện khác, cần phải thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế trước đó. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ lưỡng việc lựa chọn địa chỉ ban đầu để tránh sự phức tạp khi muốn thay đổi địa chỉ về sau. Khác biệt với địa điểm kinh doanh, việc thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không đòi hỏi thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế và phải chấp hành quy định về thủ tục thành lập công ty theo pháp luật

5. Ưu nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện

Ưu điểm :

  • Giảm thủ tục hành chính: Văn phòng đại diện không cần phải nộp thuế môn bài, giảm điều kiện pháp lý và kế toán phức tạp.
  • Tiết kiệm chi phí: Không cần thuê hoặc mua sở hữu bất động sản, văn phòng và các trang thiết bị đắt tiền.
  • Tích hợp dịch vụ: Thuận lợi cho việc quảng bá sản phẩm, tiếp thị và duy trì mối quan hệ với khách hàng tại một vị trí gần gũi hơn.

Nhược điểm:

  • Giới hạn về chức năng: Văn phòng đại diện chủ yếu dành cho quảng cáo, tiếp thị, và giao dịch, không thể ký kết hợp đồng và thực hiện mua bán trực tiếp.
  • Gây sự hiểu lầm: Khách hàng có thể nhầm lẫn và kỳ vọng rằng văn phòng đại diện có đầy đủ chức năng của một chi nhánh hoặc công ty con.
  • Sự quản lý phức tạp: Cần theo dõi và tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến văn phòng đại diện để tránh vi phạm.

6. Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty

Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty
Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty

Nhìn tổng quát, việc thiết lập văn phòng đại diện không đòi hỏi quá nhiều sự phức tạp. Để giảm thiểu chi phí và tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp cần chú ý đến các điều sau đây cả trước và sau quá trình thiết lập văn phòng đại diện:

6.1 Những lưu ý trước khi thành lập văn phòng đại diện

Xác định tên cho văn phòng đại diện

Quy định về đặt tên văn phòng đại diện cần tuân theo Luật Doanh nghiệp 2020, điều này bao gồm:

  • Tên văn phòng đại diện phải chứa tên doanh nghiệp và kèm theo cụm từ “văn phòng đại diện”.
  • Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện không được sử dụng các cụm từ “công ty” hoặc “doanh nghiệp”.
  • Tên văn phòng đại diện cần được viết bằng chữ cái tiếng Việt, bao gồm chữ cái F, J, Z, W, các ký hiệu và chữ số.
  • Ngoài tên tiếng Việt, văn phòng đại diện có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt.

Ví dụ: Văn phòng đại diện của công ty TNHH Dịch vụ tư vấn AZTAX tại Hồ Chí Minh.
Xác định địa chỉ thành lập văn phòng đại diện

Thông tin về địa chỉ văn phòng đại diện cần chính xác và đầy đủ, bao gồm: số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường, huyện, quận, thị xã, tỉnh hoặc thành phố. Đồng thời, địa chỉ đặt văn phòng đại diện không được là nhà chung cư hoặc nhà tập thể.

Kê khai thông tin của người đứng đầu văn phòng đại diện

  • Trong quá trình điền thông tin về người đứng đầu văn phòng đại diện, cần cung cấp địa chỉ thường trú (theo CCCD/hộ chiếu) và địa chỉ hiện tại, bao gồm số nhà, tên đường hoặc thôn, xóm, xã, phường, huyện, quận, thị xã, tỉnh hoặc thành phố.
  • Bản sao chứng thực CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện không được lâu hơn 6 tháng.

6.2 Lưu ý sau khi nhận được Giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện

Đặt bảng hiệu tại văn phòng đại diện

Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, doanh nghiệp phải treo bảng hiệu tại văn phòng đại diện. Bảng hiệu cần chứa đủ thông tin như tên văn phòng đại diện, mã số thuế văn phòng đại diện, địa chỉ, và tên cơ quan chủ quản.

Nộp tờ khai và lệ phí môn bài

Trong thời gian được miễn lệ phí môn bài (nếu công ty mới thành lập văn phòng đại diện), văn phòng đại diện sẽ được hưởng miễn lệ phí môn bài tương ứng. Mức lệ phí môn bài của văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm.
Lưu ý: Trong trường hợp văn phòng đại diện không tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ, không cần nộp lệ phí môn bài.

7. Các câu hỏi liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Ai có thể là người đứng đầu văn phòng đại diện?

Người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là giám đốc công ty hoặc người được giám đốc công ty bổ nhiệm.

Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn VAT hay không?

Văn phòng đại diện không thể xuất hóa đơn VAT và không có tư cách pháp nhân.

Lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện là bao nhiêu?

Lệ phí thành lập văn phòng đại diện được quy định trong Thông tư số 47/2019/TT-BTC:

100,000 đồng/lần cho hồ sơ nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (nộp tại thời điểm nộp hồ sơ).

Miễn lệ phí cho hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử, phí công bố là 100,000 đồng.

Các thủ tục cần thực hiện sau khi hoàn thành lập văn phòng đại diện

  • Gắn bảng hiệu công ty tại địa chỉ trụ sở để công khai thông tin.
  • Thực hiện quy trình mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thông báo đến cơ quan chính phủ có thẩm quyền.
  • Đăng ký sử dụng chữ ký số điện tử để thuận lợi hóa quá trình nộp thuế điện tử.
  • Thông báo về việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
  • Tiến hành kê khai và đóng góp thuế môn bài theo hướng dẫn chi tiết.
  • Đảm bảo duy trì vốn và tuân thủ thời hạn 90 ngày tính từ ngày cấp giấy đăng ký kinh doanh.
  • Yêu cầu cấp hoặc chuẩn bị chứng chỉ hoạt động (nếu cần) trước khi ký hợp đồng và phát hóa đơn.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty phù hợp với các doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kinh doanh, văn phòng đại diện sẽ đảm nhận nhiệm vụ đại diện ủy quyền để bảo vệ và thúc đẩy lợi ích của doanh nghiệp. Bài viết này hy vọng sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin hữu ích cho các doanh nghiệp về vấn đề đã đề cập. AZTAX tự hào là đơn vị chuyên nghiệp về dịch vụ thành lập công ty, với cam kết về giá trị hợp lý và thời gian xử lý nhanh nhất.

Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty ở singapore

Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty du lịch quốc tế

Xem thêm: Thủ tục đầu tư ra nước ngoài

Xem thêm: Thành lập công ty liên doanh với nước ngoài

5/5 - (3 bình chọn)
5/5 - (3 bình chọn)