Thang bảng lương là gì? Quy định mức lương tối thiểu vùng ra sao?

Thang bảng lương là gì và vì sao doanh nghiệp cần quan tâm? Đây là hệ thống quy định mức lương cho từng vị trí, chức danh và bậc làm việc, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong trả lương. Khi được thiết kế hợp lý, thang bảng lương còn giúp quản lý chi phí nhân sự hiệu quả và tạo động lực để nhân viên gắn bó lâu dài. Trong bài viết này,  AZTAX sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm thang lương là gì cũng như cách áp dụng phù hợp cho doanh nghiệp.

1. Thang bảng lương là gì?

Thang lương (hay còn gọi là thang bảng lương) là hệ thống gồm các ngạch, bậc và nhóm lương được doanh nghiệp thiết lập theo quy định, dùng làm cơ sở để chi trả tiền lương và xét tăng lương định kỳ cho người lao động. Nhờ có thang lương, người quản lý có thể dễ dàng phân loại vị trí, đánh giá năng lực của từng cá nhân, từ đó đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong chính sách trả lương của doanh nghiệp.

Bảng lương là bản thống kê chi tiết tổng số tiền doanh nghiệp cần phải chi trả cho người lao động trong một kỳ nhất định, bao gồm các khoản như lương cơ bản, tiền thưởng, phụ cấp và trợ cấp khác.

Hiện nay, khái niệm “thang bảng lương” được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực lao động, tuy nhiên chưa được quy định cụ thể trong bất kỳ văn bản pháp luật nào. Trên thực tế, thang bảng lương được thiết lập dựa trên trình độ, năng lực và mức độ hoàn thành công việc của từng vị trí, nhằm bảo đảm sự công bằng, minh bạch trong chính sách tiền lương. Nhờ đó, người lao động có động lực nâng cao hiệu suất, còn doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và quản lý chi phí nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Xem thêm: Bậc lương công chức

2. Quy định mức lương tối thiểu vùng khi xây dựng thang bảng lương?

Thang bảng lương là nền tảng để doanh nghiệp đàm phán mức lương phù hợp với công việc hoặc chức danh được quy định trong hợp đồng lao động.

Theo khoản 1 Điều 91 của Bộ luật Lao động 2019, mức lương tối thiểu là mức thấp nhất mà người lao động làm các công việc đơn giản trong điều kiện bình thường được trả, nhằm đảm bảo đời sống tối thiểu cho họ và gia đình, đồng thời phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế – xã hội.

Mức lương tối thiểu được quy định theo từng vùng, tính theo tháng và giờ.

Bên cạnh đó, mức lương tối thiểu được điều chỉnh dựa trên mức sống tối thiểu của người lao động và gia đình, mức lương thị trường, chỉ số giá tiêu dùng, tốc độ tăng trưởng kinh tế, cung-cầu lao động, tỷ lệ việc làm và thất nghiệp, năng suất lao động, cùng khả năng chi trả của doanh nghiệp.

Vì vậy, khi xây dựng thang bảng lương, doanh nghiệp phải tuân thủ mức lương tối thiểu vùng để đảm bảo nguyên tắc trả lương đúng quy định.

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 74/2024/NĐ-CP, mức lương tối thiểu tháng và giờ được quy định cho người lao động theo từng vùng như sau:

Việc xác định vùng áp dụng dựa trên địa điểm hoạt động của người sử dụng lao động như sau:

• Người sử dụng lao động hoạt động tại vùng nào sẽ tuân thủ mức lương tối thiểu của vùng đó.
• Nếu có chi nhánh hoặc đơn vị hoạt động trên nhiều địa bàn với mức lương tối thiểu khác nhau, mỗi chi nhánh sẽ áp dụng mức lương tối thiểu tương ứng với địa bàn mà nó hoạt động.
• Trường hợp hoạt động trong khu công nghiệp, khu chế xuất thuộc các địa bàn có mức lương khác nhau, mức lương tối thiểu cao nhất sẽ được áp dụng.
• Nếu địa bàn hoạt động có thay đổi về tên gọi hoặc chia tách, mức lương tối thiểu cũ sẽ tạm thời được giữ nguyên cho đến khi có quy định mới từ Chính phủ.
• Khi hoạt động tại địa bàn mới được thành lập từ các khu vực có mức lương tối thiểu khác nhau, mức lương cao nhất trong số đó sẽ được áp dụng.
• Nếu địa bàn mới là thành phố trực thuộc tỉnh được thành lập từ vùng IV, sẽ áp dụng mức lương tối thiểu của các thành phố trực thuộc tỉnh, như quy định tại khoản 3 Phụ lục kèm theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP.

Xem thêm: Cách làm bảng lương?

3. Mẫu thang bảng lương công ty mới nhất 2025

Năm 2025, nhiều doanh nghiệp đang tiến hành rà soát và điều chỉnh hệ số thang bảng lương để phù hợp với mức lương tối thiểu vùng mới và các quy định pháp luật hiện hành.

Việc xây dựng mẫu thang bảng lương rõ ràng, hợp lý không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn tạo nền tảng cho doanh nghiệp quản lý chi phí, hoạch định nhân sự và phát triển bền vững. Dưới đây là mẫu thang bảng lương công ty mới nhất 2025 mà bạn có thể tham khảo.

Tải ngay: Mẫu thang bảng lương

4. Những nguyên tắc cần đảm bảo khi xây dựng hệ thống thang bảng lương công ty?

Những nguyên tắc cần đảm bảo khi xây dựng hệ thống thang bảng lương công ty đóng vai trò then chốt để đảm bảo tính công bằng, minh bạch và tuân thủ pháp luật. Một hệ thống thang bảng lương được thiết kế hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí nhân sự hiệu quả, đồng thời tạo động lực để nhân viên phát huy tối đa năng lực.

Khi xây dựng thang bảng lương, doanh nghiệp cần đảm bảo ba nguyên tắc cơ bản sau:

1. Xây dựng thang bảng lương và định mức lao động: Doanh nghiệp phải tạo ra thang bảng lương và định mức lao động làm cơ sở cho việc tuyển dụng, quản lý lao động, thỏa thuận mức lương tương ứng với công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động và tiến hành trả lương cho người lao động.
2. Đảm bảo mức lao động trung bình: Mức lao động cần được xác định ở mức trung bình, bảo đảm rằng phần lớn người lao động có thể thực hiện công việc mà không cần kéo dài thời gian làm việc thông thường. Định mức này cũng phải trải qua giai đoạn thử nghiệm trước khi chính thức áp dụng.
3. Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện: Doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) trong quá trình xây dựng thang bảng lương và định mức số lượng lao động.

Ngoài ra, thang bảng lương và mức lao động phải được công khai tại nơi làm việc trước khi chính thức áp dụng, nhằm đảm bảo minh bạch và quyền lợi cho người lao động.

5. Quy định bảng lương của công chức, viên chức như thế nào?

Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 5 Nghị định 204/2004/NĐ-CP, hiện nay có 04 thang bảng lương hành chính sự nghiệp như sau:

• Bảng 01: Lương dành cho các chuyên gia cao cấp.
• Bảng 02: Lương chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức trong các cơ quan nhà nước (bao gồm cả những người giữ chức danh qua bầu cử, xếp lương theo ngạch, bậc hành chính và hưởng phụ cấp lãnh đạo, cũng như công chức xã, phường, thị trấn).
• Bảng 03: Lương chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, viên chức làm việc tại các đơn vị sự nghiệp nhà nước.
• Bảng 04: Lương dành cho nhân viên thừa hành, phục vụ trong cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp.

Tuy nhiên, theo Nghị quyết 104/2023/QH15 về dự toán ngân sách Nhà nước năm 2024, từ ngày 1/7/2024, sẽ có cải cách lớn về chính sách tiền lương theo Nghị quyết 27-NQ/TW năm 2018. Chính sách này sẽ áp dụng cho cán bộ, công chức, viên chức, lực lượng vũ trang và người lao động trong các doanh nghiệp.

Cải cách này sẽ tạo ra hệ thống bảng lương mới, xây dựng theo vị trí việc làm, chức danh và chức vụ lãnh đạo, với số tiền cụ thể. Trong đó, có 05 bảng lương mới được xây dựng, trong đó có 02 bảng lương dành riêng cho công chức, viên chức như sau:

• Bảng lương chức vụ dành cho những người giữ các vị trí lãnh đạo trong cơ quan nhà nước.
• Bảng lương chuyên môn, nghiệp vụ áp dụng chung cho công chức, viên chức theo ngạch công chức và chức danh nghề nghiệp viên chức, không giữ chức vụ lãnh đạo.

Như vậy, từ ngày 1/7/2024, sẽ có 02 bảng lương mới áp dụng cho công chức, viên chức.

Xem thêm: Lập bảng thanh toán tiền lương

6. Mức xử phạt khi vi phạm về thang bảng lương mới nhất 2025?

Mức xử phạt khi vi phạm về thang bảng lương là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để tránh rủi ro pháp lý và tổn thất tài chính. Năm 2025, các quy định liên quan đã được cập nhật, siết chặt hơn nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tính minh bạch trong trả lương.

Theo khoản 1 Điều 17 của Nghị định 12/2022/NĐ-CP, quy định mức phạt đối với các vi phạm liên quan đến thang bảng lương.

Cụ thể, người sử dụng lao động có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu xảy ra một trong các hành vi sau:

• Không công khai thang lương, bảng lương, mức lao động và quy chế thưởng tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
• Không thiết lập thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động; không áp dụng thử mức lao động trước khi chính thức ban hành.
• Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) trong quá trình xây dựng thang bảng lương, bảng lương, định mức lao động và quy chế thưởng.

Thang bảng lương là gì không chỉ là câu hỏi mang tính lý thuyết mà còn là chìa khóa để doanh nghiệp tối ưu chính sách đãi ngộ và tuân thủ quy định pháp luật. Việc áp dụng đúng sẽ mang lại lợi ích cho cả người lao động lẫn tổ chức, từ việc nâng cao hiệu quả làm việc đến xây dựng môi trường minh bạch, chuyên nghiệp. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn cụ thể hơn.

Xem thêm: Quy trình tính lương và thanh toán lương

Xem thêm: Lương giám đốc công ty tnhh 1 thành viên có được tính vào chi phí không?

7. Một số câu hỏi thường gặp

Câu 1. Thang bảng lương có phải nộp với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội không?

Căn cứ theo quy định hiện hành, người sử dụng lao động không bắt buộc phải gửi thang bảng lương cho Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, mà chỉ cần xây dựng, công khai trong nội bộ và lưu giữ tại doanh nghiệp.
Câu 2. Công ty xây dựng thang bảng lương có 6 nhóm nghề, mỗi nhóm gồm 7 bậc. Vậy khi NLĐ đang ở bậc cao nhất thì bậc tiếp theo phải xây dựng thế nào và có phải điều chỉnh mức đóng BHXH không?
Khi người lao động đã đạt đến bậc lương cao nhất trong nhóm, doanh nghiệp có thể thiết kế thêm bậc mới dựa trên yêu cầu về chức vụ, cấp quản lý hoặc là tính chất công việc nâng cao. Việc điều chỉnh tăng bậc này sẽ kéo theo thay đổi mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Do đó, công ty cần phải thực hiện thủ tục báo tăng mức đóng với cơ quan bảo hiểm xã hội theo quy định.

Câu 3: Bậc lương là gì?
Bậc lương là mức lương cụ thể trong một thang lương được xây dựng theo từng ngạch, chức danh hoặc vị trí công việc. Mỗi bậc lương thể hiện sự khác biệt về kinh nghiệm, trình độ, kỹ năng và thời gian làm việc của người lao động. Khi nhân viên đáp ứng đủ điều kiện (như thời gian giữ bậc, kết quả đánh giá công việc tốt…), họ sẽ được xét nâng lên bậc lương cao hơn, từ đó tăng thu nhập và quyền lợi.