Xây dựng thang bảng lương là một trong những yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ cách xây dựng thang bảng lương 2020 sao cho đúng quy định. Tất cả những yêu cầu về xây dựng thang bảng lương, bảng lương hiện hành sẽ được trình bày chi tiết ngay bên dưới.
1. Thang bảng lương là gì?
Thang bảng lương là một khung phức tạp của các nhóm lương và bậc lương đã được xác định trước, tạo nền tảng cho việc quản lý tiền lương và xác định sự tăng lương định kỳ cho nhân viên trong doanh nghiệp. Hệ thống này phản ánh sự công bằng và minh bạch, cung cấp một tiêu chuẩn chung để đảm bảo rằng mỗi người lao động được trả lương một cách công bằng và dễ dàng đánh giá sự phát triển của bản thân trong tổ chức.
2. Quyết định ban hành thang bảng lương là gì? Được xác lập khi nào?
Quyết định ban hành thang bảng lương là một văn bản, được lập khi doanh nghiệp xác lập thang bảng lương lần đầu trong doanh nghiệp. Theo nguyên tắc, mỗi doanh nghiệp đều phải xây dựng thang bảng lương, áp dụng với 2 loại doanh nghiệp như sau:
- Doanh nghiệp có trên 10 nhân viên: Phải nộp hệ thống này cho cơ quan Nhà nước quản lý tình hình trả lương.
- Doanh nghiệp dưới 10 nhân viên: Không phải nộp nhưng vẫn phải ban hành để lưu tại đơn vị.
Để xác lập quyết định này, doanh nghiệp cần xây dựng bảng lương 2024 theo đúng quy định. Sau đó, đánh máy văn bản quyết định dựa trên căn cứ của những Bộ Luật, Nghị định có quy định về việc xây dựng này, nêu quyết định ban hành.
*Lưu ý: Văn bản này cần được người đứng đầu doanh nghiệp xác nhận, đóng dấu. Sau đó, phải lưu thành nhiều bản để làm căn cứ khi thanh tra.
3. Cách xây dựng thang bảng lương theo Nghị định 49/2013/NĐ-CP
Để xây dựng một thang bảng lương theo Nghị định 49/2013/NĐ-CP (cách xây dựng thang bảng lương 2024), chúng ta cần phải tìm hiểu kỹ về các quy định và hướng dẫn trong nghị định này. Quy trình này đòi hỏi sự cẩn trọng và sự chú ý đến từng chi tiết để đảm bảo rằng thang bảng lương được thiết kế phù hợp và tuân thủ hoàn toàn các quy định pháp luật.
Nghị định 49/2013/NĐ-CP quy định nguyên tắc xây dựng thang bảng lương như sau:
3.1 Căn cứ xây dựng thang bảng lương
Việc xây dựng phải căn cứ vào tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, doanh nghiệp xây dựng và quyết định thang lương đối với từng nhóm lao động trong doanh nghiệp.
3.2 Bội số khi xây dựng thang bảng lương
Bội số của thang lương là hệ số chênh lệch giữa mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật cao nhất so với mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật thấp nhất. Bội số này phải đúng quy định sau:
- Có sự chênh lệch do độ phức tạp của công việc
- Đảm bảo khuyến khích người lao động nâng cao trình độ, kỹ thuật, nghiệp vụ
- Ít nhất phải bằng 5%
3.3 Xây dựng thang bảng lương dựa trên mức lương tối thiểu vùng
Nguyên tắc khi xây dựng thang lương phải xác định không được vi phạm nguyên tắc lương tối thiểu. Cụ thể:
- Mức thấp nhất của công việc đơn giản nhất phải bằng lương tối thiểu.
- Mức thấp nhất của công việc đòi hỏi qua đào tạo, học nghề phải cao hơn ít nhất 7% so với với lương tối thiểu.
- Mức lương của công việc trong điều kiện nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5% so với chức danh có độ phức tạp tương đương.
- Mức lương của công việc trong điều kiện đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với chức danh có độ phức tạp tương đương.
3.4 Xây dựng thang lương trên nguyên tắc bình đẳng
Quy định này nêu rõ, khi xây dựng thang lương, không được có yếu tố phân biệt đối xử về giới tính, dân tộc, màu da, thành phần xã hội, tình trạng hôn nhân, tín ngưỡng, tôn giáo và những yếu tố khác.
3.5 Thang bảng lương phải được rà soát định kỳ
Việc rà soát định kỳ này sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng sửa đổi sao cho phù hợp với điều kiện thực tế, mặt bằng tiền lương, quy mô sản xuất, dịch vụ và yêu cầu của Nhà nước
3.6 Thang bảng lương phải được thông qua ý kiến của đại diện tập thể lao động
Khi xây dựng và ban hành thang bảng lương, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện toàn thể lao động. Đồng thời trước khi ban bố phải thông tin rộng rãi tại nơi làm việc, gửi cơ quan Nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở doanh nghiệp.
4. Cách xây dựng thang bảng lương theo hệ số
Cách xây dựng thang bảng lương theo hệ số thường bắt đầu bằng việc xác định các yếu tố ảnh hưởng đến mức lương như trình độ, kinh nghiệm và vai trò công việc của nhân viên. Sau đó, mỗi yếu tố này được gán một hệ số tương ứng để phản ánh độ quan trọng và ảnh hưởng của nó đối với mức lương. Tiếp theo, hệ số này được áp dụng vào một bảng ma trận hoặc công thức tính toán để xác định mức lương cụ thể cho từng nhân viên. Quá trình này đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc xác định lương, đồng thời cũng giúp tổ chức dễ dàng điều chỉnh lương theo thời gian và các yếu tố biến đổi.
Để xây dựng thang bảng lương theo hệ số, trước tiêu người sử dụng lao động cần nắm rõ nguyên tắc của lương tối thiểu vùng đã được nêu ở mục 3.3 Xây dựng thang bảng lương dựa trên mức lương tối thiểu vùng. Dựa trên quy định này, AZTAX sẽ hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng thang bảng lương theo hệ số. Trước tiên, hãy cùng nhìn qua hệ thống bảng lương theo hệ số để dễ hình dung:
4.1 Xác định lương bậc 1 trên thang bảng lương
Xác định lương bậc 1 là bước đầu tiên của xây dựng hệ thống thang bảng lương. Theo nguyên tắc, mức lương này không được thấp hơn lương tối thiểu vùng. Mỗi doanh nghiệp có thể có nhiều bộ phận. AZTAX sẽ hướng dẫn tuần tự.
Lương bậc 1 cho chức danh đơn giản nhất:
Như vậy, căn cứ trên mức lương tối thiểu năm 2020 thì mức lương bậc 1 cho chức danh đơn giản nhất như sau:
- Doanh nghiệp thuộc vùng I: 4.420.000 đồng/tháng
- Doanh nghiệp thuộc vùng II: 3.920.000 đồng/tháng
- Doanh nghiệp thuộc vùng III: 3.430.000 đồng/tháng
- Doanh nghiệp thuộc vùng IV: 3.070.000 đồng/tháng
Nếu doanh nghiệp áp dụng lương tối thiểu vào bậc lương thấp nhất thì ghi vào bảng mức lương tương ứng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn mức lương cao hơn để thu hút, giữ chân lao động.
*Lưu ý: Nếu người lao động làm việc trong điều kiện nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thì phải nâng mức tối thiểu trên bằng cách nhân với hệ số lần lượt là 5% và 7%.
Ví dụ: Công ty AZTAX thuộc vùng I, điều kiện làm việc bình thường, mức lương tối thiểu để ghi vào bậc 1 cho công việc với chức danh đơn giản nhất là 4.420.000đ (mức lương cho nhân viên lao công, tạp vụ bậc 1 trong ảnh).
Lương bậc 1 cho công việc, chức danh đòi hỏi qua đào tạo, học nghề:
Theo quy định, mức lương này phải cao hơn ít nhất 7% so với lương dành cho bậc lương của công việc đơn giản nhất. Do đó, căn cứ theo lương tối thiểu vùng dành cho nhóm đối tượng này, ta có mức tối thiểu cho bậc 1 công việc, chức danh đòi hỏi qua đào tạo, học nghề:
- Doanh nghiệp thuộc vùng I: 4.420.000 + (4.420.000 x 7%) = 4.729.400 (đồng/tháng)
- Doanh nghiệp thuộc vùng II: 3.920.000 + (3.920.000 x 7%) = 4.194.400 (đồng/tháng)
- Doanh nghiệp thuộc vùng III: 3.430.000 + (3.430.000 x 7%) = 3.670.100 (đồng/tháng)
- Doanh nghiệp thuộc vùng IV: 3.070.000 + (3.070.000 x 7%) = 3.284.900 (đồng/tháng)
Ví dụ: Công ty AZTAX thuộc vùng 1, điều kiện làm việc bình thường, mức lương tối thiểu để ghi vào bậc 1 của công việc, chức danh đòi hỏi qua đào tạo, học nghề là 4.729.400đ (làm tròn thành 4.730.000đ – mức lương cho nhân viên kế toán, kinh doanh, kỹ thuật, văn phòng trong bậc 1 trong ảnh).
Lương bậc 1 cho các công việc chức danh quản lý, giám sát:
Theo quy định, mức lương tối thiểu dành cho loại chức danh này bằng với mức tối thiểu ở phần b. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần căn cứ theo tình hình thực tế để xây dựng. Bởi nếu không có khoảng cách, người lao động sẽ khó có động lực làm việc.
Ví dụ: Công ty AZTAX thuộc vùng 1, điều kiện làm việc bình thường. Tuy nhiên, chúng tôi không áp dụng lương tối thiểu vùng cho trường hợp này mà phân chia theo thứ bậc. Cụ thể, với chức danh trưởng phòng, buộc phải cao hơn nhân viên; chức danh phó giám đốc, kế toán trưởng buộc phải cao hơn trưởng phòng; chức danh giám đốc có lương bậc 1 lớn nhất (xem ảnh).
4.2 Xác định lương bậc 2 trở lên
Tại bậc 2 trở lên, Nhà nước cho phép doanh nghiệp tự chọn hệ số để nhân bậc lương. Tuy nhiên, hệ số nhân tối thiểu phải là 5%. Doanh nghiệp có thể chọn hệ số cao hơn để khuyến khích người lao động nỗ lực phát triển.
Số lượng bậc lương cũng không giới hạn. Thông thường, doanh nghiệp nên đăng ký từ 5-7 bậc để thuận tiện cho việc cập nhật thang bảng lương. Nguyên tắc nâng bậc lương phải được nêu rõ khi đăng ký hệ thống thang bảng lương, đồng thời được lưu trong quy định tại doanh nghiệp.
Ví dụ: Công ty AZTAX đã xác định được lương bậc 1. Từ lương bậc 2 trở đi, công ty áp dụng hệ số 5% (mức tối thiểu Nhà nước yêu cầu). Từ đó, AZTAX có bảng hệ thống thang bảng lương sau khi điều chỉnh với hệ số 5% như ảnh.
5. Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương 2024
Khi xây dựng thang bảng lương, việc tuân thủ các quy định pháp luật là rất quan trọng. Vi phạm trong việc này có thể dẫn đến mức phạt nặng nề từ phía cơ quan quản lý nhà nước. Các mức phạt có thể bao gồm tiền phạt đáng kể hoặc thậm chí là rủi ro pháp lý nghiêm trọng như mất giấy phép kinh doanh. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh mà còn gây tổn thất về uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp trên thị trường. Do đó, việc nắm vững và tuân thủ đúng các quy định pháp luật về xây dựng hệ thống thang bảng lương là điều không thể phớt lờ.
Điều 93 của Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 quy định về xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động có các điểm sau:
- Người sử dụng lao động phải thiết lập thang lương, bảng lương và định mức lao động như cơ sở cho quá trình tuyển dụng, sử dụng lao động, và thỏa thuận về mức lương theo công việc hoặc chức danh được ghi trong hợp đồng lao động, cũng như trả lương cho người lao động.
- Mức lương phải đảm bảo là mức trung bình để đảm bảo số lượng lớn người lao động có thể thực hiện mà không cần phải làm thêm giờ làm việc, và nên được thử nghiệm trước khi được ban hành chính thức.
- Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, đặc biệt là nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
Thang lương, bảng lương và mức lương của lao động phải được công bố một cách công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện các bước sau khi xây dựng thang bảng lương:
- Tự xây dựng thang bảng lương và công bố công khai tại nơi làm việc.
- Nếu có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, cần tham khảo ý kiến của họ.
- Không cần phải nộp thang bảng lương cho Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội mà chỉ cần lưu giữ tại doanh nghiệp, và khi cơ quan nhà nước yêu cầu, doanh nghiệp cần cung cấp giải trình. Điều này áp dụng cho các doanh nghiệp có số lao động dưới 10 người.
6. Mức phạt liên quan đến việc xây dựng hệ thống thang bảng lương
Vi phạm trong quá trình xây dựng hệ thống thang bảng lương có thể dẫn đến mức phạt nặng từ phía cơ quan quản lý. Các mức phạt có thể bao gồm tiền phạt đáng kể hoặc thậm chí là mất giấy phép kinh doanh. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh mà còn gây tổn thất về uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp trên thị trường. Do đó, tuân thủ đúng các quy định pháp luật về xây dựng hệ thống thang bảng lương là điều không thể phớt lờ.
Dựa vào khoản 1 của Điều 17 trong Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, việc không tuân thủ các quy định sau sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động:
- Không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện: thang lương, bảng lương, mức lao động, quy chế thưởng.
- Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động; không áp dụng thử mức lao động trước khi ban hành chính thức.
- Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng.
Ngoài ra, theo khoản 3 của Điều 17 trong Nghị định 12/2022/NĐ-CP, cũng quy định phạt tiền đối với người sử dụng lao động khi có hành vi trả lương cho người lao động thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định theo các mức sau đây:
- Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động.
- Từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động.
- Từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người lao động trở lên.
AZTAX vừa nêu hướng dẫn xây dựng thang bảng lương theo quy định mới nhất. Thực tế, thang bảng lương phải được sửa đổi và đăng ký lại hằng năm. Do đó, doanh nghiệp nên cập nhật những thông tin trên để xây dựng bảng lương đúng với yêu cầu. Nếu doanh nghiệp vẫn còn bối rối về vấn đề này, liên hệ ngay AZTAX để được hỗ trợ tư vấn miễn phí về dịch vụ lao động thang bảng lương, dịch vụ kê khai lao động.
Xem thêm: Cách lập bảng lương trong excel
