Giấy ủy quyền nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp là văn bản pháp lý thể hiện việc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thay mặt mình thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan có thẩm quyền. Đây là tài liệu quan trọng nhằm bảo đảm tính hợp pháp trong quá trình nộp hồ sơ, đặc biệt trong các trường hợp người đại diện không thể trực tiếp thực hiện thủ tục. Việc chuẩn bị đúng và đầy đủ giấy ủy quyền giúp quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi, tránh bị trả hồ sơ do thiếu căn cứ xác minh người nộp. Cùng AZTAX tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
1. Giấy ủy quyền đăng ký kinh doanh là gì?
Giấy ủy quyền nộp hồ sơ tại Sở kế hoạch đầu tư là văn bản do người đại diện theo pháp luật (NĐDTPL) của doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân được quyền thay mặt doanh nghiệp thực hiện các thủ tục cần thiết tại Sở kế hoạch và đầu tư khi thành lập công ty hoặc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Mẫu giấy ủy quyền cá nhân nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp
Dưới đây là mẫu giấy ủy quyền cho cá nhân thực hiện các thủ tục giấy tờ đăng ký kinh doanh mà AZTAX cung cấp cho quý doanh nghiệp.
Văn bản ủy quyền cho người đại diện làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư, bao gồm việc ký tên, nộp hồ sơ, nhận kết quả và thực hiện các công việc liên quan theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Xem thêm: Biểu mẫu quyết định thành lập doanh nghiệp
Xem thêm: Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp
3. Đối tượng ủy quyền đăng ký hồ sơ thành lập doanh nghiệp
Căn cứ theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định rằng:
4. Người nộp hồ sơ là người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp quy định tại Điều 12 Nghị định này.
Như vậy, đối tượng nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được xác định là người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị hoặc người được ủy quyền thực hiện các giấy tờ pháp lý. Thông thường, người đại diện theo pháp luật (NĐDTPL) sẽ là đối tượng có thẩm quyền ký vào văn bản.
Tuy nhiên, đối tượng nộp hồ sơ sẽ là người ủy quyền trong một số trường hợp sau đây:
– Doanh nghiệp có quyết định thay đổi NĐDTPL: Đối tượng ủy quyền sẽ là Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng thành viên, chủ sở hữu của công ty.
– Doanh nghiệp có các thay đổi về tên, địa chỉ, số điện thoại, các giấy tờ pháp lý, thông tin thành viên: Đối tượng ủy quyền sẽ là NĐDTPL của công ty.
– Chủ thành lập doanh nghiệp quyết định chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ số vốn điều lệ cho cá nhân hoặc tổ chức: Đối tượng ủy quyền sẽ là chủ sở hữu mới hoặc NĐDTPL của chủ sở hữu mới.
3.1. Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Căn cứ theo Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, đối tượng có thẩm quyền ký vào văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho các cá nhân, tổ chức theo quy định như sau:
a) Doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Trong trường hợp này, bên cạnh hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần đính kèm theo văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục. Bên cạnh đó, hồ sơ phải kèm theo bản sao giấy tờ pháp lý của đối tượng được ủy quyền. Lưu ý, văn bản ủy quyền không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
b) Doanh nghiệp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Trong trường hợp này, hồ sơ yêu cầu gồm có bản sao hợp đồng dịch vụ giữa doanh nghiệp và tổ chức đó đính kèm cùng các giấy tờ đăng ký. Bên cạnh đó, bắt buộc phải kèm theo giấy giới thiệu của tổ chức dịch vụ cho cá nhân trực tiếp thực hiện và bản sao giấy tờ pháp lý của đối tượng đó.
c) Doanh nghiệp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục
Trong trường hợp này, hồ sơ thành lập doanh nghiệp yêu cầu đính kèm theo bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do đơn vị cung cấp bưu chính công ích phát hành. Trong đó, phiếu gửi hồ sơ này phải có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và đối tượng có thẩm quyền ký văn bản đề nghị thành lập doanh nghiệp.
d) Doanh nghiệp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không công ích thực hiện thủ tục
Trường hợp này, doanh nghiệp sẽ thực hiện theo quy định như khi ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký.
3.2 Uỷ quyền thực hiện hồ sơ qua mạng
Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng là những tài liệu, giấy tờ theo quy định và được trình bày dưới dạng văn bản điện tử. Hồ sơ này được định dạng dưới dạng “.doc”, “.docx” hoặc “.pdf” và có giá trị pháp lý tương đương như bản giấy.
Căn cứ tại khoản 3 Điều 43 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, một bộ hồ sơ qua mạng được tính là hợp lệ khi và chỉ khi:
– Hồ sơ bao gồm đủ giấy tờ và được kê khai nội dung theo quy định như bản giấy; tên phải đặt tương ứng như tên các loại giấy tờ bản giấy; người có thẩm quyền ký (nhà đầu tư nước ngoài, cá nhân khác) có thể sử dụng chữ ký số hoặc scan văn bản giấy theo quy định.
– Các thông tin đăng ký doanh nghiệp kê khai trên Cổng thông tin quốc gia phải đầy đủ, chính xác như bản giấy; bao gồm các thông tin như số điện thoại, thư điện tử của người nộp.
– Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trên mạng thông tin điện tử phải được chứng thực bởi chữ ký số hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền cấp văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp để làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp uỷ quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần có những giấy tờ, tài liệu quy định tại Điều 12 Nghị định này.
4. Doanh nghiệp ủy quyền cho tổ chức làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp cần bổ sung gì trong hồ sơ?
Việc ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp được quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 01/2021/NĐ-CP như sau:
Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định sau đây:
1. Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
2. Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu.
3. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
…
Theo quy định hiện hành, trong trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho một tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thay mình, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần đính kèm các tài liệu sau:
- Bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa doanh nghiệp và tổ chức được ủy quyền thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp;
- Giấy giới thiệu do tổ chức được ủy quyền lập, giới thiệu cá nhân trực tiếp tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được tổ chức giới thiệu để thực hiện thủ tục nói trên.
Trên đây là những thông tin cơ bản về giấy ủy quyền nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp – một tài liệu cần thiết trong quá trình ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh. Việc chuẩn bị đầy đủ, đúng quy định không chỉ giúp hồ sơ được tiếp nhận nhanh chóng mà còn bảo đảm tính pháp lý, minh bạch trong quá trình thành lập doanh nghiệp. Do đó, các cá nhân và tổ chức khi thực hiện ủy quyền cần đặc biệt lưu ý đến nội dung và hình thức của văn bản này để tránh những rủi ro không đáng có. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn cụ thể hơn!
Xem thêm: Mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
Xem thêm: Mẫu bố cáo thành lập doanh nghiệp
5. Câu hỏi thường gặp
5.1 Doanh nghiệp có bắt buộc phải đóng dấu trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp không?
Không. Theo quy định tại khoản 1 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp không bắt buộc phải có chữ ký số hoặc dấu của doanh nghiệp.
5.2 Người được ủy quyền có cần cung cấp số điện thoại, email khi làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp không?
Có. Khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ cần cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ, bao gồm số điện thoại và địa chỉ email để phục vụ cho việc tiếp nhận, xử lý và phản hồi hồ sơ theo quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
5.3 Có quy định gì về đơn vị/người được ủy quyền của doanh nghiệp không?
Có. Trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ cần kèm theo: (i) Bản sao hợp đồng dịch vụ giữa doanh nghiệp và tổ chức được ủy quyền; (ii) Giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân thực hiện thủ tục; và (iii) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được giới thiệu. Đây là quy định bắt buộc nhằm đảm bảo tính minh bạch và xác thực của việc ủy quyền.
5.5 Ủy quyền trong trường hợp đăng ký thành lập doanh nghiệp có cần chứng thực chữ ký không?
Không. Trường hợp người nộp hồ sơ là người được ủy quyền, văn bản ủy quyền không bắt buộc phải chứng thực chữ ký. Tuy nhiên, cần cung cấp đầy đủ thông tin để chứng minh tư cách đại diện hợp pháp theo quy định tại Điều 12 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
5.6 Ai có quyền ký văn bản ủy quyền cho người đại diện làm thủ tục đkdn?
Người có thẩm quyền ký văn bản ủy quyền trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (đối với doanh nghiệp đã thành lập) hoặc người có tên trong hồ sơ là người thành lập doanh nghiệp (đối với trường hợp đăng ký thành lập mới).
Trong trường hợp đăng ký doanh nghiệp lần đầu, người ký ủy quyền thường là cá nhân sáng lập hoặc người đại diện theo ủy quyền được các thành viên/thành lập viên thống nhất cử ra để thực hiện thủ tục.
