Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp là căn cứ pháp lý quan trọng xác nhận tư cách pháp nhân và quyền hoạt động của doanh nghiệp tại Việt Nam. Văn bản này do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp sau khi hồ sơ hợp lệ, là điều kiện để doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động, mở tài khoản ngân hàng, kê khai thuế và thực hiện các thủ tục pháp lý khác. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu nhé!
1. Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp là gì?
Ý nghĩa về giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là tài liệu chính thức do cơ quan hành chính nhà nước cấp, xác nhận sự hình thành một tổ chức kinh doanh. Nó được coi như “giấy khai sinh” của doanh nghiệp, ghi lại các thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý và giám sát từ các cơ quan chức năng.
- Giấy chứng nhận này cũng có vai trò quan trọng trong việc xác nhận tư cách pháp nhân của công ty kể từ ngày được cấp. Do đó, tư cách của chủ doanh nghiệp sẽ có sự khác biệt rõ rệt so với cá nhân kinh doanh. Hơn nữa, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh còn là cơ sở để nhà nước bảo vệ quyền sở hữu tên thương mại và tên doanh nghiệp, đảm bảo quyền lợi cho các doanh nghiệp đã đăng ký.
Lưu ý về giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp:
- Mỗi doanh nghiệp sẽ nhận được duy nhất 01 mã số doanh nghiệp khi thực hiện đăng ký kinh doanh. Mã số này vừa là mã số thuế doanh nghiệp vừa là mã số khi tham gia bảo hiểm xã hội.
- Chủ sở hữu doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin doanh nghiệp tại Cổng thông tin Quốc gia dựa vào mã số thuế doanh nghiệp.
2. Nội dung giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp
Theo quy định tại Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, nội dung được nêu như sau:
Nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
1. Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp;
2. Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
3. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; đối với thành viên hợp danh của công ty hợp danh; đối với chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn;
4. Vốn điều lệ đối với công ty, vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân.
Theo quy định tại Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm 4 nội dung chính như sau:
- Tên và mã số doanh nghiệp, là thông tin định danh giúp phân biệt doanh nghiệp trong hệ thống quản lý nhà nước.
- Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, nơi đặt văn phòng điều hành và là địa điểm liên hệ chính thức.
- Thông tin người đại diện theo pháp luật hoặc thành viên góp vốn, gồm họ tên, quốc tịch, địa chỉ liên lạc và số giấy tờ pháp lý; đối với tổ chức góp vốn thì ghi rõ tên, mã số doanh nghiệp và trụ sở chính.
- Vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư, thể hiện năng lực tài chính ban đầu của doanh nghiệp tương ứng với loại hình đăng ký.
Như vậy, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không chỉ là “giấy khai sinh” của công ty mà còn là căn cứ pháp lý xác định thông tin cơ bản và quyền hoạt động của doanh nghiệp.
Tham khảo các mẫu giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:
3. Cơ quan có thẩm quyền cấp phép giấy phép thành lập doanh nghiệp
Hiện nay, hai cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam: Sở Kế hoạch và Đầu tư và Phòng Kinh tế quận/huyện, với từng loại giấy phép cụ thể:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: được cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư sau khi hồ sơ doanh nghiệp được thẩm định và xác minh hợp lệ.
- Giấy phép kinh doanh cá thể: được cấp bởi Phòng Kinh tế quận/huyện khi hộ kinh doanh cá thể đã nộp đơn và được chấp thuận.
Như vậy, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, cơ quan cấp phép sẽ khác nhau, nhưng cả hai đều là cơ sở pháp lý để bắt đầu hoạt động kinh doanh hợp pháp..
4. Các trường hợp được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
4.1 Trường hợp cấp mới giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Căn cứ theo Điều 27 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh không thuộc các trường hợp cấm được trong quy định tại Luật doanh nghiệp 2020
- Tên doanh nghiệp đặt theo đúng quy định, đúng với thuần phong mỹ tục
- Hồ sơ đăng ký hợp lệ
- Thanh toán đầy đủ các lệ phí đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật.
Nội dung thông tin trên giấy chứng nhận có giá trị pháp lý kể từ khi doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp (theo Điều 34 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP)
Khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới thì những giấy chứng nhận đăng ký trước đó đều mất hết hiệu lực.
4.2 Trường hợp nào cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp?
- Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp bị mất, cháy, hư hỏng, hoặc bị phá hủy dưới bất kỳ hình thức nào
- Giấy chứng nhận được cấp không đúng theo quy định về hồ sơ, quy trình và thủ tục. Trong trường hợp này, phòng đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo yêu cầu doanh nghiệp bổ sung và nộp hồ sơ đầy đủ để tiến hành cấp lại
- Doanh nghiệp phát hiện sai sót trong nội dung của giấy chứng nhận so với hồ sơ đăng ký, có thể gửi văn bản yêu cầu chỉnh sửa thông tin đến phòng đăng ký kinh doanh
- Nếu thông tin kê khai không trung thực hoặc không chính xác, phòng đăng ký kinh doanh sẽ thông báo cho cơ quan chức năng để xử lý theo quy định và yêu cầu doanh nghiệp nộp lại hồ sơ
- Khi doanh nghiệp chuyển đổi hình thức hoạt động hoặc điều chỉnh nội dung đăng ký, doanh nghiệp có thể gửi hồ sơ xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đến phòng đăng ký kinh doanh. Sau 3 ngày làm việc, hồ sơ sẽ được xem xét và cấp lại giấy chứng nhận.
Xem thêm: Mẫu quyết định thành lập doanh nghiệp
Xem thêm: Giấy ủy quyền nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp
5. Trường hợp bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Dưới đây là 05 trường hợp bị thu hồi giấy giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp:
- Thông tin sai sự thật: Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có nội dung sai lệch hoặc giả mạo.
- Tạm ngừng hoạt động: Doanh nghiệp đã ngừng hoạt động kinh doanh quá 1 năm mà không thông báo cho cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Báo cáo chậm trễ: Doanh nghiệp không gửi báo cáo cho cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 6 tháng kể từ khi hết hạn gửi báo cáo hoặc không thực hiện yêu cầu bằng văn bản từ cơ quan chức năng.
- Cá nhân bị cấm thành lập: Doanh nghiệp được thành lập bởi những cá nhân thuộc trường hợp bị cấm theo quy định của pháp luật.
- Quyết định của toàn án: Các trường hợp khác được xác định theo quyết định của tòa án hoặc yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.
6. Thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
6.1 Những trường hợp thành đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Dưới đây là 08 trường hợp thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp mới nhất mà doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký tại Cơ quan đăng ký kinh doanh gồm:
- Thay đổi về địa chỉ trụ sở chính.
- Thay đổi về tên doanh nghiệp.
- Tăng hoặc giảm vốn điều lệ.
- Thay đổi loại hình doanh nghiệp.
- Thay đổi dựa trên quyết định của tòa án hoặc trọng tài.
- Thay đổi thông tin liên hệ như: số hiệu thoại, website, email, số fax.
- Thay đổi thông tin hoặc người đại diện doanh nghiệp pháp lý.
- Thay đổi về chủ sở hữu, thành viên tổ chức hoặc thông tin của chủ sở hữu/thành viên.
Trong trường hợp doanh nghiệp cần điều chỉnh các nội dung không có trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, ví dụ như thay đổi hoặc bổ sung ngành nghề kinh doanh, thay đổi thông tin đăng ký thuế… doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo về những thay đổi này.
6.2 Thời hạn thực hiện và giải quyết
- Trong vòng 10 ngày kể từ khi có sự thay đổi, doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký điều chỉnh nội dung giấy phép kinh doanh
- Trong vòng 15 ngày kể từ khi bản án, quyết định của tòa án có hiệu lực hoặc có phán quyết của trọng tài, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đề nghị thay đổi tại phòng đăng ký kinh doanh, kèm theo bản sao hợp lệ của bản án, quyết định hoặc phán quyết đó
- Trong vòng 3 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra và trả kết quả cho doanh nghiệp
6.3 Nhận kết quả
- Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Trường hợp hồ sơ chưa đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo bằng văn bản chỉ rõ lý do, kèm theo hướng dẫn để sửa đổi và bổ sung trước khi nộp lại
- Nếu việc cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị từ chối, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi văn bản thông báo và giải thích cụ thể nguyên nhân.
Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty tpHCM
7. Thủ tục cấp lại, thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Thủ tục cấp lại, thay đổi nội dung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo thông tin pháp lý luôn chính xác và hợp pháp. Khi có thay đổi về tên, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh hoặc người đại diện, việc thực hiện đúng thủ tục sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, duy trì quyền lợi và hoạt động kinh doanh ổn định. Hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, trình tự và các bước thực hiện sẽ hỗ trợ doanh nghiệp nhanh chóng cập nhật thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký.
7.1 Thủ tục xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Khi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị mất, hư hỏng, rách, cháy hoặc bị tiêu hủy theo bất kỳ hình thức nào, chủ doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục xin cấp lại theo quy định của pháp luật. Thủ tục này có thể thực hiện theo nhiều cách sau:
Cấp lại trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính:
-
Người nộp hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu chính tới địa chỉ tương ứng.
-
Sau khi nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy biên nhận cho người nộp. Trong vòng 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan sẽ cấp lại giấy chứng nhận.
-
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản để người nộp bổ sung hoặc chỉnh sửa.
-
Trong trường hợp từ chối cấp lại, cơ quan sẽ gửi thông báo nêu rõ lý do.
-
Thời gian cấp lại: 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.
-
Lệ phí: 50.000 VNĐ/lần.
Cấp lại qua mạng điện tử bằng chữ ký số:
-
Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải lên văn bản điện tử và ký xác thực trên cổng thông tin: https://dangkykinhdoanh.gov.vn, đồng thời thực hiện thanh toán lệ phí (nếu có).
-
Sau khi hoàn tất, người nộp sẽ nhận được giấy biên nhận điện tử xác nhận hồ sơ.
-
Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp lại giấy chứng nhận và thông báo cho doanh nghiệp.
-
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ thông báo chi tiết các nội dung cần sửa đổi, bổ sung qua cổng điện tử.
-
Thời gian cấp lại: 03 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ.
-
Lệ phí: Miễn phí.
Cấp lại qua mạng điện tử bằng tài khoản đăng ký kinh doanh:
-
Người nộp sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký xác thực qua cổng https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
-
Trường hợp ủy quyền, cần nộp văn bản ủy quyền kèm thông tin liên hệ của người được ủy quyền.
-
Sau khi hoàn tất, người nộp sẽ nhận giấy biên nhận nộp hồ sơ.
-
Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp lại giấy chứng nhận và thông báo cho doanh nghiệp.
-
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ thông báo các nội dung cần chỉnh sửa qua cổng thông tin điện tử.
-
Thời gian cấp lại: 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.
-
Lệ phí: Miễn phí.
7.2 Thủ tục thay đổi giấy phép đăng ký doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp có sự thay đổi về các thông tin quan trọng như tên, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh hoặc người đại diện, chủ sở hữu cần thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp thay đổi theo quyết định nội bộ của doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi giấy phép trong vòng 10 ngày kể từ ngày ra quyết định thay đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính.
- Trong vòng 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản để doanh nghiệp sửa đổi hoặc bổ sung.
- Trong trường hợp từ chối cấp giấy phép mới, cơ quan đăng ký sẽ gửi thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối.
Trường hợp thay đổi theo quyết định của tòa án hoặc trọng tài:
- Người đăng ký phải nộp hồ sơ thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp kèm bản án, quyết định của Tòa án hoặc phán quyết của Trọng tài trong vòng 15 ngày kể từ ngày bản án, quyết định hoặc phán quyết có hiệu lực.
- Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và cấp giấy chứng nhận mới trong vòng 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
- Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu, cơ quan đăng ký sẽ thông báo để người nộp hoàn thiện hoặc bổ sung.
- Trường hợp từ chối cấp giấy chứng nhận, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do.
Thời gian cấp giấy phép:
Thông thường, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ được cấp trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ từ tổ chức hoặc cá nhân. Nếu hồ sơ đầy đủ, giấy tờ hợp pháp và đúng quy trình, thời hạn này sẽ được đảm bảo. Trong trường hợp hồ sơ hoặc giấy tờ có vấn đề, thời gian xử lý có thể kéo dài thêm 1–2 ngày.
8. Các câu hỏi thường gặp khi đăng ký giấy chứng nhận doanh nghiệp
Câu hỏi số 1: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì?
Mỗi doanh nghiệp khi thành lập sẽ nhận được một mã số duy nhất, gọi là mã số doanh nghiệp. Mã số này đồng thời đảm nhận vai trò là mã số thuế và mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp.
Câu hỏi số 2: Cơ quan nào cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp?
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cấp bởi cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền, cụ thể là Phòng Đăng ký Kinh doanh trực thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Câu hỏi số 3: Khi nào giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị thu hồi?
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ bị thu hồi trong các trường hợp sau: thông tin đăng ký doanh nghiệp cung cấp không chính xác; doanh nghiệp do người bị pháp luật cấm thành lập điều hành; doanh nghiệp ngừng hoạt động kinh doanh trên 1 năm nhưng không thông báo với cơ quan chức năng; không nộp báo cáo định kỳ trong vòng 6 tháng kể từ hạn nộp hoặc theo yêu cầu bằng văn bản; hoặc các trường hợp khác do tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền quyết định.
Câu hỏi số 4: Điều kiện để được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới
Doanh nghiệp sẽ được cấp mới giấy chứng nhận đăng ký khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:
-
Hồ sơ đăng ký hợp lệ;
-
Ngành nghề kinh doanh không thuộc danh mục cấm đầu tư;
-
Tên doanh nghiệp tuân thủ quy định của Luật Doanh nghiệp;
-
Nộp đầy đủ lệ phí theo quy định hiện hành.
Xem thêm: Dịch vụ đăng ký giấy phép kinh doanh
Câu hỏi số 5: Có thể cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi bị mất không?
Trong trường hợp giấy chứng nhận bị mất, hư hỏng, cháy hoặc bị hủy dưới bất kỳ hình thức nào, doanh nghiệp vẫn có thể được cấp lại. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải nộp lệ phí theo quy định để hoàn tất thủ tục cấp lại giấy chứng nhận.
Xem thêm: Mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp 2025
Xem thêm: Mẫu đăng bố cáo thành lập công ty
