Ngày nay, đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập là một trong những thủ tục pháp lý bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Vậy Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tủ cho doanh nghiệp mới thành lập như thế nào? Điều kiện để đăng ký hóa đơn điện tử là gì? Hãy cùng AZTAX tìm hiểu về vấn đề này nhé!
1. Doanh nghiệp mới thành lập sử dụng hóa đơn gì?
Ngày nay, doanh nghiệp mới thành lập thuộc đối tượng tự nguyện đăng ký phương pháp khấu trừ thuế nếu thỏa mãn một trong hai mục sau.
Mục 1: Đầu tiên, doanh nghiệp mới thành lập từ dự án đầu tư của cơ sở kinh doanh đang hoạt động nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có sẵn.
Mục 2: Doanh nghiệp hay hợp tác xã mới thành lập có thực hiện mua sắm, đầu tư, nhận góp vốn bằng tài sản cố định, thiết bị, công cụ, máy móc, dụng cụ hoặc có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh.
Ngoài ra, đối với doanh nghiệp mới thành lập sau khi đăng ký tự nguyện thì có thể áp dụng phương pháp khấu trừ thuế. Lúc này, doanh nghiệp có quyền được sử dụng hóa đơn GTGT.
1.1 Đối với đối tượng được tạo hóa đơn tự in sẵn
Hiện nay, các doanh nghiệp và đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế gồm có 4 điều cơ bản chính sau đây.
Điều 1: Đa phần, doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu kinh tế, khu chế xuất hay khu công nghệ cao.
Điều 2: Hầu như, các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất và kinh doanh theo quy định của pháp luật.
Điều 3: Thông thường, doanh nghiệp và ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên. Hầu như, được tính theo số vốn thực góp đến thời điểm thông báo phát hành và bao gồm cả đơn vị trực thuộc khác tỉnh và thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai.
Điều 4: Hơn nữa, doanh nghiệp mới thành lập từ ngày thông tư này có hiệu lực thi hành có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng là doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ.
Ngoài ra, nó có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên, máy móc ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc và thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, dịch vụ.
1.2 Đối với đối tượng được đặt in hóa đơn
Hầu như, tổ chức kinh doanh mới thành lập thuộc đối tượng được tự in hóa đơn nếu không sử dụng hóa đơn tự in thì được tạo hóa đơn đặt in. Làm như vậy, nhằm mục đích để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
Tuy nhiên, các tổ chức kinh doanh và doanh nghiệp không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế hướng dẫn tại Điều 11, 12 – Thông Tư số 39/2014/TT-BTC. Thông tư này được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
1.3 Kết luận
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp mới thành lập được in hóa đơn GTGT (giá trị gia tăng) nếu đã đăng ký phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ được ban hành.
Ngoài ra, các doanh nghiệp mới thành lập được đặt in hóa đơn hoặc tự in hóa đơn nếu thỏa mãn điều kiện đặt in hóa đơn hoặc tự in hóa đơn theo quy định của pháp luật đề ra.
Tuy nhiên, cũng không có quy định nào của pháp luật bắt buộc doanh nghiệp phải đặt in hóa đơn ngay khi mới thành lập. Sỡ dĩ như vậy vì cái này là dựa trên nhu cầu sử dụng hóa đơn của từng doanh nghiệp.
Vì thế, khi có sử dụng hóa đơn thì phải phát hành thông báo sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Ví dụ như doanh nghiệp bạn thành lập từ tháng 6/2022 mà đến bây giờ vẫn chưa phát sinh doanh thu thì doanh nghiệp không phải xuất hóa đơn.
Đặc biệt, doanh nghiệp bạn không xuất hóa đơn trong trường hợp mà thực sự không có hoạt động hoặc không có doanh thu thì không sao. Tránh các trường hợp che dấu sự thật vì doanh nghiệp của bạn sẽ chịu các mức phạt trong kinh doanh.
2. Chuẩn bị gì khi đăng ký hóa đơn điện tử?
2.1 chuẩn bị thông tin về doanh nghiệp
Hiện nay, muốn làm thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp mới thành lập thì ta phải nắm được những quy trình và có hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử. Sau đây là những thông tin cơ bản doanh nghiệp cần có trước khi đăng ký phát hành hóa đơn:
- Mã số thuế – dựa theo giấy phép đăng ký kinh doanh có sẵn.
- Tên đơn vị – dựa theo giấy phép đăng ký kinh doanh có sẵn.
- Địa chỉ đơn vị – dựa theo giấy phép đăng ký kinh doanh có sẵn.
- Số điện thoại – Tùy thuộc vào mẫu hóa đơn.
- Fax – Tùy thuộc vào mẫu hóa đơn.
- Email – Tùy thuộc vào mẫu hóa đơn.
- Số tài khoản – Tùy thuộc vào mẫu hóa đơn.
- Tên ngân hàng – Tùy thuộc vào mẫu hóa đơn.
- Thực hiện cung cấp số số serial – Tùy doanh nghiệp.
- Thực hiện lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử bao gồm các nội dung – Các loại hóa đơn (GTGT, HDBH, KPTQ…) và mẫu số,ký hiệu và bao gồm cả logo.
2.2 Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập
Thông thường, sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử. Thường thì thủ tục hồ sơ đăng ký sử dụng và phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp mới thành lập cần 3 bước sau.
- Bước 1: Đầu tiên, các doanh nghiệp phải lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử dựa theo Phụ Lục – Mẫu số 1 – Thông Tư số 32/2011/TT-BTC.
- Bước 2: Tiếp theo, doanh nghiệp thực hiện lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử dựa theo Phụ Lục – Mẫu số 2 – Thông Tư số 32/2011/TT-BTC.
- Bước 3: Cuối cùng, ký số vào hóa đơn mẫu về cách thức nộp hồ sơ rồi gửi tới cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử, có thể in ra gửi bằng bản cứng tới cơ quan thuế.
Ngoài ra, để đỡ mất thời gian thì các thủ tục phát hành hóa đơn điện tử được thiết lập cùng một lúc và gửi về CQT cho cùng một lần. Tuy nhiên, tùy thuộc vào yêu cầu của từng cơ quan thuế mà có thể nộp bản cứng, bản mềm hoặc một bản cứng hoặc một bản mềm.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp đã gửi hồ sơ từ hai đến ba ngày kể từ ngày nộp hồ sơ mà không có sự phản hồi của cơ quan thuế thì doanh nghiệp mặc định được phép sử dụng hóa đơn điện tử có sẵn.
Vì doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị đầy đủ cũng như hoàn thiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử. Đa phần, điều này được thực hiện ngay khi hoàn thiện tất cả thủ tục cho doanh nghiệp mới thành lập.
Lưu ý: Đặc biệt, quyết định sử dụng hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào một bản dưới định dạng word. Ngoài ra, phải đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.
3. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập
3.1 Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Hiện nay, các điều khoản áp dụng người ta dựa vào hướng dẫn đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ Lục IA – Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP. Hầu như, có 8 mục lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cơ bản được sử dụng khá phổ biến.
Mục 1: Thực hiện truy cập vào cổng TTĐT tổng cục thuế tại hoadondientu.gdt.gov.vn. Sau đó, điền các thông tin tại tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT bao gồm như tên người nộp thuế, mã số, cơ quan thuế quản lý, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư liên hệ…
Mục 2: Thực hiện lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã.
Mục 3: Thông thường, hầu như việc lựa chọn sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng có mã phải trả tiền dịch vụ hoặc không phải trả tiền dịch vụ.
Mục 4: Doanh nghiệp sẽ thực hiện lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn cho doanh nghiệp vừa mới thành lập.
Mục 5: Tiến hành lựa chọn loại hóa đơn sử dụng, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, hóa đơn bán tài sản công, các chứng từ được in, phát hành, quản lý và sử dụng.
Mục 6: Thực hiện điền các danh sách chứng thư số sử dụng.
Mục 7: Tìm hiểu thông tin và tiến hành đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (không bắt buộc).
Mục 8: Thực hiện điền đầy đủ ngày tháng năm, ký tên người nộp thuế.
3.2 Bước 2: Cổng TTĐT Tổng cục Thuế thông báo về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp đợi tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ cổng TTĐT Tổng cục Thuế thông báo.
Thông thường, nếu doanh nghiệp của bạn thực hiện đúng và đầy đủ các thông tin khi lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập thf cổng TTĐT Tổng cục Thuế sẽ thông báo về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ 3 – 5 ngày.
3.3 Bước 3: Nhận thông báo kết quả đăng ký sử dụng HĐĐT
Hiện nay, trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT phụ lục IV ban hành.
Tuy nhiên, thông báo điện tử này sẽ kèm theo Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP cho doanh nghiệp về việc ban hành không chấp nhận hoặc chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập.
Trong đó sẽ có hai trường hợp. Một là trường hợp được chấp nhận (doanh nghiệp tiến hành xuất hóa đơn theo Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP). Hai là trường hợp không được chấp nhận (doanh nghiệp điều chỉnh và bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế, gửi lại theo các bước trên).
Ngoài ra, Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP còn quy định một số nội dung như kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì tổ chức kinh tế, doanh nghiệp kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây,
Thực hiện tiến hành tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng. Lúc này, trình tự và thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 – Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP.
Mặt khác, dựa theo Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp sẽ không phải làm thủ tục thông báo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế.
4. Điều kiện đăng ký hóa đơn điện tử
Trong nền kinh tế hiện nay, hóa đơn điện tử là một trong những công cụ chuyển đổi số đầu tiên mà doanh nghiệp cần triển khai khi thành lập doanh nghiệp riêng.
Tuy nhiên, để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng thì doanh nghiệp cần đáp ứng 5 điều kiện sau đây.
Điều kiện 1: Thực hiện đăng ký, sử dụng phần mềm chữ ký số đúng theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, phải bắt buộc tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử và chữ ký số phải còn hiệu lực ký.
Điều kiện 2: Doanh nghiệp phải có thiết bị để truy cập mạng internet và đường truyền tải đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ như kê khai hay phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
Điều kiện 3: Thực hiện xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm theo quy định. Ngoài ra, có thể lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đủ uy tín, có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô và được chứng nhận về bảo mật, an toàn.
Điều kiện 4: Phải yêu cầu nhân sự tìm hiểu để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Thông thường, doanh nghiệp khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì nên chọn đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để có vấn đề gì sẽ được hỗ trợ nhanh nhất.
Điều kiện 5: Phải có phần mềm bán hàng hoá và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán. Để nhằm đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn doanh nghiệp.
Trên thực tế, rất nhiều cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp mới thành lập phải có các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn. Do đó, các doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của CQT quản lý trước khi chuẩn bị đăng ký hóa đơn.
Trên đây là tất cả các thông tin về đăng ký hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập mà AZTAX muốn gửi đến bạn. Hy vọng là những thông tin này sẽ giúp ích trong quá trình thành lập doanh nghiệp của bạn. Chúc các bạn thành công!
 |
CÔNG TY AZTAX CUNG CẤP GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN |
Fanpage: AZTAX - Giải pháp kế toán thuế |
Email: cs@aztax.com.vn |
Hotline: 0932.383.089 |
#AZTAX - Giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp |
