Bước đi đầu tiên của mọi doanh nghiệp chính là đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập. Việc đăng ký hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc của pháp luật, mà còn là yếu tố then chốt để doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch ngay từ những giao dịch đầu tiên. Nếu bạn đang chuẩn bị hành trang pháp lý cho doanh nghiệp mới, đừng bỏ qua hướng dẫn chi tiết của AZTAX dưới đây giúp bạn hoàn tất thủ tục nhanh gọn và đúng chuẩn
1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi đăng ký hóa đơn điện tử?
Quá trình đăng ký hóa đơn điện tử không chỉ là việc thay đổi công nghệ mà còn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và hiểu biết sâu rộng về các quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần phải xem xét và chuẩn bị một số yếu tố quan trọng trước khi bước vào quy trình đăng ký hóa đơn điện tử, từ việc hiểu rõ quy trình đến việc cập nhật hệ thống và đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
Để đăng ký hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần chuẩn bị những thông tin cơ bản như sau:
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử.
- Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).
1.1 Chuẩn bị thông tin về doanh nghiệp
Những thông tin cơ bản doanh nghiệp cần có trước khi đăng ký phát hành hóa đơn:
- Mã số thuế
- Tên đơn vị
- Địa chỉ đơn vị
- Số điện thoại
- Fax
- Số tài khoản
- Tên ngân hàng
- Thực hiện cung cấp số số serial
- Thực hiện lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử bao gồm các nội dung và mẫu số,ký hiệu và bao gồm cả logo.
1.2 Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập
Thông thường, sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử:
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).
Lưu ý: Quyết định sử dụng hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào một bản dưới định dạng word. Ngoài ra, phải đăng ký sử dụng chữ ký số USB Token.
2. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập
Sau khi biết được các thông tin cần có cơ bản khi đăng ký hóa đơn điện tử, thì tiếp theo đó là cách đăng ký hóa đơn điện tử được thực hiện như thế nào? Quá trình này đòi hỏi sự hiểu biết kỹ lưỡng bởi hóa đơn điện tử là một trong những vấn đề đầu tiên mà doanh nghiệp cần làm vào những ngày đầu thành lập. Quy trình thủ tục đăng ký sẽ gồm 4 bước như sau:
Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử được quy định theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP. Hầu như, có 6 mục lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cơ bản được sử dụng khá phổ biến.
- Mục 1: Lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần xác định xem mình thuộc nhóm sử hóa đơn có mã số hay không.
- Mục 2: Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp tích chọn theo hướng dẫn của tờ khai.
- Mục 3: Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp lựa chọn 1 trong hai phương thức sau đây:
- Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, thuộc ngành: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán, điện, nước sạch.
- Chuyển đầy đủ nội dung sang từng hóa đơn: Các doanh nghiệp còn lại sử dụng hóa đơn có mã (hầu hết doanh nghiệp thuộc trường hợp này).
- Mục 4: Loại hóa đơn áp dụng. Doanh nghiệp chọn các loại hóa đơn sử dụng tương ứng.
- Mục 5: Điền danh sách chứng thư số mà doanh nghiệp sử dụng khi xuất hóa đơn
- Mục 6: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn. Doanh nghiệp tích chọn khi ủy nhiệm cho đơn vị khác lập hóa đơn, còn không thì bỏ trống mục này.
Mẫu đăng ký hóa đơn điện tử 01ĐKTĐ/HĐĐT
Xem thêm: Khai báo thuế doanh nghiệp mới thành lập
Bước 2: Tổng cục Thuế gửi thông báo tiếp nhận đăng ký
Nếu doanh nghiệp thực hiện đúng và đầy đủ các thông tin khi lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập trên Cổng TTĐT Tổng cục Thuế sẽ thông báo về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ 3 – 5 ngày.
Lưu ý: Thông báo này chỉ mang tính chất báo cáo việc đăng ký thành công, không phải là việc doanh nghiệp đã chính thức được phê duyệt sử dụng hoá đơn điện tử.
Bước 3: Nhận thông báo kết quả đăng ký sử dụng HĐĐT
Trong 01 ngày làm việc tính từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT.
- Trường hợp hồ sơ đăng ký HĐĐT được chấp nhận: doanh nghiệp xuất hoá đơn theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
- Trường hợp hồ sơ đăng ký HĐĐT không được chấp nhận: doanh nghiệp điều chỉnh và bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế, và thực hiện lại từ Bước 1.
Nếu Tổng Cục Thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ tiến vào bước 4.
Ngoài ra, Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây và tiến hành tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng. Trình tự và thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP.
Doanh nghiệp sẽ không phải làm thủ tục thông báo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn và số lượng hóa đơn với cơ quan thuế theo Nghị Định số 123/2020/NĐ-CP.
Bước 4: Hủy hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử theo mẫu cũ
Nếu doanh nghiệp còn tồn hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử theo quy định cũ, doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục hủy các loại hóa đơn này và ngưng sử dụng chúng.
Lưu ý: Doanh nghiệp không cần phải thực hiện thủ tục thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử, mẫu hóa đơn cũng như số lượng hóa đơn cho cơ quan thuế.
Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty tpHCM
3. Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử
Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tiết kiệm chi phí, thuận tiện, bảo mật thông tin, bảo vệ môi trường và tích hợp dễ dàng vào hệ thống quản lý, giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và quản lý tài chính. Vì thế cần phải đáp ứng những điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử vì mang lại được những lợi ích tốt.
Trong nền kinh tế hiện nay, hóa đơn điện tử là một trong những công cụ chuyển đổi số đầu tiên mà doanh nghiệp cần triển khai khi thành lập doanh nghiệp riêng. Do đó doanh nghiệp nên đăng ký mua hóa đơn điện tử.
Tuy nhiên, để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng thì doanh nghiệp cần đáp ứng 5 điều kiện sau đây.
- Điều kiện 1: Đăng ký, sử dụng phần mềm chữ ký số đúng theo quy định, tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử và chữ ký số phải còn hiệu lực ký.
- Điều kiện 2: Truy cập mạng internet để thực hiện các nghiệp vụ như kê khai hay phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Điều kiện 3: Xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm theo quy định.
- Điều kiện 4: Phải yêu cầu nhân sự tìm hiểu để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Thông thường, doanh nghiệp khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì nên chọn đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để có vấn đề gì sẽ được hỗ trợ nhanh nhất.
- Điều kiện 5: Phải có phần mềm bán hàng hoá và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán. Để nhằm đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn doanh nghiệp.
4. Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2022, tất cả đối tượng dưới đây phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử:
- Các tổ chức và doanh nghiệp trên toàn quốc (ngoại trừ cơ sở kinh doanh được thành lập trong khoảng từ 17/09/2021 đến ngày 30/06/2022 mà vẫn chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin – theo quy định tại Điều 12 của Thông tư 78).
- Các hộ và cá nhân kinh doanh nộp thuế bằng phương pháp kê khai.
5. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần 2
Doanh nghiệp sẽ thấy việc phát hành hóa đơn điện tử lần thứ hai trở nên đơn giản hơn đáng kể. Nếu không có sự thay đổi về hình thức và nội dung của hóa đơn điện tử phát hành, không cần phải gửi kèm hóa đơn điện tử mẫu. Thay vào đó, chỉ cần gửi mẫu TB01/AC trước khi sử dụng, và thời gian này là 5 ngày.
5.1 Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử các trường hợp khác
Trong trường hợp các số hóa đơn chưa được sử dụng đã được thông báo phát hành, và tổ chức kinh doanh vẫn cần sử dụng hóa đơn (khi có sự thay đổi về tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp), tổ chức đó cần thực hiện các bước sau:
- Liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn thủ tục.
- Thông báo cho nhà cung cấp để cập nhật thông tin thay đổi.
- Gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kèm theo một bản nộp online lên thuế điện tử (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 theo Thông tư 39), và thời gian này là chậm nhất 5 ngày trước khi xuất hóa đơn hàng hóa dịch vụ đến khách hàng.
5.2 Trường hợp khác, có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Để tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Liên hệ cơ quan thuế để thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp khi chuyển địa điểm kinh doanh.
- Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử và gửi bảng kê hoá đơn chưa sử dụng tới cơ quan thuế cũ.
- Thông báo điều chỉnh thông tin và huỷ hóa đơn điện tử chưa sử dụng nếu không còn nhu cầu, sau đó thông báo phát hành hóa đơn mới tới cơ quan thuế mới.
5.3 Khi tổ chức có các đơn vị trực thuộc hoặc chi nhánh sử dụng chung mẫu hóa đơn điện tử của tổ chức, nhưng lại khai thuế giá trị gia tăng mỗi đơn vị riêng.
Trong tình huống này, từng đơn vị trực thuộc hoặc chi nhánh cần gửi thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đối với trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc hoặc chi nhánh sử dụng chung mẫu hóa đơn điện tử của tổ chức, nhưng tổ chức lại thực hiện việc khai thuế giá trị gia tăng cho từng đơn vị riêng, các đơn vị trực thuộc hoặc chi nhánh không cần thực hiện thông báo phát hành hóa đơn.
6. Dịch vụ đăng ký hóa đơn điện tử uy tín tại TPHCM của AZTAX
Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là một trong những thủ tục pháp lý bắt buộc mà còn là một phần không thể thiếu của quy trình thành lập và hoạt động của các doanh nghiệp mới. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, đối với nhiều doanh nghiệp mới thành lập, việc hoàn thiện các thủ tục này thường gặp phải nhiều khó khăn, đặc biệt là trong việc áp dụng và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Trong bối cảnh hiện nay, AZTAX đã đưa ra giải pháp hiệu quả thông qua Dịch Vụ Hóa Đơn Điện Tử nhằm hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua các thách thức này. Qua việc cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, AZTAX giúp doanh nghiệp làm việc với các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử để đăng ký và kê khai, đồng thời thực hiện các thủ tục cần thiết với cơ quan chức năng một cách thuận lợi và hiệu quả.
Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức mà còn đảm bảo rằng họ tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh được các rủi ro pháp lý có thể phát sinh. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tập trung hơn vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình mà không cần lo lắng về các vấn đề hành chính và pháp lý phức tạp.
AZTAX tự tin với đội ngũ chuyên gia và kế toán viên giàu kinh nghiệm, có khả năng tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp xử lý mọi vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử, từ việc đăng ký ban đầu đến các thủ tục kê khai hàng tháng. Chúng tôi cam kết mang đến cho doanh nghiệp những giải pháp tối ưu nhất để họ có thể hoạt động một cách hiệu quả và bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.
Hơn nữa, AZTAX còn hợp tác chặt chẽ với một số đối tác liên kết hàng đầu trong lĩnh vực hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của chúng tôi không chỉ tiện lợi mà còn được hưởng mức giá ưu đãi đặc biệt. Điều này là một phần trong cam kết của chúng tôi về việc mang lại giá trị cao nhất cho khách hàng của mình.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí so với việc sử dụng hóa đơn giấy (bao gồm chi phí in ấn, mực in, vận chuyển, và lưu trữ hóa đơn), cũng như giảm chi phí tuân thủ các thủ tục hành chính thuế.
7. Một số câu hỏi liên quan đến thông tin đăng ký hóa đơn cho doanh nghiệp mới thành lập
7.1 Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp mới thành lập?
- Sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) không chỉ đóng vai trò quan trọng trong việc thay đổi cách thức phục vụ cộng đồng và cách tổ chức, quản lý được triển khai, mà còn là yếu tố thúc đẩy sự cải cách trong thủ tục hành chính, giảm bớt gánh nặng tài chính, và tăng cường hiệu suất của doanh nghiệp.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho môi trường kinh doanh, thúc đẩy sự công bằng giữa các tổ chức và cá nhân khi nộp thuế, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại sự yên tâm cho người tiêu dùng khi mua hàng hoặc dịch vụ. Nhận được hóa đơn điện tử, họ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của Cơ quan thuế để xác nhận thông tin chính xác về hóa đơn từ người bán, đảm bảo thông tin được báo cáo cho cơ quan thuế và thông tin mà người bán cung cấp cho người mua.
- Với các tổ chức và cá nhân kinh doanh, việc tuân thủ các quy định về hóa đơn và chứng từ không chỉ tạo điều kiện cho một môi trường kinh doanh lành mạnh và công bằng giữa các bên khi nộp thuế, mà còn giúp tối ưu hóa thủ tục hành chính và tiết kiệm thời gian trong các quy trình thuế.
- Đối với cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước liên quan, việc triển khai hóa đơn điện tử giúp xây dựng cơ sở dữ liệu vững chắc về hóa đơn, kết hợp với các thông tin quản lý thuế khác để cung cấp dữ liệu đầy đủ về người nộp thuế, hỗ trợ trong việc điều hành, dự báo và đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế.
- Sử dụng hóa đơn điện tử cũng có lợi ích trong việc áp dụng công nghệ thông tin để ngăn chặn kịp thời các trường hợp doanh nghiệp trốn thuế hoặc mất tích.
7.2 Doanh nghiệp nào thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?
Bắt đầu từ tháng 04/2022, việc triển khai và áp dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh trên toàn quốc, bao gồm 57 tỉnh thành trực thuộc trung ương, đã được tiến hành.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc theo quy định của nhà nước. Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/11/2018, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải hoàn thành việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020.
Tuy nhiên, theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020, Chính phủ đã điều chỉnh thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đến ngày 1/7/2022. Điều này có nghĩa là mọi doanh nghiệp phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa và dịch vụ trước ngày 01/07/2022.
Trên đây là tất cả các thông tin về đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập mà AZTAX muốn gửi đến bạn. Hy vọng là những thông tin này sẽ giúp ích trong quá trình thành lập doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn bất kỳ thắc mắc nào đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn.
Xem thêm: Công ty mới thành lập cần làm những gì?
Xem thêm: Các bút toán công ty mới thành lập
Xem thêm: Bố cáo là gì?
