Kế toán doanh nghiệp mới thành lập giữ vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Xây dựng hệ thống kế toán từ những bước đầu giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiêu một cách chính xác, quản lý hiệu quả nguồn vốn và tạo dựng nền tảng vững chắc cho sự tăng trưởng bền lâu của một doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì để có thể phát triển lâu dài và ổn định. Hãy cùng AZTAX tìm hiểu ngay nhé!
1. Thực hiện kê khai thuế ban đầu
Những việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập đầu tiên bắt buộc phải là thực hiện kê khai thuế ban đầu tại Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở chính.
Hồ sơ kê khai bao gồm:
- Tờ khai đăng ký phương pháp kế toán và loại hóa đơn sử dụng
- Quyết định bổ nhiệm giám đốc và kế toán
- Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định
- Tờ khai lệ phí môn bài (có thể nộp online)
- Phiếu đăng ký trao đổi thông tin qua phương thức điện tử
Việc nộp đúng và đủ hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính và đảm bảo điều kiện để hoạt động hợp pháp. Đối với câu hỏi ‘thành lập công ty có cần kế toán’, thì đáp án chắc chắn là có.
2. Hoàn tất điều kiện về giấy phép, chứng chỉ và vốn góp
Sau khi thành lập, doanh nghiệp thường gặp hai vấn đề phổ biến:
- Thiếu giấy tờ cần thiết hoặc chưa góp đủ vốn điều lệ.
- Về giấy tờ: Doanh nghiệp cần nhanh chóng bổ sung các tài liệu còn thiếu như giấy phép kinh doanh, chứng chỉ hành nghề… để đảm bảo đủ điều kiện hoạt động theo ngành nghề đăng ký.
- Về vốn điều lệ: Các công ty TNHH, cổ phần phải hoàn tất việc góp vốn trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp vi phạm thời hạn trên sẽ bị xử phạt theo quy định pháp luật hiện hành.
Việc hoàn tất đầy đủ giấy phép, chứng chỉ và vốn góp là bước quan trọng để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý. Nếu thực hiện đúng thời hạn, công ty sẽ đảm bảo uy tín, nâng cao niềm tin với đối tác và cơ quan quản lý.
Ngược lại, chậm trễ hoặc vi phạm quy định có thể dẫn đến bị xử phạt và ảnh hưởng đến quá trình phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Vì vậy, ngay sau khi thành lập, chủ doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng hoàn tất những điều kiện này.
3. Mở tài khoản ngân hàng, mua chữ ký số
Chữ ký số (token) hay chữ ký điện tử được xem như con dấu điện tử dùng để hỗ trợ doanh nghiệp trong các hoạt động như nộp thuế trực tuyến hay giao dịch ngân hàng điện tử, cổng thông tin quốc gia…
Do đó, không cần phải thực hiện các giấy tờ rườm rà như phương pháp truyền thống. Những đơn vị cung cấp chữ ký số (token) phổ biến hiện nay là BKAV, Misa, VNPT, VINA, NEWTEL, VIETTEL, SAFE-CA,…
Bên cạnh đó, chủ doanh nghiệp, công ty cần mở tài khoản ngân hàng dành riêng cho doanh nghiệp. Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp được sử dụng cho các giao dịch nhận, thanh toán và rút tiền. Đây là quy định bắt buộc khi doanh nghiệp mới thành lập phải thực hiện mở tài khoản ngân hàng cho công ty mới. Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản ngân hàng để nộp tiền thuế điện tử.
4. Khai và nộp lệ phí môn bài
4.1 Thời hạn nộp lệ phí môn bài
Doanh nghiệp mới thành lập được miễn thuế môn bài? Hiện nay, Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 22/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 139/2016 quy định về lệ phí môn bài (ban hành ngày 24/02/2020) cụ thể như sau:
Theo Điểm c Khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP, từ ngày 25/02/2020 miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12) đối với:
+ Tổ chức thành lập mới (được cấp mã số thuế mới, mã số doanh nghiệp mới).
+ Hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân lần đầu ra hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Ngoài ra, trong thời gian miễn lệ phí môn bài thì doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập chi nhánh hay địa điểm kinh doanh thì chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh được miễn lệ phí môn bài trong thời gian doanh nghiệp nhỏ, vừa được miễn lệ phí môn bài.
Mặt khác, theo Khoản 3 Điều 1 Nghị định số 22/2020/NĐ-CP thì các doanh nghiệp nhỏ chuyển từ hộ kinh doanh thực hiện khai lệ phí môn bài. Ngòai ra, phải nộp tờ khai cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp (trước 30/1 năm sau), nghĩa là năm mới ra hoạt động sản xuất.
4.2 Mức nộp lệ phí môn bài
| STT | Vốn đầu tư hoặc vốn điều lệ | Lệ phí môn bài |
| 1 | Trên 10 tỷ đồng | 3.000.000 đồng/năm |
| 2 | Từ 10 tỷ đồng trở xuống | 2.000.000 đồng/năm |
| 3 | Địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và tổ chức kinh tế | 1.000.000 đồng/năm |
Lưu ý: Kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập cần chú ý đối với mức lệ phí môn bài. Có 2 điều quan trọng là doanh nghiệp thành lập trong 06 tháng đầu năm thì nộp lệ phí cả năm và doanh nghiệp thành lập trong 06 tháng cuối năm (ngày 01/7 trở đi) thì nộp 50% lệ phí.
5. Khai thuế giá trị gia tăng
5.1 Kỳ kê khai thuế GTGT
Hiện nay, căn cứ theo Điều 15 – Thông tư số 151/2014/TT-BTC được ban hành ngày 10 tháng 10 năm 2014 cụ thể như sau:
Trường hợp người nộp thuế mới bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh việc khai thuế GTGT được thực hiện theo quý. Sau khi sản xuất kinh doanh đủ 12 tháng thì từ năm dương lịch tiếp theo sẽ căn cứ theo mức doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ của năm dương lịch trước liền kề (đủ 12 tháng) để thực hiện khai thuế GTGT theo tháng hay theo quý.
Chính vì thế, các doanh nghiệp mới thành lập sẽ nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng theo kỳ kê khai quý ứng với tháng doanh nghiệp được thành lập trước đó.
Ví dụ: doanh nghiệp thành lập tháng 8/2019, nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng từ quý 3/2019.
5.2 Phương pháp kê khai thuế GTGT
Hầu như, những kế toán doanh nghiệp mới thành lập thường kê khai theo phương pháp trực tiếp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn kê khai theo phương pháp khấu trừ thì phải đăng ký trước.
Ngoài ra, đối với trường hợp nếu kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì phải gửi tờ khai thuế giá trị gia tăng mẫu số 04/GTGT, 03/GTGT đến các cơ quan thuế tại kỳ tính thuế đầu tiên (từ khi doanh nghiệp được thành lập).
Ngược lại, đối với trường hợp nếu kê khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì phải gửi tờ khai thuế giá trị gia tăng mẫu số 02/GTGT, 01/GTGT đến các cơ quan thuế tại kỳ tính thuế đầu tiên (tính kể từ khi doanh nghiệp được thành lập).
5.3 Một số chú ý khi kê khai thuế GTGT
Thông thường, doanh nghiệp có 4 chú ý quan trọng khi kê khai thuế giá trị gia tăng như sau:
Chú ý 1: Đầu tiên, thiếu biên bản giao nhận hàng hóa giữa bên mua và bên bán. Nghĩa là khi phát sinh các giao dịch kinh tế về hàng hóa và sản phẩm giữa bên mua và bên bán thì chúng ta có thể căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hợp đồng kinh tế.
Tuy nhiên, đối với chứng từ thanh toán kế toán vẫn hạch toán bình thường. Dù rằng, còn thiếu biên bản giao nhận hàng hóa hay biên bản xác nhận công việc hoàn thành trước đó.
Chú ý 2: Thứ hai, thông tin trong các chứng từ kế toán trong cùng một giao dịch kinh tế không trùng khớp với nhau như họ tên, ngày tháng năm sinh, mã sản phẩm…
Thông thường, thông tin ghi trên chứng từ thanh toán qua ngân hàng không khớp với nhau hay tên mã sản phẩm ghi trong phiếu nhập kho và hóa đơn GTGT không khớp nhau… Đa số, những sai sót này cơ quan thuế không chấp nhận, không cho phép kê khai thuế GTGT.
Chú ý 3: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Hiện nay, mặc dù đã có quyết định của nhà nước về thanh toán không được phép dùng tiền mặt đối với các khoản tiền trên 20.000.000 đồng nhưng một số doanh nghiệp vẫn mắc phải.
Hơn nữa, đối với các giao dịch phát sinh nhiều lần cùng một nhà cung cấp trong một ngày nhưng tổng số tiền vượt quá 20.000.000 đồng thì cơ quan thuế chỉ chấp thuận những khoản thanh toán qua hình thức chuyển khoản.
Chú ý 4: Thời điểm phát sinh trong các chứng từ kế toán không đúng như ngày ký hợp đồng phát sinh sau ngày thanh toán hoặc ngày giao hàng hay thời điểm xuất bán hàng hóa trước thời điểm nhập kho, ngày nhập kho hàng hóa phát sinh trước ngày giao hàng hóa.
Xem thêm: Các loại thuế phải nộp khi thành lập doanh nghiệp
Xem thêm: Doanh nghiệp mới thành lập được miễn thuế môn bài
6. Những câu hỏi thường gặp về kế toán doanh nghiệp mới thành lập
6.1. Công ty mới thành lập chưa có doanh thu có phải nộp báo cáo thuế không?
Có. Việc có phải nộp từng loại tờ khai hay không phụ thuộc vào sắc thuế, phương pháp kê khai và quy định áp dụng cho doanh nghiệp trong kỳ.
Công ty mới thành lập nên rà soát nghĩa vụ kê khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân nếu có phát sinh khấu trừ, cùng các báo cáo và thủ tục liên quan. Không có doanh thu không đồng nghĩa với việc được tự động miễn mọi nghĩa vụ thuế. Doanh nghiệp cần kiểm tra thời hạn nộp hồ sơ để tránh bị xử phạt do chậm nộp.
6.2. Doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện những nghĩa vụ thuế nào?
Ngay sau khi đi vào hoạt động, doanh nghiệp cần xác định các nghĩa vụ thuế phù hợp với ngành nghề, giao dịch và tình hình sử dụng lao động. Những nội dung thường cần quan tâm gồm:
- Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Xác định phương pháp tính thuế và thực hiện kê khai theo quy định áp dụng.
- Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Theo dõi doanh thu, chi phí hợp lệ, kết quả kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ quyết toán theo quy định.
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Thực hiện khấu trừ, kê khai và quyết toán khi thuộc trường hợp phải thực hiện.
- Hóa đơn điện tử: Đăng ký, sử dụng và quản lý hóa đơn theo quy định hiện hành.
- Lệ phí môn bài: Kiểm tra quy định về nghĩa vụ nộp và các trường hợp được miễn áp dụng cho doanh nghiệp.
- Báo cáo tài chính: Tổ chức ghi chép kế toán, lập và nộp báo cáo theo chế độ kế toán tương ứng.
Theo Luật Quản lý thuế và pháp luật thuế liên quan, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ kê khai, nộp thuế đúng quy định. Vì vậy, nên lập lịch theo dõi thời hạn ngay từ khi bắt đầu hoạt động để hạn chế thiếu sót.
6.3. Công ty mới thành lập nên tuyển kế toán riêng hay thuê dịch vụ kế toán?
Lựa chọn phụ thuộc vào khối lượng chứng từ, số lượng giao dịch, ngân sách và nhu cầu quản trị của công ty.
- Thuê kế toán nội bộ: Phù hợp khi doanh nghiệp có nhiều giao dịch, thường xuyên phát sinh nghiệp vụ hoặc cần theo dõi thu chi, công nợ và dòng tiền hằng ngày.
- Sử dụng dịch vụ kế toán: Thích hợp với công ty quy mô nhỏ, ít chứng từ hoặc chưa đủ nguồn lực để duy trì nhân sự kế toán toàn thời gian.
Trước khi quyết định, doanh nghiệp nên so sánh tổng chi phí, phạm vi công việc, trách nhiệm xử lý sai sót và khả năng hỗ trợ khi cơ quan thuế kiểm tra. Dù lựa chọn hình thức nào, công ty vẫn cần kiểm soát chứng từ, cung cấp thông tin chính xác và theo dõi việc hoàn thành nghĩa vụ kế toán, thuế.
6.4. Doanh nghiệp mới thành lập thường mắc những lỗi kế toán nào?
Do chưa có quy trình quản lý tài chính ổn định, doanh nghiệp mới dễ gặp các sai sót như:
- Bỏ sót thời hạn kê khai thuế hoặc nộp báo cáo theo quy định.
- Ghi nhận doanh thu, chi phí không đúng kỳ hoặc thiếu chứng từ hợp lệ.
- Nhầm lẫn giữa tài sản cá nhân của chủ sở hữu và tài sản của công ty.
- Theo dõi công nợ, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng không đầy đủ.
- Sử dụng hóa đơn chưa đúng quy định hoặc kê khai thông tin không khớp.
- Không cập nhật kịp thời quy định kế toán, thuế và lao động đang có hiệu lực.
Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình lưu trữ chứng từ, đối chiếu sổ sách định kỳ, phân công rõ trách nhiệm và kiểm tra lịch kê khai hằng tháng, quý, năm. Chứng từ kế toán cần được lưu giữ đầy đủ để phục vụ đối chiếu và giải trình khi cần thiết.
6.5. Doanh nghiệp mới thành lập có phải đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động không?
Có. Nghĩa vụ này được xác định dựa trên đối tượng lao động và quan hệ làm việc thực tế, không phụ thuộc vào việc công ty mới thành lập hay đã có doanh thu.
Theo Điều 2 và Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, người lao động thuộc nhóm luật định và người sử dụng lao động phải thực hiện đăng ký tham gia, đóng bảo hiểm theo quy định. Doanh nghiệp cần rà soát loại hợp đồng, tình trạng sử dụng lao động và thời hạn đăng ký để thực hiện đúng nghĩa vụ.
Ngoài bảo hiểm xã hội, công ty cũng nên kiểm tra trách nhiệm tham gia bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các khoản đóng bắt buộc khác theo đối tượng áp dụng.
Kế toán doanh nghiệp mới thành lập đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ pháp lý để tránh rủi ro không đáng có. Các việc kế toán cần làm khi mới thành lập doanh nghiệp là một nội dung rất quan trọng mà chủ doanh nghiệp cần nắm rõ. Đặc biệt, việc nắm bắt đúng các quy định ngay từ đầu sẽ giúp công ty tiết kiệm thời gian và chi phí. Nếu bạn cần hỗ trợ chi tiết về việc công ty mới thành lập kế toán cần làm gì, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn cụ thể hơn.
Xem thêm: Công ty mới thành lập cần làm những gì?
Xem thêm: Bố cáo điện tử
