Thủ tục thành lập công ty cổ phần chưa bao giờ là một việc dễ dàng đối với bất kì ai bởi tính chất pháp lý phức tạp của loại hình này. Để có thể giúp bạn nắm bắt được các bước thành lập cũng như các vấn đề pháp lý khi thành lập Công ty cổ phần thì AZTAX đã tổng hợp toàn bộ thông tin ngay trong bài viết lần này. Cùng theo dõi nhé!
1. Công ty cổ phần là gì?
Công ty cổ phần là loại hình doanh nghiệp tồn tại và phát triển bởi sự góp vốn của nhiều cổ đông thuộc dạng pháp nhân có trách nhiệm hữu hạn. Vốn của công ty cổ phần được chia thành những phần nhỏ bằng nhau còn gọi là cổ phần. Các cổ phần được phát hành để huy động vốn từ các nhà đầu tư tham gia.
Công ty Cổ phần phải có Đại hội đồng Cổ đông đó là Ban Điều hành và hội đồng quản trị. Đối với công ty cổ phần có trên 11 cổ đông là cá nhân hay tổ chức sở hữu trên 50% tổng vốn của công ty thì phải có Ban Kiểm soát.
2. Quy trình thủ tục thành lập công ty cổ phần
Những phần ở trên AZTAX đã hướng dẫn bạn làm hồ sơ cũng như các thông tin về cổ đông cũng như người ủy quyền. Bạn chỉ cần bám sát vào các vấn đề pháp lý mà AZTAX đã trích dẫn là có thể hoàn thành các bước rồi nộp hồ sơ là xong.
2.1 Bước 1: Chuẩn bị thông tin cần thiết để thành lập công ty cổ phần:
Để thực hiện thủ tục thành lập công ty cổ phần các bạn chỉ cần chuẩn bị nhưng thông tin sau:
- Thông tin về cổ đông: Bản công chứng giấy CMND/CCCD/Hộ chiếu/Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN.
- Thông tin về doanh nghiệp: Tên công ty, địa chỉ, vốn, ngành nghề.
- Người đại diện pháp luật: Người đại diện đại diện pháp luật là người điều hành, quản lý trực tiếp mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2 Bước 2: Soạn thảo hồ sơ để thành lập công ty cổ phần
Hồ sơ thành lập công ty cổ phần bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký thành lập công ty cổ phần ( Mẫu Phụ lục I-4 Thông tư 01/2021TT-BKHĐT).
- Điều lệ công ty cổ phần.
- Danh sách cổ đông sáng lập (Mẫu Phụ lục I-7 Thông tư 01/2021TT-BKHĐT).
- Giấy CMND/CCCD/Hộ chiếu của cổ đông;
- Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN đối với các tổ chức (trừ các trường hợp tổ chức thuộc Bộ/UBND tỉnh, thành phố), kèm theo các giấy tờ chứng thực cá nhân, giấy uỷ quyền.
- Quyết định góp vốn của cổ đông là các tổ chức
- Giấy ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp giùm.
2.3 Bước 3: Nộp hồ sơ
Có hai cách để nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty cổ phần
- Nộp hồ sơ trực tiếp: Nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh ở Sở kế hoạch và Đầu tư địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Nộp hồ sơ qua mạng điện tử: Kê khai thông tin và tải văn bản điện tử sau đó ký xác nhận hồ sơ, thanh toán lệ phí tại cổng thông tin quốc gia (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).
Lưu ý: Chủ doanh nghiệp có thể tự nộp hoặc uỷ quyền cho người khác thực hiện hộ.
2.4 Bước 4: Nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Trong vòng 3 ngày từ khi tiếp nhận được hồ sơ, phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến xử lý nếu hồ sơ hợp lệ. Nếu, hồ sơ chưa hợp lê, phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành thông báo để sửa đổi hoặc bổ xung thêm.
2.5 Bước 5: Khắc mẫu dấu doanh nghiệp cổ phần
Sau khi nhận được giấy chứng nhận kinh doanh, doanh nghiệp tư nhân tiến hành khắc con dấu. doanh nghiệp có quyền lựa chọn loại con dấu với hình thức, nội dung và số lượng tùy chọn.
2.6 Bước 6: Công bố thông tin doanh nghiệp cổ phần
Khi hoàn thành các thủ tục thành lập và nhận được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cổ phần phải thực hiện công bố thông tin doanh nghiệp.
Thông tin doanh nghiệp cổ phần cần công bố là giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, loại hình ngành, nghề kinh doan, trong vòng 30 ngày, kể từ khi nhận được giấy chứng nhận tại “Cổng thông tin quốc gia”. Trường hợp không thực hiện sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định.
3. Điều kiện thành lập Công ty cổ phần
3.1 Điều kiện về thành viên/cổ đông góp vốn
Để có thể thành lập Công ty cổ phần thì tối thiểu phải có 3 cổ đông sáng lập. Cho dù sau này số lượng cổ đông có tăng thêm và không giới hạn thì luôn luôn phải có 3 người. Điều này được quy định cụ thể tại Điểm b – Khoản 1 – Điều 111: “Cổ đông có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng cổ đông tối thiểu là 03 và không hạn chế số lượng tối đa;”.
3.2 Điều kiện về tên của Công ty
Tên công ty luôn là một yếu tố nhạy cảm và được quy định rất nhiều trong Bộ Luật Doanh Nghiệp 2020 số 59/2020/QH14. Cụ thể là ở các Điều 37, 38, 39 và 41.
Nhìn chung, bạn chỉ cần lưu ý các vấn đề sau:
- Tuyệt đối không được đặt tên Công ty trùng với bất cứ ai.
- Tuyệt đối không đặt tên Công ty mang yếu tố gây nhầm lẫn, gây thù địch hoặc trùng tên với các Cơ quan nhà nước.
Để có thể tra cứu tên Công ty bạn có thể trực tiếp lên Cổng thông tin quốc gia và điền bạn muốn. Sau đó nếu có Công ty đã đăng ký thì sẽ hiện ra và điều đó đồng nghĩa với việc bạn không nên sử dụng tên gọi đó.
3.3 Điều kiện về trụ sở của Công ty
Điều kiện về trụ sở của Công ty chỉ có duy nhất một điều cần lưu ý là không được dùng Căn hộ chung cư để đặt làm tụ sở. Ngoài ra, Công ty cổ phần bắt buộc phải có một trụ sở giao dịch
3.4 Điều kiện về ngành nghề kinh doanh của Công ty
Chắc hẳn nhiều bạn cũng thắc mắc tại sao ngành nghề kinh doanh của Công ty lại là một trong những điều kiện để thành lập Công ty phải không?
Đúng là ngoài những ngành nghề mà pháp luật cấm thì bất kể ngành nghề nào cũng được phép kinh doanh. Tuy nhiên, vấn đề ở đây là ngành nghề kinh doanh đó có thuộc ngành nghề yêu cầu hồ sơ đặc biệt hay ngành nghề đó có yêu cầu vốn pháp định hay không.
Ngành nghề yêu cầu hồ sơ đặc biệt ví dụ như nếu bạn kinh doanh các đồ ăn ẩm thực thì bạn bắt buộc phải có giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm. Hoặc nếu bạn kinh doanh các tour du lịch thì phải có giấy lữ hành,…
3.5 Điều kiện về người đại diện pháp luật của Công ty
Căn cứ vào Điều 137 – Luật Doanh Nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 quy định như sau:
“1. Trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác, công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây:
a) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;
b) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban kiểm toán quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của Ủy ban kiểm toán do Hội đồng quản trị ban hành.
2. Trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp Điều lệ chưa có quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.”
Như vậy, nếu trong các trường hợp thông thường thì Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc sẽ là người đại diện theo pháp luật của Công ty cổ phần. Nếu chỉ có một người đại diện thì sẽ là một trong 3 vị trí đó đảm nhận.
Vậy trách nhiệm của người đại diện pháp luật sẽ bao gồm những điều nào? Cùng theo dõi qua Điều 13 – Luật Doanh Nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 quy định như sau:
“1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm sau đây:
a) Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
b) Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
c) Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của Luật này.
2. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm quy định tại khoản 1 Điều này.”
3.6 Điều kiện về thành viên Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị của một Công ty cổ phần sẽ thường từ 3 – 11 người và có thời gian đảm nhiệm không quá 5 năm. Điều này được quy định tại Điều 154 – Luật Doanh Nghiệp 2020 số 59/2020/QH14:
“1. Hội đồng quản trị có từ 03 đến 11 thành viên. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng thành viên Hội đồng quản trị.
2. Nhiệm kỳ của thành viên Hội đồng quản trị không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Một cá nhân chỉ được bầu làm thành viên độc lập Hội đồng quản trị của một công ty không quá 02 nhiệm kỳ liên tục.
3. Trường hợp tất cả thành viên Hội đồng quản trị cùng kết thúc nhiệm kỳ thì các thành viên đó tiếp tục là thành viên Hội đồng quản trị cho đến khi có thành viên mới được bầu thay thế và tiếp quản công việc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.
4. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, quyền, nghĩa vụ, cách thức tổ chức và phối hợp hoạt động của các thành viên độc lập Hội đồng quản trị.”
4. Một số câu hỏi xoay quanh:
4.1 Một năm cần họp cổ đông bao nhiêu lần?
Tại Điều 139 – Luật Doanh Nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 quy định về việc họp Đại hội cổ đông như sau:
“1. Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
2. Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
3. Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây:
a) Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
b) Báo cáo tài chính hằng năm;
c) Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;
d) Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
đ) Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;
e) Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
g) Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.”
Theo như điều luật thì một năm phải họp đại hội cổ đông 1 lần và có thể sẽ họp bất thường. Địa điểm họp sẽ là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
4.2 Công ty cổ phần có thể có nhiều người đại diện pháp luật không?
Câu trả lời là có! Căn cứ theo Khoản 2 – Điều 12 – Luật Doanh Nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 quy định như sau:
“Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.”
Thông qua điều luật ở trên, một Công ty Cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật tùy vào quy định của Công ty.
Vậy là AZTAX đã giúp bạn hiểu được khái quát về việc thành lập Công ty cổ phần, các vấn đề pháp lý cũng như các bước để thành lập. Với những thông tin trên thì bạn cần phải chú ý vào các điều luật của vốn, cổ đông và người đại diện để tránh rủi ro không cần thiết sau này.
Nếu bạn có vấn đề nào thắc mắc thì đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX thông qua các địa chỉ liên hệ ở trên. Đừng quên theo dõi và đọc thêm nhiều bài viết bổ ích khác tại AZTAX nhé!
CÔNG TY AZTAX CUNG CẤP GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN Fanpage: AZTAX - Giải pháp kế toán thuế Email: cs@aztax.com.vn Hotline: 0932.383.089 #AZTAX - Giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp
