Cách làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên là thủ tục bắt buộc mà doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện khi sử dụng lao động theo hợp đồng. Việc thực hiện đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, bảo đảm quyền lợi cho người lao động và hạn chế rủi ro xử phạt trong quá trình hoạt động. Bài viết dưới đây trình bày chi tiết quy trình, hồ sơ và các lưu ý quan trọng khi làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên theo quy định hiện hành.
1. Vì sao doanh nghiệp phải làm BHXH cho nhân viên?
Doanh nghiệp bắt buộc phải làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên vì đây là nghĩa vụ pháp lý khi sử dụng lao động theo hợp đồng và là căn cứ bảo đảm quyền lợi an sinh cho người lao động. Việc thực hiện đầy đủ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro xử phạt, truy đóng và tranh chấp lao động phát sinh trong quá trình hoạt động.
Theo Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13, Nghị định số 115/2015/NĐ-CP và Thông tư số 59/2015/TT-BLĐTBXH, người sử dụng lao động có trách nhiệm đăng ký, trích nộp và quản lý bảo hiểm xã hội cho người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Việc không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ có thể dẫn đến xử phạt hành chính và phát sinh nghĩa vụ truy đóng.
Đối với doanh nghiệp, việc thực hiện đầy đủ bảo hiểm xã hội cho nhân viên không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn góp phần ổn định quan hệ lao động, tạo niềm tin cho người lao động và hạn chế tranh chấp trong quá trình làm việc.
2. Chuẩn bị trước khi làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên
Trước khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ thông tin và hồ sơ liên quan để quá trình đăng ký và kê khai diễn ra thuận lợi.
2.1 Hồ sơ của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ cơ bản như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế, thông tin về người đại diện theo pháp luật và địa chỉ trụ sở làm việc.
2.2 Hồ sơ của người lao động
Đối với mỗi nhân viên tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu, doanh nghiệp cần thu thập các thông tin cá nhân cơ bản như họ tên, ngày tháng năm sinh, số căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân, hợp đồng lao động đã ký kết.
2.3 Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội
Doanh nghiệp lập danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội theo mẫu quy định để phục vụ việc kê khai với cơ quan bảo hiểm xã hội.
3. Quy trình làm BHXH cho nhân viên mới tại doanh nghiệp
Quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên dưới đây được áp dụng cho các trường hợp đăng ký mới, điều chỉnh thông tin tham gia, cấp sổ bảo hiểm xã hội và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho người lao động theo quy định hiện hành.
3.1 Đối tượng áp dụng quy trình
Quy trình này áp dụng trong các trường hợp sau:
(1) Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN lần đầu cho người lao động.
(2) Điều chỉnh thông tin hoặc mức đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN.
(3) Cấp mới sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
(4) Cấp mới thẻ bảo hiểm y tế cho người lao động.
3.2 Các bước thực hiện làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên
Thủ tục làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên được thực hiện theo hướng dẫn tại Quyết định số 595/QĐ-BHXH và Quyết định số 222/QĐ-BHXH, với các bước cụ thể như sau:
Hiện nay, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội cho nhân viên thông qua các kênh điện tử như Cổng Dịch vụ công Quốc gia, Cổng Dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN.
Quy trình cơ bản gồm việc đăng ký tài khoản giao dịch điện tử, kê khai thông tin theo biểu mẫu điện tử, nộp hồ sơ và theo dõi trạng thái xử lý trực tuyến. Hình thức này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm bớt thủ tục giấy tờ.
3.2.1 Báo tăng lao động
Các bước làm được thực hiện báo tăng lao động trên hệ thống giao dịch điện tử được thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập vào trang giao dịch điện tử ở Cổng thông tin điện tử – Bảo hiểm Xã Hội Việt Nam hoặc phần mềm của các tổ chức IVAN.
Bước 2: Đăng nhập vào trang giao dịch điện tử hoặc phần mềm.
*Lưu ý: Trong trường hợp doanh nghiệp mới thành lập chưa có mã đơn vị hay chưa đăng ký bảo hiểm xã hội điện tử, có thể tham khảo dịch vụ làm bảo hiểm xã hội lần đầu của AZTAX.
Bước 3: Chọn mã hồ sơ số 600. Sau đó, chọn phương án phù hợp cho nghiệp vụ báo tăng:
- TM: Tăng mới chưa có số sổ
- TC: Tăng chuyển đã có số sổ, di chuyển từ tỉnh khác tới
- TD: Tăng đến đã có số sổ, di chuyển trong địa bàn tỉnh
- ON (ts): Tăng sau khi nghỉ thai sản
- ON (om): Tăng sau nghỉ ốm đau hoặc nghỉ không lương dài ngày
Các nội dung phải thực hiện vào tháng quyết toán tăng quỹ lương:
- Tăng bảo hiểm xã hội 26%;
- Tăng bảo hiểm y tế 4.5%;
- Tăng bảo thất nghiệp 2% (nếu có).
Đồng thời còn tăng bổ sung 30.5% hoặc 32.5% số phải thu tại các tháng truy đóng, điều này được quy định theo mức lương tối thiểu đúng vào thời điểm truy thu.
Xem thêm: Dịch vụ tăng giảm lao động
*Lưu ý: Đối với mã ON (ts); ON (ts) cần phải bổ sung nghiệp vụ hoàn trả 4.5% BHYT nếu khi nghỉ có truy thu 4.5% (Mã phương án TU).
3.2.2 Báo giảm lao động
Các bước làm được thực hiện báo giảm lao động trên hệ thống giao dịch điện tử được thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập vào trang giao dịch điện tử ở Cổng thông tin điện tử – Bảo hiểm Xã Hội Việt Nam hoặc phần mềm của các tổ chức IVAN.
Bước 2: Đăng nhập vào trang giao dịch điện tử hoặc phần mềm.
Bước 3: Chọn mã hồ sơ số 600. Sau đó, chọn phương án phù hợp cho nghiệp vụ báo giảm:
- GH1: Giảm hẳn do chấm dứt hợp đồng hoặc chuyển công tác
- GH2: Giảm hẳn do nghỉ hưu
- GH3: Giảm hẳn do đang nghỉ thai sản, ốm, không lương
- GH4: Giảm hẳn do bị NLĐ mất
- GC: Giảm chuyển đơn vị khác tỉnh
- GD: Giảm đến nơi khác cùng tỉnh
- KL: Giảm do nghỉ không lương
- TS: Giảm do nghỉ thai sản
- OF: Giảm do ốm đau
Các nội dung phải thực hiện vào tháng quyết toán giảm quỹ lương:
- Giảm bảo hiểm xã hội 26%;
- Giảm bảo hiểm y tế 4.5%;
- Giảm bảo hiểm thất nghiệp 2% (nếu có).
Bên cạnh đó, cần phải giảm bổ sung 28% hoặc 32,5% số phải thu tại các tháng truy giảm theo quy định theo mức lương tối thiểu vùng đúng vào thời gian truy giảm. Trong thực tế, trường hợp người lao động nghỉ việc tạm thời do nghỉ thai sản và ốm đau sẽ thực hiện báo giảm lao động khi người lao động nghỉ việc. Sau đó, người lao động quay trở lại làm việc thì sẽ được báo tăng lao động.
3.2.3 Điều chỉnh khác
Bên cạnh việc báo tăng – giảm lao động thì doanh nghiệp cũng cần phải linh hoạt điều chỉnh khi nhân viên thay chức danh, hay mức đóng. Thủ tục thực hiện vẫn sẽ tại trang web Cổng thông tin điện tử – Bảo hiểm Xã Hội Việt Nam. Tên các phương án cụ thể và nội dung cụ thể như sau:
a. Điều chỉnh mức lương
- DC: Điều chỉnh mức lương tham gia
- AD: Điều chỉnh bổ sung tăng nguyên lương
- SB: Điều chỉnh bổ sung giảm nguyên lương
Nội dung tháng quyết toán quỹ lương:
- Tăng hoặc giảm 26% bảo hiểm xã hội;
- Tăng hoặc giảm 4,5% bảo hiểm y tế;
- Tăng hoặc giảm 2% bảo hiểm thất nghiệp.
Bên cạnh đó, có thể bổ sung tăng – giảm 32,5% hoặc 30,5% số phải thu tại các tháng điều chỉnh truy thu/giảm theo mức lương tối thiểu tại thời gian lương được điều chỉnh.
b. Điều chỉnh chức danh
- CD: Điều chỉnh chức danh
Đối với trường chức danh thay đổi thì tại tháng bắt đầu điều chỉnh sẽ không có phải thay đổi số phải thu.
c. Điều chỉnh tăng – giảm thu bảo hiểm y tế
- TT: Điều chỉnh bổ sung tăng số phải thu bảo hiểm y tế
- TU: Điều chỉnh bổ sung giảm số phải thu bảo hiểm y tế
Nội dung việc điều chỉnh cần phải thực hiện với mức tăng hoặc giảm thu là 4,5% bảo hiểm xã hội. Các trường hợp giảm do ốm đau, nghỉ không lương (không trả thẻ), giảm hẳn chậm muộn. Mức truy thu căn cứ theo mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm truy thu bảo hiểm y tế.
d. Điều chỉnh tăng giảm thu bảo hiểm thất nghiệp
- TN: Điều chỉnh bổ sung tăng số phải thu bảo hiểm thất nghiệp
- GN: Điều chỉnh bổ sung giảm số phải thu bảo hiểm thất nghiệp
Mức tăng hoặc giảm thu bảo hiểm thất nghiệp là 2% tại các tháng truy thu. Đồng thời được quy định theo mức lương tối thiểu từng thời đúng thời gian truy thu bảo hiểm thất nghiệp.
Lưu ý: Đối với một số doanh nghiệp chưa tham gia bảo hiểm phải thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu trước khi thực hiện báo tăng – giảm lao động.
Xem thêm: Dịch vụ giải trình bảo hiểm xã hội
4. Hồ sơ làm BHXH cho nhân viên
Các hồ sơ và biểu mẫu dưới đây được sử dụng xuyên suốt trong các bước của quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên. Doanh nghiệp cần phối hợp với người lao động thu thập và hoàn thiện các biểu mẫu, giấy tờ cần thiết theo hướng dẫn của cơ quan bảo hiểm xã hội trước khi nộp hồ sơ.
| Đối tượng | Hồ sơ cần chuẩn bị | Số lượng | Lưu ý |
| Người lao động đang làm việc tại đơn vị, hồ sơ do đơn vị sử dụng lao động nộp | Tờ khai đăng ký tham gia hoặc điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo Mẫu TK1-TS | 01 bộ | Người lao động được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế ở mức cao khi nộp kèm giấy tờ chứng minh hợp lệ |
| Người lao động đi làm việc ở nước ngoài | Tờ khai tham gia hoặc điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS. Kèm theo một trong các giấy tờ sau: hợp đồng lao động có thời hạn tại nước ngoài, hợp đồng đã được gia hạn kèm văn bản gia hạn, hoặc hợp đồng mới ký tại quốc gia tiếp nhận lao động | 01 bộ | Không có |
| Người lao động có từ hai sổ bảo hiểm xã hội trở lên và thời gian đóng BHXH, BHTN bị trùng | Tờ khai điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS. Nộp kèm toàn bộ các sổ bảo hiểm xã hội đang có | 01 bộ | Không có |
| Đơn vị sử dụng lao động | Tờ khai của đơn vị về việc tham gia hoặc điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK3-TS. Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo Mẫu D02-LT. Bảng kê thông tin theo Mẫu D01-TS | 01 bộ | Không có |
Các biểu mẫu này được ban hành và cập nhật trên trang thông tin chính thức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam để doanh nghiệp tra cứu, tải về và sử dụng theo đúng quy định.
5. Thời hạn giải quyết thủ tục đăng ký và điều chỉnh BHXH
Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan bảo hiểm xã hội giải quyết thủ tục theo các mốc thời hạn quy định dưới đây:
| Trường hợp giải quyết | Thời hạn tối đa |
| Cấp mới sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế | Không quá 05 ngày làm việc |
| Tạm dừng đóng quỹ hưu trí và tử tuất | Không quá 05 ngày làm việc |
| Điều chỉnh tăng tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội | Không quá 03 ngày làm việc |
| Xác nhận sổ bảo hiểm xã hội | Không quá 05 ngày làm việc |
| Hoàn trả do đóng trùng bảo hiểm xã hội hoặc xử lý vi phạm quy định về đóng BHXH | Không quá 10 ngày làm việc |
Lưu ý: Doanh nghiệp cần đăng ký bảo hiểm xã hội đúng thời điểm, tránh tình trạng chậm đóng hoặc trốn đóng bảo hiểm xã hội, vì các hành vi này đều có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
8. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Doanh nghiệp phải làm BHXH cho nhân viên mới trong bao lâu?
Doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động ngay sau khi ký hợp đồng lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Câu 2: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội ở đâu?
Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý, gửi qua đường bưu chính hoặc thực hiện nộp trực tuyến thông qua cổng dịch vụ công theo hướng dẫn.
Câu 3: Nếu doanh nghiệp đóng bảo hiểm xã hội chậm thì xử lý như thế nào?
Doanh nghiệp có thể bị truy đóng, tính lãi chậm nộp và xử phạt hành chính theo quy định hiện hành nếu không thực hiện đúng thời hạn.
Kết luận
Cách làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên đòi hỏi doanh nghiệp nắm rõ quy trình, hồ sơ và thời hạn thực hiện theo quy định pháp luật. Việc thực hiện đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp bảo đảm quyền lợi cho người lao động và hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động. AZTAX đồng hành hỗ trợ doanh nghiệp tư vấn quy định, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội đúng trình tự. Liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ kịp thời và phù hợp với từng doanh nghiệp.
Xem thêm: Đăng ký mã số BHXH cho doanh nghiệp online
Xem thêm: Vì sao doanh nghiệp phải đóng bảo hiểm xã hội
Xem thêm: Doanh nghiệp tư nhân có phải đóng bảo hiểm xã hội
Xem thêm: Doanh nghiệp bao nhiêu người thì phải đóng BHXH
Xem thêm: Thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu
