Kế toán tiền lương được xem là một trong những bộ phận không thể thiếu trong hệ thống bộ máy kế toán. Vậy kế toán lương là gì? Tại sao nó lại quan trọng như vậy? Trong bài viết dưới đây chúng tôi bạn trả lời tất tần tật về kế toán tiền lương để giúp bạn tìm câu trả lời cho những câu hỏi trên.
1. Tiền lương là gì?
Tiền lương là một trong những khoản chi lớn nhất của hầu hết các doanh nghiệp, ngược lại, nó lại là khoản thu nhập của người lao động. Do đó, việc chi trả tiền lương hợp lý không chỉ giúp doanh nghiệp có thể cân bằng được các chi phí để cấu thành giá sản phẩm mà còn đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy người lao động làm việc sự hăng say, tăng năng suất lao động.
Tiền lương là thước đo giá trị lao động mà người lao động đã bỏ ra để tạo ra sản phẩm hay dịch vụ cho người sử dụng lao động. Quỹ lương trong góc độ kế toán doanh nghiệp sẽ được chia làm 2 loại:
– Tiền lương chính: Khoản tiền mà người lao động được hưởng dựa trên khối lượng công việc hoàn thành hay thời gian mà họ đã làm việc (tiền lương theo sản phẩm, tiền lương theo thời gian và các phụ cấp khác).
– Tiền lương phụ: Là khoản tiền mà người lao động được hưởng dù không làm việc. Khoản tiền này chi trả dựa theo các quy định, chế độ của Nhà nước và doanh nghiệp (tiền lương nghỉ lễ, nghỉ phép…).
2. Kế toán tiền lương là gì?
Kế toán lương là một loại kế toán trong doanh nghiệp. Bộ phận này chuyên đảm nhiệm các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương. Cụ thể như sau:
2.1 Chức năng của kế toán tiền lương là gì?
Kế toán tiền lương là đơn vị đảm nhận trách nhiệm hạch toán tiền lương dựa trên các yếu tố như: bảng chấm công, phiếu làm thêm giờ, chấm tăng ca, bảng theo dõi công tác hợp đồng lao động, bảng kê chi tiết phụ cấp…
Kế toán tiền lương sẽ lập bảng thanh toán lương, thực hiện các khoản trích theo lương cho người lao động một cách hợp lý nhất có thể. Bên cạnh đó, một nhiệm vụ vô cùng quan trọng của kế toán lương là đảm bảo sự cân bằng chi phí cho doanh nghiệp.
2.2 Đặc tính của kế toán tiền lương
Những yêu cầu cơ bản của một kế toán viên:
– Biết cách nắm bắt thông tin bảng lương của nhân viên, phụ cấp, bảo hiểm xã hội (BHXH)…
– Thuần thục các nghiệp vụ tính lương: ngày giờ làm việc, bảo hiểm…
– Hiểu về các khoản phụ cấp, khấu trừ…
– Biết khai báo thuế thu nhập cá nhân.
2.3 Tài khoản thường được sử dụng khi thực hiện công việc của kế toán tiền lương
Kết cấu tài khoản 334.
– Phát sinh bên Nợ: các khoản khấu trừ vào tiền lương, công của người lao động, số tiền lương đã thanh toán.
+ Số dư bên Nợ: Tạm ứng trước lương cho nhân viên.
+Số dư bên Có: Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả
Xem thêm: Nhân sự tiền lương là gì?
3. Việc làm của kế toán tiền lương là gì?
Công việc của kế toán tiền lương là đảm nhận việc hạch toán tiền lương, thưởng và những phúc lợi cho nhân viên trong doanh nghiệp. Dựa vào các yếu tố như bảng chấm công, hợp đồng khoán từ bảng theo dõi công tác, số giờ tăng ca… để lập payroll, bảng thanh toán tiền lương và thực hiện các khoản trích theo lương cho người lao động.
3.1 Yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán tiền lương
Chuyên viên kế toán lương cần:
– Thực hiện việc ghi chép, tổng hợp, tính lương và các khoản trích theo lương như chế độ bảo hiểm, kinh phí công đoàn…
– Phân bổ lương kịp thời và chính xác chi phí lao động để tiến hành phát lương cho người lao động.
– Giám sát, kiểm tra công tác hạch toán kế toán lương theo đúng quy định.
– Giám sát, phân tích tình hình sử dụng quỹ tiền lương để lập báo cáo kịp thời cho cấp trên dự phòng trong trường hợp gặp sự cố.
– Theo dõi tình hình tạm ứng tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động.
– Tham mưu cho cấp trên để có được phương hướng sử dụng quỹ lương hiệu quả nhất.
– Tổng hợp các số liệu cung cấp cho kế toán tổng hợp và các bộ phận quản lý khác.
– Lập các báo cáo về tiền lương và các khoản trích theo lương đúng định kỳ.
3.2 Các nghiệp vụ kế toán tiền lương thường gặp
Kế toán lương phải dùng tài khoản 334 để hạch toán tiền lương cho người lao động cụ thể như sau:
– Bên Nợ:
+ Các khoản phải trả, đã trả cho nhân viên, như tiền công, tiền lương và các khoản khác
+ Các khoản đã được khấu trừ vào tiền lương của nhân viên
– Bên có: Các khoản phải trả cho nhân viên như: tiền lương, tiền công và các khoản khác
– Số dư bên có: Các khoản còn phải trả cho người lao động
Hạch toán tiền lương bao gồm các khoản phải trả cho người lao động như: Tổng số tiền lương , bảo hiểm, thuế.
– Nợ TK 154 (Bộ phận sản xuất)
– Nợ TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp
– Nợ TK 623 Chi phí sử dụng máy thi công của công nhân trực tiếp điều khiển máy
– Nợ TK 627 Lương nhân viên quản lý phân xưởng, bộ phận, đội
– Nợ TK 642 Lương bộ phận quản lý doanh nghiệp
– Nợ TK 641 Lương bộ phận bán hàng
– Có TK 334
3.3 Những lưu ý khi thực hiện công việc kế toán lương
Để có thể làm tốt công việc của một kế toán lương, trước hết kế toán cần tìm hiểu thực hiện các vấn đề sau:
– Lập hồ sơ đăng ký thang bảng lương, hợp đồng lao động.
– Làm thủ tục đăng ký sử dụng lao động, đăng ký nộp BHXH, bảo hiểm y tế, chi phí công đoàn cho người lao động.
– Hồ sơ thành lập công đoàn cơ sở.
– Lập bảng chấm công, bảng lương hàng tháng.
3.4 Nhưng lưu ý khi hạch toán tiền lương
Trong quá trình làm việc, kế toán tiền lương cũng cần lưu ý các vấn đề sau:
– Việc chấm công phải được thực hiện chính xác tuyệt đối.
– Điền bậc thang lương cơ bản dựa trên quy định của doanh nghiệp.
– Công tác trả lương cần phải thực hiện một cách cẩn thận.
3.5 Quy trình làm việc của kế toán tiền lương
Có rất nhiều quy trình trong quá trình là việc kế toán lương. Trong đó quan trọng nhất là quy trình trả lương cho người lao động. Cụ thể được thực hiện như sau
– Bước 1: Bộ phận chấm công sẽ đảm nhiệm việc chấm công cho người lao động hằng ngày.
– Bước 2: Kế toán sẽ tính toán tiền lương dựa trên bảng chấm công và các chứng từ liên quan.
– Bước 3: Lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng, các khoản phải nộp khác, sau đó lập báo cáo cho Kế toán trưởng kiểm tra.
+ Trong trường hợp được duyệt: Bảng thanh toán tiền lương sẽ tiếp tục được chuyển cho Giám đốc xét duyệt và ký (bước 4).
+ Trong trường hợp không được đồng ý: chuyển trả lại cho bộ phận kế toán lương để xem xét lại.
– Bước 4: Giám đốc xem xét, duyệt và ký vào bảng lương sau đó chuyển lại cho kế toán trưởng, rồi lại chuyển ngược cho kế toán lương.
– Bước 5: Căn cứ vào bảng lương đã được ký duyệt bởi Giám đốc, kế toán tiền lương có nhiệm vụ trả lương cho người lao động.
– Bước 6: Người lao động nhận lương và ký nhận.
4. Dịch vụ kế toán tiền lương
Hy vọng rằng bài viết trên sẽ một phần nào đó giúp bạn hình dung được kế toán tiền lương là gì và các công việc liên quan đến quản lý tiền lương. Tuy nhiên trong thực tế thì kế toán lương khá là phức tạp khi phải thông qua nhiều bước và yêu cầu sự chính xác tuyệt đối. Do đó nó tốn rất nhiều thời gian và thường xuyên là trở ngại của doanh nghiệp.
Về phía công ty AZTAX với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh kế toán, chúng tôi hiểu rỏ những vấn đề mà doanh nghiệp thường mắt phải khi làm viêc kế toán lương. Do đó đã và đang đưa ra các dịch vụ kế toán lương như dịch vụ payroll và dịch vụ C&B.
Những dịch vụ này không chỉ là giải pháp hoàn hảo để giải quyết những vấn đề khó khăn về kế toán tiền lương mà còn giúp tối ưu chi phí quản lý hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Nếu như bạn muốn hiểu thêm kế toán tiền lương là gì hay gặp trở ngại trong về công việc kế toán lương, bảo hiểm, thủ tục pháp lý lao động, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới để được tư vấn miễn phí về dịch vụ và hỗ trợ một cách tốt nhất.
