Tổng hợp quy định xây dựng thang bảng lương năm 2021

Bộ luật Lao động 2019 đã chính thức có hiệu lực từ đầu năm 2021. Trong số các nội dung điều chỉnh, luật mới cũng đề cập nhiều đến quy định xây dựng thang bảng lương. Bài viết này sẽ tập trung tổng hợp toàn bộ quy định và hướng dẫn xây dựng thang bảng lương 2021 cho doanh nghiệp.

1. Thang lương, bảng lương là gì?

Thang lương, bảng lương là hệ thống các nhóm lương, ngạch lương và các bậc lương được thiết kế làm cơ sở trả lương cho người lao động. Thang bảng lương được lập thành một hệ thống, bao gồm nhiều văn bản liên quan đến việc xem xét và chi trả lương. Kế toán tiền lương sẽ dựa trên căn cứ đó để tính toán bậc lương, hỗ trợ chủ sở hữu doanh nghiệp trong việc thiết lập mức lương phù hợp với trình độ và khả năng làm việc của người lao động.

Xây dựng thang bảng lương 2021
Xây dựng thang bảng lương 2021

2. Vai trò của việc xây dựng thang lương, bảng lương

Lập thang bảng lương là quy định bắt buộc đối với mỗi doanh nghiệp. Quy định trong Bộ luật Lao động nêu rõ, doanh nghiệp phải xây dựng thang bảng lương và công bố công khai tại nơi làm việc, đồng thời giải trình với cơ quan chức năng khi có yêu cầu.

Thang bảng lương thể hiện sự minh bạch trong việc chi trả lương cho người lao động theo đúng quy định đã đặt ra từ trước. Từ đó, người sử dụng lao động dễ dàng thương lượng trước khi ký kết hợp đồng. Đồng thời, thang bảng lương còn tạo động lực để người lao động phấn đấu, làm việc hăng say, hiệu quả nhằm đạt được mức lương mong muốn. Nhờ vậy, năng suất làm việc của lao động sẽ gia tăng đáng kể.

Bên cạnh những yếu tố trên, thì tính chuyên nghiệp trong hệ thống quản lý khi có thang bảng lương sẽ được nâng cao. Quản lý doanh nghiệp có thể căn cứ để quản lý chi phí lương một cách hiệu quả.

Vai trò của xây dựng thang bảng lương 2021
Vai trò của xây dựng thang bảng lương 2021

3. Quy định xây dựng thang lương lương 2021 mới

Quy định xây dựng thang bảng lương 2021
Quy định xây dựng thang bảng lương 2021

3.1 Thay đổi hình thức công bố hệ thống thang bảng lương

Khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 đã nêu:

“Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.”

Trong khi trước kia, quy định tại Khoản 2 Điều 93 Bộ luật Lao động 2012 có yêu cầu “Khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và công bố công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện, đồng thời gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động.”

Như vậy, dựa trên quy định mới thì từ 2021 trở đi, doanh nghiệp khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động thì chỉ cần công bố công khai tại nơi làm việc mà không cần gửi cơ quan quản lý nhà nước cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh.

3.2 Làm rõ định nghĩa mức lao động

Nếu trong Bộ luật Lao động 2012, khái niệm “mức lao động” chưa được làm rõ, thì trong văn bản Luật mới này, “mức lao động” được giải thích như sau:

“Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.”

4. Tổng hợp mẫu hồ sơ xây dựng thang bảng lương 2021

Hồ sơ xây dựng thang bảng lương 2021 bao gồm tất thảy những văn bản sau:

– Hệ thống thang bảng lương

– Quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương

– Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương

– Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức vụ

– Quy chế tiền lương, thưởng

Trước 2021, doanh nghiệp còn phải lập thêm Công văn xin đăng ký hệ thống thang bảng lương. Tuy nhiên, văn bản này đã được lược bớt trong quy định mới. Doanh nghiệp có thể tải mẫu và xem hướng dẫn cách điền ở phần bên dưới:

4.1 Hệ thống thang bảng lương 2021

  • Mẫu hệ thống thang bảng lương mới nhất theo Nghị định 49:
Mẫu hệ thống thang lương, bảng lương
Mẫu hệ thống thang lương, bảng lương

Bấm vào đây để xem và tải mẫu hệ thống thang lương, bảng lương

  • Hướng dẫn cách lập

– Lập theo mẫu.

– Nguyên tắc lập:

+ Bậc lương thấp nhất của chức vụ đơn giản nhất phải bằng hoặc lớn hơn lương tối thiểu vùng hiện hành

+ Bậc lương sau phải lớn hơn bậc lương trước tối thiểu 5%

+ Bậc lương thấp nhất của chức vụ, công việc đòi hỏi phải qua học nghề, đào tạo nghề phải lớn hơn ít nhất 7% đối với lương tối thiểu vùng.

+ Nếu doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thì phải áp dụng đúng nguyên tắc lương tối thiểu cho người lao động.

4.2 Quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương 2021

  • Mẫu quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương
Mẫu quyết định ban hành thang bảng lương
Mẫu quyết định ban hành thang bảng lương

Bấm vào đây để xem và tải mẫu quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương

  • Hướng dẫn lập

– Lập theo mẫu.

– Tên công ty phải được ghi đúng và đầy đủ tên trên giấy tờ pháp lý.

– Thời gian thực hiện trong vòng 6 tháng từ ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh hoặc từ ngày đăng ký lại thang bảng lương do lương tối thiểu vùng thay đổi.

4.3 Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương 2021

  • Mẫu biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương
Mẫu biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương
Mẫu biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương

Bấm vào đây để xem và tải mẫu biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương

  • Hướng dẫn lập

– Lập theo mẫu

– Nêu rõ thành phần cuộc họp và nội dung họp theo đúng thực tế tại doanh nghiệp.

– Cần có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, Thư ký và một vài Cán bộ Công nhân viên đại diện.

4.4 Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức vụ

  • Mẫu bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức vụ
Mẫu bảng quy định tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức vụ
Mẫu bảng quy định tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức vụ

Bấm vào đây để xem và tải mẫu bảng tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức vụ

  • Hướng dẫn lập:

– Lập theo mẫu

– Số lượng vị trí công việc và chức danh phải đúng như trên hệ thống thang bảng lương, mỗi công việc cần phải có quy định riêng.

Ví dụ: Công ty TNHH AZTAX có các vị trí công việc:

– Giám đốc

– Phó giám đốc

– Kế toán trưởng

– Trưởng, phó các phòng ban

– Nhân viên kinh doanh

– Nhân viên nhân sự

– Nhân viên kế toán

– Nhân viên văn phòng

=> Thì tại bảng này, chúng tôi có nêu rõ quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng.

4.5 Quy chế tiền lương, thưởng

  • Mẫu bảng quy chế tiền lương, thưởng
Mẫu quyết định quy chế lương, thưởng
Mẫu quyết định quy chế lương, thưởng

Bấm vào đây để xem và tải mẫu quyết định quy chế lương thưởng

  • Hướng dẫn lập

– Lập theo mẫu

– Tuỳ chỉnh bảng các khoản phụ cấp, trợ cấp, hỗ trợ sao cho phù hợp với chức danh và công việc của từng bộ phận trong doanh nghiệp.

– Tuỳ chỉnh các Điều khác theo quy định của doanh nghiệp (cần đúng theo quy định của Bộ luật Lao động)

5. Hướng dẫn chi tiết cách lập hệ thống thang lương, bảng lương 2021

5.1 Căn cứ xác lập bậc lương

Bậc lương của người lao động phải được xác lập dựa trên:

– Độ phức tạp của công việc

– Trình độ, kỹ năng, trách nhiệm, kinh nghiệm làm việc của người lao động

5.2 Cách ghi lương Bậc 1

Lương Bậc 1 là lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh trong thang bảng lương. Trong đó, nguyên tắc lương thấp nhất không được vi phạm quy định về lương tối thiểu vùng đối với vị trí chức danh đơn giản nhất, vị trí chức danh qua đào tạo, vị trí chức danh làm việc tại khu vực nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

Như vậy, lương bậc 1 đối với từng trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Người lao động làm việc trong điều kiện bình thường

A. Mức lương tối thiểu cho người làm công việc, chức danh đơn giản nhất
Vùng Mức lương
I 4.420.000 đồng/tháng
II 3.920.000 đồng/tháng
III 3.430.000 đồng/tháng
IV 3.070.000 đồng/tháng
B. Mức lương tối thiểu cho người qua học nghề, đào tạo nghề
Vùng Mức lương
I 4.729.400 đồng/tháng
II 4.194.400 đồng/tháng
III 3.670.100 đồng/tháng
IV 3.284.900 đồng/tháng

Trường hợp 2: Người lao động làm việc trong điều kiện nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm

A. Mức lương tối thiểu cho người làm công việc, chức danh đơn giản nhất
Vùng Mức lương
I 4.641.000 đồng/tháng
II 4.116.000 đồng/tháng
III 3.601.500 đồng/tháng
IV 3.223.500 đồng/tháng
B. Mức lương tối thiểu cho người qua học nghề, đào tạo nghề
Vùng Mức lương
I 4.965.870 đồng/tháng
II 4.404.120 đồng/tháng
III 3.853.605 đồng/tháng
IV 3.449.145 đồng/tháng

Trường hợp 3: Người lao động làm việc trong điều kiện đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm

A. Mức lương tối thiểu cho người làm công việc, chức danh đơn giản nhất
Vùng Mức lương
I 4.729.400 đồng/tháng
II 4.194.400 đồng/tháng
III 3.670.100 đồng/tháng
IV 3.284.900 đồng/tháng
B. Mức lương tối thiểu cho người qua học nghề, đào tạo nghề
Vùng Mức lương
I 5.060.458 đồng/tháng
II 4.488.008 đồng/tháng
III 3.927.007 đồng/tháng
IV 3.514.843 đồng/tháng

5.3 Cách ghi lương bậc 2 trở đi

Nguyên tắc xác lập cho lương bậc 2 trở đi là khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải đảm bảo chênh lệch 5%. Tuy nhiên, để tạo động lực, khuyến khích người lao động tự trau dồi trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ và tích lũy kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể tăng khoảng cách này lên.

Số bậc của thang bảng lương phụ thuộc vào mức độ phức tạp của quản lý, cấp bậc công việc hoặc chức danh. Chúng thường dao động trong khoảng 5-7 bậc. Tuỳ chính sách hoạt động mà xác lập.

6. Khi nào cần xác lập lại thang bảng lương?

Khi doanh nghiệp có sự thay đổi trong quy tắc thang bảng lương thì phải rà soát và sửa đổi, bổ sung cho phù hợp. Thông thường, doanh nghiệp xác lập bậc lương thấp nhất bằng với lương tối thiểu vùng, do đó, khi có sự thay đổi loại lương này, doanh nghiệp cũng cần cập nhật lại để đảm bảo nguyên tắc chi lương không thấp hơn lương tối thiểu.

Lưu ý, khi xây dựng, sửa đổi hoặc bổ sung, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động và phải công bố công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng.

Khi nào cần xây dựng lại thang bảng lương?
Khi nào cần xây dựng lại thang bảng lương?

7. Mức phạt khi vi phạm quy định thang bảng lương 2021

Mức phạt khi vi phạm thang bảng lương 2021
Mức phạt khi vi phạm thang bảng lương 2021

7.1 Mức phạt không xây dựng thang bảng lương 2021

Doanh nghiệp bị phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng nếu có một trong những hành vi sau:

– Không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động;

– Không công bố công khai hệ thống thang bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng tại nơi làm việc;

– Không lập sổ lương và không xuất trình được khi cơ quan yêu cầu kiểm tra;

– Không thông báo cho người lao động biết trước ít nhất 10 ngày khi thay đổi hình thức trả lương;

– Sử dụng thang lương, bảng lương, định mức lao động không đúng với quy định hiện hành;

– Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động khi xây dựng hệ thống thang bảng lương.

7.2 Mức phạt trả lương thấp hơn thang bảng lương 2021

Mức phạt cụ thể như sau:

Mức phạt Số lượng vi phạm
Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng 01 đến 10 người lao động
Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng 11 đến 50 người lao động
Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng 51 đến 100 người lao động
Từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng 101 đến 300 người lao động
Từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng 301 người lao động trở lên

Mức phạt trên áp dụng đối với người sử dụng có một trong các hành vi:

– Trả lương không đúng hạn;

– Không trả hoặc trả không đủ tiền lương theo thỏa thuận quy định trong hợp đồng lao động;

– Không trả hoặc trả không đủ tiền lương cho người lao động làm việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc người lao động công việc đòi hỏi phải qua đào tạo, học nghề;

– Trả lương thấp hơn mức quy định tại thang lương, bảng lương đã được công bố;

– Không trả lương hoặc trả không đủ tiền làm thêm giờ, tiền làm ban đêm, tiền lương ngừng việc theo quy định;

– Khấu trừ tiền lương của người lao động không đúng quy định hiện hành của pháp luật; 

– Trả lương không đúng quy định cho người lao động khi tạm thời chuyển người lao động sang việc khác mà không nêu rõ trong hợp đồng, trong thời gian tạm đình chỉ công việc, thời gian đình công, ngày người lao động chưa nghỉ hàng năm.

7.3 Mức phạt trả lương thấp hơn lương tối thiểu vùng

Doanh nghiệp trả lương thấp hơn lương tối thiểu vùng sẽ bị phạt hành chính các mức như sau:

Mức phạt Số lượng vi phạm
Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng 01 đến 10 người lao động
Từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng 11 đến 50 người lao động
Từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng 51 người lao động trở lên

Thêm vào đó, doanh nghiệp buộc phải trả đủ tiền lương cộng với khoản tiền lãi của số tiền lương chậm trả, trả thiếu, trả sai quy định theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt.

Lưu ý: Mức phạt trên là mức phạt đối với cá nhân vi phạm, đối với tổ chức, tiền phạt bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân.

8. Dịch vụ làm thang lương, bảng lương đúng với quy định hiện hành

Thang lương, bảng lương rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Hiện nay, việc xác lập thang bảng lương là quy định bắt buộc đối với doanh nghiệp khi bắt đầu hoạt động. Thế nhưng, lập thang bảng lương sao cho chính xác và đúng với quy định cũng là một vấn đề nan giải. Vậy tại sao doanh nghiệp lại không cân nhắc dịch vụ thang bảng lương trọn gói của AZTAX?

Dịch vụ làm thang bảng lương trọn gói của chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp:

– Tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc xác lập hệ thống thang lương phức tạp

– Xây dựng thang lương hoàn chỉnh, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện giải trình khi có thanh tra lao động

– Tạo mẫu thang bảng lương theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo nguyên tắc xây dựng thang lương của nhà nước

– Giúp doanh nghiệp minh bạch về chi phí lương, người lao động có động lực để phấn đấu, tăng năng suất làm việc

Dịch vụ làm thang bảng lương trọn gói uy tín
Dịch vụ làm thang bảng lương trọn gói uy tín

Sở hữu đội ngũ kế toán chuyên nghiệp, AZTAX tự tin có đủ khả năng hoàn thành nhanh chóng, chính xác, đầy đủ, đúng hạn. Liên hệ ngay cho chúng tôi theo thông tin bên dưới để được tư vấn miễn phí về dịch vụ làm thang lương, bảng lương chuyên nghiệp, giá rẻ đúng với quy định năm 2021!

Trả lời