Tải mẫu phiếu lương Excel là nhu cầu phổ biến của doanh nghiệp khi thực hiện tính lương, khấu trừ bảo hiểm và thuế cho từng nhân viên trong năm 2025. Nếu mẫu phiếu lương không đúng quy định hoặc thiếu chỉ tiêu cần thiết, doanh nghiệp rất dễ phát sinh sai sót trong quản lý tiền lương. Bài viết sau của AZTAX cung cấp mẫu phiếu lương Excel đầy đủ, dễ sử dụng và phù hợp với thực tế hạch toán hiện nay.
1. Phiếu lương là gì?
Theo khoản 3, Điều 95 Bộ luật Lao động 2019, phiếu lương là văn bản dùng để thể hiện chi tiết thu nhập hàng tháng của người lao động. Trong đó bao gồm các thông tin cụ thể như: tiền lương cơ bản, lương làm thêm giờ, lương làm việc ban đêm cũng như các khoản khấu trừ (nếu có).
Thông thường, phiếu lương sẽ được doanh nghiệp gửi cho người lao động kèm theo tiền lương, với hai hình thức phổ biến:
- File mềm: PDF, email hoặc qua hệ thống phần mềm quản lý.
- File Excel hoặc word: dễ dàng chỉnh sửa và lưu trữ.
Phiếu lương có vai trò:
- Giúp người lao động nắm bắt rõ ràng các khoản thu nhập, khấu trừ và các mục liên quan trong từng kỳ trả lương.
- Là căn cứ đối chiếu khi phát sinh sai sót trong việc tính lương.
- Thể hiện tính minh bạch, chuyên nghiệp và uy tín trong công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
Xem thêm: Quản lý tiền lương là gì?
Xem thêm: Kế toán lương là gì?
2. Tải mẫu phiếu lương Excel công ty 2025 tải mẫu phiếu lương excel
Dưới đây, AZTAX xin cung cấp các mẫu biểu lương chuyên nghiệp. Quý doanh nghiệp có thể tham khảo qua và tải mẫu phiếu lương Excel về tại đây.
Tải mẫu phiếu lương Excel số 1:
Tải mẫu phiếu lương Excel nhân viên số 2:
Tải mẫu phiếu lương Excel công nhân số 3:
3. Thông tin bắt buộc trong mẫu phiếu chi lương Excel
Excel là một phần mềm hỗ trợ hiệu quả và được sử dụng phổ biến hiện nay trong nhiều doanh nghiệp. Công cụ này đặc biệt xử lý các con số với nhiều phép tính phức tạp, hoàn toàn phù hợp cho công việc tính lương. Theo đó, để lập phiếu lương mẫu trên phần mềm Excel, doanh nghiệp cần có các thông tin như sau:
3.1 Phần mở đầu
Phần mở đầu của phiếu lương công ty 2025 cần đảm bảo các thông tin sau đây:
- Thông tin chi tiết về doanh nghiệp (bao gồm logo, tên doanh nghiệp, phòng ban, địa chỉ).
- Tên phiếu lương công ty 2025
- Thời gian xuất phiếu lương (ngày/ tháng cấp xuất phiếu).
- Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong mẫu phiếu lương doanh nghiệp.
3.2 Phần nội dung
Tiếp theo đó, phần nội dung là những thông tin quan trọng nhất về các khoản chi phí và quyền lợi được hưởng của người lao động nếu có. Cụ thể như sau:
Thông tin chi tiết về người nhận phiếu thanh toán tiền lương
- Mã nhân viên;
- Họ và tên của nhân viên đó;
- Chức danh tại doanh nghiệp;
- Phòng ban nơi người nhận công tác;
- Khoản lương đóng BHXH;
- Số ngày công làm việc trên thực tế;
- Số ngày công được tính lương;
- Số ngày nghỉ không được doanh nghiệp tính phép;
- Số ngày nghỉ được doanh nghiệp duyệt phép;
- Tổng số ngày nghỉ được hưởng lương.
Thông tin về các khoản lương trong phiếu lương nhân viên Excel:
- Các khoản thu nhập của nhân viên tại doanh nghiệp. Bao gồm lương chính, lương phụ cấp, tiền lương trách nhiệm, xăng xe, đi lại, ăn uống, tiền điện thoại.
- Các khoản trừ vào lương của nhân viên: bảo hiểm bắt buộc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; thuế TNCN; các khoản người lao động tạm ứng và tổng tiền lương thực nhận (ghi bằng số và chữ).
3.3 Phần kết thúc
Nội dung phần kết thúc phải đảm bảo các yếu tố như sau:
- Chữ ký của người lập;
- Chữ ký của người nhận lương;
- Chữ ký của kế toán thủ quỹ, kế toán trưởng và giám đốc doanh nghiệp;
- Thông tin của phòng ban hoặc người sẽ giải quyết các vấn đề.
Xem thêm: Mức lương tối thiểu vùng 2025
4. Cách làm phiếu lương cho từng nhân viên
Bảng lương là công cụ quản lý lương thưởng cho nhân viên một cách hiệu quả và khoa học, giúp tính toán lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm một cách chính xác và nhanh chóng. Để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về lao động, các bạn cần có cách làm bảng lương cho từng nhân viên chính xác và hiệu quả.
Dưới đây là cách làm phiếu lương trong Excel cho từng nhân viên mà AZTAX thường áp dụng, các bạn có thể tham khảo và sử dụng khi tải mẫu phiếu lương Excel để làm mẫu phiếu chi lương nhân viên trong Excel.
4.1 Chuẩn bị dữ liệu
- Thu thập thông tin đầy đủ của nhân viên: họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số CMND/CCCD, vị trí công việc, mức lương cơ bản, hệ số lương,…
- Xác định các khoản phụ cấp, thưởng, bảo hiểm mà nhân viên được hưởng.
4.2 Các công thức Excel cần thiết để tạo phiếu lương từ bảng lương
- Công thức tính lương cơ bản = Lương_cơ_bản * Hệ_số_lương
- Công thức tính lương thưởng = Lương_cơ_bản * Hệ_số_lương * Hệ_số_thưởng
- Công thức tính phụ cấp = Phụ_cấp_1 + Phụ_cấp_2 + …
- Công thức tính bảo hiểm = Mức_lương_tính_BH * Tỷ_lệ_BH
4.3 Tạo bảng lương trong Excel:
- Tạo các cột cho các thông tin cơ bản của nhân viên, vị trí công việc, mức lương cơ bản, hệ số lương,…
- Sử dụng các công thức Excel để tính toán lương cơ bản, lương thưởng, phụ cấp, bảo hiểm.
- Định dạng bảng lương rõ ràng, khoa học.
Ví dụ: Giả sử chúng ta có bảng lương của một nhân viên như sau:
| Thông tin | Giá trị |
|---|---|
| Họ tên | Nguyễn Văn A |
| Ngày sinh | 1990-01-01 |
| Địa chỉ | Hà Nội |
| Số CMND/CCCD | 123456789 |
| Vị trí công việc | Nhân viên văn phòng |
| Mức lương cơ bản | 10.000.000 VND |
| Hệ số lương | 1.2 |
| Phụ cấp | 1.000.000 VND |
| Hệ số thưởng | 1.1 |
Sử dụng các công thức Excel để tính toán:
- Lương cơ bản = 10.000.000 * 1.2 = 12.000.000 VND
- Lương thưởng = 12.000.000 * 1.1 = 13.200.000 VND
- Thu nhập trước thuế = 12.000.000 + 1.000.000 + 13.200.000 = 26.200.000 VND
- Thuế TNCN = 26.200.000 * 10/100 = 2.620.000 VND
- Thu nhập sau thuế = 26.200.000 – 2.620.000 = 23.580.000 VND
Lưu ý:
- Các công thức trên chỉ là ví dụ, bạn cần điều chỉnh cho phù hợp với chính sách của công ty.
- Nên sử dụng hàm IF để tính toán các khoản phụ cấp, thưởng theo điều kiện.
Xem thêm: Nhân sự tiền lương là gì?
5. Cách tạo phiếu lương hàng loạt trong Excel
Ở mục mã NV (ô D7), bạn làm như sau để tạo list mã nhân viên xổ xuống:
- Đặt trỏ chuột vào ô D7.
- Chọn Data trên thanh công cụ.
- Chọn Data Validation.
Khi cửa sổ Data Validation xuất hiện, tại thẻ Settings, bạn thực hiện:
- Ở mục Allow, chọn List.
- Tại mục Source, nhập công thức sau: “=OFFSET(‘DỮ LIỆU’!$B$3,0,0,COUNTA(‘DỮ LIỆU’!$B:$B)-1)“
Trong đó:
- ‘DỮ LIỆU’!$B$3 là ô B3 chứa mã nhân viên đầu tiên NV001 ở sheet DỮ LIỆU, dùng ký tự $ để cố định.
- COUNTA(‘DỮ LIỆU’!$B:$B) là hàm đếm các giá trị trong cột chứa mã nhân viên ở cột B trong sheet DỮ LIỆU để liệt kê vào list,
- -1 nhằm mục đích không liệt kê ô Mã NV trong list.
Cách làm phiếu lương hàng loạt
Nhấn Ok, tại ô D7 sheet PHIẾU LƯƠNG sẽ xuất hiện list. Khi thêm nhân viên ở sheet dữ liệu, list sẽ tự động cập nhật thêm.
Để tự động điền phòng ban, tên nhân viên và các thông tin liên quan dựa trên mã nhân viên, bạn sẽ sử dụng hàm VLOOKUP.
Ví dụ: để lấy thông tin phòng ban cho mã nhân viên NV006, tại ô phòng ban, nhập công thức: “=VLOOKUP($D$7,’DỮ LIỆU’!$B:$Z,3,0)”
Trong đó:
- $D$7 là giá trị đối chiếu trong bảng DỮ LIỆU (ở đây là NV006), dùng ký tự $ để cố định ô.
- ‘DỮ LIỆU’!$B:$Z là giới hạn bảng dò tìm thông tin, ở đây là từ cột B đến cột Z.
- 3 là thứ tự cột trong bảng dò tìm để lấy giá trị, ở đây cột phòng ban là cột thứ 3 trong giới hạn từ cột B đến cột Z.
- Thêm số 0 ở cuối để lấy giá trị chính xác.
Ấn Enter bạn sẽ nhận được phòng ban của NV006 là Nhân sự. Sau đó áp dụng cho các ô khác như tên nhân viên, tháng năm, số tiền thu và chi. Công thức tương tự như trên, bạn chỉ cần đổi thứ tự cột.
Ví dụ để tìm số tiền cơ bản, bạn dùng =VLOOKUP($D$7,’DỮ LIỆU’!$B:$Z,5,0) nghĩa là lấy giá trị ở cột thứ 5 trong giới hạn bảng dò tìm.
Kết quả sau khi áp dụng công thức cho tất cả các ô:
Khi bạn chọn mã nhân viên khác, các thông tin và con số sẽ tự động cập nhật theo.
6. Cách in phiếu lương
Để in phiếu lương, đầu tiên bạn bôi đen khu vực cần in, cụ thể là toàn bộ nội dung nằm trong khung đen.
Trên thanh công cụ bạn chọn Page Layout >> Print Area >> Set Print Area
Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P, màn hình sẽ hiển thị như dưới đây:
Để căn chỉnh thêm bạn chọn Page Setup, ở thẻ Margin tích vào ô Horizontally để căn giữa.
Nhấn Ok và nhấn Print, phiếu lương sẽ được in ra.
7. Mục đích của lập mẫu phiếu lương Excel
Mẫu phiếu lương Excel là văn bản pháp lý quan trọng và mang nhiều ý nghĩa cho các bên. Văn bản này giúp người lao động nắm bắt được các thông tin cụ thể. Đồng thời là căn cứ để doanh nghiệp theo dõi rà soát. Cụ thể như sau:
7.1 Đối với người lao động
Mẫu phiếu lương Excel là văn bản cần thiết để giúp người lao động nắm bắt được các thông tin và lợi ích của mình được hưởng. Đồng thời, là căn cứ để người lao động tự kiểm tra, so sánh các chính sách về tiền lương, các chế độ mình nhận được so với thực tế thời gian, công sức lao động bỏ ra.
Bên cạnh đó, tất cả các lợi ích, chế độ lương thưởng cũng được thể hiện cụ thể trên mẫu phiếu lương cho từng nhân viên Excel. Dựa vào đó, người lao động có thể biết được chế độ công ty đã phù hợp với quy định pháp luật hay chưa.
7.2 Đối với đơn vị sử dụng lao động
Việc lập mẫu phiếu lương cá nhân Excel giúp doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận nhân sự – kế toán dễ dàng hơn trong việc theo dõi, rà soát bảng lương cá nhân. Văn bản giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát tối đa quá trình thanh toán. Đồng thời, doanh nghiệp cũng dễ dàng xác định được thực trạng nguồn tài chính.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có thể đánh giá được năng lực làm việc của người lao động thông qua mẫu phiếu lương 2025. Từ đó, các chính sách tăng – giảm lương sẽ được đưa ra phù hợp hơn nhằm thu hút và giữ chân các nhân viên tiềm năng.
8. Quy định của nhà nước về mẫu phiếu lương Excel
Ngày 20/11/2019, Bộ Luật Lao động 2019 đã được Quốc hội chính thức thông qua. Từ ngày 1/1/2021, bộ luật chính thức có hiệu lực dẫn đến các thay đổi mới về quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động. Căn cứ vào khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao Động 2019 số 45/2019/QH14 quy định về việc lập bảng kê trả lương như sau:
3. Mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động, trong đó ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ (nếu có).
Theo quy định mới, đơn vị sử dụng lao động bên cạnh việc trả lương còn phải gửi kèm mẫu phiếu lương cho từng nhân viên Excel. Trong đó, mẫu phiếu thanh toán lương Excel phải được liệt kê chi tiết các khoản lương, thưởng, phúc lợi, … mà người lao động được hưởng.
9. File tính lương bảng Excel 2025
Nhằm hỗ trợ quý khách hàng trong việc tính lương hàng tháng cho người lao động năm 2025, AZTAX đã tạo ra File Excel giúp làm bảng lương Excel và tính toán tiền lương hàng tháng một cách dễ dàng và chính xác. Tải mẫu phiếu lương Excel ngay dưới đây!
Qua bài viết trên, AZTAX đã giới thiệu đến bạn đọc cách tải mẫu phiếu lương Excel phục vụ cho doanh nghiệp trong quá trình tính lương nhân viên. Chúng tôi tin rằng những thông tin được chia sẻ sẽ mang lại giá trị thiết thực và hỗ trợ tối đa cho công tác quản lý nhân sự. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp về dịch vụ tính lương hay dịch vụ kế toán trọn gói, hãy liên hệ ngay với AZTAX để được tư vấn và trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp, hiệu quả.
Xem thêm: Lý do doanh nghiệp nên thuê ngoài dịch vụ tính lương?
Xem thêm: Chứng từ sử dụng trong kế toán tiền lương
10. Các câu hỏi thường gặp về tải mẫu phiếu lương Excel
10.1 Những nội dung cơ bản trong bảng lương nhân viên
Một bảng lương dành cho nhân viên thông thường sẽ thể hiện những thông tin cơ bản như:
- Thông tin nhân sự: bao gồm họ và tên đầy đủ, vị trí công việc, phòng/ban đang công tác cùng với mã số nhân viên để thuận tiện cho việc quản lý. Mức lương cơ bản theo hợp đồng lao động.
- Các khoản phụ cấp, trợ cấp: trách nhiệm, ăn trưa, đi lại, điện thoại, nhà ở…
- Tiền làm thêm giờ, tăng ca (nếu có).
- Các khoản khấu trừ: BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN (nếu thuộc diện phải nộp).
- Các khoản thưởng/khác: thưởng lễ, Tết, hiệu suất công việc…
- Tổng thu nhập và số tiền thực nhận: thể hiện toàn bộ khoản lương trước khi khấu trừ và số tiền người lao động được lĩnh sau khi đã trừ các nghĩa vụ bắt buộc.
10.2 Khoản thu nhập nào từ tiền lương phải chịu thuế TNCN?
Theo Luật Thuế TNCN, các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công gồm:
- Lương, tiền công, tiền thù lao.
- Tiền thưởng (trừ các khoản thưởng kèm theo danh hiệu Nhà nước phong tặng, khen thưởng được miễn thuế).
- Phụ cấp, trợ cấp (trừ một số khoản miễn thuế như: phụ cấp ăn trưa ≤ 730.000đ/tháng, phụ cấp điện thoại theo mức khoán, phụ cấp công tác phí, trợ cấp BHXH…).
- Các khoản lợi ích khác bằng tiền hoặc không bằng tiền (nhà ở do DN chi trả, phí hội viên, bảo hiểm không bắt buộc…).
10.3 Không thông báo phiếu lương cho người lao động bị phạt bao nhiêu tiền?
Theo Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, nếu người sử dụng lao động không thông báo bảng kê trả lương cho người lao động, sẽ bị phạt:
- Mức phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm liên quan đến việc không thông báo bảng lương khi áp dụng cho từ 01 đến 10 người lao động.
- Nếu số lượng lao động bị ảnh hưởng từ 301 người trở lên, mức xử phạt sẽ tăng, dao động từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
10.4 Mẫu phiếu lương cho nhân viên có bắt buộc không?
Có. Căn cứ theo Khoản 3 Điều 95 BLLĐ 2019 thì mỗi lần trả lương, doanh nghiệp cần phải gửi phiếu lương (bảng kê trả tiền lương) cho người lao động.
