Cách làm bảng lương chuẩn và khoa học là yếu tố quan trọng giúp cho doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả, hạn chế sai sót và đảm bảo tuân thủ đầy đủ đúng quy định pháp luật. Việc nắm rõ quy trình xây dựng bảng lương không chỉ hỗ trợ tính toán thu nhập, khấu trừ và các khoản đóng bảo hiểm chính xác mà còn giúp tối ưu thời gian xử lý cho bộ phận kế toán, nhân sự. Trong bài viết dưới đây, AZTAX sẽ hướng dẫn bạn từng bước để tạo một bảng lương chi tiết, rõ ràng, minh bạch và dễ áp dụng cho mọi mô hình doanh nghiệp.
1. Hướng dẫn cách làm bảng lương cho nhân viên trên Excel mới nhất 2025
Trong bối cảnh công nghệ hỗ trợ ngày càng nhiều cho công tác kế toán, việc lập bảng lương trên Excel vẫn được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ tính linh hoạt, dễ tùy chỉnh và chi phí thấp.
Tuy nhiên, để bảng lương đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật, người lập cần nắm rõ các bước thực hiện cũng như cách sử dụng các hàm Excel phù hợp.
Bước 1: Xác định cấu trúc cơ bản của bảng lương
- Thông tin doanh nghiệp: Bao gồm tên, địa chỉ doanh nghiệp hoặc chi nhánh, thường được đặt ở góc trên của bảng.
- Tiêu đề: “Bảng thanh toán tiền lương” nên được căn giữa, viết hoa toàn bộ để làm nổi bật.
- Mẫu bảng: Để dễ dàng điều chỉnh và giữ bố cục bảng lương không bị thay đổi, bảng nên được đặt trong Textbox. Bạn có thể thêm Textbox bằng cách chọn “Insert” trên thanh công cụ và chọn mục “Text Box“.
- Thời gian lập bảng: Ghi rõ tháng, năm để xác định bảng lương áp dụng cho khoảng thời gian cụ thể. Đây là thông tin quan trọng để đối chiếu với bảng chấm công, điều chỉnh hệ số lương, thưởng, hoặc các khoản phạt trong tháng của nhân viên.
- Nội dung bảng lương: Bao gồm thông tin cá nhân của người lao động như họ tên, bảng chấm công và các thông số khác để tính toán lương. Liệt kê các khoản như phụ cấp, thưởng, tạm ứng, khoản trích theo lương, thuế… nhằm xác định tổng số tiền phải chi trả cho từng nhân viên.
- Số tiền bằng chữ: Xác nhận lại tổng số tiền một cách chi tiết để tránh sai sót.
- Thời gian lập bảng và chữ ký: Bảng lương cần có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và giám đốc để đảm bảo tính chính xác và tính pháp lý cho quá trình thanh toán.
Bước 2: Tham chiếu dữ liệu người lao động
Thông tin của người lao động cần tham chiếu bao gồm bậc lương và hệ số lương, được lưu trữ trong danh sách nhân sự hoặc danh sách hợp đồng lao động. Sử dụng hàm Vlookup để thực hiện việc này.
- Lookup_value: Tên người lao động tại cột B trong bảng lương.
- Table_array: Danh sách nhân viên hoặc hợp đồng lao động, với cột Họ tên nhân viên nằm ở vị trí đầu tiên bên trái.
- Col_index_num: Xác định cột chứa thông tin bậc lương và hệ số lương.
- Cuối cùng là sử dụng số 0 trong hàm Vlookup để thực hiện tra cứu chính xác theo tên người lao động.
Bước 3: Tham chiếu thông tin từ bảng chấm công
Tương tự như cách truy xuất thông tin từ danh sách nhân viên, bảng chấm công cũng có thể được sử dụng để lấy số công thực tế qua hàm Vlookup:
- Lookup_value: Tên người lao động tại cột B của bảng chấm công.
- Table_array: Bảng chấm công có cột Họ tên nhân viên nằm ở vị trí đầu tiên bên trái.
- Col_index_num: Xác định cột chứa dữ liệu số công hoặc sản phẩm hoàn thành.
- Cuối cùng sử dụng số 0 trong Vlookup để đảm bảo tìm kiếm chính xác theo tên.
Bước 4: Tra cứu khoản tạm ứng
Nếu có nhân viên tạm ứng lương, khoản tiền này sẽ được ghi lại trong bảng theo dõi tạm ứng. Sử dụng Vlookup để đưa dữ liệu này vào bảng lương:
- Lookup_value: Tên người lao động tại cột B.
- Table_array: Bảng theo dõi tạm ứng có cột Họ tên ở ngoài cùng bên trái.
- Col_index_num: Cột chứa thông tin số tiền tạm ứng.
- Cuối cùng nhập số 0 trong hàm Vlookup để đảm bảo kết quả chính xác.
Bước 5: Tính toán các khoản trích từ lương
Từ thu nhập và các khoản lương đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN), người lập bảng sẽ tính các khoản cần trích:
- BHXH: Xác định tỷ lệ và mức đóng bảo hiểm theo quy định mới nhất.
- Thuế TNCN: Tính số thuế dựa trên biểu thuế lũy tiến và các khoản giảm trừ theo luật thuế.
Bước 6: Tính số tiền lương thực nhận
Sử dụng công thức sau để tính lương thực lĩnh:
Lương thực nhận = Tổng thu nhập – Số đã tạm ứng lương kỳ I – Các khoản trích từ lương.
Qua cách làm bảng lương trên excel trên, bạn hoàn toàn có thể tự xây dựng, quản lý và theo dõi bảng lương cho doanh nghiệp một cách chủ động, minh bạch và tiết kiệm thời gian.
Xem thêm: Giám đốc công ty tnhh có được trả lương không?
Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng thanh toán tiền lương
2. Tại sao phải làm bảng lương cho nhân viên?
Mẫu bảng lương được xem là một trong những văn bản hành chính có vai trò thiết yếu đối với cả người lao động và doanh nghiệp. Nhờ vào bảng lương, nhân viên có thể nắm bắt đầy đủ thông tin về thu nhập cũng như các quyền lợi tài chính đi kèm.
Đồng thời, các bộ phận chức năng như kế toán và nhân sự có thể theo dõi quá trình làm việc và hiệu quả lao động của từng cá nhân.
Đối với người lao động:
Thông qua bảng lương, người lao động có thể dễ dàng kiểm tra mức lương thực nhận, đồng thời đối chiếu với các khoản phụ cấp, thưởng, khấu trừ… được ghi rõ trong từng kỳ. Khi có sự điều chỉnh về chính sách lương, bảng lương sẽ là nơi thể hiện các cập nhật đầu tiên, giúp nhân viên nắm bắt thông tin nhanh chóng và minh bạch.
Đối với doanh nghiệp:
Bảng lương là công cụ quan trọng giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát việc chi trả lương, đồng thời điều chỉnh kịp thời sao cho phù hợp với ngân sách. Thêm vào đó, bảng lương là công cụ hiệu quả giúp bộ phận nhân sự so sánh và phân tích hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từ đó đưa ra các quyết định quản lý chính xác hơn.
Chẳng hạn, thông qua bảng lương, doanh nghiệp có thể xác định rõ ai đang hoàn thành tốt chỉ tiêu (KPI), ai chưa đạt yêu cầu, hoặc ai đang duy trì hiệu suất ổn định. Những thông tin này góp phần quan trọng trong việc xây dựng chính sách thưởng – phạt minh bạch, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và tối ưu hóa hoạt động quản lý nhân sự.
Xem thêm: Dịch vụ kế toán
3. Những thông tin cần có trong bảng lương là gì?
Bảng lương không chỉ là căn cứ để doanh nghiệp chi trả thu nhập mà còn là tài liệu quan trọng phục vụ công tác kế toán, quyết toán thuế và quản lý nhân sự. Để bảng lương hợp lệ và minh bạch, cần đảm bảo chứa đầy đủ các thông tin theo quy định, từ dữ liệu cá nhân của nhân viên đến chi tiết các khoản thu nhập và khấu trừ.
- Thông tin nhân viên: Đây là thông tin cơ bản như tên nhân viên, vị trí công việc và phương thức liên lạc (số điện thoại, email, v.v.), tất cả đều phải có mặt trong bảng lương.
- Lương cơ bản: Khoản tiền này là số tiền mà người lao động được nhận theo thỏa thuận với người sử dụng lao động, chưa bao gồm các khoản thưởng, phụ cấp hay các khoản thu nhập khác.
- Ngày làm việc thực tế: Đây là số ngày làm việc thực tế của nhân viên, từ đó xác định tổng thời gian làm việc và tính toán lương tương ứng.
- Phụ cấp: Phụ cấp trong bảng lương thường được chia thành hai nhóm chính: nhóm không phải đóng bảo hiểm và nhóm cần đóng bảo hiểm. Các khoản phụ cấp không phải đóng bảo hiểm bao gồm tiền thuê nhà, tiền ăn, phụ cấp xăng xe và điện thoại. Ngược lại, các phụ cấp bắt buộc phải đóng bảo hiểm là tiền chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, phụ cấp nguy hiểm, phụ cấp khu vực, và phụ cấp nặng nhọc.
- Thu nhập danh nghĩa: Đây là tổng số tiền mà người lao động dự kiến nhận, bao gồm lương cơ bản cùng tất cả các khoản phụ cấp.
- Lương gộp thực tế: Đây là số tiền người lao động thực nhận, đã trừ các khoản tạm ứng và bảo hiểm, nhưng chưa bao gồm các chi phí khác.
- Thuế thu nhập cá nhân: Người lao động ký hợp đồng làm việc từ 3 tháng trở lên sẽ phải đóng thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật.
- Lương đóng bảo hiểm: Đây là khoản tiền trích từ lương của người lao động để đóng các loại bảo hiểm xã hội và bảo hiểm khác theo quy định.
- Thực lĩnh: Đây là số tiền cuối cùng mà nhân viên nhận được sau khi đã trừ đi các khoản như tạm ứng, thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm.
4. Quy định về bảng tính lương hiện nay
Bảng tính lương là công cụ quan trọng để doanh nghiệp quản lý và chi trả thu nhập cho người lao động một cách minh bạch, chính xác. Tuy nhiên, việc lập và sử dụng bảng tính lương không chỉ dựa trên nhu cầu nội bộ mà còn phải tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật hiện hành.
Căn cứ theo Điều 9 Thông tư 200/2014/TT-BTC:
a) Các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng theo biểu mẫu ban hành kèm theo phụ lục số 3 Thông tư này hoặc được tự thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế.
Theo quy định tại Điều 10 Thông tư 133/2016/TT-BTC:
a) Các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu và phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn Luật Kế toán.
Như vậy, các chứng từ kế toán là giấy tờ thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc). Các doanh nghiệp có quyền tự thiết kế mẫu phù hợp với đặc điểm hoạt động và những yêu cầu quản lý tại đơn vị. Tuy nhiên, mẫu phải đảm bảo được các nội dung bắt buộc, cung cấp các thông tin theo quy định. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng theo mẫu ban hành kèm theo phụ lục số 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Xem thêm: Bậc lương công chức
5. Căn cứ để làm bảng tính lương Excel
Hiện nay, Excel là phần mềm được ứng dụng trong mọi ngành nghề. Đối với người lao động (đặc biệt là bộ phận nhân sự), phần mềm được xem như công cụ hỗ trợ đắc lực cho các công tác tính toán phúc lợi, lương thưởng, các chế độ BHXH và thuế TNCN.
Theo đó, nhân viên C&B và chủ doanh nghiệp cần căn cứ vào một số yếu tố để làm bảng tính lương Excel. Cụ thể như sau:
- Các hợp đồng lao động.
- Mức lương tối thiểu vùng được cập nhật.
- Các khoản chi phí đóng thuế và không đóng thuế TNCN.
- Tính toán được khoản thuế TNCN phải nộp.
- Các khoản tiền phải đóng và không phải đóng BHXH.
- Bảng chấm công của nhân viên trong tháng, phiếu xác nhận hoàn thành công việc.
- Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp, trích vào lương người lao động.
6. Tính các chỉ tiêu trên để xác định cách làm bảng lương
6.1. Lương chính
Lương chính được quy định là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian tham gia làm nhiệm vụ; bao gồm: tiền lương cấp bậc, thưởng, các khoản phụ cấp trong quá trình làm việc. Đây cũng chính là căn cứ để xây dựng mức lương đóng BHXH.
Lưu ý: Mức lương đóng BHXH không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng được cập nhật tại thời điểm đó.
Ví dụ: Bạn Kha ở Vùng 1 thì mức lương tối thiểu của vùng 1 tại năm 2025 của bạn Kha là: 4.960.000đ/ tháng. Lương chính của người lao động không được thấp hơn mức 4.960.000đ/ tháng.
6.2. Các khoản phụ cấp
Theo quy định, các khoản phụ cấp không cần đóng BHXH bao gồm:
- Tiền thưởng thuộc danh mục quy định, tiền thưởng các sáng kiến.
- Tiền ăn giữa các ca.
- Chi phí hỗ trợ xăng xe, điện thoại, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ, tiền nhà ở.
- Hỗ trợ khi thân nhân người lao động qua đời, kết hôn, sinh nhật của người lao động; trợ cấp cho người lao động khi xảy ra các sự cố tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp quy định tại điểm c khoản 5 Điều 3 Thông tư số 10/2020/TT-BLĐTBXH; người lao động có hoàn cảnh khó khăn.
Bên cạnh đó, trong các khoản hỗ trợ nêu trên, nhà nước có quy định cụ thể về các khoản được miễn và không được miễn thuế TNCN. Cụ thể như sau:
| Các khoản chi phí | Được miễn thuế TNCN | Không được miễn thuế TNCN |
| Tiền ăn giữa ca, ăn giữa trưa | x | |
| Tiền điện thoại | x | |
| Tiền công tác phí | x | |
| Tiền trang phục | x | |
| Tiền thưởng | x | |
| Tiền xăng xe, đi lại | x | |
| Tiền nuôi con nhỏ | x | |
| Tiền phụ cấp | x | |
| Tiền làm thêm giờ vào các ngày nghỉ, lễ, làm việc vào ban đêm | x | |
| Tiền hỷ, đám hiếu | x |
Bên cạnh đó, khoản tiền thuê nhà đơn vị chi trả cho nhân viên sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế. Khoản chi phí này sẽ không được vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế (chưa bao gồm tiền thuê nhà). Mặt khác, đối với các khoản phụ cấp trách nhiệm, doanh nghiệp bắt buộc phải kê khai đóng BHXH và chịu thuế TNCN.
6.3. Tổng thu nhập
Theo quy định hiện hành, tổng thu nhập sẽ được xác định bằng công thức sau:
Tổng thu nhập = Lương chính + Các khoản phụ cấp
6.4. Đếm ngày công để xác định cách làm bảng lương
Đối với yếu tố này, bộ phận nhân sự cần dựa vào bảng chấm công tháng để xác định. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm hỗ trợ chấm công hiệu quả. Quý doanh nghiệp có thể xem xét và áp dụng để thuận tiện, nhanh chóng hơn trong công tác chấm công người lao động.
6.5. Cách tính tổng lương thực tế để làm bảng lương
Theo quy định, lương theo thời gian được hiểu là việc doanh nghiệp chi trả lương cho nhân viên căn cứ trên tổng thời gian làm việc. Thời gian này sẽ được tính theo tháng, ngày hoặc giờ tùy thuộc vào thỏa thuận của các bên trên hợp đồng lao động.
Hiện nay, các doanh nghiệp thường áp dụng hai cách tính lương như sau:
Cách 1:
Tổng tiền lương thực tế = Lương tháng theo thỏa thuận x (Số ngày công đi làm thực tế trong tháng / 26)
Ví dụ: Nhân viên Nam được thỏa thuận trả lương 8.000.000đ/tháng.
- Nếu Nam đi làm đủ 26 ngày công trong tháng, A sẽ nhận được 8.000.000 x 26/26 = 8.000.000đ
- Nếu A đi chỉ đi làm 22 ngày công trong tháng, A sẽ nhận được 8.000.000 x 22/26 = 6.769.231đ
Cách 2:
Tổng lương thực tế = Lương tháng theo thỏa thuận / số ngày công hành chính của tháng x số ngày làm việc thực tế trong tháng
Trong trường hợp này thì số ngày công hành chính của tháng có thể sẽ thay đổi tùy theo thời điểm.
Ví dụ: Tháng 4 có 25 ngày công, Nam đi làm đủ, Nam sẽ nhận được: 8.000.000 / 25 x 25 = 8.000.000đ
Tháng 5 có 26 ngày công, A đi làm 24 ngày công, A sẽ nhận được 8.000.000 / 26 * 24 = 7.384.615đ
Lưu ý: Căn cứ Khoản 4 Điều 14 Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH, tiền lương tính theo ngày được xác định bằng cách lấy mức lương tháng chia cho số ngày làm việc tiêu chuẩn trong tháng do doanh nghiệp quy định, nhưng số ngày này sẽ không được vượt quá 26 ngày.
6.6. Lương đóng BHXH
Lương đóng BHXH của doanh nghiệp sẽ được tính theo công thức như sau:
Lương đóng BHXH = Lương chính + Các khoản phụ cấp phải đóng BHXH.
Trong đó:
6.7. Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm năm 2025
Theo quy định hiện hành, tỷ lệ trích các khoản đóng bảo hiểm sẽ được tính như sau:
| Các khoản trích theo lương | Tỷ lệ trích vào chi phí DN | Tỷ lệ trích vào lương của NLĐ | Tổng |
| Bảo hiểm xã hội | 17,5% | 8% | 25,5% |
| Bảo hiểm y tế | 3% | 1,5% | 4,5% |
| Bảo hiểm thất nghiệp | 1% | 1% | 2% |
| Tổng các khoản bảo hiểm | 21,5% | 10,5% | 32% |
| Kinh phí công đoàn | 2% | 2% | |
| Tổng các khoản BH và công đoàn | 23,5% | 10,5% | 34% |
6.8. Thuế TNCN phải nộp
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là khoản thuế mà mỗi cá nhân có thu nhập phải thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước theo quy định của Luật Thuế TNCN và hướng dẫn tại Thông tư 111/2013/TT-BTC. Số thuế cần phải nộp được xác định theo công thức sau:
Thuế TNCN phải nộp = (Tổng thu nhập – Các khoản giảm trừ gia cảnh – Giảm trừ bản thân) × Thuế suất
- Người lao động ký hợp đồng từ trên 3 tháng sẽ được tính thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
- Đối với người lao động ngắn hạn, thời vụ, thử việc hoặc hợp đồng dưới 3 tháng, doanh nghiệp sẽ khấu trừ 10% trên thu nhập trước khi chi trả.
6.9. Tạm ứng
Tạm ứng chính là số tiền người lao động đã xin ứng trước thời hạn doanh nghiệp chi trả lương. Do đó, bộ phận đảm nhận việc tính lương cũng cần xét đến yếu tố này để khấu trừ.
6.10. Thực lĩnh
Thực lĩnh sẽ được xác định bởi công thức sau đây:
Thực lĩnh = Tổng lương – Các khoản trích vào lương – Thuế TNCN
Lưu ý: Khi thanh toán tiền lương, doanh nghiệp phải bắt buộc nhân viên ký vào bảng thanh toán lương. Như vậy, khoản chi phí này mới được xem là hợp lệ.
Thực hiện đúng cách làm bảng lương sẽ giúp hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Doanh nghiệp cũng sẽ thuận lợi hơn trong việc lưu trữ hồ sơ và tuân thủ quy định của cơ quan chức năng. Sự chính xác và minh bạch trong bảng lương còn góp phần tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc cách tạo bảng lương tự động trong excel hoặc đang tìm hiểu về cách làm bảng lương cá nhân, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn cụ thể hơn.
Xem thêm: Quy trình tính lương và thanh toán lương
Xem thêm: Thang bảng lương là gì?
