Thay đổi hồ sơ bảo hiểm xã hội là thủ tục mà nhiều doanh nghiệp và người lao động thường xuyên gặp phải khi có điều chỉnh thông tin cá nhân, mức lương, chức danh hoặc đơn vị công tác. Việc nắm rõ quy trình thực hiện giúp hạn chế sai sót, tránh bị cơ quan BHXH từ chối hồ sơ và đảm bảo quyền lợi được giải quyết nhanh chóng. Bài viết dưới đây, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện, hồ sơ cần chuẩn bị để bạn dễ dàng hoàn tất thủ tục.
1. Các thông tin được phép thay đổi trên bảo hiểm xã hội
Theo Khoản 1 Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, sổ BHXH là tài liệu do cơ quan BHXH cấp cho từng người lao động nhằm ghi nhận quá trình tham gia, mức đóng và quyền lợi được hưởng của họ. Đây là căn cứ quan trọng để giải quyết các chế độ BHXH trong suốt quá trình làm việc và khi nghỉ hưu.
Tuy nhiên, trong quá trình kê khai hoặc xử lý hồ sơ, không ít trường hợp thông tin trên sổ BHXH bị ghi sai hoặc chưa trùng khớp với giấy tờ tùy thân. Khi đó, người lao động buộc phải thực hiện thủ tục điều chỉnh để đảm bảo dữ liệu chính xác, tránh ảnh hưởng đến quyền lợi sau này. Vậy những nội dung nào có thể được điều chỉnh trên sổ BHXH?
Những thông tin cá nhân được phép thay đổi trên sổ BHXH bao gồm: họ và tên (kể cả chữ đệm), ngày tháng năm sinh, giới tính và quốc tịch. Đây là các dữ liệu cơ bản, bắt buộc phải thống nhất với hồ sơ nhân thân của người lao động.
Bên cạnh thông tin cá nhân, người tham gia BHXH cũng có thể làm thủ tục đề nghị điều chỉnh hoặc cấp lại sổ trong các trường hợp như: cộng nối thời gian tham gia nhưng không phải đóng BHXH; thay đổi thông tin liên quan đến nghề, công việc nặng nhọc độc hại; hoặc thực hiện gộp nhiều sổ BHXH về một sổ duy nhất.
2. Hồ sơ thay đổi thông tin trên bảo hiểm xã hội
Hồ sơ thay đổi thông tin trên sổ BHXH được quy định riêng cho hai nhóm đối tượng: người tham gia và đơn vị sử dụng lao động.
2.1 Hồ sơ điều chỉnh dành cho người tham gia BHXH
Người lao động khi có nhu cầu cập nhật lại thông tin trên sổ BHXH cần chuẩn bị:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Giấy tờ liên quan tùy theo từng trường hợp, bao gồm:
Trường hợp thay đổi họ tên, chữ đệm, ngày – tháng – năm sinh, giới tính hoặc quốc tịch, cần cung cấp một trong các giấy tờ hợp lệ sau:
- Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan hộ tịch cấp;
- Thẻ CCCD, CMND hoặc hộ chiếu để đối chiếu thông tin.
Lưu ý: Nếu người lao động là Đảng viên, bắt buộc nộp thêm lý lịch Đảng viên bản gốc đã được dùng khi kết nạp để đối chiếu.
Trường hợp thay đổi nơi làm việc, cần chuẩn bị quyết định hoặc văn bản chứng minh địa điểm làm việc mới.
2.2 Hồ sơ điều chỉnh dành cho đơn vị sử dụng lao động
Khi người lao động nộp hồ sơ thông qua công ty, đơn vị cần bổ sung thêm:
- Xác nhận thông tin trên Tờ khai TK1-TS, cam kết dữ liệu điều chỉnh là chính xác theo hồ sơ quản lý; ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Lưu ý: Người đang bảo lưu thời gian tham gia BHXH thì không bắt buộc đơn vị xác nhận. - Mẫu D01-TS – Bảng kê thông tin theo quy định.
3. Thủ tục thay đổi hồ sơ bảo hiểm xã hội mới nhất năm 2025
Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2014, việc cấp lại sổ BHXH do điều chỉnh thông tin cá nhân được thực hiện theo một quy trình gồm 4 bước. Người lao động và đơn vị sử dụng lao động cần nắm rõ để đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng, đúng quy định.
3.1 Trình tự thực hiện thủ tục
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh thông tin
Người lao động hoặc đơn vị lập đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu, bao gồm các mẫu tờ khai và giấy tờ liên quan đến nội dung cần điều chỉnh.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Đối với người tham gia BHXH
- Người đang làm việc: Nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang công tác hoặc cơ quan BHXH trực tiếp thu.
- Người tham gia BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình, người được Nhà nước hỗ trợ mức đóng: Nộp tại Đại lý thu hoặc cơ quan BHXH.
- Người đang bảo lưu thời gian đóng hoặc đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH: Nộp tại cơ quan BHXH bất kỳ trên toàn quốc.
- Người được tổ chức BHXH đóng BHYT: Nộp tại UBND xã hoặc cơ quan BHXH. Riêng người đang hưởng trợ cấp thất nghiệp: nộp tại BHXH tỉnh.
- Người do ngân sách nhà nước đóng BHYT: Nộp tại UBND xã hoặc cơ quan BHXH trực tiếp thu.
- Người đã hiến bộ phận cơ thể: Nộp kèm giấy ra viện cho cơ quan BHXH.
- Học sinh, sinh viên: Nộp qua nhà trường.
Đối với đơn vị sử dụng lao động
- Đơn vị lập hồ sơ theo quy định và nộp tại BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc Trung tâm phục vụ hành chính công (HCC).
- UBND xã, cơ sở trợ giúp xã hội, trường nghề, đại lý thu, nhà trường… sau khi hoàn thiện hồ sơ cũng nộp tại cơ quan BHXH hoặc Trung tâm HCC.
Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết
BHXH kiểm tra hồ sơ, đối chiếu thông tin và thực hiện điều chỉnh theo quy định pháp luật.
Bước 4: Nhận kết quả
Người nộp hồ sơ nhận sổ BHXH và thẻ BHYT tại cơ quan BHXH, Trung tâm HCC hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.
3.2 Cách thức nộp hồ sơ
Đối với người lao động
Người tham gia có thể nộp hồ sơ bằng các hình thức:
- Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc Trung tâm HCC.
- Gửi hồ sơ qua bưu chính công ích.
- Gửi hồ sơ điện tử qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN.
Lưu ý: Khi nộp trực tuyến, người lao động phải đăng ký mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đúng chuẩn theo yêu cầu của BHXH.
Đối với đơn vị sử dụng lao động
Đơn vị có thể lựa chọn:
- Gửi hồ sơ qua bưu chính công ích;
- Nộp hồ sơ điện tử qua phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của tổ chức I-VAN.
Lưu ý: Khi giao dịch điện tử, đơn vị phải ký số và gửi tệp hồ sơ theo định dạng tiêu chuẩn.
Nhận kết quả giải quyết
Cả người lao động và đơn vị có thể nhận sổ BHXH – thẻ BHYT theo ba hình thức:
- Nhận trực tiếp tại cơ quan BHXH;
- Tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp;
- Nhận qua bưu chính công ích.
3.3 Thời hạn giải quyết hồ sơ
Thời gian xử lý tùy theo từng loại điều chỉnh:
- Không quá 10 ngày đối với các trường hợp:
- Thay đổi họ tên, chữ đệm, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, dân tộc.
- Sổ BHXH bị mất hoặc hỏng.
- Điều chỉnh nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại; cộng nối thời gian không phải đóng BHXH.
- Không quá 45 ngày nếu phải xác minh thời gian đóng BHXH tại nhiều tỉnh hoặc nhiều đơn vị. BHXH sẽ gửi văn bản thông báo cho người lao động trong thời gian chờ xác minh.
- Không quá 05 ngày đối với hồ sơ điều chỉnh nội dung đã ghi trong sổ BHXH theo yêu cầu của người tham gia.
3.4 Một số thủ tục liên quan
Một số quy định cần lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi thông tin:
- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
- Lệ phí: Không thu phí.
- Đối tượng thực hiện: Cá nhân, đơn vị sử dụng lao động, UBND xã, cơ sở trợ giúp xã hội, đại lý thu, nhà trường…
- Cơ quan giải quyết: BHXH tỉnh hoặc BHXH quận/huyện.
- Biểu mẫu sử dụng:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
4. Hướng dẫn thay đổi hồ sơ BHXH Online
Để giúp người tham gia BHXH thuận tiện hơn khi cần bổ sung, điều chỉnh hoặc cập nhật thông tin trong hồ sơ giao dịch điện tử, BHXH Việt Nam đã tích hợp chức năng thay đổi thông tin cá nhân trực tuyến ngay trên Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam tại địa chỉ: dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn.
Chức năng này hỗ trợ người dùng cập nhật nhiều loại thông tin, bao gồm: họ tên, giới tính, ngày sinh, số CCCD/CMND/Hộ chiếu, số điện thoại, email, địa chỉ liên hệ, ảnh chân dung, ảnh các mặt giấy tờ tùy thân và giấy khai sinh (đối với người được giám hộ).
Đặc biệt, khi thay đổi các thông tin quan trọng như họ tên – giới tính – ngày sinh, hệ thống sẽ đồng thời phát sinh hai loại hồ sơ:
- Mẫu số 01 – đăng ký/điều chỉnh thông tin giao dịch điện tử theo Công văn 5236/VBHN-BLĐTBXH ngày 13/12/2018;
- Thủ tục 608a – hồ sơ cấp lại sổ BHXH và thẻ BHYT do thay đổi thông tin nhân thân.
Quy trình thay đổi thông tin giao dịch điện tử cá nhân
Bước 1: Đăng nhập Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam
- Truy cập trang: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn
- Nhấn Đăng nhập.
- Chọn đăng nhập bằng tài khoản cá nhân.
- Nhập mã số BHXH, mật khẩu, mã kiểm tra → bấm Đăng nhập.
Bước 2: Thực hiện điều chỉnh thông tin
- Sau khi đăng nhập, chọn tên tài khoản (góc trên bên trái).
- Chọn mục Thông tin tài khoản.
- Tại giao diện hiển thị, nhấn vào biểu tượng bút hoặc biểu tượng ghim tại trường thông tin muốn cập nhật.
- Nhập thông tin mới, điền mã kiểm tra và chọn Ghi nhận.
- Hệ thống gửi mã OTP về số điện thoại đã đăng ký.
- Nhập OTP → nhấn Xác nhận.
Khi gửi hồ sơ thành công, hệ thống sẽ thông báo trạng thái xử lý ngay trên màn hình.
Một số lưu ý khi thay đổi thông tin
- Thay đổi địa chỉ liên hệ: được hệ thống tự động duyệt.
- Thay đổi email: hệ thống kiểm tra email mới, nếu chưa tồn tại trong dữ liệu sẽ tự cập nhật.
- Thay đổi số điện thoại: hệ thống gửi OTP đến cả số cũ và số mới. Khi nhập đúng mã OTP, việc cập nhật được thực hiện tự động.
Các thông tin còn lại sẽ được cập nhật sau khi cơ quan BHXH phê duyệt hồ sơ dựa trên dữ liệu đã xác thực, CSDL quốc gia về dân cư và các giấy tờ người tham gia gửi kèm.
5. Dịch vụ Bảo hiểm Xã hội – AZTAX
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phải thực hiện nhiều thủ tục liên quan đến thay đổi hồ sơ bảo hiểm xã hội, đặc biệt là khi đổi tên, thay đổi thông tin pháp lý hoặc điều chỉnh dữ liệu lao động. Đây đều là những thủ tục đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối và phải hoàn tất trong thời hạn pháp luật quy định. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp rơi vào tình trạng thiếu nhân sự chuyên trách hoặc gặp khó khăn trong việc theo dõi, xử lý hồ sơ BHXH.
Đây chính là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ Bảo hiểm xã hội của AZTAX – đơn vị đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán – thuế và hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp tại TP. Hồ Chí Minh. AZTAX hiện cung cấp trọn gói các dịch vụ BHXH tại nhiều khu vực như Quận 1, Quận 2, Quận 3, Thủ Đức và các quận huyện khác, giúp doanh nghiệp yên tâm khi cần thay đổi hoặc cập nhật hồ sơ BHXH.
Với đội ngũ chuyên viên am hiểu nghiệp vụ, thường xuyên cập nhật văn bản, quy định mới nhất của Nhà nước, AZTAX đảm bảo hỗ trợ doanh nghiệp:
- Thực hiện điều chỉnh thông tin BHXH nhanh chóng và đúng quy trình;
- Soạn thảo, kiểm tra và nộp hồ sơ BHXH chính xác;
- Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí và hạn chế rủi ro bị trả hồ sơ;
- Giảm tải áp lực cho bộ phận nhân sự – kế toán trong giai đoạn doanh nghiệp đang thay đổi thông tin pháp lý.
Lựa chọn AZTAX, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh trong khi mọi thủ tục BHXH được hỗ trợ trọn gói và chuyên nghiệp.
Xem thêm: Dịch vụ bảo hiểm xã hội tại TPHCM.
6. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Khi nào cần thực hiện thay đổi hồ sơ bảo hiểm xã hội?
Người lao động cần thay đổi hồ sơ bảo hiểm xã hội khi thông tin cá nhân không còn trùng khớp với giấy tờ pháp lý hoặc có sự điều chỉnh theo quy định. Các trường hợp phổ biến gồm thay đổi họ tên, ngày sinh, giới tính, số CCCD/CMND, email, số điện thoại hoặc địa chỉ liên hệ. Việc cập nhật kịp thời giúp đảm bảo dữ liệu BHXH thống nhất, tránh lỗi khi giải quyết chế độ như ốm đau, thai sản, hưu trí hoặc khi tra cứu quá trình tham gia.
Câu 2: Thay đổi thông tin trên sổ BHXH có mất phí không?
Không. Thủ tục điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH hoàn toàn miễn phí. Người lao động sẽ không phải trả bất kỳ khoản phí nào dù có thực hiện cấp lại sổ BHXH hoặc thẻ BHYT do thay đổi thông tin nhân thân. Đây là chính sách hỗ trợ nhằm giúp người dân dễ dàng cập nhật hồ sơ và đảm bảo quyền lợi an sinh xã hội.
Câu 3: Doanh nghiệp có phải xác nhận khi người lao động điều chỉnh thông tin không?
Doanh nghiệp không phải xác nhận trong trường hợp người lao động chỉ thay đổi thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh, giới tính hay số CCCD, vì cơ quan BHXH sẽ đối chiếu với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Tuy nhiên, nếu việc điều chỉnh liên quan đến yếu tố do đơn vị quản lý như mức lương, chức danh, thời gian đóng BHXH… thì doanh nghiệp bắt buộc phải xác nhận để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ.
Câu 4: Tôi có thể nộp hồ sơ điều chỉnh BHXH online không?
Người lao động hoàn toàn có thể thay đổi hồ sơ BHXH online thông qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc ứng dụng VssID. Nhiều loại thông tin như email, số điện thoại, địa chỉ liên hệ sẽ được hệ thống phê duyệt tự động. Những thông tin nhân thân quan trọng sẽ được cơ quan BHXH kiểm tra và phê duyệt sau khi đối chiếu với dữ liệu định danh. Việc nộp hồ sơ trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế phải đến trực tiếp cơ quan BHXH.
Qua những nội dung trên, có thể thấy rằng thay đổi hồ sơ bảo hiểm xã hội là thủ tục quan trọng giúp đảm bảo thông tin của người tham gia luôn chính xác và đồng bộ với dữ liệu quản lý của cơ quan BHXH. Việc chủ động rà soát và điều chỉnh kịp thời không chỉ giúp quá trình hưởng các chế độ được thuận lợi mà còn hạn chế rủi ro phát sinh trong tương lai. Nếu bạn còn khó khăn hãy liên hệ với AZTAX để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí nhé!
Xem thêm: Phiếu giao nhận hồ sơ bhxh mới nhất
Xem thêm: Bảo hiểm xã hội là gì?
Xem thêm: Rút bảo hiểm xã hội trước thời hạn
Xem thêm: Bảo hiểm xã hội có bắt buộc không
Xem thêm: Rút bảo hiểm xã hội
