Nội quy doanh nghiệp tư nhân là những quy định chuẩn mực trong phạm vi doanh nghiệp, mang tính bắt buộc cao. Cách xây dụng và đăng ký nội quy doanh nghiệp tư nhân như thế nào? Những nội quy quy định trong doanh nghiệp tư nhân bao gồm những gì? Hồ sơ đăng ký nội quy lao động đối với doanh nghiệp tư nhân gồm những gì? Cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết các thông tin về nội quy trong bài viết sau nhé!
1. Nội dung chủ yếu của nội quy doanh nghiệp tư nhân
1.1 Hình thức của nội quy lao động doanh nghiệp tư nhân
Doanh nghiệp tư nhân phải ban hành nội quy lao động với 1 trong 2 hình thức sau:
- Nếu doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên phải lập nội quy lao động bằng văn bản.
- Nếu doanh nghiệp có dưới 10 lao động, vẫn cần có nội quy lao động bằng văn bản, nhưng phải đàm phán cụ thể các quy định về kỷ luật và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng với từng người lao động.
1.1 Nội dung cần có của nội quy doanh nghiệp tư nhân
Nội quy doanh nghiệp tư nhân hay nội quy trong công ty, hay còn được gọi là nội quy lao động, thực chất là sự cụ thể hóa các quy định chưa được thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng lao động. Đây là yếu tố bắt buộc áp dụng đối với cả người lao động và người sử dụng lao động. Nó chuẩn hóa hành vi và ứng xử của cá nhân trong doanh nghiệp, đồng thời cung cấp cơ sở pháp lý cho việc xử lý các vi phạm có thể xảy ra. Việc thảo luận và phản hồi về nội quy là cần thiết để đảm bảo tính công bằng và sự đồng thuận từ tất cả các bên, đồng thời giúp điều chỉnh và cải thiện nội quy theo thời gian và yêu cầu thực tế của tổ chức.
Căn cứ theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP được ban hành ngày 14 tháng 12 năm 2020, đã nêu rõ nội dung của nội quy doanh nghiệp tư nhân gồm 9 nội dung chủ yếu sau đây:
- Một là, thời gian làm việc và nghỉ ngơi. Doanh nghiệp sẽ quy định thời giờ làm việc bình thường trong 1 ngày và trong 1 tuần, thời điểm bắt đầu và kết thúc ca làm việc, làm thêm giờ, thời điểm các đợt nghỉ giải lao, nghỉ lễ, nghỉ tết, nghỉ giữa giờ, nghỉ chuyển ca…
- Hai là, trật tự an toàn tại nơi làm việc. Doanh nghiệp sẽ quy định phạm vi làm việc và đi lại trong thời giờ làm việc, tuân thủ phân công, trang phục và văn hóa ứng xử, điều động của người quản lý và sử dụng lao động.
- Ba là, vệ sinh và an toàn lao động tại nơi làm việc. Người lao động có trách nhiệm chấp hành các nội quy, quy trình, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ, biện pháp bảo đảm về an toàn, sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, vệ sinh, khử độc…
- Bốn là, thực hiện phòng chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc. Doanh nghiệp sẽ quy định trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc. Các biện pháp để xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc được căn cứ tại Điều 85 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
- Năm là, bảo vệ tài sản và bí mật công nghệ của người sử dụng lao động. Doanh nghiệp sẽ quy định rõ ràng cho người lao động về các danh mục tài sản, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ, trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản và hành vi xâm phạm tài sản.
- Sáu là, tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động. Doanh nghiệp sẽ quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu kinh doanh, sản xuất được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định pháp luật.
- Bảy là, các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và biện pháp xử lý của người lao động. Doanh nghiệp sẽ quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động, kèm theo đó là các hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm trong kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tám là, trách nhiệm về vật chất. Hiện nay, doanh nghiệp quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng thiết bị, làm mất dụng cụ, tiêu hao vật tư quá định mức và mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại của người lao động gây ra.
- Chín là, chủ sở hữu xử lý kỷ luật lao động. Hiện nay, người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động được quy định tại Khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động hoặc được quy định cụ thể trong nội quy lao động của doanh nghiệp.
Nội quy lao động sau khi ban hành phải được thông báo đến toàn bộ người lao động và từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Đồng thời, niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại trụ sở làm việc.
1.2. Nội quy lao động của doanh nghiệp tư nhân
Pháp luật bắt buộc mỗi Doanh nghiệp tư nhân phải ban hành nội quy lao động. Trường hợp nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, còn nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải thỏa thuận nội dung về trách nhiệm vật chất và kỉ luật lao động trong hợp đồng.
Căn cứ theo Điều 118 Khoản 1, 2 Bộ Luật lao động 2019 số 45/2019/QH14 đã nêu rõ nội quy doanh nghiệp tư nhân cụ thể như sau:
1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.
Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi
b) Trật tự tại nơi làm việc
c) An toàn, vệ sinh lao động
d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc
đ) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động
e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động
g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động
h) Trách nhiệm vật chất
i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động
Trước khi ban hành, bổ sung hoặc sửa đổi nội quy lao động thì chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đó (trường hợp đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở).
Nội quy lao động trong doanh nghiệp phải được thông báo đến người lao động. Bên cạnh đó, nội dung chính của nội quy phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
Lưu ý: Thông thường, bản nội quy lao động là căn cứ để thực hiện các công việc kỷ luật lao động tại nơi làm việc.
– Trước khi bổ sung/sửa đổi và ban hành nội quy lao động thì doanh nghiệp tư nhân phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
– Các bản nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng chi nhánh, văn phòng đại diện để thực thi. Bên cạnh đó, bản nội quy lao động này phải được thông báo đến toàn bộ người lao động và niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại cơ quan làm việc.
Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty tại Hồ Chí Minh
2. Mẫu nội quy doanh nghiệp tư nhân hiện nay
Hiện nay, nội quy lao động trong doanh nghiệp tư nhân là sự cụ thể hóa những quy định chưa được thỏa thuận một cách rõ ràng trong luật lao động cũng như trong hợp đồng lao động. Thông thường, nội quy này có giá trị bắt buộc áp dụng đối với người lao động và chủ sử dụng lao động khi xảy ra tranh chấp lao động.
Mẫu nội quy doanh nghiệp là một trong những văn bản thỏa thuận quan trọng giữa người lao động và người sử dụng lao động được xác lập bằng văn bản. Nội quy doanh nghiệp được đăng ký với sở lao động của tỉnh/thành phố – nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều mẫu nội quy doanh nghiệp được phát hành. Tuy nhiên, trước khi chủ sở hữu doanh nghiệp muốn làm nội quy thì phải tìm hiểu kỹ các thông tin có trong nội quy như thủ tục thành lập, quy trình, hồ sơ…để tránh sai sót xảy ra.
Mẫu nội quy doanh nghiệp tư nhân
Để giúp bạn có một mẫu nội quy doanh nghiệp đầy đủ thông tin và đúng chuẩn theo quy định của pháp luật thì AZTAX đã tìm hiểu và chọn lọc mẫu nội quy sau đây. Các bạn có thể tham khảo mẫu nội quy dưới đây nhé!
3. Vai trò của nội quy doanh nghiệp tư nhân
Nội quy doanh nghiệp tư nhân hiện nay giữ vai trò quan trọng trong tổ chức và quá trình vận hành phát triển của từng doanh nghiệp. Dưới đây là 5 vai trò cơ bản của nội quy trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:
- Một là, tính pháp lý. Hiện nay, bất kể doanh nghiệp nào thành lập cũng đều phải có nội quy lao động được hiện thực hóa dưới hình thức văn bản. Đây chính là bằng chứng pháp lý để đảm bảo quyền lợi, lợi ích cho người lao động và tổ chức doanh nghiệp.
- Hai là, nội quy lao động đảm bảo kỷ luật. Nội quy lao động chính là cơ sở để doanh nghiệp thực thi các quyền quản lý, yêu cầu nhân viên các cấp phải thực hiện theo đúng quy tắc. Ngoài ra, đảm bảo hạn chế tối đa cho công ty không bị vi phạm luật pháp đã được quy định.
- Ba là, định hướng văn hóa nội bộ. Thông qua nội quy công ty giúp nhân viên hỗ trợ công việc hàng ngày của họ được tốt nhất. Đây là công cụ giúp định hướng lối sống, quản lý cho toàn bộ nhân viên của công ty, từ đó nâng cao giá trị cốt lõi của công ty.
- Bốn là, gắn kết nhân viên. Nội quy công ty giúp cho tất cả mọi người có thể đánh giá, thống nhất được các vấn đề chung và định hướng hành động. Đây là yếu tố chính giúp mọi người hòa nhập, thống nhất về quan điểm và hạn chế tối đa những vụ xung đột nội bộ xảy ra.
- Năm là, nội quy công ty giúp nâng cao giá trị cốt lõi của công ty, tạo niềm tin và thiết lập văn hóa đúng đắn. Nội quy là công cụ quan trọng giúp định hướng quản trị, phát triển nguồn nhân lực dài hạn và là cơ sở để doanh nghiệp thực thi các quyền quản lý của mình.
Xem thêm: Thuế doanh nghiệp tư nhân
Xem thêm: Mẫu quyết định thành lập doanh nghiệp tư nhân
4. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động trong doanh nghiệp
Căn cứ theo Điều 120 Bộ Luật lao động 2019 số 45/2019/QH14 đã nêu rõ hồ sơ đăng ký nội quy doanh nghiệp tư nhân cụ thể như sau:
Hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:
– Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.
– Nội quy lao động.
– Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
– Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trên thì hồ sơ đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp được gửi đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh – nơi người sử dụng lao động đã đăng ký kinh doanh.
Trong thời hạn 7 ngày làm việc (từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy), trường hợp nếu nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì Sở Lao động thương binh xã hội sẽ thông báo cho doanh nghiệp biết và hướng dẫn sửa đổi, đăng ký lại nội quy lao động.
Những hồ sơ này sẽ giúp cho cơ quan quản lý về lao động thuận tiện nắm bắt được các nội dung trong nội quy lao động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, còn bảo đảm được quyền và lợi ích chính đáng của người lao động, từ đó có cách ứng xử thích hợp.
Xem thêm: Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân
Xem thêm: Điều kiện thành lập doanh nghiệp tư nhân
5. Thủ tục đăng ký nội quy doanh nghiệp tư nhân
Căn cứ theo Điều 119 Bộ Luật lao động 2019 số 45/2019/QH14 đã nêu rõ việc đăng ký nội quy doanh nghiệp tư nhân cụ thể như sau:
1. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.
Doanh nghiệp sử dụng lao động sẽ có các đơn vị, cơ sở sản xuất, chi nhánh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau, thực hiện gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh – nơi đặt đơn vị, kinh doanh, chi nhánh.
Hơn nữa, thẩm quyền cơ quan chuyên môn về lao động thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể ủy quyền cho thẩm quyền cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc đăng ký nội quy lao động theo đúng quy định của pháp luật ban hành.
Nội quy lao động có hiệu lực 15 ngày (từ ngày Sở lao động thương binh xã hội nhận được hồ sơ đăng ký). Nếu doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động thì sẽ thực hiện ban hành nội quy bằng văn bản, hiệu lực do doanh nghiệp quyết định trong nội quy lao động.
Xem thêm: Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân
6. Các câu hỏi xoay quanh nội quy doanh nghiệp tư nhân
6.1 Trình tự, thủ tục và nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động trong nội quy doanh nghiệp
Căn cứ theo Điều 122 Khoản 1,2,3 Bộ luật lao động 2019 số 45/2019/QH14 đã nêu rõ nguyên tắc, thủ tục xử lý kỷ luật lao động trong nội quy doanh nghiệp tư nhân như sau:
1. Việc xử lý kỷ luật lao động được quy định như sau:
a) Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động;
b) Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên;
c) Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; trường hợp là người chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật;
d) Việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản.
Không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động.
Khi một người lao động đồng thời có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất.
Không được xử lý kỷ luật lao động đối với các trường hợp người lao động đang trong thời gian điều dưỡng và nghỉ ốm đau, đang bị tạm giữ và tạm giam, nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động, người lao động nữ mang thai và nuôi con dưới 12 tháng tuổi.
Bên cạnh đó, không được xử lý kỷ luật lao động đối với trường hợp đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền xác minh, điều tra và kết luận đối với hành vi vi phạm được quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 125 của Bộ luật lao động 2019 số 45/2019/QH14.
Không xử lý kỷ luật lao động đối với trường hợp người lao động vi phạm kỷ luật lao động trong khi mắc bệnh tâm thần, bệnh đao hoặc một số bệnh khác, làm mất khả năng điều khiển hành vi hoặc khả năng nhận thức của mình.
6.2 Mức phạt hành chính khi không đăng ký nội quy lao động trong doanh nghiệp
Căn cứ theo Điều 19 Khoản 2 Nghị định 12/2022/NĐ-CP đã nêu rõ mức phạt hành chính khi không đăng ký nội quy doanh nghiệp tư nhân cụ thể như sau:
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;
b) Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật;
c) Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động;
d) Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;
đ) Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự; thủ tục; thời hiệu theo quy định của pháp luật;
e) Tạm đình chỉ công việc quá thời hạn theo quy định của pháp luật;
g) Trước khi đình chỉ công việc của người lao động, người sử dụng lao động không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xem xét tạm đình chỉ công việc làm thành viên.”
Phạt tiền từ 1.000.000 VNĐ đến 3.000.000 VNĐ đối với những doanh nghiệp không niêm yết những nội dung chính trong nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc hoặc không thông báo nội quy lao động đến toàn bộ người lao động trong doanh nghiệp.
Nếu người lao động vi phạm nhẹ chỉ ở mức kỷ luật, chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự mà chủ doanh nghiệp có hành vi như xâm phạm sức khỏe, uy tín, tính mạng hoặc nhân phẩm của nhân viên thì sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 VNĐ đến 40.000.000 VNĐ.
Thông tin về nội quy doanh nghiệp tư nhân là nội dung chính trong bài viết mà AZTAX muốn gửi đến bạn. Nếu có câu hỏi gì về nội dung của nội quy doanh nghiệp và các vấn đề liên quan khác thì các bạn hãy liên hệ đến AZTAX để được giải đáp nhanh nhất nhé! Cảm ơn các bạn rất nhiều!
Xem thêm: Doanh nghiệp tư nhân là gì
Xem thêm: Thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân
Xem thêm: Doanh nghiệp tư nhân luật doanh nghiệp 2014
