Nội quy doanh nghiệp tư nhân là bộ quy tắc nội bộ giúp định hình nề nếp làm việc, thái độ ứng xử và quy trình vận hành trong một tổ chức thuộc sở hữu cá nhân. Việc xây dựng nội quy rõ ràng, phù hợp với pháp luật không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự mà còn tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, ổn định và minh bạch. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò, nội dung cần có và cách soạn thảo nội quy dành cho doanh nghiệp tư nhân. Cùng AZTAX tìm hiểu nhé!
1. Nội dung chủ yếu của nội quy doanh nghiệp tư nhân
1.1 Hình thức của nội quy lao động doanh nghiệp tư nhân
Doanh nghiệp tư nhân phải ban hành nội quy lao động với 1 trong 2 hình thức sau:
- Nếu doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên phải lập nội quy lao động bằng văn bản.
- Nếu doanh nghiệp có dưới 10 lao động, vẫn cần có nội quy lao động bằng văn bản, nhưng phải đàm phán cụ thể các quy định về kỷ luật và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng với từng người lao động.
1.2 Nội dung cần có của nội quy doanh nghiệp tư nhân
Nội quy doanh nghiệp tư nhân hay nội quy trong công ty, hay còn được gọi là nội quy lao động, thực chất là sự cụ thể hóa các quy định chưa được thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng lao động. Đây là yếu tố bắt buộc áp dụng đối với cả người lao động và người sử dụng lao động. Nó chuẩn hóa hành vi và ứng xử của cá nhân trong doanh nghiệp, đồng thời cung cấp cơ sở pháp lý cho việc xử lý các vi phạm có thể xảy ra. Việc thảo luận và phản hồi về nội quy là cần thiết để đảm bảo tính công bằng và sự đồng thuận từ tất cả các bên, đồng thời giúp điều chỉnh và cải thiện nội quy theo thời gian và yêu cầu thực tế của tổ chức.
Căn cứ theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP được ban hành ngày 14 tháng 12 năm 2020, nội quy lao động của doanh nghiệp tư nhân cần bao gồm các nội dung chủ yếu như sau:
- Nội quy phải quy định rõ ràng về thời gian làm việc và nghỉ ngơi, bao gồm thời giờ làm việc bình thường trong ngày và trong tuần; thời điểm bắt đầu và kết thúc ca làm việc; thời gian làm thêm giờ, nghỉ giải lao, nghỉ lễ, nghỉ Tết, nghỉ giữa giờ và nghỉ chuyển ca. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần ban hành quy định liên quan đến trật tự, an toàn tại nơi làm việc như phạm vi làm việc và đi lại trong giờ làm việc, tuân thủ sự phân công và điều động của người quản lý, trang phục làm việc cũng như văn hóa ứng xử nơi công sở.
- Nội quy cũng cần nêu rõ các quy định về vệ sinh và an toàn lao động, yêu cầu người lao động phải chấp hành đúng các quy trình vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ, sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, đồng thời đảm bảo thực hiện các biện pháp an toàn và khử độc tại nơi làm việc. Ngoài ra, nội dung liên quan đến phòng chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc phải được quy định cụ thể, bao gồm trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối, căn cứ theo Điều 85 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
- Doanh nghiệp cũng cần đưa vào nội quy quy định về bảo vệ tài sản và bí mật công nghệ, trong đó nêu rõ danh mục tài sản, thông tin bí mật, sở hữu trí tuệ và các biện pháp bảo vệ, cũng như trách nhiệm và hành vi bị nghiêm cấm liên quan đến việc xâm phạm tài sản. Trường hợp cần thiết, doanh nghiệp được quyền tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động, nhưng phải nêu rõ điều kiện và giới hạn áp dụng theo đúng quy định của pháp luật.
- Ngoài ra, nội quy cần quy định cụ thể các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý tương ứng như khiển trách, cảnh cáo, kéo dài thời hạn nâng lương, chuyển làm công việc khác hoặc sa thải. Nội dung liên quan đến trách nhiệm vật chất cũng không thể thiếu, bao gồm các trường hợp người lao động phải bồi thường thiệt hại do làm mất, hư hỏng tài sản, tiêu hao vật tư quá định mức, với mức bồi thường tương ứng với mức độ thiệt hại thực tế.
- Cuối cùng, nội quy phải xác định rõ người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động, là người đại diện hợp pháp của người sử dụng lao động theo quy định tại Khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động hoặc theo phân công cụ thể trong nội quy của doanh nghiệp.
Nội quy lao động sau khi ban hành phải được thông báo đến toàn bộ người lao động và từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Đồng thời, niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại trụ sở làm việc.
1.3 Nội quy lao động của doanh nghiệp tư nhân
Pháp luật bắt buộc mỗi Doanh nghiệp tư nhân phải ban hành nội quy lao động. Trường hợp nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, còn nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải thỏa thuận nội dung về trách nhiệm vật chất và kỉ luật lao động trong hợp đồng.
Căn cứ theo Điều 118 Khoản 1, 2 Bộ Luật lao động 2019 số 45/2019/QH14 đã nêu rõ nội quy doanh nghiệp tư nhân cụ thể như sau:
1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.
Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi
b) Trật tự tại nơi làm việc
c) An toàn, vệ sinh lao động
d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc
đ) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động
e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động
g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động
h) Trách nhiệm vật chất
i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động
Trước khi ban hành, bổ sung hoặc sửa đổi nội quy lao động thì chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đó (trường hợp đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở).
Nội quy lao động trong doanh nghiệp phải được thông báo đến người lao động. Bên cạnh đó, nội dung chính của nội quy phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
Lưu ý: Thông thường, bản nội quy lao động là căn cứ để thực hiện các công việc kỷ luật lao động tại nơi làm việc.
– Trước khi bổ sung/sửa đổi và ban hành nội quy lao động thì doanh nghiệp tư nhân phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
– Các bản nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng chi nhánh, văn phòng đại diện để thực thi. Bên cạnh đó, bản nội quy lao động này phải được thông báo đến toàn bộ người lao động và niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại cơ quan làm việc.
Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty tại Hồ Chí Minh
2. Mẫu nội quy doanh nghiệp tư nhân hiện nay
Hiện nay, nội quy lao động trong doanh nghiệp tư nhân là sự cụ thể hóa những quy định chưa được thỏa thuận một cách rõ ràng trong luật lao động cũng như trong hợp đồng lao động. Thông thường, nội quy này có giá trị bắt buộc áp dụng đối với người lao động và chủ sử dụng lao động khi xảy ra tranh chấp lao động.
Mẫu nội quy doanh nghiệp là một trong những văn bản thỏa thuận quan trọng giữa người lao động và người sử dụng lao động được xác lập bằng văn bản. Nội quy doanh nghiệp được đăng ký với sở lao động của tỉnh/thành phố – nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều mẫu nội quy doanh nghiệp được phát hành. Tuy nhiên, trước khi chủ sở hữu doanh nghiệp muốn làm nội quy thì phải tìm hiểu kỹ các thông tin có trong nội quy như thủ tục thành lập, quy trình, hồ sơ…để tránh sai sót xảy ra.
Mẫu nội quy doanh nghiệp tư nhân
Để giúp bạn có một mẫu nội quy doanh nghiệp đầy đủ thông tin và đúng chuẩn theo quy định của pháp luật thì AZTAX đã tìm hiểu và chọn lọc mẫu nội quy sau đây. Các bạn có thể tham khảo mẫu nội quy dưới đây nhé!
3. Vai trò của nội quy doanh nghiệp tư nhân
Nội quy doanh nghiệp tư nhân hiện nay giữ vai trò quan trọng trong tổ chức và quá trình vận hành phát triển của từng doanh nghiệp. Dưới đây là 5 vai trò cơ bản của nội quy trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:
- Tính pháp lý. Hiện nay, bất kể doanh nghiệp nào thành lập cũng đều phải có nội quy lao động được hiện thực hóa dưới hình thức văn bản. Đây chính là bằng chứng pháp lý để đảm bảo quyền lợi, lợi ích cho người lao động và tổ chức doanh nghiệp.
- Nội quy lao động đảm bảo kỷ luật. Nội quy lao động chính là cơ sở để doanh nghiệp thực thi các quyền quản lý, yêu cầu nhân viên các cấp phải thực hiện theo đúng quy tắc. Ngoài ra, đảm bảo hạn chế tối đa cho công ty không bị vi phạm luật pháp đã được quy định.
- Định hướng văn hóa nội bộ. Thông qua nội quy công ty giúp nhân viên hỗ trợ công việc hàng ngày của họ được tốt nhất. Đây là công cụ giúp định hướng lối sống, quản lý cho toàn bộ nhân viên của công ty, từ đó nâng cao giá trị cốt lõi của công ty.
- Gắn kết nhân viên. Nội quy công ty giúp cho tất cả mọi người có thể đánh giá, thống nhất được các vấn đề chung và định hướng hành động. Đây là yếu tố chính giúp mọi người hòa nhập, thống nhất về quan điểm và hạn chế tối đa những vụ xung đột nội bộ xảy ra.
- Nội quy công ty giúp nâng cao giá trị cốt lõi của công ty, tạo niềm tin và thiết lập văn hóa đúng đắn. Nội quy là công cụ quan trọng giúp định hướng quản trị, phát triển nguồn nhân lực dài hạn và là cơ sở để doanh nghiệp thực thi các quyền quản lý của mình.
Xem thêm: Thuế doanh nghiệp tư nhân
Xem thêm: Mẫu quyết định thành lập doanh nghiệp tư nhân
4. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động trong doanh nghiệp
Căn cứ theo Điều 120 Bộ Luật lao động 2019 số 45/2019/QH14 đã nêu rõ hồ sơ đăng ký nội quy doanh nghiệp tư nhân cụ thể như sau:
Hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:
– Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.
– Nội quy lao động.
– Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
– Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trên thì hồ sơ đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp được gửi đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh – nơi người sử dụng lao động đã đăng ký kinh doanh.
Trong thời hạn 7 ngày làm việc (từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy), trường hợp nếu nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì Sở Lao động thương binh xã hội sẽ thông báo cho doanh nghiệp biết và hướng dẫn sửa đổi, đăng ký lại nội quy lao động.
Những hồ sơ này sẽ giúp cho cơ quan quản lý về lao động thuận tiện nắm bắt được các nội dung trong nội quy lao động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, còn bảo đảm được quyền và lợi ích chính đáng của người lao động, từ đó có cách ứng xử thích hợp.
Xem thêm: Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân
Xem thêm: Điều kiện thành lập doanh nghiệp tư nhân
5. Thủ tục đăng ký nội quy doanh nghiệp tư nhân
Căn cứ theo Điều 119 Bộ Luật lao động 2019 số 45/2019/QH14 đã nêu rõ việc đăng ký nội quy doanh nghiệp tư nhân cụ thể như sau:
1. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.
Doanh nghiệp sử dụng lao động sẽ có các đơn vị, cơ sở sản xuất, chi nhánh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau, thực hiện gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh – nơi đặt đơn vị, kinh doanh, chi nhánh.
Hơn nữa, thẩm quyền cơ quan chuyên môn về lao động thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể ủy quyền cho thẩm quyền cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc đăng ký nội quy lao động theo đúng quy định của pháp luật ban hành.
Nội quy lao động có hiệu lực 15 ngày (từ ngày Sở lao động thương binh xã hội nhận được hồ sơ đăng ký). Nếu doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động thì sẽ thực hiện ban hành nội quy bằng văn bản, hiệu lực do doanh nghiệp quyết định trong nội quy lao động.
Xem thêm: Thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân
6. Các câu hỏi xoay quanh nội quy doanh nghiệp tư nhân
6.1 Trình tự, thủ tục và nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động trong nội quy doanh nghiệp
Căn cứ theo Điều 122 Khoản 1,2,3 Bộ luật lao động 2019 số 45/2019/QH14 đã nêu rõ nguyên tắc, thủ tục xử lý kỷ luật lao động trong nội quy doanh nghiệp tư nhân như sau:
1. Việc xử lý kỷ luật lao động được quy định như sau:
a) Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động;
b) Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên;
c) Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; trường hợp là người chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật;
d) Việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản.
Không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động.
Khi một người lao động đồng thời có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất.
Không được xử lý kỷ luật lao động đối với các trường hợp người lao động đang trong thời gian điều dưỡng và nghỉ ốm đau, đang bị tạm giữ và tạm giam, nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động, người lao động nữ mang thai và nuôi con dưới 12 tháng tuổi.
Bên cạnh đó, không được xử lý kỷ luật lao động đối với trường hợp đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền xác minh, điều tra và kết luận đối với hành vi vi phạm được quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 125 của Bộ luật lao động 2019 số 45/2019/QH14.
Không xử lý kỷ luật lao động đối với trường hợp người lao động vi phạm kỷ luật lao động trong khi mắc bệnh tâm thần, bệnh đao hoặc một số bệnh khác, làm mất khả năng điều khiển hành vi hoặc khả năng nhận thức của mình.
6.2 Mức phạt hành chính khi không đăng ký nội quy lao động trong doanh nghiệp
Căn cứ theo Điều 19 Khoản 2 Nghị định 12/2022/NĐ-CP đã nêu rõ mức phạt hành chính khi không đăng ký nội quy doanh nghiệp tư nhân cụ thể như sau:
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;
b) Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật;
c) Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động;
d) Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;
đ) Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự; thủ tục; thời hiệu theo quy định của pháp luật;
e) Tạm đình chỉ công việc quá thời hạn theo quy định của pháp luật;
g) Trước khi đình chỉ công việc của người lao động, người sử dụng lao động không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xem xét tạm đình chỉ công việc làm thành viên.”
Phạt tiền từ 1.000.000 VNĐ đến 3.000.000 VNĐ đối với những doanh nghiệp không niêm yết những nội dung chính trong nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc hoặc không thông báo nội quy lao động đến toàn bộ người lao động trong doanh nghiệp.
Nếu người lao động vi phạm nhẹ chỉ ở mức kỷ luật, chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự mà chủ doanh nghiệp có hành vi như xâm phạm sức khỏe, uy tín, tính mạng hoặc nhân phẩm của nhân viên thì sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 VNĐ đến 40.000.000 VNĐ.
6.3. Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động ở đâu?
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại một trong hai nơi sau:
- Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐTBXH) thuộc UBND cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.
- Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội (Phòng LĐTBXH) thuộc UBND cấp huyện, nếu được Sở LĐTBXH ủy quyền thực hiện đăng ký nội quy lao động.
6.4. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh tại các địa phương khác nhau thì nộp nội quy lao động ở đâu?
Doanh nghiệp có chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau phải gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến Sở LĐTBXH thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh đó.
6.5. Thời hạn giải quyết đăng ký nội quy lao động là bao lâu?
Thời hạn giải quyết là 07 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
Nếu nội quy lao động có nội dung trái với pháp luật, Sở LĐTBXH sẽ ra thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.
6.6. Doanh nghiệp cần làm gì sau khi ban hành nội quy lao động?
Doanh nghiệp phải thực hiện các việc sau:
- Gửi nội quy lao động đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
- Thông báo nội quy lao động đến toàn thể người lao động.
- Niêm yết những nội dung chính của nội quy tại những nơi cần thiết trong nơi làm việc để người lao động dễ dàng tiếp cận.
6.7. Khi nào nội quy lao động có hiệu lực?
Nếu nội quy được đăng ký tại Sở/Phòng LĐTBXH thì nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Nếu doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động và ban hành nội quy bằng văn bản, thì thời điểm có hiệu lực do doanh nghiệp quyết định và được ghi rõ trong nội quy.
Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về nội quy doanh nghiệp tư nhân và tầm quan trọng của việc xây dựng nội quy phù hợp trong môi trường kinh doanh. Nếu bạn cần hỗ trợ soạn thảo, điều chỉnh hoặc tư vấn các vấn đề liên quan đến nội quy doanh nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được đồng hành và giải đáp kịp thời.
Xem thêm: Doanh nghiệp tư nhân là gì
Xem thêm: Thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân
Xem thêm: Doanh nghiệp tư nhân luật doanh nghiệp 2014
