Nhiều người lao động thắc mắc nghỉ bao nhiêu ngày thì báo giảm BHXH để vừa đảm bảo quyền lợi vừa tuân thủ quy định pháp luật. Hiểu rõ số ngày nghỉ tối đa và thủ tục thông báo giảm BHXH giúp doanh nghiệp và người lao động thực hiện đúng, tránh mất quyền lợi. Cùng AZTAX tìm hiểu ngay thông qua bài viết sau đây nhé!
1. Người lao động nghỉ bao nhiêu ngày thì báo giảm BHXH?
Theo Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục báo giảm lao động khi người lao động nghỉ không lương, tạm hoãn hợp đồng hoặc ngừng việc không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.
Luật Bảo hiểm xã hội 2024, có hiệu lực từ 01/07/2025, cũng quy định rõ về chế độ nghỉ ốm đau đối với người lao động tham gia BHXH bắt buộc tại khoản 2 Điều 4. Đồng thời, Khoản 2 Điều 168 Bộ luật Lao động 2019 nêu:
Trong thời gian nghỉ hưởng chế độ BHXH, người sử dụng lao động không phải trả lương, trừ khi có thỏa thuận khác.
Với người lao động không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, doanh nghiệp phải trả thêm một khoản tương đương mức đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
Như vậy, khi nhân viên nghỉ ốm đau từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, doanh nghiệp cần báo giảm lao động để ngừng đóng BHXH cho các ngày nghỉ này, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và quyền lợi của người lao động.
2. Quy định về thời gian nghỉ việc để nhận chế độ ốm đau
Người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc có quyền hưởng chế độ ốm đau khi không thể làm việc do bệnh tật hoặc tai nạn. Thời gian nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau được quy định như sau
2.1 Thời gian hưởng chế độ ốm đau khi NLĐ bị ốm đau
Thời gian tối đa nhận chế độ ốm đau trong một năm đối với người lao động đang đóng BHXH bắt buộc được tính theo ngày làm việc, không bao gồm ngày nghỉ lễ, nghỉ Tết, ngày nghỉ hằng tuần, và được quy định như sau:
Đối với công việc trong điều kiện bình thường:
- Đã đóng BHXH dưới 15 năm: người lao động được nghỉ 30 ngày
- Đã đóng BHXH từ 15 đến dưới 30 năm: người lao động được nghỉ 40 ngày
- Đã đóng BHXH từ 30 năm trở lên: người lao động được nghỉ 60 ngày
Đối với nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thuộc danh mục do Bộ LĐ-TB&XH, Bộ Y tế ban hành hoặc làm việc ở nơi có phụ cấp khu vực hệ số từ 0,7 trở lên:
- Đã đóng BHXH dưới 15 năm: người lao động được nghỉ 40 ngày
- Đã đóng BHXH từ 15 đến dưới 30 năm: người lao động được nghỉ 50 ngày
- Đã đóng BHXH từ 30 năm trở lên: người lao động được nghỉ 70 ngày
Đối với người lao động nghỉ việc do mắc bệnh thuộc danh mục bệnh cần chữa trị dài ngày do Bộ Y tế ban hành:
- Người lao động được hưởng chế độ ốm đau tối đa 180 ngày tính cả ngày nghỉ lễ, nghỉ Tết, ngày nghỉ hằng tuần
- Nếu vượt quá thời gian này mà vẫn cần điều trị, họ sẽ tiếp tục được hưởng chế độ ốm đau, nhưng thời gian hưởng tối đa sẽ bằng thời gian đã đóng BHXH
2.2 Thời gian hưởng chế độ ốm đau khi con của NLĐ bị ốm đau
Thời gian hưởng chế độ khi con ốm đau trong một năm dành cho mỗi con được tính theo số ngày chăm sóc:
- Đối với con dưới 03 tuổi: Người lao động được nghỉ tối đa 20 ngày
- Đối với con từ đủ 03 tuổi đến dưới 07 tuổi: Người lao động được nghỉ tối đa 15 ngày
Trường hợp cả cha và mẹ đều tham gia BHXH, thời gian nghỉ việc hưởng chế độ khi con ốm đau của mỗi người cha hoặc người mẹ được tính theo quy định trên. Thời gian này được tính theo ngày làm việc, không bao gồm ngày nghỉ lễ, nghỉ Tết, và ngày nghỉ hằng tuần.
3. Thủ tục báo giảm BHXH khi người lao động nghỉ ốm đau
Theo hướng dẫn tại Quyết định 896/QĐ-BHXH năm 2021, việc báo giảm lao động khi nhân viên nghỉ ốm đau thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động, đảm bảo cập nhật kịp thời thông tin với cơ quan Bảo hiểm xã hội để quản lý chính xác quyền lợi của người lao động.
3.1 Hồ sơ báo giảm BHXH
Đối với nhân viên:
- Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng chế độ BHXH (nếu có)
- Biên bản hội chẩn, Phiếu hội chẩn, bệnh án hoặc sổ khám chữa bệnh (đối với nhân viên nghỉ ốm đau lâu ngày) (nếu có)
Đối với doanh nghiệp:
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (mẫu D02-TS)
- Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS) (nếu có)
Ngoài ra, từ ngày 18/08/2020, người sử dụng lao động phải sử dụng mẫu D02-LT thay thế mẫu D02-TS để khai báo danh sách tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH.
Lưu ý: Để báo giảm người lao động nghỉ ốm đau, công ty cần tuân thủ các quy định pháp luật về kê khai và lưu giữ các hồ sơ liên quan, sau đó nộp cho cơ quan BHXH cấp quận/huyện.
3.2 Quy trình thực hiện
Khi nhân viên nghỉ ốm từ 14 ngày làm việc trở lên, người sử dụng lao động cần thực hiện thủ tục báo giảm lao động theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Người sử dụng lao động tiến hành chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết để báo giảm lao động, đảm bảo thông tin chính xác, đầy đủ.
Bước 2: Nộp hồ sơ báo giảm
Hồ sơ được nộp tới cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý nơi người lao động đang tham gia BHXH, BHYT, BHTN. Cụ thể:
- Cơ quan tiếp nhận: BHXH cấp huyện hoặc tỉnh.
- Hình thức nộp hồ sơ:
- Online: Qua Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam, phần mềm I-VAN hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
- Bản giấy: Nộp trực tiếp tại trụ sở BHXH hoặc gửi qua bưu điện.
Bước 3: Xử lý hồ sơ
Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và tiến hành xử lý. Thời gian giải quyết là 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Xem thêm: Công văn giải trình chậm báo giảm bhxh
Xem thêm: Hướng dẫn báo giảm bhxh
4. Thời hạn báo giảm lao động là khi nào?
Để đảm bảo quyền lợi và tuân thủ quy định pháp luật, doanh nghiệp cần nắm rõ thời hạn báo giảm lao động. Việc báo giảm đúng hạn giúp cập nhật chính xác thông tin BHXH, BHYT, BHTN và tránh phát sinh chi phí không cần thiết.
Theo Điểm 2.1 Khoản 2 Điều 50 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, được sửa đổi bởi Khoản 1 Điều 1 Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023, trách nhiệm của doanh nghiệp khi phát sinh giảm lao động được quy định như sau:
- Đơn vị phải lập danh sách báo giảm lao động kịp thời và gửi cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng phát sinh thay đổi, tính đến ngày cuối cùng của tháng.
- Trường hợp lập báo giảm muộn, đơn vị vẫn phải đóng số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm, và thẻ BHYT vẫn có hiệu lực đến hết các tháng đó.
- Doanh nghiệp có thể thực hiện báo giảm một lần mỗi tháng để thuận tiện cho công tác quản lý hồ sơ và theo dõi thay đổi nhân sự.
Lưu ý: Báo giảm đúng hạn giúp doanh nghiệp tránh phát sinh chi phí không cần thiết và đảm bảo quyền lợi bảo hiểm cho người lao động.
5. Báo giảm muộn khi người lao nghỉ ốm đau có bị phạt không?
Hiện nay, theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, không có quy định xử phạt hành chính đối với việc chậm báo giảm lao động khi nhân viên nghỉ ốm đau. Do đó, về mặt pháp lý, doanh nghiệp sẽ không bị phạt nếu báo giảm muộn.
Tuy nhiên, Công văn 4246/BHXH-QLT năm 2022 khuyến cáo các đơn vị nên nộp hồ sơ tăng/giảm lao động hàng tháng sớm, tránh dồn vào cuối tháng. Khi nhân viên nghỉ từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, doanh nghiệp nên báo giảm ngay trong tháng đó để thuận tiện cho cơ quan bảo hiểm xử lý hồ sơ.
Theo Điểm 2.1 Khoản 2 Điều 50 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, nếu đơn vị lập danh sách báo giảm muộn, sẽ phải đóng tiếp số tiền BHYT của các tháng báo giảm chậm, đồng thời thẻ BHYT vẫn có hiệu lực đến hết các tháng đó.
Tóm lại, báo giảm lao động muộn không bị phạt, nhưng sẽ phát sinh chi phí BHYT không cần thiết. Vì vậy, doanh nghiệp nên thực hiện báo giảm lao động sớm khi nhân viên nghỉ ốm từ 14 ngày làm việc trở lên để tối ưu chi phí và đảm bảo quyền lợi cho người lao động
6. Dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp
AZTAX giới thiệu dịch vụ bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp, nơi tận tâm và đầy cảm xúc, chúng tôi không chỉ là đơn vị cung cấp dịch vụ, mà là người bạn đồng hành trên hành trình phát triển của doanh nghiệp bạn.
Tại AZTAX, uy tín không chỉ là từ vựng trên giấy tờ, mà là một lời cam kết sâu sắc, xây dựng từ sự quan tâm chân thành và chất lượng dịch vụ không ngừng cải thiện. Chúng tôi không chỉ đến để giúp doanh nghiệp đăng ký bảo hiểm xã hội, mà còn để chia sẻ những cảm xúc, mong muốn và niềm tin trong sự phát triển.
Hãy để AZTAX trở thành đối tác đồng hành của bạn, nơi mà sự tận tâm và cảm xúc không chỉ là cách chúng tôi làm việc, mà còn là chìa khóa mở ra những cánh cửa mới cho thành công của doanh nghiệp bạn.
7. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Báo giảm BHXH khi nào để không bị truy thu BHYT?
Người sử dụng lao động cần lập và nộp hồ sơ báo giảm BHXH ngay trong tháng phát sinh nghỉ việc từ 14 ngày làm việc trở lên. Nếu báo giảm chậm, công ty phải đóng tiếp tiền BHYT cho những tháng báo giảm muộn.
Câu 2: Nghỉ việc ngày 16 thì báo giảm vào tháng nào?
Trường hợp nghỉ việc từ ngày 16 trong tháng, đơn vị cần lập và nộp hồ sơ báo giảm BHXH ngay trong chính tháng đó. Theo quy định, hồ sơ báo giảm phải gửi qua hệ thống giao dịch điện tử của cơ quan BHXH trước ngày cuối cùng của tháng để đảm bảo kịp thời và tránh phát sinh chi phí BHYT cho những ngày đã nghỉ.
Câu 3: Nghỉ thai sản có phải báo giảm BHXH không?
Khi người lao động nghỉ thai sản, theo quy định hiện hành, không bắt buộc báo giảm BHXH. Trong thời gian nghỉ thai sản, người lao động vẫn được hưởng đầy đủ chế độ bảo hiểm xã hội theo Luật Bảo hiểm xã hội, đồng thời vẫn được tính đóng BHXH bình thường. Do đó, đơn vị sử dụng lao động không cần lập danh sách báo giảm mà chỉ cần thực hiện đầy đủ thủ tục chi trả chế độ thai sản và báo cáo hồ sơ theo đúng quy định của cơ quan BHXH.
Câu 4: Người lao động nghỉ dưới 14 ngày có phải báo giảm BHXH không?
Không. Người lao động nghỉ dưới 14 ngày làm việc trong tháng thì doanh nghiệp không phải báo giảm BHXH, vì theo quy định chỉ những trường hợp nghỉ ốm, tạm hoãn hợp đồng hoặc ngừng việc không hưởng lương từ 14 ngày trở lên mới cần thực hiện báo giảm.
Trên đây, AZTAX đã giải đáp thắc mắc về nghỉ bao nhiêu ngày thì báo giảm BHXH nhằm giúp người lao động và doanh nghiệp xác định thời điểm cụ thể để báo giảm BHXH, quyết định dựa trên quy định của pháp luật và tình huống riêng của từng trường hợp. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về dịch vụ bảo hiểm xã hội, liên hệ ngay với AZTAX thông qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn miễn phí nhé!
Xem thêm: Thời hạn báo giảm bhxh trong tháng
Xem thêm: Báo giảm bhxh sai tháng
Xem thêm: Báo giảm bhxh muộn
