Báo giảm BHXH sai tháng có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình điều chỉnh hồ sơ và cập nhật chính xác quá trình tham gia bảo hiểm của người lao động. Bên cạnh việc xác định thời điểm báo giảm, doanh nghiệp cũng cần nắm rõ hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình thực hiện và các thủ tục liên quan sau khi người lao động nghỉ việc. Vậy khi báo giảm sai tháng cần xử lý như thế nào? Doanh nghiệp có được báo tăng, báo giảm trong cùng một tháng và tự thực hiện chốt sổ BHXH hay không? Cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
1. Hồ sơ cần chuẩn bị khi báo giảm BHXH sai tháng
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp… (Mẫu D02-TS).
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
Đơn vị, doanh nghiệp lập 01 bộ hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ trên sau đó nộp lên cơ quan BHXH để được xử lý.
Xem thêm: Mẫu công văn giải trình chậm nộp hồ sơ bhxh
2. Doanh nghiệp có thể báo tăng và báo giảm BHXH trong cùng một tháng không?
Theo quy định tại khoản 3 của Điều 85 và khoản 4 của Điều 86 trong Luật Bảo hiểm Xã hội 58/2014/QH13, khi một người lao động không thực hiện công việc và không nhận tiền lương trong khoảng thời gian từ 14 ngày làm việc trở lên trong một tháng, thì cả người lao động và người sử dụng lao động đều không được yêu cầu đóng BHXH cho tháng đó.
Điều này áp dụng trừ khi người lao động đang trong thời kỳ nghỉ việc hưởng chế độ thai sản, điều mà pháp luật đặt ra một quy định riêng biệt. Điều này giúp xác định rằng việc đóng BHXH liên quan chặt chẽ đến thời gian làm việc và việc hưởng tiền lương của người lao động, và nó cũng quy định rõ quyền và trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc tuân thủ các quy định về BHXH.
3. Khi nào doanh nghiệp cần thực hiện báo giảm BHXH?
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục báo giảm Bảo hiểm Xã hội (BHXH) trong trường hợp có nhân viên chấm dứt hợp đồng lao động hoặc khi nhân viên và doanh nghiệp thỏa thuận nghỉ việc không hưởng tiền lương, và thời gian nghỉ này kéo dài từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.
Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt khi người lao động được thỏa thuận nghỉ bao gồm cả chế độ nghỉ ốm đau, thai sản, hoặc chế độ hưu trí, tử tuất. Trong tình huống kết thúc hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải thực hiện việc trả lại các giấy tờ quan trọng cho người lao động.
Thông thường, doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn tất thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH cho người lao động. Điều này áp dụng cho toàn bộ khoảng thời gian mà người lao động đã đóng BHXH từ khi bắt đầu đóng cho đến khi dừng đóng. Trong trường hợp có sự sai sót, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với truy thu sau này.
Xem thêm: Nghỉ bao nhiêu ngày thì báo giảm bhxh
Xem thêm: Thời hạn báo giảm bhxh trong tháng
Xem thêm: Báo giảm bhxh muộn
4. Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động
Đơn vị bạn lập danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN vào tháng hiện tại (Mẫu 002-TS, Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của BHXH Việt Nam) báo tăng bổ sung cho người lao động từ tháng 6/2018 đến tháng 6/2018 và đề nghị xác nhận bổ sung thời gian tham gia BHXH cho người lao động tháng 6/2018.
Bước 1: Nộp hồ sơ chốt sổ BHXH lên cơ quan BHXH
Có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH, gửi giấy tờ qua bưu điện hoặc thậm chí nộp hồ sơ trực tuyến (nếu không cần kèm theo thẻ Bảo hiểm Y tế còn hiệu lực). Đơn vị nên nộp hồ sơ tại Cơ quan BHXH quản lý nơi công ty đặt trụ sở chính.
Bước 2: Thời gian thực hiện chốt sổ BHXH
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 47 của Bộ luật lao động năm 58/2014/QH13, đơn vị cần thực hiện báo giảm cho người lao động trong vòng 7 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. Sau khi báo giảm có kết quả trả về, đơn vị thực hiện chốt sổ BHXH. Trong một số trường hợp đặc biệt, thời gian này có thể kéo dài hơn, nhưng không quá 30 ngày.
Sau khi Cơ quan Bảo hiểm nhận được đủ hồ sơ, thời gian giải quyết là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận. Trong trường hợp cần bổ sung hồ sơ hoặc có vấn đề phát sinh, bên Cơ quan BHXH sẽ thông báo cho đơn vị để giải quyết. Điều quan trọng là đảm bảo thanh toán đầy đủ tiền BHXH và sẵn sàng giấy tờ để tiến hành chốt sổ một cách nhanh chóng, từ đó hoàn trả cho người lao động.
Xem thêm: Mẫu công văn giải trình chậm nộp hồ sơ bhxh
5. Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội AZTAX
Chào mừng đến với AZTAX – nơi mà chúng tôi tự hào về sự độc đáo hoàn toàn trong cách tiếp cận và phục vụ dịch vụ làm bảo hiểm xã hội. Chúng tôi không chỉ là một dịch vụ, mà là nguồn động viên sáng tạo, mang đến cho bạn trải nghiệm hoàn toàn mới và duy nhất.
Tại AZTAX, chúng tôi không chỉ giúp bạn với các thủ tục bảo hiểm xã hội, mà còn tạo ra một không gian cá nhân hóa hoàn toàn. Chúng tôi không ngừng tìm kiếm cách để làm cho mỗi dịch vụ trở nên đặc biệt và độc đáo, phản ánh rõ nét nhu cầu và mục tiêu riêng của bạn.
Đội ngũ chuyên gia tại AZTAX không chỉ chăm sóc quy trình, họ là những người đồng hành đích thực trên con đường bảo vệ an sinh và tài chính của bạn. Chúng tôi cam kết không ngừng đổi mới và đưa ra những giải pháp tư vấn thông minh, để bạn không chỉ trải nghiệm dịch vụ, mà còn tận hưởng một cuộc sống với nhiều ý nghĩa hơn. Hãy đồng hành cùng AZTAX, nơi sự độc đáo và đặc sắc là lời hứa chúng tôi dành cho bạn.
6. Các câu hỏi thường gặp
6.1 Có thể báo giảm BHXH trước khi người lao động chính thức nghỉ việc không?
Không nên. Doanh nghiệp cần căn cứ vào thời điểm người lao động chính thức nghỉ việc để thực hiện báo giảm BHXH, tránh sai lệch thời gian tham gia và phải điều chỉnh hồ sơ.
6.2 Doanh nghiệp có thể tự thực hiện báo giảm và chốt sổ BHXH không?
Có. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện báo giảm và chốt sổ BHXH nếu chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng quy định của cơ quan BHXH.
6.3 Khi báo giảm BHXH, doanh nghiệp có cần thông báo cho người lao động không?
Doanh nghiệp nên thông báo để người lao động nắm được tình trạng BHXH và chủ động kiểm tra quá trình đóng, đồng thời thực hiện các thủ tục liên quan sau khi nghỉ việc.
Trong việc báo giảm BHXH, đảm bảo tính chính xác về thời gian là một điểm quan trọng. Nếu xảy ra sai sót báo giảm bhxh sai tháng, đừng lo lắng quá mà hãy thực hiện các bước điều chỉnh một cách kỹ lưỡng. Quy trình này đòi hỏi sự chú tâm và tư duy cẩn thận để tránh trở ngại trong quản lý BHXH. Nếu doanh nghiệp còn bất kỳ thắc mắc nào về dịch vụ bảo hiểm xã hội, hãy liên hệ ngay với AZTAX thông qua thông tin dưới đây.
