Hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu là tại liệu do cơ quan Bảo hiểm Xã hội Việt Nam soạn thảo. Việc thực hiện thủ tục kê khai là một trong những nghiệp vụ mà doanh nghiệp buộc phải thực hiện khi mới tham gia bảo hiểm. Cùng AZTAX tìm hiểu thêm về thủ tục kê khai này trong bài viết dưới đây.
1. Lý do doanh nghiệp phải kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu
1.1 Kê khai bảo hiểm là gì?
Kê khai bảo hiểm là doanh nghiệp bắt buộc thực hiện các hồ sơ, thủ tục đúng theo bước yêu cầu của cơ quan Bảo hiểm Xã hội. Hiện nay thì việc kê khai trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan Bảo hiểm Xã hội đã áp dụng rộng rãi, doanh nghiệp mới có thể tham khảo tài liệu hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu bên dưới đây.
1.2 Trách nhiệm nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội lần đầu thuộc về ai?
Nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội lần đầu là trách nhiệm bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện sau khi ký hợp đồng với người lao động. Bởi vì, nếu không thực hiện bước này trong vòng 30 ngày sau khi ký hợp đồng với người lao động thì doanh nghiệp sẽ bị phạt.
2. Hồ sơ, thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp
Để thực hiện thành công kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, cần thiết nhất là hồ sơ tham gia bảo hiểm lần đầu để được cấp mã đơn vị. Chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ, thủ tục này ngay bên dưới:
2.1 Hướng dẫn hồ sơ nộp bảo hiểm xã hội lần đầu năm 2024
Căn cứ theo Quyết định số 772/QĐ-BHXH, doanh nghiệp khi lập hồ sơ nộp bảo hiểm xã hội lần đầu 2024 cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Tờ khai đơn vị tham gia gồm có thông tin cơ bản như tên, mã số bảo hiểm xã hội (hay còn gọi là mã đơn vị BHXH), mã số thuế,…(Mẫu TK3-TS);
- Báo cáo danh sách tình hình thực tế số người lao động, số người tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT);
- Giấy Đăng ký kinh doanh của công ty (bản sao);
- Hợp đồng lao động với nhân viên có chữ ký đóng dấu giáp lai của công ty.
2.2 Hướng dẫn thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp
Đúng theo quy trình hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu của Nhà nước Việt Nam, doanh nghiệp cần phải xin cấp được mã đơn vị từ cơ quan Bảo hiểm Xã hội địa phương. Có 2 phương pháp làm thủ tục cấp mã đơn vị như sau:
- Một là, nộp hồ sơ đến cơ quan Bảo hiểm Xã hội địa phương để nhận được hỗ trợ trực tiếp.
- Hai là, thực hiện đăng ký online trên trang web của cơ quan Bảo hiểm Xã hội theo hướng dẫn.
*Lưu ý: Thời gian cơ quan Bảo hiểm Xã hội cấp mã đơn vị cho doanh nghiệp tối đa là 07 ngày làm việc. Ngoài ra tại một số tỉnh thành, mặc dù doanh nghiệp đã hoàn tất đăng ký trên hệ thống và đã nhận mã đơn vị, nhưng doanh nghiệp vẫn phải nộp lại đầy đủ các hồ sơ cần thiết nêu ở mục 2.1 cho cơ quan Bảo hiểm Xã hội.
Xem chi tiết thêm tại bài viết: thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu
3. Hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu qua giao dịch điện tử
Sau khi cấp mã đơn vị, doanh nghiệp có thể thực hiện theo hướng dẫn kê khai điện tử bảo hiểm xã hội điện tử lần đầu tại website của cơ quan Bảo hiểm Xã hội. Doanh nghiệp thực hiện theo các bước chi tiết dưới đây để hoàn tất khai báo lần đầu.
Ghi chú: Các hình minh họa bên dưới được trích từ tài liệu “Hướng dẫn đăng ký giao dịch, nộp hồ sơ, tra cứu trên cổng thông tin điện tử” (từ hình 37- 53, mục 7a) của Cổng thông tin điện tử.
Bước 1: Kê khai danh sách
Chọn “Danh sách thủ tục” tại góc trái trên màn hình danh sách hiển thị thủ tục. Nhấp chọn biểu tượng trong cột kê khai để chuyển sang màn hình “Chọn kỳ kê khai”.
Bước 2: Đăng ký thời gian kê khai
Hệ thống mặc định hiển thị kỳ kê khai theo tháng, năm hiện tại. Ô số lần kê khai có phép điền số tự nhiên từ 01 đến 99. Người dùng dễ dàng thay đổi kỳ kê khai và số lần kê khai khi chưa xác nhận trên hệ thống, nhỏ hơn hay bằng lần kê khai mới nhất. Bấm vào nút “Xác nhận” để chuyển sang bước tiếp theo hoặc bấm “Đóng” để loại bỏ các thao tác vừa điều chỉnh.
Bước 3: Chọn danh sách lao động
Sau khi hoàn thành bước 2, ở màn hình kê khai bấm “Chọn lao động” và xuất hiện danh sách lao động. Người điều chỉnh nhập đầy đủ thông tin vào các ô Mã nhân viên; Họ tên; Phòng ban; Trạng thái để tìm kiếm nhanh. Cuối cùng, bấm vào từng ô vuông trước tên người lao động để chọn danh sách theo ý muốn người dùng.
- TH1: Ở thủ tục 600 người dùng có thể bấm chọn loại hình lao động ở mục “Phân loại” như là: Tăng lao động; Giảm lao động; Tăng tiền lương; Giảm tiền lương; Khác.
- TH2: Ở thủ tục 600a người dùng chỉ có thể bấm chọn loại hình lao động ở mục “Phân loại” như là: Giảm lao động hoặc Giảm tiền lương.
- TH3: Ở thủ tục 600b người dùng chỉ có thể bấm chọn loại hình lao động ở mục “Phân loại” như là: Tăng tiền lương hoặc Giảm tiền lương.
Hoàn thành các bước chọn lao động và phân loại; người điều chỉnh tiếp tục chọn “Áp dụng” để quay lại màn hình lập hồ sơ.
*Lưu ý: Đối với những hồ sơ nộp bảo hiểm xã hội lần đầu chưa được gửi đến hệ thống tiếp nhận hồ sơ của cơ quan Bảo hiểm Xã hội, thì người điều chỉnh được phép xóa danh sách người lao động bằng cách bấm nút “Xóa” trên màn hình kê khai.
Tiếp theo, bấm chọn “Xác nhận” để xóa người lao động ra khỏi danh sách đang kê khai. Hoặc muốn hủy bỏ lệnh thì bấm “Đóng” để thoát về màn hình kê khai.
Bước 4: Thiết lập hồ sơ
Người dùng nhập các thông tin bắt buộc có trên màn hình lập hồ sơ người dùng
- D02-TS
| STT | Thông tin | Mô tả | Ghi chú |
| 1 | Phương án | Chọn phương án trong danh sách | Ô bắt buộc |
| 2 | Họ và tên | Tối đa 100 ký tự | Ô bắt buộc |
| 3 | Mã số BHXH | Tối đa 10 ký tự | Ô bắt buộc |
| 4 | Đã có sổ | Tích chọn | |
| 5 | Mức hưởng BHYT | Chọn phương án trong danh sách | |
| 6 | Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, nơi làm việc | Ô bắt buộc | |
| 7 | Phòng ban | Chọn phương án trong danh sách | |
| 8 | Mã vùng sinh sống | ||
| 9 | Mã vùng LTT | ||
| 10 | Hệ số/ Mức lương | Ô bắt buộc | |
| 11 | Phụ cấp chức vụ | Cho phép nhập 2,2 | |
| 12 | Phụ cấp thâm niên VK(%) | Tối đa 2 ký tự | |
| 13 | Phụ cấp thâm niên nghề | Tối đa 2 ký tự | |
| 14 | Phụ cấp lương | Tối đa 18 ký tự | |
| 15 | Phụ cấp các khoản bổ sung | Tối đa 18 ký tự | |
| 16 | Từ tháng năm | Nhập tháng/năm | Trường bắt buộc |
| 17 | Đến tháng năm | Nhập tháng/năm | Trường bắt buộc |
| 18 | Tỷ lệ đóng | Tối đa 2,1 ký tự số | |
| 19 | Tính lãi | Tích chọn | |
| 20 | Ghi chú |
- TK1-TS
| STT | Thông tin | Mô tả | Ghi chú |
| 1 | Mã số BHXH | Tối đa 10 ký tự | |
| 2 | Họ và tên | Tối đa 100 ký tự | Ô bắt buộc |
| 3 | Giới tính | Chọn nam/nữ | |
| 4 | Ngày sinh | Phụ thuộc vào:
0: ngày tháng năm 1: tháng năm 2: năm |
|
| 5 | Quốc tịch | Chọn phương án | Ô bắt buộc |
| 6 | Dân tộc | Chọn phương án | Ô bắt buộc |
| 7 | Nơi đăng ký giấy khai sinh | Chọn phương án | Ô bắt buộc |
| 8 | Địa chỉ nhận hồ sơ | Chọn phương án | Ô bắt buộc |
| 9 | Họ tên cha mẹ người giám hộ | Áp dụng đối với trẻ em dưới 6 tuổi | |
| 10 | Số điện thoại liên hệ | Tối đa 20 ký tự | |
| 11 | Số CMND/HC/CC | Tối đa 20 ký tự | |
| 12 | Số hộ gia đình đã cấp | Tối đa 20 ký tự | |
| 13 | Nơi đăng ký KCB ban đầu | ||
| 14 | Mức tiền đóng | Tối đa 18 ký tự | Áp dụng riêng đối với người tham gia BHXH tự nguyện |
| 15 | Phương thức đóng | Chọn phương án | |
| 16 | Nội dung thay đổi yêu cầu | ||
| 17 | Hồ sơ kèm theo |
- D01-TS
| STT | Thông tin | Mô tả | Ghi chú |
| 1 | Tên bảng kê | Ô bắt buộc | |
| 2 | Kèm theo | Ô bắt buộc | |
| 3 | Họ và tên | Ô bắt buộc | |
| 4 | Mã số BHXH | Tối đa 10 ký tự | |
| 5 | Số hiệu văn bản | Tối đa 50 ký tự | Ô bắt buộc |
| 6 | Ngày ban hành | Ngày/tháng/năm | Ô bắt buộc |
| 7 | Cơ quan ban hành văn bản | Tối đa 255 ký tự | Ô bắt buộc |
| 8 | Trích yếu văn bản | Ô bắt buộc | |
| 9 | Trích lược nội dung cần thẩm định | Ô bắt buộc |
Bước tiếp theo, để lưu tạm hồ sơ bằng cách nhấp vào nút “Lưu” ở trên màn hình lịch sử kê khai.
Cuối cùng, người dùng nhấp chọn ô “Kê khai” để lưu và kiểm tra các dữ liệu, để kiểm tra lịch sử, trạng thái danh sách lao động ở ô “Lưu”. Sau khi lưu dữ liệu thành công thì có thể chuyển hồ sơ đến hệ thống nhận hồ sơ của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam. Ngoài ra, hệ thống sẽ báo thiếu khi danh sách còn thiếu hoặc sai dữ liệu.
Bước 5: Nộp hồ sơ
- Hệ thống Bảo hiểm Xã hội Việt Nam chỉ tiếp nhận hồ sơ đã hoàn thành ở trạng thái “Lưu”.
- Hoàn thành nhập đủ và đúng theo yêu cầu của hệ thống, người dùng bấm nút chọn “Kê khai”. Tiếp theo, người dùng bấm chọn “Xác nhận nộp hồ sơ” để giữ nguyên dữ liệu từ đợt kê khai trước và chuyển sang bước “Ký sổ”.
- Ở bước “Ký sổ” người điều chỉnh buộc phải chọn chữ ký thích hợp, nhấp chọn “OK” để di chuyển sang bước tiếp theo nhập mật khẩu xác nhận. Hoặc muốn hủy bỏ thao tác chữ ký đã chọn bấm “Cancel”.
- Vào ô “Lịch sử kê khai” ở góc trái trên của thanh menu để xem trạng thái lịch sử, xem/chỉnh sửa. Tại cột trạng thái ghi chú “Đã lưu” thì có thể thực hiện bước “Nộp” ở ô kế bên. Sau khi thực hiện hoàn thành bước “Nộp” có thể tiếp tục bước “Ký sổ” như trên.
Vui lòng kiểm tra lại thanh trạng thái đã chuyển sang “Đã nộp” hay chưa để chắc chắn hệ thống Bảo hiểm Xã hội đã tiếp nhận hồ sơ của bạn.
Bước 6: Xuất mẫu sang dạng PDF
Người dùng cần thực hiện theo các bước bên dưới để xuất mẫu về dạng PDF để dễ dàng tải về thiết bị.
Bước 1: Xuất mẫu
Ở màn hình lập hồ sơ, sau khi nhấp vào “Xuất mẫu” thì tiếp tục chọn “Xem” ở trong khung Danh sách tờ khai.
Bước 2: Tải file PDF
Trên màn hình xem mẫu người dùng chọn “Tải xuống” để lưu file PDF về thiết bị.
Hoàn tất 6 bước trên có nghĩa là doanh nghiệp đã thực hiện đúng theo hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu. Một điều phải chú ý là doanh nghiệp cần phải thực hiện sửa đổi theo yêu cầu của cơ quan Bảo hiểm Xã hội Việt Nam khi có thông báo.
4. Điều cần biết trước khi thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu
4.1 Thời hạn thực hiện thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu
Đối với doanh nghiệp lần đầu đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội thì bắt buộc phải làm thủ tục đăng ký trong vòng 30 ngày kể từ lúc tuyển dụng người lao động, ký hợp đồng lao động. Doanh nghiệp thực hiện đăng ký tại cơ quan quản lý Bảo hiểm Xã hội cấp quận, huyện trở lên sẽ nhận riêng một mã đơn vị.
Xem thêm bài viết: đăng ký đóng bảo hiểm xã hội lần đầu
4.2 Đổi mã đơn vị khi thay đổi trụ sở doanh nghiệp
Một số doanh nghiệp trong thời gian hoạt động có thay đổi nơi làm việc thì cũng phải kê khai lại hồ sơ bảo hiểm xã hội lần đầu. Tuy nhiên, doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chỉ làm lại hồ sơ khi chuyển đến tỉnh, thành phố mới.
Trong trường hợp có thay đổi cơ sở hoạt động kinh doanh như là đổi tên, nhượng quyền, địa chỉ,… phải đảm bảo chốt sổ bảo hiểm xã hội của công ty cho tất cả người lao động. Bởi trách nhiệm chốt sổ là thuộc về phía doanh nghiệp, nếu không chốt sổ doanh nghiệp có thể bị người lao động khiếu nại. Điều này sẽ gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng.
4.3 Báo tăng – Báo giảm
Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu, doanh nghiệp có thể báo tăng số lượng với cơ quan Bảo hiểm Xã hội mà doanh nghiệp tham gia. Ngược lại cũng vậy, số lượng lao động giảm thì doanh nghiệp phải báo giảm. Tuy nhiên, người lao động mới tham gia làm mất sổ phải làm lại sổ mới có thể được đăng ký thêm số lượng.
Bên cạnh đó, đối với lao động mới đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội thì doanh nghiệp cần mang theo CMND/CCCD photo để thực hiện thủ tục báo tăng. Sau 05 ngày làm việc doanh nghiệp có thể đến cơ quan Bảo hiểm Xã hội để nhận sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế của người lao động đó.
5. Dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu
Dịch vụ bảo hiểm xã hội ra đời nhằm mục đích hỗ trợ các doanh nghiệp giải quyết các khó khăn trong khi làm bảo hiểm. Bởi các thủ tục, hồ sơ để đăng ký, khai báo,… với cơ quan bảo hiểm xã hội không phải là công việc đơn giản. Và hơn ai hết chúng tôi công ty AZTAX hiểu được những khó khăn của doanh nghiệp trong quá trình tham gia bảo hiểm xã hội. Chính vì vậy, chúng tôi mang đến những giải pháp dịch vụ bảo hiểm xã hội trọn gói giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức khi giải quyết vấn đề thuộc bảo hiểm.
Xem chi tiết dịch vụ của AZTAX tại: Dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu
Tổng kết
Phía trên là thông tin AZTAX hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp. Hy vọng các doanh nghiệp đã hiểu hơn về thủ tục cũng như cách nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội lần đầu trong năm 2024. Hãy luôn theo dõi các bài đăng của AZTAX để cập nhật quy định mới nhất. Nếu bạn còn vướng mắc gì về dịch vụ bảo hiểm xã hội hoặc khó khăn trong kê khai bảo hiểm xã hội thì hãy liên hệ ngay cho AZTAX để nhận được hỗ trợ tư vấn miễn phí.
