Thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu là bước quan trọng giúp người lao động và doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi an sinh xã hội từ khi bắt đầu công việc. Thực hiện đúng quy trình và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp quá trình tham gia BHXH nhanh chóng, chính xác, bảo vệ quyền lợi về lương hưu, bảo hiểm thất nghiệp, ốm đau, thai sản… cho người lao động. Cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết thông qua nội dung bài viết sau đây nhé!
1. Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu
Khi bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp, việc tham gia đầy đủ các chế độ bảo hiểm là quyền lợi và nghĩa vụ quan trọng của người lao động cũng như trách nhiệm của người sử dụng lao động.
Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp bao gồm:
- Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động (HĐLĐ) không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn, hoặc HĐLĐ theo mùa vụ/ một công việc nhất định từ 03 tháng đến dưới 12 tháng;
- Người quản lý doanh nghiệp, quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng lương;
- Các đơn vị sử dụng lao động thuê mướn nhân sự theo hợp đồng lao động.
Theo quy định tại Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, trong 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải hoàn tất thủ tục và chuyển hồ sơ tham gia bảo hiểm cho cơ quan Bảo hiểm xã hội.
2. Thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu
Khi lần đầu tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), cả người lao động (NLĐ) và doanh nghiệp đều cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định để đảm bảo quyền lợi và tránh sai sót trong quá trình đăng ký.
Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu đối với người lao động
Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, người lao động cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Tờ khai tham gia BHXH, điều chỉnh thông tin BHXH (mẫu TK1-TS).
- Các giấy tờ chứng minh quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn, nếu NLĐ có nhu cầu hưởng chế độ BHYT cao hơn mức chuẩn.
- Đối với NLĐ làm việc tại nước ngoài: cần nộp hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc hợp đồng được gia hạn, kèm theo văn bản gia hạn hoặc hợp đồng mới do cơ quan tiếp nhận lao động cấp.
Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu đối với doanh nghiệp
Doanh nghiệp khi thực hiện đăng ký tham gia BHXH cho NLĐ cần chuẩn bị:
- Tờ khai tham gia BHXH/điều chỉnh thông tin theo mẫu TK3-TS (dành cho doanh nghiệp đăng ký mã đơn vị lần đầu).
- Danh sách NLĐ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp (theo mẫu D02-TS). Đây là mẫu cực kỳ quan trọng, liệt kê đầy đủ các NLĐ đủ điều kiện bắt buộc tham gia.
- Bảng kê thông tin tổng hợp (mẫu D01-TS) dùng để tổng hợp hồ sơ và làm căn cứ cho cơ quan BHXH truy thu nếu có khai báo tăng muộn.
Ngoài các tờ khai và bảng kê, doanh nghiệp cần đính kèm:
- Hợp đồng lao động ký với NLĐ.
- Sổ hộ khẩu và chứng minh thư/căn cước công dân của NLĐ.
Lưu ý quan trọng
- Mẫu TK1-TS áp dụng cho NLĐ chưa có mã số BHXH.
- Mẫu D02-TS là bắt buộc, đảm bảo danh sách lao động được kê khai đầy đủ theo quy định.
- Mẫu D01-TS giúp doanh nghiệp tổng hợp hồ sơ, đồng thời là cơ sở để cơ quan BHXH xác minh và xử lý các trường hợp khai báo muộn.
3. Quy trình thực hiện thủ tục tham gia BHXH lần đầu
Quy trình thực hiện thủ tục tham gia BHXH lần đầu là hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp và người lao động nắm rõ các bước cần thực hiện để đăng ký tham gia BHXH lần đầu một cách chính xác, nhanh chóng và đúng pháp luật.
Quy trình đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp và người lao động được thực hiện theo các bước cơ bản sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp và NLĐ chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết để điền thông tin vào các biểu mẫu theo quy định của cơ quan BHXH. Đây là bước quan trọng để tránh sai sót khi nộp hồ sơ.
Bước 2: Đăng ký mã đơn vị (nếu chưa có)
Trong trường hợp doanh nghiệp chưa có mã BHXH, cần nộp tờ khai TK3-TS cho cơ quan BHXH. Sau từ 1 – 7 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ nhận được mã đơn vị.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ báo tăng lao động
Sau khi có mã đơn vị, doanh nghiệp tiến hành hoàn thiện các biểu mẫu và hồ sơ để báo tăng NLĐ tham gia BHXH lần đầu, bao gồm các tờ khai TK1-TS, D02-TS và D01-TS cùng giấy tờ kèm theo.
Bước 4: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH
Doanh nghiệp nộp đầy đủ hồ sơ tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Việc xác định cơ quan tiếp nhận phụ thuộc vào giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
Bước 5: Cấp số BHXH và thẻ BHYT
Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ tiến hành cấp số BHXH và thẻ BHYT cho người lao động và đơn vị.
4. Các hình thức nộp hồ sơ tham gia BHXH lần đầu
Khi đăng ký BHXH lần đầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ bằng giấy hoặc nộp hồ sơ điện tử, tùy theo nhu cầu và tiện lợi.
Nộp hồ sơ giấy: Doanh nghiệp có thể gửi hồ sơ trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính của cơ quan BHXH. Để thực hiện, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản với cơ quan BHXH theo quy định. Việc nộp hồ sơ theo hình thức này hoàn toàn miễn phí và phù hợp với các doanh nghiệp chưa quen với giao dịch điện tử.
Nộp hồ sơ điện tử: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử của các nhà cung cấp I-van, ví dụ như EFY Việt Nam. Yêu cầu duy nhất là doanh nghiệp phải có chữ ký số và tài khoản kê khai điện tử. Hình thức này giúp quá trình nộp hồ sơ trở nên nhanh chóng, tiện lợi, giảm thời gian đi lại và dễ dàng theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ trực tuyến
5. Thời hạn giải quyết hồ sơ BHXH lần đầu
Thời hạn giải quyết hồ sơ BHXH lần đầu là mốc thời gian quan trọng mà cả doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ để đảm bảo quyền lợi được thực hiện kịp thời.
Cấp sổ bảo hiểm xã hội
Cấp mới sổ bảo hiểm xã hội:
Đối với người tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội:
Trường hợp cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ bảo hiểm xã hội do mất, hỏng; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng bảo hiểm xã hội hoặc gộp sổ: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng bảo hiểm xã hội ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày những phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.
Điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ bảo hiểm xã hội: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Xác nhận sổ bảo hiểm xã hội: không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Cấp thẻ BHYT
Cấp mới thẻ BHYT:
Không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Riêng đối với người hưởng trợ cấp thất nghiệp: không quá 02 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Cấp lại, đổi thẻ BHYT:
- Trường hợp không thay đổi thông tin: trong ngày khi nhận đủ hồ sơ theo quy định
- Trường hợp thay đổi thông tin: không quá 03 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
6. Phương thức đóng tiền BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN
Khi tham gia các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp hay bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp,doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ phương thức đóng tiền để đảm bảo nghĩa vụ pháp lý và quyền lợi của người lao động.
Các phương thức đóng phổ biến gồm:
- Đóng hàng tháng: Doanh nghiệp trích tiền từ quỹ lương và tiền lương của NLĐ, chuyển cùng lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH trước ngày cuối cùng của tháng.
- Đóng 03 hoặc 06 tháng một lần: Áp dụng với doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể trong lĩnh vực nông – lâm – ngư nghiệp, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm/khoán. Chậm nhất đến ngày cuối cùng của kỳ đóng, đơn vị phải chuyển đủ vào quỹ BHXH.
- Đóng theo địa bàn: Trụ sở chính đóng tại địa bàn tỉnh nơi đăng ký; chi nhánh đóng tại địa bàn nơi hoạt động.
7. Quy định về đăng ký và đóng bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp
Theo Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động (HĐLĐ/HĐLV) giữa doanh nghiệp và người lao động, doanh nghiệp phải hoàn tất thủ tục đăng ký tham gia BHXH cho người lao động.
7.1 Mức đóng và tỷ lệ bảo hiểm xã hội
Tỷ lệ đóng BHXH
Căn cứ Điều 32, 33, 34 Luật BHXH 2024, tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc như sau:
- Người lao động: 10,5% tổng mức lương
- 8% cho quỹ hưu trí và tử tuất
- 1,5% cho BHYT
- 1% cho BHTN
- Doanh nghiệp: 21,5% tổng mức lương
- 3% cho BHYT
- 1% cho BHTN
- 17,5% cho BHXH: 14% cho hưu trí; 3% cho ốm đau – thai sản; 0,5% cho TNLĐ – BNN (tùy ngành nghề)
Tổng mức đóng BHXH hiện nay là 32%, trong đó người lao động đóng 10,5% và doanh nghiệp đóng 21,5%.
Cách tính số tiền đóng BHXH
| Số tiền đóng BHXH = Mức lương đóng BHXH × 32% |
Lưu ý:
- Mức lương đóng BHXH = lương + phụ cấp + các khoản bổ sung theo quy định.
- Doanh nghiệp có thể đóng BHXH theo tháng, hoặc 6 tháng/quý (áp dụng cho doanh nghiệp trả lương theo sản phẩm/khoán trong nông – lâm – ngư nghiệp và diêm nghiệp).
7.2 Quy định mức lương làm căn cứ đóng BHXH từ 01/07/2025
- Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH sẽ dựa vào mức tham chiếu do Chính phủ quy định, thay thế mức lương cơ sở.
- Mức thấp nhất: bằng mức tham chiếu
- Mức cao nhất: bằng 20 lần mức tham chiếu
- Mức lương tối thiểu vùng (dành cho công việc đơn giản trong điều kiện bình thường):
- Vùng I: 4.960.000 đồng/tháng
- Vùng II: 4.410.000 đồng/tháng
- Vùng III: 3.860.000 đồng/tháng
- Vùng IV: 3.450.000 đồng/tháng
8. Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: Có mất phí khi đăng ký BHXH lần đầu không?
Không. Việc đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động hoàn toàn miễn phí. Doanh nghiệp hoặc người lao động chỉ cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp đúng quy định cho cơ quan BHXH. Các chi phí liên quan chỉ phát sinh khi nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính (nếu lựa chọn hình thức này), nhưng phần lệ phí này do đơn vị bưu điện thu, không phải của cơ quan BHXH.
Câu 2: Mức lương nào được dùng làm căn cứ đóng BHXH lần đầu?
Mức lương dùng làm căn cứ đóng BHXH lần đầu bao gồm: mức lương chính + phụ cấp + các khoản bổ sung khác theo quy định của doanh nghiệp và pháp luật.
Lưu ý: mức lương này phải đảm bảo không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng BHXH. Đây là căn cứ để tính số tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, và các chế độ bảo hiểm khác theo tỷ lệ quy định.
Câu 3: Người lao động có thể tự đăng ký BHXH lần đầu hay phải thông qua doanh nghiệp?
Theo quy định hiện hành, người lao động không thể tự đăng ký BHXH lần đầu. Việc đăng ký phải thông qua doanh nghiệp hoặc đơn vị sử dụng lao động, vì doanh nghiệp chịu trách nhiệm kê khai danh sách lao động tham gia BHXH, nộp hồ sơ và trích đóng tiền bảo hiểm từ quỹ lương hàng tháng. Người lao động chỉ cần cung cấp thông tin, giấy tờ và hợp đồng lao động cần thiết để doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ.
Thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cần được chuẩn bị cẩn thận để đảm bảo doanh nghiệp và người lao động đều được ghi nhận đầy đủ quyền lợi. Với sự tận tâm và kinh nghiệm chuyên sâu, AZTAX luôn mang đến sự an tâm trong từng hồ sơ và từng thủ tục BHXH. Liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ chi tiết và chính xác nhất.
Xem thêm: Mã số bảo hiểm xã hội là gì
Xem thêm: Chính sách bảo hiểm xã hội 2025
Xem thêm: Công văn 1880 bhxh giải quyết chế độ
Xem thêm: Nghỉ ngang có được lấy sổ bảo hiểm xã hội
Xem thêm: Bảo hiểm xã hội là gì?
