Hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu là nội dung được nhiều doanh nghiệp mới thành lập và người sử dụng lao động đặc biệt quan tâm khi bắt đầu tham gia hệ thống BHXH. Việc kê khai đúng ngay từ lần đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn bảo đảm đầy đủ quyền lợi về bảo hiểm cho người lao động. Trong bài viết này, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ và những lưu ý quan trọng khi thực hiện kê khai BHXH lần đầu một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
1. Lý do doanh nghiệp phải kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu
Doanh nghiệp thực hiện kê khai BHXH lần đầu nhằm tuân thủ đúng quy định pháp luật khi phát sinh quan hệ lao động, tránh các rủi ro và chế tài xử phạt do không đăng ký hoặc không đóng BHXH theo quy định. Đồng thời, việc kê khai BHXH lần đầu là cơ sở để người lao động được tham gia hệ thống bảo hiểm xã hội và hưởng đầy đủ các chế độ an sinh như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí và tử tuất.
Bên cạnh yếu tố pháp lý, việc tuân thủ chính sách BHXH còn giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín, xây dựng môi trường làm việc minh bạch và tạo lợi thế trong việc thu hút, giữ chân nguồn nhân lực lâu dài.
2. Hồ sơ, thủ tục kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp
Để thực hiện thành công kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, cần thiết nhất là hồ sơ tham gia bảo hiểm lần đầu để được cấp mã đơn vị. Chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ, thủ tục này ngay bên dưới:
2.1 Hồ sơ nộp bảo hiểm xã hội lần đầu năm 2026
Khi thực hiện thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho người lao động, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của cơ quan bảo hiểm xã hội. Cụ thể, bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:
- Tờ khai tham gia BHXH, BHYT hoặc điều chỉnh thông tin theo mẫu TK3-TS, áp dụng cho doanh nghiệp đăng ký cấp mã đơn vị lần đầu.
- Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN và bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp theo mẫu D02-TS. Đây là biểu mẫu quan trọng và bắt buộc trong hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu.
- Bảng kê thông tin hồ sơ theo mẫu D01-TS, dùng để tổng hợp giấy tờ và làm căn cứ cho cơ quan BHXH đối chiếu, truy thu trong trường hợp doanh nghiệp khai báo tăng lao động chậm.
Trong quá trình kê khai, doanh nghiệp cần lưu ý thêm:
- Mẫu TK1-TS được sử dụng đối với những người lao động chưa có mã số BHXH.
- Mẫu D02-TS chỉ áp dụng cho các lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc theo quy định pháp luật.
Ngoài các biểu mẫu nêu trên, doanh nghiệp cần đính kèm hồ sơ chứng minh quan hệ lao động, bao gồm:
- Hợp đồng lao động đã ký với người lao động.
- Bản sao sổ hộ khẩu và chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của người lao động.
2.2 Thủ tục kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp
Quy trình kê khai BHXH lần đầu là các bước doanh nghiệp cần thực hiện để chính thức đăng ký tham gia hệ thống bảo hiểm xã hội cho người lao động. Cụ thể, thủ tục này được thực hiện theo trình tự sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ liên quan
Doanh nghiệp thu thập đầy đủ thông tin và giấy tờ cần thiết như hợp đồng lao động, giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy tờ tùy thân của người lao động để làm căn cứ kê khai chính xác các biểu mẫu BHXH. - Bước 2: Đăng ký cấp mã đơn vị BHXH
Trường hợp doanh nghiệp chưa từng tham gia BHXH, đơn vị cần nộp tờ khai TK3-TS để đề nghị cơ quan BHXH cấp mã đơn vị. Thông thường, trong khoảng từ 1 đến 7 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp mã đơn vị tham gia BHXH. - Bước 3: Kê khai báo tăng lao động tham gia BHXH lần đầu
Sau khi có mã đơn vị, doanh nghiệp tiến hành lập các biểu mẫu và hồ sơ theo quy định nhằm kê khai danh sách người lao động đủ điều kiện tham gia BHXH lần đầu. - Bước 4: Nộp hồ sơ kê khai BHXH lần đầu
Doanh nghiệp nộp đầy đủ bộ hồ sơ kê khai cho cơ quan BHXH có thẩm quyền theo hình thức trực tiếp hoặc điện tử, bảo đảm đúng và đủ các thành phần hồ sơ theo quy định. - Bước 5: Nhận kết quả giải quyết từ cơ quan BHXH
Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ thực hiện cấp mã số BHXH cho người lao động và phát hành thẻ BHYT theo quy định.
Doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ kê khai BHXH lần đầu tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi đặt trụ sở chính, căn cứ theo thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Việc xác định đúng cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ giúp quá trình kê khai diễn ra thuận lợi và hạn chế phát sinh sai sót.
Xem chi tiết thêm tại bài viết: thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu
2.3 Các hình thức nộp hồ sơ kê khai BHXH lần đầu
Khi thực hiện thủ tục kê khai BHXH lần đầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ giấy hoặc nộp hồ sơ điện tử, tùy theo điều kiện và phương thức làm việc của đơn vị. Cụ thể như sau:
- Nộp hồ sơ giấy: Doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu thông qua dịch vụ bưu chính đến cơ quan BHXH quản lý. Trước khi nộp, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản theo hướng dẫn của cơ quan BHXH. Hình thức này được áp dụng miễn phí và phù hợp với các đơn vị chưa quen giao dịch điện tử.
- Nộp hồ sơ bằng phương thức điện tử: Doanh nghiệp thực hiện kê khai BHXH lần đầu thông qua các phần mềm giao dịch điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ. Chỉ cần có chữ ký số và tài khoản kê khai BHXH điện tử, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng theo dõi trạng thái xử lý.
Việc lựa chọn hình thức nộp hồ sơ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu quy trình và hạn chế sai sót trong quá trình kê khai BHXH lần đầu.
3. Hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu qua giao dịch điện tử
Để thực hiện đăng ký BHXH online, doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện sau:
- Chữ ký số của doanh nghiệp: Dùng để ký và xác nhận các hồ sơ, tờ khai BHXH khi nộp trực tuyến.
- Phần mềm kê khai BHXH điện tử: Có thể sử dụng phần mềm của các đơn vị cung cấp dịch vụ kê khai BHXH hoặc phần mềm miễn phí của BHXH Việt Nam.
- Tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan BHXH: Trường hợp chưa có, doanh nghiệp cần đăng ký trước khi thực hiện kê khai BHXH online.
Việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký BHXH trực tuyến nhanh chóng và thuận tiện.
3.1 Trường hợp doanh nghiệp đã có tài khoản trên Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam
Đối với doanh nghiệp đã được cấp tài khoản giao dịch điện tử, việc kê khai BHXH lần đầu được thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Truy cập Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam tại địa chỉ gddt.baohiemxahoi.gov.vn và chọn chức năng Đăng nhập.
- Bước 2: Tại màn hình đăng nhập, chọn đối tượng Tổ chức, nhập tên đăng nhập là mã số thuế của doanh nghiệp, mật khẩu và mã kiểm tra, sau đó nhấn Đăng nhập.
- Bước 3: Thực hiện đồng bộ dữ liệu lao động do cơ quan BHXH quản lý bằng cách vào Kê khai hồ sơ → Quản lý lao động → Nạp dữ liệu từ BHXH.
- Bước 4: Xác nhận yêu cầu tải dữ liệu. Sau khi hệ thống đồng bộ thành công, thông báo kết quả sẽ hiển thị trên màn hình.
- Bước 5: Tiến hành kê khai hồ sơ BHXH, nộp hồ sơ điện tử và sử dụng các tiện ích liên quan trực tiếp trên Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam theo nhu cầu của doanh nghiệp.
3.2 Trường hợp doanh nghiệp chưa có tài khoản trên Cổng giao dịch điện tử BHXH
Trường hợp doanh nghiệp chưa có tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan BHXH, việc đăng ký và kê khai BHXH online được thực hiện theo trình tự sau:
- Bước 1: Cắm USB Token (chữ ký số) vào máy tính, mở trình duyệt và truy cập Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam tại địa chỉ gddt.baohiemxahoi.gov.vn.
- Bước 2: Tại giao diện trang chủ, chọn chức năng Đăng ký để chuyển sang màn hình tạo tài khoản mới.
- Bước 3: Chọn đối tượng đăng ký là Đơn vị, sau đó điền đầy đủ các thông tin bắt buộc theo hướng dẫn của hệ thống và nhấn Đăng ký.
- Bước 4: Thực hiện ký số hồ sơ đăng ký bằng cách xác nhận thao tác ký và nhập mật khẩu chữ ký số.
- Bước 5: Hoàn tất ký số để gửi yêu cầu đăng ký tài khoản lên hệ thống BHXH.
- Bước 6: Kiểm tra email đã đăng ký để nhận mã kích hoạt tài khoản do hệ thống gửi về và tiến hành kích hoạt theo hướng dẫn.
- Bước 7: Sau khi kích hoạt thành công, doanh nghiệp sẽ nhận được tên đăng nhập và mật khẩu qua email để sử dụng Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam.
Sau khi được cấp tài khoản, doanh nghiệp tiến hành đăng nhập và thực hiện các bước kê khai BHXH online tương tự như quy trình áp dụng đối với đơn vị đã có tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan BHXH.
3.3 Hướng dẫn kê khai hồ sơ điện tử
Sau khi cấp mã đơn vị, doanh nghiệp có thể thực hiện theo hướng dẫn kê khai điện tử bảo hiểm xã hội điện tử lần đầu tại website của cơ quan Bảo hiểm Xã hội. Doanh nghiệp thực hiện theo các bước chi tiết dưới đây để hoàn tất khai báo lần đầu.
Ghi chú: Các hình minh họa bên dưới được trích từ tài liệu “Hướng dẫn đăng ký giao dịch, nộp hồ sơ, tra cứu trên cổng thông tin điện tử” (từ hình 37- 53, mục 7a) của Cổng thông tin điện tử.
Bước 1: Kê khai danh sách
Chọn “Danh sách thủ tục” tại góc trái trên màn hình danh sách hiển thị thủ tục. Nhấp chọn biểu tượng trong cột kê khai để chuyển sang màn hình “Chọn kỳ kê khai”.
Bước 2: Đăng ký thời gian kê khai
Hệ thống mặc định hiển thị kỳ kê khai theo tháng, năm hiện tại. Ô số lần kê khai có phép điền số tự nhiên từ 01 đến 99. Người dùng dễ dàng thay đổi kỳ kê khai và số lần kê khai khi chưa xác nhận trên hệ thống, nhỏ hơn hay bằng lần kê khai mới nhất. Bấm vào nút “Xác nhận” để chuyển sang bước tiếp theo hoặc bấm “Đóng” để loại bỏ các thao tác vừa điều chỉnh.
Bước 3: Chọn danh sách lao động
Sau khi hoàn thành bước 2, ở màn hình kê khai bấm “Chọn lao động” và xuất hiện danh sách lao động. Người điều chỉnh nhập đầy đủ thông tin vào các ô Mã nhân viên; Họ tên; Phòng ban; Trạng thái để tìm kiếm nhanh. Cuối cùng, bấm vào từng ô vuông trước tên người lao động để chọn danh sách theo ý muốn người dùng.
- TH1: Ở thủ tục 600 người dùng có thể bấm chọn loại hình lao động ở mục “Phân loại” như là: Tăng lao động; Giảm lao động; Tăng tiền lương; Giảm tiền lương; Khác.
- TH2: Ở thủ tục 600a người dùng chỉ có thể bấm chọn loại hình lao động ở mục “Phân loại” như là: Giảm lao động hoặc Giảm tiền lương.
- TH3: Ở thủ tục 600b người dùng chỉ có thể bấm chọn loại hình lao động ở mục “Phân loại” như là: Tăng tiền lương hoặc Giảm tiền lương.
Hoàn thành các bước chọn lao động và phân loại; người điều chỉnh tiếp tục chọn “Áp dụng” để quay lại màn hình lập hồ sơ.
*Lưu ý: Đối với những hồ sơ nộp bảo hiểm xã hội lần đầu chưa được gửi đến hệ thống tiếp nhận hồ sơ của cơ quan Bảo hiểm Xã hội, thì người điều chỉnh được phép xóa danh sách người lao động bằng cách bấm nút “Xóa” trên màn hình kê khai.
Tiếp theo, bấm chọn “Xác nhận” để xóa người lao động ra khỏi danh sách đang kê khai. Hoặc muốn hủy bỏ lệnh thì bấm “Đóng” để thoát về màn hình kê khai.
Bước 4: Thiết lập hồ sơ
Người dùng nhập các thông tin bắt buộc có trên màn hình lập hồ sơ người dùng
- D02-TS
| STT | Thông tin | Mô tả | Ghi chú |
| 1 | Phương án | Chọn phương án trong danh sách | Ô bắt buộc |
| 2 | Họ và tên | Tối đa 100 ký tự | Ô bắt buộc |
| 3 | Mã số BHXH | Tối đa 10 ký tự | Ô bắt buộc |
| 4 | Đã có sổ | Tích chọn | |
| 5 | Mức hưởng BHYT | Chọn phương án trong danh sách | |
| 6 | Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, nơi làm việc | Ô bắt buộc | |
| 7 | Phòng ban | Chọn phương án trong danh sách | |
| 8 | Mã vùng sinh sống | ||
| 9 | Mã vùng LTT | ||
| 10 | Hệ số/ Mức lương | Ô bắt buộc | |
| 11 | Phụ cấp chức vụ | Cho phép nhập 2,2 | |
| 12 | Phụ cấp thâm niên VK(%) | Tối đa 2 ký tự | |
| 13 | Phụ cấp thâm niên nghề | Tối đa 2 ký tự | |
| 14 | Phụ cấp lương | Tối đa 18 ký tự | |
| 15 | Phụ cấp các khoản bổ sung | Tối đa 18 ký tự | |
| 16 | Từ tháng năm | Nhập tháng/năm | Trường bắt buộc |
| 17 | Đến tháng năm | Nhập tháng/năm | Trường bắt buộc |
| 18 | Tỷ lệ đóng | Tối đa 2,1 ký tự số | |
| 19 | Tính lãi | Tích chọn | |
| 20 | Ghi chú |
- TK1-TS
| STT | Thông tin | Mô tả | Ghi chú |
| 1 | Mã số BHXH | Tối đa 10 ký tự | |
| 2 | Họ và tên | Tối đa 100 ký tự | Ô bắt buộc |
| 3 | Giới tính | Chọn nam/nữ | |
| 4 | Ngày sinh | Phụ thuộc vào:
0: ngày tháng năm 1: tháng năm 2: năm |
|
| 5 | Quốc tịch | Chọn phương án | Ô bắt buộc |
| 6 | Dân tộc | Chọn phương án | Ô bắt buộc |
| 7 | Nơi đăng ký giấy khai sinh | Chọn phương án | Ô bắt buộc |
| 8 | Địa chỉ nhận hồ sơ | Chọn phương án | Ô bắt buộc |
| 9 | Họ tên cha mẹ người giám hộ | Áp dụng đối với trẻ em dưới 6 tuổi | |
| 10 | Số điện thoại liên hệ | Tối đa 20 ký tự | |
| 11 | Số CMND/HC/CC | Tối đa 20 ký tự | |
| 12 | Số hộ gia đình đã cấp | Tối đa 20 ký tự | |
| 13 | Nơi đăng ký KCB ban đầu | ||
| 14 | Mức tiền đóng | Tối đa 18 ký tự | Áp dụng riêng đối với người tham gia BHXH tự nguyện |
| 15 | Phương thức đóng | Chọn phương án | |
| 16 | Nội dung thay đổi yêu cầu | ||
| 17 | Hồ sơ kèm theo |
- D01-TS
| STT | Thông tin | Mô tả | Ghi chú |
| 1 | Tên bảng kê | Ô bắt buộc | |
| 2 | Kèm theo | Ô bắt buộc | |
| 3 | Họ và tên | Ô bắt buộc | |
| 4 | Mã số BHXH | Tối đa 10 ký tự | |
| 5 | Số hiệu văn bản | Tối đa 50 ký tự | Ô bắt buộc |
| 6 | Ngày ban hành | Ngày/tháng/năm | Ô bắt buộc |
| 7 | Cơ quan ban hành văn bản | Tối đa 255 ký tự | Ô bắt buộc |
| 8 | Trích yếu văn bản | Ô bắt buộc | |
| 9 | Trích lược nội dung cần thẩm định | Ô bắt buộc |
Bước tiếp theo, để lưu tạm hồ sơ bằng cách nhấp vào nút “Lưu” ở trên màn hình lịch sử kê khai.
Cuối cùng, người dùng nhấp chọn ô “Kê khai” để lưu và kiểm tra các dữ liệu, để kiểm tra lịch sử, trạng thái danh sách lao động ở ô “Lưu”. Sau khi lưu dữ liệu thành công thì có thể chuyển hồ sơ đến hệ thống nhận hồ sơ của Bảo hiểm Xã hội Việt Nam. Ngoài ra, hệ thống sẽ báo thiếu khi danh sách còn thiếu hoặc sai dữ liệu.
Bước 5: Nộp hồ sơ
- Hệ thống Bảo hiểm Xã hội Việt Nam chỉ tiếp nhận hồ sơ đã hoàn thành ở trạng thái “Lưu”.
- Hoàn thành nhập đủ và đúng theo yêu cầu của hệ thống, người dùng bấm nút chọn “Kê khai”. Tiếp theo, người dùng bấm chọn “Xác nhận nộp hồ sơ” để giữ nguyên dữ liệu từ đợt kê khai trước và chuyển sang bước “Ký sổ”.
- Ở bước “Ký sổ” người điều chỉnh buộc phải chọn chữ ký thích hợp, nhấp chọn “OK” để di chuyển sang bước tiếp theo nhập mật khẩu xác nhận. Hoặc muốn hủy bỏ thao tác chữ ký đã chọn bấm “Cancel”.
- Vào ô “Lịch sử kê khai” ở góc trái trên của thanh menu để xem trạng thái lịch sử, xem/chỉnh sửa. Tại cột trạng thái ghi chú “Đã lưu” thì có thể thực hiện bước “Nộp” ở ô kế bên. Sau khi thực hiện hoàn thành bước “Nộp” có thể tiếp tục bước “Ký sổ” như trên.
Vui lòng kiểm tra lại thanh trạng thái đã chuyển sang “Đã nộp” hay chưa để chắc chắn hệ thống Bảo hiểm Xã hội đã tiếp nhận hồ sơ của bạn.
Bước 6: Xuất mẫu sang dạng PDF
Người dùng cần thực hiện theo các bước bên dưới để xuất mẫu về dạng PDF để dễ dàng tải về thiết bị.
Ở màn hình lập hồ sơ, sau khi nhấp vào “Xuất mẫu” thì tiếp tục chọn “Xem” ở trong khung Danh sách tờ khai.
Trên màn hình xem mẫu người dùng chọn “Tải xuống” để lưu file PDF về thiết bị.
Hoàn tất 6 bước trên có nghĩa là doanh nghiệp đã thực hiện đúng theo hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu. Một điều phải chú ý là doanh nghiệp cần phải thực hiện sửa đổi theo yêu cầu của cơ quan Bảo hiểm Xã hội Việt Nam khi có thông báo.
4. Điều cần biết trước khi thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu
4.1 Thời hạn thực hiện thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu
Đối với doanh nghiệp lần đầu đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội thì bắt buộc phải làm thủ tục đăng ký trong vòng 30 ngày kể từ lúc tuyển dụng người lao động, ký hợp đồng lao động. Doanh nghiệp thực hiện đăng ký tại cơ quan quản lý Bảo hiểm Xã hội cấp quận, huyện trở lên sẽ nhận riêng một mã đơn vị.
4.2 Đổi mã đơn vị khi thay đổi trụ sở doanh nghiệp
Một số doanh nghiệp trong thời gian hoạt động có thay đổi nơi làm việc thì cũng phải kê khai lại hồ sơ bảo hiểm xã hội lần đầu. Tuy nhiên, doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chỉ làm lại hồ sơ khi chuyển đến tỉnh, thành phố mới.
Trong trường hợp có thay đổi cơ sở hoạt động kinh doanh như là đổi tên, nhượng quyền, địa chỉ,… phải đảm bảo chốt sổ bảo hiểm xã hội của công ty cho tất cả người lao động. Bởi trách nhiệm chốt sổ là thuộc về phía doanh nghiệp, nếu không chốt sổ doanh nghiệp có thể bị người lao động khiếu nại. Điều này sẽ gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng.
4.3 Báo tăng – Báo giảm
Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu, doanh nghiệp có thể báo tăng số lượng với cơ quan Bảo hiểm Xã hội mà doanh nghiệp tham gia. Ngược lại cũng vậy, số lượng lao động giảm thì doanh nghiệp phải báo giảm. Tuy nhiên, người lao động mới tham gia làm mất sổ phải làm lại sổ mới có thể được đăng ký thêm số lượng.
Bên cạnh đó, đối với lao động mới đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội thì doanh nghiệp cần mang theo CMND/CCCD photo để thực hiện thủ tục báo tăng. Sau 05 ngày làm việc doanh nghiệp có thể đến cơ quan Bảo hiểm Xã hội để nhận sổ bảo hiểm xã hội và thẻ bảo hiểm y tế của người lao động đó.
5. Mức xử phạt khi không kê khai đăng ký tham gia BHXH lần đầu
Theo quy định tại Nghị định 28/2020/NĐ-CP của Chính phủ, người sử dụng lao động không thực hiện đăng ký và tham gia BHXH cho người lao động sẽ bị xử phạt hành chính với các mức cụ thể như sau:
- Vi phạm quy định về đóng BHXH bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp (Điều 38):
Doanh nghiệp không đăng ký tham gia hoặc không đóng BHXH cho người lao động có thể bị phạt từ 18% đến 20% tổng số tiền BHXH phải đóng, mức phạt tối đa không quá 75 triệu đồng cho mỗi hành vi vi phạm. Trường hợp chậm đóng hoặc đóng không đầy đủ, mức phạt dao động từ 12% đến 20% tổng số tiền phải đóng, tùy vào thời gian vi phạm. - Vi phạm quy định về lập hồ sơ tham gia BHXH (Điều 39):
Nếu doanh nghiệp không lập hồ sơ đăng ký BHXH cho người lao động, mức phạt từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng cho mỗi người lao động, nhưng tổng mức phạt không vượt quá 75 triệu đồng. - Các vi phạm khác liên quan đến BHXH (Điều 40):
Hành vi không cung cấp hoặc cung cấp không đầy đủ thông tin BHXH cho cơ quan có thẩm quyền có thể bị xử phạt từ 200.000 đồng đến 40.000.000 đồng, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.
Ngoài hình thức xử phạt tiền, doanh nghiệp vi phạm còn bị buộc khắc phục hậu quả, bao gồm việc truy nộp đầy đủ số tiền BHXH chưa đóng, chậm đóng và nộp tiền lãi phát sinh theo mức lãi suất do cơ quan BHXH quy định.
6. Lưu ý khi kê khai BHXH lần đầu cho doanh nghiệp
Khi thực hiện kê khai BHXH lần đầu, doanh nghiệp cần chú ý một số vấn đề quan trọng sau để tránh sai sót và phát sinh rủi ro pháp lý:
- Xác định đúng đối tượng tham gia BHXH bắt buộc: Chỉ kê khai những người lao động thuộc diện tham gia BHXH theo quy định, căn cứ vào loại hợp đồng lao động và thời hạn hợp đồng.
- Kê khai đầy đủ, chính xác thông tin người lao động: Thông tin cá nhân như họ tên, ngày sinh, số CCCD/CMND, mã số BHXH phải trùng khớp với giấy tờ gốc để tránh bị trả hồ sơ.
- Đăng ký kịp thời ngay khi phát sinh lao động: Doanh nghiệp cần thực hiện kê khai BHXH lần đầu đúng thời hạn để tránh bị xử phạt hành chính do chậm đăng ký hoặc chậm đóng BHXH.
- Kiểm tra tình trạng mã số BHXH của người lao động: Trường hợp người lao động đã có mã số BHXH, doanh nghiệp không đăng ký mới mà chỉ thực hiện báo tăng theo quy định.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, biểu mẫu theo đúng quy định: Sử dụng đúng mẫu biểu hiện hành như TK3-TS, D02-TS, D01-TS, TK1-TS (nếu có) để tránh phải bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần.
- Lưu trữ hồ sơ và theo dõi kết quả xử lý: Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên lưu lại chứng từ, biên nhận và thường xuyên theo dõi trạng thái xử lý trên hệ thống BHXH.
Thực hiện đúng các lưu ý trên sẽ giúp doanh nghiệp kê khai BHXH lần đầu thuận lợi, hạn chế sai sót và đảm bảo quyền lợi bảo hiểm cho người lao động ngay từ khi bắt đầu làm việc.
7. Dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu tại AZTAX
Để quá trình đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu diễn ra đơn giản, nhanh chóng và đúng quy định, doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng dịch vụ đăng ký BHXH trọn gói tại AZTAX. AZTAX sẽ thay mặt doanh nghiệp thực hiện toàn bộ thủ tục từ tư vấn hồ sơ, kê khai thông tin, nộp hồ sơ đến làm việc trực tiếp với cơ quan BHXH, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa sai sót.
Dịch vụ được AZTAX thiết kế chuyên biệt cho doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp lần đầu phát sinh lao động, nhằm đảm bảo việc tham gia BHXH được thực hiện đúng pháp luật ngay từ đầu. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán – thuế – BHXH, AZTAX cam kết hỗ trợ doanh nghiệp sớm được cấp mã đơn vị, bảo đảm đầy đủ quyền lợi BHXH cho người lao động và đồng hành lâu dài trong suốt quá trình hoạt động.
Xem thêm: Dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu
Xem thêm: Dịch vụ bảo hiểm doanh nghiệp
Hướng dẫn kê khai bảo hiểm xã hội lần đầu là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật và bảo đảm đầy đủ quyền lợi an sinh cho người lao động ngay từ khi bắt đầu hoạt động. Việc nắm rõ hồ sơ, quy trình và các lưu ý khi kê khai BHXH lần đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tránh bị xử phạt và tiết kiệm thời gian thực hiện. Nếu doanh nghiệp bạn còn khó khăn hay thắc mắc hãy liên hệ ngay với AZTAX để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhé!
