Hồ sơ thành lập công ty bao gồm những gì?

Hồ sơ thành lập công ty bao gồm những gì? Là câu hỏi mà hầu hết người chuẩn bị thành lập công ty thường gặp bối rối. Quy trình chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty sẽ khác nhau tùy theo loại hình doanh nghiệp, bởi mỗi loại hình sẽ có những loại hồ sơ riêng biệt. Dưới đây là một số thông tin cụ thể về các loại hồ sơ thành lập công ty bao gồm hồ sơ thành lập công ty cổ phần, hồ sơ thành lập công ty TNHH, hồ sơ thành lập công ty tư nhân, hồ sơ thành lập công ty hợp danh, hồ sơ công ty liên doanh, hồ sơ thành lập chi nhánh… Cùng AZTAX theo dõi bài viết dưới đây nhé!

1. Hồ sơ thành lập công ty bao gồm những gì?

Theo từng loại doanh nghiệp và lĩnh vực kinh doanh cụ thể, yêu cầu về hồ sơ đăng ký sẽ có sự thay đổi khác nhau. Dưới đây là các loại hồ sơ thông thường mà hầu hết những nhà đầu tư đang có ý định khởi nghiệp phải chuẩn bị khi bắt đầu thành lập một công ty mới:

1.1 Giấy đề nghị đăng ký thành lập công ty

Giấy đề nghị đăng ký công ty là một văn bản chính thức được tạo ra để yêu cầu việc đăng ký doanh nghiệp mới và nó được chuyển đến cơ quan có thẩm quyền thường là sở đăng ký kinh doanh. Mẫu nội dung của giấy đề xuất này được quy định theo các hướng dẫn chi tiết (trong đó Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT là một trong những văn bản hướng dẫn mới nhất về quy trình đăng ký doanh nghiệp).

1.2 Điều lệ công ty

Điều lệ công ty là một văn bản chứa các thỏa thuận quan trọng giữa thành viên (trong trường hợp Công ty TNHH hoặc Công ty Hợp Danh) hoặc giữa người sáng lập công ty và cổ đông (đối với công ty cổ phần). Văn bản này được lập dựa trên các mô hình chung của luật pháp, bao gồm luật doanh nghiệp, luật thuế, luật lao động, luật tài chính, kế toán, nhằm xác định một cách hiệu quả về cách tổ chức, hoạt động và giải thể công ty.

Mẫu nội dung điều lệ công ty được định rõ trong các hướng dẫn chi tiết, trong đó Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT là tài liệu hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp gần nhất và được áp dụng.

1.3 Danh sách về thành viên/cổ đông góp vốn sở hữu

Để đăng ký công ty TNHH bạn cần tổng hợp một bản danh sách thành viên góp vốn hoặc danh sách cổ đông (nếu thành lập công ty cổ phần). Bản danh sách này phải mô tả chi tiết và đầy đủ về thông tin cá nhân của mỗi thành viên hoặc cổ đông cũng như phần trăm vốn góp của họ vào doanh nghiệp bạn đang chuẩn bị đăng ký.

1.4 Bản sao giấy tờ tùy thân của các thành viên/cổ đông góp vốn

Sau khi đã có bản danh sách, quá trình chuẩn bị sẽ tiếp tục với việc thu thập bản sao của một trong các giấy tờ sau đây đối với mỗi thành viên hoặc cổ đông:

• Chứng minh nhân dân.
• Căn cước công dân.
• Hộ chiếu.

Quyết định về việc chọn lựa thành viên hoặc cổ đông cho công ty thuộc trách nhiệm của chủ doanh nghiệp, tuy nhiên, số lượng thành viên và cổ đông sẽ phải tuân theo quy định của loại hình doanh nghiệp.

Lưu ý rằng thời hạn hiệu lực của Chứng minh nhân dân không vượt quá 15 năm.

1.5 Giấy tờ bổ sung trong trường hợp thành viên/cổ đông góp vốn là tổ chức

Khi thành viên góp vốn là tổ chức trong nước, quy trình yêu cầu đồng thời giấy tờ cần nộp bao gồm Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương cùng với bản sao hợp lệ của giấy chứng thực cá nhân của người đại diện được ủy quyền quản lý phần vốn góp và văn bản ủy quyền từ chủ sở hữu cho người được ủy quyền.

Nếu thành viên góp vốn là tổ chức nước ngoài thì bạn cần bổ sung thêm các giấy tờ tương tự như trường hợp tổ chức trong nước, nhưng phải được hợp pháp hóa thông qua đại sứ quán hoặc tổ chức lãnh sự tương ứng.

1.6 Văn bản ủy quyền cho tổ chức/cá nhân thực hiện thủ tục nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh

Trong trường hợp người xử lý thủ tục không phải là người đại diện pháp lý của công ty, việc làm cần thiết là có một tờ giấy ủy quyền. Điều này giúp người nộp hồ sơ có thể đại diện thay mặt người đại diện pháp lý để thực hiện các thủ tục liên quan đến hồ sơ một cách đầy đủ và chính xác.

2. Hồ sơ thành lập công ty cổ phần

Công ty cổ phần là loại hình doanh nghiệp có vốn điều lệ được chia thành các phần nhỏ bằng nhau gọi là cổ phần. Các thành viên của doanh nghiệp gọi là cổ đông, có thể nắm giử một hoặc nhiều cổ phần và trách nhiệm của họ chỉ nằm trong phạm vi giá trị của cổ phần mà họ đang nắm giữ. Công ty cổ phần có quyền phát hành cổ phần nhằm huy động vốn.

Đối với công ty cổ phần, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thành lập doanh nghiệp đúng theo các nội dung được quy định tại Nghị định số 01/2021/NĐ-CP. Thành phần hồ sơ thành lập doanh nghiệp cổ phần bao gồm:

Số lượng 1 bộ

Lưu ý:

• Đối với cổ đông là những cá nhân phải có bản sao giấy CMND/CCCD, Hộ chiếu hay chứng thực hợp pháp khác của cá nhân đó.
• Đối với cổ đông là tổ chức: cần có bản sao giấy quyết định thành lập, chứng nhận đăng ký kinh doanh hay những tài liệu tương đương khác của tổ chức đó như văn bản uỷ quyền, giấy CMND/CCCD, Hộ chiếu hay chứng thực hợp pháp của người đại diện cho công ty theo uỷ quyền.
• Đối với cổ đông là đơn vị tổ chức nước ngoài cần có bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh được chứng thực tại cơ quan nơi tổ chức đó đăng ký không quá ba tháng kể từ ngày nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh.
• Ngoài ra, công ty cổ phần cũng cần phải tuân thủ các quy định về quản lý và hoạt động của doanh nghiệp được quy định tại pháp luật.

3. Hồ sơ thành lập công ty TNHH 1 thành viên

Công ty TNHH 1 thành viên là doanh nghiệp do một tổ chức hay một cá nhân duy nhất làm chủ sở hữu. Chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên chịu trách nhiệm hoàn toàn về các nghĩa vụ tài sản và các khoản nọ khác của công ty trong phạm vi vốn điều lệ mà công ty đã đăng ký.

Căn cứ theo những quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14, hồ sơ thành lập công ty TNHH 1 thành viên bao gồm các giấy tờ sau:

• Dự thảo điều lệ công ty.
• Giấy đề nghị đăng ký thành lập công ty.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực: Thẻ CCCD/CMND/Hộ chiếu.
• Giấy uỷ quyền cho người thực hiện hồ sơ (nếu có).
• Giấy tờ kèm theo: Thẻ CCCD/CMND/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật và người được ủy quyền nộp hồ sơ.

Số lượng 1 bộ

Lưu ý:

• Đối với trường hợp thành viên là cá nhân cần có bản sao sao giấy CMND/CCCD, Hộ chiếu hay chứng thực hợp pháp khác của cá nhân đó.
• Đối với trường hợp thành viên là tổ chức cần có bản sao giấy quyết định thành lập, chứng nhận đăng ký kinh doanh hay những tài liệu tương đương liên quan khác như văn bản uỷ quyền, CMND/CCCD, Hộ chiếu hay chứng thực hợp pháp khác của người đại diện theo uỷ quyền.
• Đối với thành viên là đơn vị tổ chức nước ngoài thì cần có bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh được chứng thực tạicơ quan nơi tổ chức đăng ký không quá 3 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh.

4. Hồ sơ thành lập công ty TNHH 2 thành viên trở lên

Công ty TNHH 2 thành viên trở lên là loại hình doanh nghiệp có ít nhất 2 thành viên và không được vược quá 50 người. Thành viên trong công ty TNHH 2 thành viên trở lên sẽ chịu trách nhiệm về khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi vốn mà họ đã góp vào doanh nghiệp, ngoại trừ các trường hợp được quy định tại khoản 4 Điều 47 của Luật này. Vậy hồ sơ thành lập công ty TNHH 2 thành viên bao gồm những gì?

Theo như quy định thì mỗi loại hình kinh doanh có hồ sơ thành lập đăng ký thành lập doanh nghiệp kinh doanh khác nhau. Hồ sơ thành lập công ty TNHH 2 thành viên trở lên cũng không ngoại lệ, cụ thể gồm có:

Số lượng 1 bộ

Lưu ý:

• Đối với trường hợp thành viên là cá nhân cần có bản sao sao giấy CMND/CCCD, Hộ chiếu hay các loại chứng thực hợp pháp khác của cá nhân đó.
• Đối với trường hợp thành viên là tổ chức cần có bản sao giấy quyết định thành lập, chứng nhận đăng ký kinh doanh hay những các tài liệu tương đương liên quan khác như văn bản uỷ quyền, CMND/CCCD, Hộ chiếu hay chứng thực hợp pháp khác của người đại diện theo uỷ quyền.
• Đối với thành viên là đơn vị tổ chức nước ngoài thì cần có bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh được chứng thực tại cơ quan nơi tổ chức đăng ký không quá 3 tháng kể từ ngày đơn vị đó nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh.
• Công ty có thể thuê, mướn người ngoài làm đại diện theo pháp luật cho doanh nghiệp.

5. Hồ sơ thành lập công ty tư nhân

Công ty tư nhân là một loại hình doanh nghiệp mà cá nhân làm chủ và chịu trách nhiệm về toàn bộ tải sản của mình đã đầu tư vào các hoạt động của doanh nghiệp. Loại hình này không có tư cách pháp nhân và chủ sở hữu là một cá nhân.

Với hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân, chủ doanh nghiệp cần thực hiện đúng theo quy định tại Điều 19 Luật Doanh Nghiệp 2020 số 59/2020/QH14. Cụ thể như sau:

• Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp (Phụ lục I-1, Thông tư số 01/2013/TT-BKH)
• Bản sao y CCCD / CMND/ Hộ chiếu của người chủ sở hữu doanh nghiệp (Không quá 3 tháng)
• Cam kết thực hiện những mục tiêu cho xã hội và môi trường (Nếu đó là doanh nghiệp xã hội)
• Giấy tờ ủy quyền cho cá nhân tổ chức thực hiện (Nếu đơn vị ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ)

Số lượng 1 bộ

Lưu ý: Doanh nghiệp tư nhân chỉ có một chủ sở hữu và không được phép mời thêm người khác vào làm chủ sở hữu trong quá trình hoạt động.

6. Hồ sơ thành lập công ty hợp danh

Theo Luật Doanh Nghiệp 2020 số 59/2020/QH14, công ty hợp danh là loại hình doanh nghiệp mà trong đó phải có ít nhất 02 thành viên làm chủ sở hữu chung của doanh nghiệp, cùng nhau kinh doanh dưới một cái tên chung. Theo quy định thì hồ sơ thành lập công ty hợp danh bao gồm những gì?

Chủ công ty hợp danh cần chuẩn bị các giấy tờ cho bộ hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp kinh doanh bao gồm:

• Đơn đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty hợp danh.
• Danh sách các thành viên của công ty hợp danh.
• Bản sao y chứng thực CMND/CCCD/Hộ chiếu hợp pháp của thành viên hợp danh.
• Đối với thành viên nhà đầu tư nước ngoài: Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
• Tài liệu kèm theo khác (đối với một số trường hợp).
• Giấy ủy quyền (đối với doanh nghiệp nhờ người khác thực hiện đăng ký thành lập công ty).

Số lượng 1 bộ

Lưu ý: Công ty hợp danh không được quá 50 thành viên trong quá trình hoạt động. Các thành viên sẽ chịu trách nhiệm giới hạn về số vốn góp của mình vào công ty.

7. Hồ sơ thành lập doanh nghiệp liên doanh

Doanh nghiệp liên doanh là loại hình doanh nghiệp do hai bên hay nhiều bên hợp tác để thành lập dựa trên cơ sở hợp đồng liên doanh hay hiệp định ký kết giữa Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Chính phủ hay công ty có vốn đầu tư hợp tác với các công ty Việt Nam hay công ty liên doanh hợp tác với các nhà đầu tư nước ngoài dựa trên cơ sở các hợp đồng liên doanh.

Công ty liên doanh được thành lập dựa theo hình thức công ty TNHH. Mỗi bên liên doanh sẽ chịu một phần trách nhiệm trong phạm vi số vốn cam kết góp vào vốn pháp định. Công ty liên doanh có tư cách pháp nhân chíu theo pháp luật Việt Nam.

Để thành lập công ty liên doanh, bạn cần chuẩn bị các tài liệu sau:

• Giấy đề nghị thành lập công ty liên doanh.
• Hợp đồng liên doanh (ghi rõ thông tin về các bên liên doanh, tỷ lệ vốn góp, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, cách thức vận hành và quản lý công ty, phân chia lợi nhuận và giải quyết tranh chấp,…).
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh các bên liên doanh.
• Bản sao quyết định các bên liên doanh về việc thành lập doanh nghiệp.
• Bản sao giấy phép đầu tư (đối với các trường hợp cần phải cấp phép đầu tư).
• Giấy chứng nhận năng lực hành nghề (đối với một số ngành nghề đặc biệt).
• Hợp đồng thuê đất hoặc chứng chỉ quyền sử dụng đất hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại địa điểm đặt trụ sở công ty (nếu có).
• Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện công ty.
• Đơn đăng ký mã số thuế.

Số lượng 1 bộ

Lưu ý: Công ty liên doanh được xem là một đơn vị kinh tế độc lập và có trách nhiệm pháp lý trước pháp luật. Các đối tác sẽ chịu trách nhiệm về nợ và các khoản phải trả của công ty theo tỷ lệ vốn góp của mình vào công ty.

Xem thêm: Thành lập doanh nghiệp là gì?

Xem thêm: Thủ tục giải thể doanh nghiệp như thế nào?

8. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty

Chi nhánh còn gọi là công ty con là đơn vị phụ thuộc vào công ty chính. Nhiệm vụ của các chi nhánh là thực hiện một phần hay toàn bộ chức năng của doanh nghiệp đề ra, bao gồm cả các chức năng đại diện nếu được ủy quyền. Ngành, nghề của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề của doanh nghiệp chính. Như vậy, hồ sơ thành lập chi nhánh công ty bao gồm những gì?

Để thành lập chi nhánh công ty, bạn cần chuẩn bị các tài liệu sau:

• Thông báo thành lập chi nhánh do người đại diện theo pháp luật ký (Phụ lục II-7 ban hành theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT)
• Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh: Cá nhân là người Việt Nam cần CCCD/CMND hoặc hộ chiếu; Cá nhân nước ngoài cần Giấy phép lao động, Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền tại địa phương cấp và Hộ chiếu;
• Bản sao Giấy chứng nhận năng lực hành nghề (đối với một số ngành nghề đặc biệt)
• Giấy tờ ủy quyền thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp nếu người thực hiện hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp).

Số lượng 1 bộ

Lưu ý: Chi nhánh là một đơn vị trực thuộc công ty gốc và không có thể đứng ra làm chủ thể kinh tế độc lập. Chi nhánh sẽ được chịu trách nhiệm về nợ và các khoản phải trả trước pháp luật.

9. Điều kiện thành lập công ty

Các điều kiện thành lập doanh nghiệp mà các bạn cần biết như sau:

Điều kiện về chủ thể: Tổ chức có tư cách pháp nhân hoặc cá nhân đủ 18 tuổi, đầy đủ hành vi nhân sự. Đối tượng thành lập doanh nghiệp không thuộc những đối tượng bị cấm thành lập doanh nghiệp theo Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh Nghiệp 2020 số 59/2020/QH14.

Xác định thành viên/cổ đông góp vốn hay sẽ tự đầu tư: Chủ công ty cần định hình được tổng số lượng thành viên đề đăng ký loại hình doanh nghiệp phù hợp.

Lựa chọn loại hình doanh nghiệp: Tuỳ thuộc vào số lượng thành viên cổ đông góp vốn và cách quản lý doanh nghiệp mà người thành lập đăng ký loại hình kinh doanh đúng theo quy định.

Đặt tên công ty: Tên công ty chứa 02 phần là loại hình doanh nghiệp + tên riêng, đồng thời không được giống với tên của doanh nghiệp khác đã được đăng ký trên Cơ sở dữ liệu tại cổng thông tin quốc gia. Tên doanh nghiệp phải có ít nhất hai thành tố, được viết bằng Tiếng Việt hoặc tiếng Anh, có thể kèm theo chữ số và ký hiệu, phải phát âm được.

Địa chỉ trụ sở công ty: Địa chỉ trụ sở được xác định gồm: 4 cấp “Số nhà kèm tên đường + tên phường/ xã/ thị trấn + tên quận/ huyện/ thị xã/TP thuộc tỉnh + TP trung ương/ tỉnh”. Nếu nơi đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường thì phải có xác nhận của địa phương là hợp lệ và nộp kèm địa chỉ đó kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh. Trường hợp, doanh nghiệp thuê văn phòng làm trụ sở, trước khi ký hợp đồng thì nên kiểm tra giấy tờ căn hộ đó có chức năng thương mại/ làm văn phòng.

Ngành nghề kinh doanh: Doanh nghiệp được tự do lựa chọn ngành nghề kinh doanh trừ các ngành nghề được bị pháp luật cấm.

Vốn điều lệ của doanh nghiệp: Là số vốn do các thành viên, cổ đông góp hoặc cam kết góp trong vòng 90 ngày. Doanh nghiệp không cần chứng minh về vốn khi thành lập trừ trường hợp ngành nghề kinh doanh có quy định về mức vốn pháp định thì vốn điều lệ không được thấp hơn mức quy định. Vốn điều lệ cũng là cơ sở tính mức thuế môn bài hằng năm của doanh nghiệp và cũng là yếu tố được các đối tác đánh giá.

Xem thêm: Chi phí thành lập doanh nghiệp bao gồm những gì?

10. Các câu hỏi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty

Khi thành lập công ty, người khởi nghiệp gặp rất nhiều câu hỏi về bộ hồ sơ thành lập doanh nghiệp và không biết cách xử lý. Dưới đây AZTAX đã tổng hợp một số câu hỏi phổ biến về hồ sơ khi thành lập công ty.

10.1 Nộp hồ sơ thành lập công ty tại đâu?

Theo Nghị định số 01/2021/NĐ-CP hồ sơ đăng ký thành lập công ty nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch và Đầu tư) nơi đặt trụ sở chính của doanh ghiệp. Sau khi hồ sơ đăng ký công ty được tiếp nhận, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận về việc tiếp nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ.

10.2 Cách nộp hồ sơ thành lập công ty qua mạng

• Bước 1: Truy cập vào trang web của Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh hoặc thành phố mà bạn muốn đăng ký thành lập công ty.
• Bước 2: Đăng ký tài khoản trên trang web đó (nếu có yêu cầu).
• Bước 3: Điền thông tin đăng ký thành lập công ty trên trang web, gồm: tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, số vốn điều lệ, tên người đại diện, các thông tin liên hệ khác.
• Bước 4: Tải lên các tài liệu cần thiết cho việc đăng ký, bao gồm: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ, bản sao quyết định thành lập chi nhánh (nếu có), bản sao CMND hoặc hộ chiếu của người đại diện, hợp đồng thuê đất hoặc chứng chỉ quyền sử dụng đất tại địa điểm đặt trụ sở công ty, v.v…
• Bước 5: Thanh toán phí đăng ký và các khoản phí khác (nếu có yêu cầu).
• Bước 6: Sau khi nộp hồ sơ thành công, bạn sẽ nhận được số giấy phép hoạt động công ty qua email hoặc hệ thống thông báo trên trang web đăng ký.

10.3 Thời gian duyệt hồ sơ thành lập công ty bao nhiêu ngày?

Thời gian duyệt hồ sơ thành lập công ty giao động từ 3 – 5 ngày để xin giấy phép thành lập công ty, giấy phép đăng ký doanh nghiệp Việt Nam từ Sở Kế Hoạch và Đầu tư (đối với công ty có vốn trong nước).

Thời gian thành lập công ty nước ngoài sẽ từ 18 – 30 ngày. Trong đó, 15 – 30 ngày để xin giấy phép đăng ký đầu tư và từ 3 – 5 ngày để xin giấy phép đăng ký kinh doanh.

Đây chỉ là thời gian xin giấy phép từ Sở Kế Hoạch và Đầu tư, ngoài ra chủ doanh nghiệp cần có thời gian tự chuẩn bị các giấy khác nên thời gian thành lập của mỗi công ty là khác nhau.

Tất cả những thông tin về câu hỏi liên quan “Hồ sơ thành lập công ty bao gồm những gì?” đã được AZTAX phân tích trong bài viết này. Kết nối với chúng tôi khi có bất kỳ thắc mắc về bộ hồ sơ đăng ký thành lập công ty, cách làm hồ sơ thành lập công ty cũng như dịch vụ thành lập doanh nghiệp. Chúng tôi hỗ trợ tư vấn miễn phí!

Xem thêm: Thành lập công ty ở nước ngoài

CÔNG TY AZTAX CUNG CẤP GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN

Fanpage: AZTAX - Giải pháp kế toán thuế

Email: cs@aztax.com.vn

Địa chỉ: 135 Đường số 12 KDC Cityland, Phường 10, Quận Gò Vấp, TP. HCM

Hotline: 0932.383.089

#AZTAX - Giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp