Hồ sơ thành lập công ty bao gồm những gì?

• Bản sao y công chứng CCCD/CMND hoặc Hộ chiếu (không quá 3 tháng).
• Đơn đề nghị đăng ký thành lập công ty 2 thành viên trở lên.
• Điều lệ thành lập công ty 2 thành viên trở lên.
• Danh sách thành viên góp vốn.

Lưu ý:

• Đối với trường hợp thành viên là cá nhân cần có bản sao sao giấy CMND/CCCD, Hộ chiếu hay các loại chứng thực hợp pháp khác của cá nhân đó.
• Đối với trường hợp thành viên là tổ chức cần có bản sao giấy quyết định thành lập, chứng nhận đăng ký kinh doanh hay những các tài liệu tương đương liên quan khác như văn bản uỷ quyền, CMND/CCCD, Hộ chiếu hay chứng thực hợp pháp khác của người đại diện theo uỷ quyền.
• Đối với thành viên là đơn vị tổ chức nước ngoài thì cần có bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh được chứng thực tại cơ quan nơi tổ chức đăng ký không quá 3 tháng kể từ ngày đơn vị đó nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh.
• Công ty có thể thuê, mướn người ngoài làm đại diện theo pháp luật cho doanh nghiệp.

5. Hồ sơ thành lập công ty tư nhân

Công ty tư nhân là một loại hình doanh nghiệp mà cá nhân làm chủ và chịu trách nhiệm về toàn bộ tải sản của mình đã đầu tư vào các hoạt động của doanh nghiệp. Loại hình này không có tư cách pháp nhân và chủ sở hữu là một cá nhân.

Với hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân, chủ doanh nghiệp cần thực hiện đúng theo quy định tại Điều 19 Luật Doanh Nghiệp 2020 số 59/2020/QH14. Cụ thể như sau:

• Giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp (Phụ lục I-1, Thông tư số 01/2013/TT-BKH)
• Bản sao y CCCD / CMND/ Hộ chiếu của người chủ sở hữu doanh nghiệp (Không quá 3 tháng)
• Cam kết thực hiện những mục tiêu cho xã hội và môi trường (Nếu đó là doanh nghiệp xã hội)
• Giấy tờ ủy quyền cho cá nhân tổ chức thực hiện (Nếu đơn vị ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ)

Số lượng 1 bộ

Lưu ý: Doanh nghiệp tư nhân chỉ có một chủ sở hữu và không được phép mời thêm người khác vào làm chủ sở hữu trong quá trình hoạt động.

6. Hồ sơ thành lập công ty hợp danh

Theo Luật Doanh Nghiệp 2020 số 59/2020/QH14, công ty hợp danh là loại hình doanh nghiệp mà trong đó phải có ít nhất 02 thành viên làm chủ sở hữu chung của doanh nghiệp, cùng nhau kinh doanh dưới một cái tên chung. Theo quy định thì hồ sơ thành lập công ty hợp danh bao gồm những gì?

Chủ công ty hợp danh cần chuẩn bị các giấy tờ cho bộ hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp kinh doanh bao gồm:

• Đơn đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty hợp danh.
• Danh sách các thành viên của công ty hợp danh.
• Bản sao y chứng thực CMND/CCCD/Hộ chiếu hợp pháp của thành viên hợp danh.
• Đối với thành viên nhà đầu tư nước ngoài: Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
• Tài liệu kèm theo khác (đối với một số trường hợp).
• Giấy ủy quyền (đối với doanh nghiệp nhờ người khác thực hiện đăng ký thành lập công ty).

Số lượng 1 bộ

Lưu ý: Công ty hợp danh không được quá 50 thành viên trong quá trình hoạt động. Các thành viên sẽ chịu trách nhiệm giới hạn về số vốn góp của mình vào công ty.

7. Hồ sơ thành lập doanh nghiệp liên doanh

Doanh nghiệp liên doanh là loại hình doanh nghiệp do hai bên hay nhiều bên hợp tác để thành lập dựa trên cơ sở hợp đồng liên doanh hay hiệp định ký kết giữa Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Chính phủ hay công ty có vốn đầu tư hợp tác với các công ty Việt Nam hay công ty liên doanh hợp tác với các nhà đầu tư nước ngoài dựa trên cơ sở các hợp đồng liên doanh.

Công ty liên doanh được thành lập dựa theo hình thức công ty TNHH. Mỗi bên liên doanh sẽ chịu một phần trách nhiệm trong phạm vi số vốn cam kết góp vào vốn pháp định. Công ty liên doanh có tư cách pháp nhân chíu theo pháp luật Việt Nam.

Để thành lập công ty liên doanh, bạn cần chuẩn bị các tài liệu sau:

• Giấy đề nghị thành lập công ty liên doanh.
• Hợp đồng liên doanh (ghi rõ thông tin về các bên liên doanh, tỷ lệ vốn góp, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, cách thức vận hành và quản lý công ty, phân chia lợi nhuận và giải quyết tranh chấp,…).
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh các bên liên doanh.
• Bản sao quyết định các bên liên doanh về việc thành lập doanh nghiệp.
• Bản sao giấy phép đầu tư (đối với các trường hợp cần phải cấp phép đầu tư).
• Giấy chứng nhận năng lực hành nghề (đối với một số ngành nghề đặc biệt).
• Hợp đồng thuê đất hoặc chứng chỉ quyền sử dụng đất hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại địa điểm đặt trụ sở công ty (nếu có).
• Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện công ty.
• Đơn đăng ký mã số thuế.

Số lượng 1 bộ

Lưu ý: Công ty liên doanh được xem là một đơn vị kinh tế độc lập và có trách nhiệm pháp lý trước pháp luật. Các đối tác sẽ chịu trách nhiệm về nợ và các khoản phải trả của công ty theo tỷ lệ vốn góp của mình vào công ty.

Xem thêm: Thành lập doanh nghiệp là gì?

Xem thêm: Thủ tục giải thể doanh nghiệp như thế nào?

8. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty

Chi nhánh còn gọi là công ty con là đơn vị phụ thuộc vào công ty chính. Nhiệm vụ của các chi nhánh là thực hiện một phần hay toàn bộ chức năng của doanh nghiệp đề ra, bao gồm cả các chức năng đại diện nếu được ủy quyền. Ngành, nghề của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề của doanh nghiệp chính. Như vậy, hồ sơ thành lập chi nhánh công ty bao gồm những gì?

Để thành lập chi nhánh công ty, bạn cần chuẩn bị các tài liệu sau:

• Thông báo thành lập chi nhánh do người đại diện theo pháp luật ký (Phụ lục II-7 ban hành theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT)
• Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh: Cá nhân là người Việt Nam cần CCCD/CMND hoặc hộ chiếu; Cá nhân nước ngoài cần Giấy phép lao động, Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền tại địa phương cấp và Hộ chiếu;
• Bản sao Giấy chứng nhận năng lực hành nghề (đối với một số ngành nghề đặc biệt)
• Giấy tờ ủy quyền thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp nếu người thực hiện hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp).

Số lượng 1 bộ

Lưu ý: Chi nhánh là một đơn vị trực thuộc công ty gốc và không có thể đứng ra làm chủ thể kinh tế độc lập. Chi nhánh sẽ được chịu trách nhiệm về nợ và các khoản phải trả trước pháp luật.

9. Điều kiện thành lập công ty

Các điều kiện thành lập doanh nghiệp mà các bạn cần biết như sau:

Điều kiện về chủ thể: Tổ chức có tư cách pháp nhân hoặc cá nhân đủ 18 tuổi, đầy đủ hành vi nhân sự. Đối tượng thành lập doanh nghiệp không thuộc những đối tượng bị cấm thành lập doanh nghiệp theo Khoản 2 Điều 17 Luật Doanh Nghiệp 2020 số 59/2020/QH14.

Xác định thành viên/cổ đông góp vốn hay sẽ tự đầu tư: Chủ công ty cần định hình được tổng số lượng thành viên đề đăng ký loại hình doanh nghiệp phù hợp.

Lựa chọn loại hình doanh nghiệp: Tuỳ thuộc vào số lượng thành viên cổ đông góp vốn và cách quản lý doanh nghiệp mà người thành lập đăng ký loại hình kinh doanh đúng theo quy định.

Đặt tên công ty: Tên công ty chứa 02 phần là loại hình doanh nghiệp + tên riêng, đồng thời không được giống với tên của doanh nghiệp khác đã được đăng ký trên Cơ sở dữ liệu tại cổng thông tin quốc gia. Tên doanh nghiệp phải có ít nhất hai thành tố, được viết bằng Tiếng Việt hoặc tiếng Anh, có thể kèm theo chữ số và ký hiệu, phải phát âm được.

Địa chỉ trụ sở công ty: Địa chỉ trụ sở được xác định gồm: 4 cấp “Số nhà kèm tên đường + tên phường/ xã/ thị trấn + tên quận/ huyện/ thị xã/TP thuộc tỉnh + TP trung ương/ tỉnh”. Nếu nơi đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường thì phải có xác nhận của địa phương là hợp lệ và nộp kèm địa chỉ đó kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh. Trường hợp, doanh nghiệp thuê văn phòng làm trụ sở, trước khi ký hợp đồng thì nên kiểm tra giấy tờ căn hộ đó có chức năng thương mại/ làm văn phòng.

Ngành nghề kinh doanh: Doanh nghiệp được tự do lựa chọn ngành nghề kinh doanh trừ các ngành nghề được bị pháp luật cấm.

Vốn điều lệ của doanh nghiệp: Là số vốn do các thành viên, cổ đông góp hoặc cam kết góp trong vòng 90 ngày. Doanh nghiệp không cần chứng minh về vốn khi thành lập trừ trường hợp ngành nghề kinh doanh có quy định về mức vốn pháp định thì vốn điều lệ không được thấp hơn mức quy định. Vốn điều lệ cũng là cơ sở tính mức thuế môn bài hằng năm của doanh nghiệp và cũng là yếu tố được các đối tác đánh giá.

10. Những khi ý khi thành lập doanh nghiệp, công ty

Lưu ý về trụ sở công ty

• Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, trụ sở chính không được đặt tại chung cư hoặc là nhà tập thể. Nếu sử dụng nhà thuê hoặc mượn làm văn phòng, bạn nên ký hợp đồng rõ ràng và yêu cầu chủ nhà cung cấp 02 bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ hợp pháp tương đương.
• Ngoài ra, trụ sở phải có người thường trực để tiếp nhận thông báo, công văn từ cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp nhiều lần không có người nhận, doanh nghiệp có thể bị đưa vào diện “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký” và bị khóa mã số thuế, mã số doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp cũng nên cố định trụ sở theo quận/huyện. Nếu muốn chuyển sang địa bàn khác quận, phải thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận trước khi thay đổi địa chỉ trên giấy phép.

Lưu ý khi chọn loại hình doanh nghiệp

• Theo Luật Doanh nghiệp 2020, hiện có nhiều loại hình để lựa chọn như: Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh. Tuy nhiên, phổ biến nhất vẫn là Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty cổ phần.
• Sự khác biệt chính là công ty cổ phần có khả năng huy động vốn linh hoạt, số lượng cổ đông tối thiểu 3 người và không giới hạn tối đa, đồng thời có quyền niêm yết trên thị trường chứng khoán. Ngược lại, công ty TNHH phù hợp với quy mô vừa và nhỏ, số thành viên từ 1 đến 50, quản lý chặt chẽ và ít rủi ro chuyển nhượng.
• Chỉ nên lựa chọn công ty cổ phần nếu có định hướng gọi vốn lớn hoặc tham gia chứng khoán, bởi mô hình này có cơ cấu quản trị phức tạp và yêu cầu tuân thủ nhiều quy định pháp lý nội bộ.

Lưu ý về đặt tên công ty

• Tên doanh nghiệp ngày càng khó chọn do số lượng công ty gia tăng. Để đăng ký thành công, bạn có thể thêm tiền tố hoặc hậu tố vào tên mong muốn. Khi đặt tên, tránh sử dụng các thương hiệu nổi tiếng (Samsung, Honda, Nokia,…) hoặc nhãn hiệu đã được bảo hộ, vì có thể bị yêu cầu đổi tên.
• Ngoài ra, tên công ty nên được cân nhắc khả năng đăng ký tên miền, nhãn hiệu để đồng bộ thương hiệu lâu dài.

Lưu ý về vốn điều lệ

• Theo Luật Doanh nghiệp, vốn điều lệ do doanh nghiệp tự kê khai và tự chịu trách nhiệm, kể cả đối với ngành nghề yêu cầu vốn pháp định. Doanh nghiệp chỉ cần khai đúng mức vốn theo quy định, không bắt buộc chứng minh nguồn vốn thực tế.
• Khi xác định vốn điều lệ, cần cân nhắc các yếu tố: giá trị hợp đồng dự kiến, yêu cầu ký quỹ ngành đặc thù, mức thuế môn bài, cũng như trách nhiệm tài chính của chủ sở hữu.
• Thời hạn góp vốn là 90 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Cá nhân có thể góp vốn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, còn tổ chức bắt buộc chuyển khoản vào tài khoản công ty đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền (theo Nghị định 222/2013/NĐ-CP và Thông tư 09/2015/TT-BTC).
• Thủ tục tăng vốn điều lệ khá đơn giản, nhưng giảm vốn điều lệ lại phức tạp, thường yêu cầu doanh nghiệp phải hoạt động tối thiểu 2 năm (trừ trường hợp thành viên/cổ đông không góp đủ vốn trong 90 ngày). Vì vậy, nên cân nhắc kỹ trước khi kê khai vốn để đảm bảo góp vốn đúng hạn và thuận lợi cho việc quản lý sau này.

Lưu ý về ngành nghề kinh doanh

• Doanh nghiệp được phép hoạt động trong tất cả các ngành nghề pháp luật không cấm. Tuy nhiên, chỉ những ngành nghề đã đăng ký trong hồ sơ mới được kinh doanh hợp pháp. Vì vậy, khi nộp hồ sơ, nên đăng ký phạm vi ngành nghề rộng để tránh phải bổ sung sau này.
• Đối với các ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp chỉ cần đáp ứng khi đi vào hoạt động, không cần nộp chứng chỉ ngay khi đăng ký. Điều này giúp linh hoạt hơn trong việc mở rộng lĩnh vực kinh doanh.
• Mã ngành được áp theo cấp 4 của Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg ngày 06/7/2018). Doanh nghiệp có thể tham khảo hoặc nhờ đơn vị tư vấn pháp lý hỗ trợ trong quá trình lựa chọn và áp mã ngành phù hợp.

Như vậy AZTAX đã làm rõ hồ sơ thành lập công ty bao gồm những gì. Việc chuẩn bị hồ sơ một cách chính xác, đầy đủ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tạo tiền đề thuận lợi để doanh nghiệp đi vào hoạt động một cách hợp pháp. Hãy kết nối với chúng tôi khi có bất kỳ thắc mắc về hồ sơ công ty bao gồm những gì, cách làm hồ sơ thành lập công ty cũng như dịch vụ thành lập doanh nghiệp. Liên hệ ngay với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn nhé.

Xem thêm: Thành lập công ty ở nước ngoài

Xem thêm: Chi phí thành lập doanh nghiệp bao gồm những gì?

11. Các câu hỏi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty

Khi thành lập công ty, người khởi nghiệp gặp rất nhiều câu hỏi về bộ hồ sơ thành lập doanh nghiệp và không biết cách xử lý. Dưới đây AZTAX đã tổng hợp một số câu hỏi phổ biến về hồ sơ khi thành lập công ty.

11.1 Nộp hồ sơ thành lập công ty tại đâu?

Theo Nghị định số 01/2021/NĐ-CP hồ sơ đăng ký thành lập công ty nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch và Đầu tư) nơi đặt trụ sở chính của doanh ghiệp. Sau khi hồ sơ đăng ký công ty được tiếp nhận, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận về việc tiếp nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ.

11.2 Cách nộp hồ sơ thành lập công ty qua mạng

Bước 1: Truy cập vào trang web của Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh hoặc thành phố mà bạn muốn đăng ký thành lập công ty.

Bước 2: Đăng ký tài khoản trên trang web đó (nếu có yêu cầu).

Bước 3: Điền thông tin đăng ký thành lập công ty trên trang web, gồm: tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, số vốn điều lệ, tên người đại diện, các thông tin liên hệ khác.

Bước 4: Tải lên các tài liệu cần thiết cho việc đăng ký, bao gồm: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ, bản sao quyết định thành lập chi nhánh (nếu có), bản sao CMND hoặc hộ chiếu của người đại diện, hợp đồng thuê đất hoặc chứng chỉ quyền sử dụng đất tại địa điểm đặt trụ sở công ty, v.v…

Bước 5: Thanh toán phí đăng ký và các khoản phí khác (nếu có yêu cầu).

Bước 6: Sau khi nộp hồ sơ thành công, bạn sẽ nhận được số giấy phép hoạt động công ty qua email hoặc hệ thống thông báo trên trang web đăng ký.

11.3 Thời gian duyệt hồ sơ thành lập công ty bao nhiêu ngày?

Thời gian duyệt hồ sơ thành lập công ty giao động từ 3 – 5 ngày để xin giấy phép thành lập công ty, giấy phép đăng ký doanh nghiệp Việt Nam từ Sở Kế Hoạch và Đầu tư (đối với công ty có vốn trong nước).

Thời gian thành lập công ty nước ngoài sẽ từ 18 – 30 ngày. Trong đó, 15 – 30 ngày để xin giấy phép đăng ký đầu tư và từ 3 – 5 ngày để xin giấy phép đăng ký kinh doanh.

Đây chỉ là thời gian xin giấy phép từ Sở Kế Hoạch và Đầu tư, ngoài ra chủ doanh nghiệp cần có thời gian tự chuẩn bị các giấy khác nên thời gian thành lập của mỗi công ty là khác nhau.