Hồ sơ báo tăng BHXH bao gồm những gì? Đây là câu hỏi quan trọng mà nhiều doanh nghiệp quan tâm khi họ cần chuẩn bị để thực hiện thủ tục báo tăng BHXH trong quá trình báo tăng lao động. Bài viết này hy vọng sẽ giúp cho doanh nghiệp thực hiện công tác chuẩn bị hồ sơ để điều chỉnh BHXH nhanh chóng và hiệu quả hơn. Mời quý doanh nghiệp cùng AZTAX tham khảo bài viết nhé!
1. Hồ sơ khai báo tăng bảo hiểm cho người lao động cần những giấy tờ gì?
Hồ sơ khai báo tăng bảo hiểm cho người lao động bao gồm các giấy tờ sau: Đối với người lao động trong nước, cần chuẩn bị Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT và giấy tờ chứng minh quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có). Đối với người lao động làm việc ở nước ngoài, cần thêm Hợp đồng lao động ở nước ngoài và các văn bản liên quan. Đối với doanh nghiệp, hồ sơ cần có Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT, danh sách lao động và bảng kê thông tin.
Căn cứ theo mục 1.1 khoản 1 Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định thành phần hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội cho NLĐ. Trong đó, hồ sơ báo tăng BHXH của người lao động chia thành 2 loại là dành cho người lao động đang công tác tại đơn vì và người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
Với người lao động đang công tác tại đơn vị cần chuẩn bị:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.
Với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng cần chuẩn bị:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.
Căn cứ theo mục 1.2 khoản 1 Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định những giấy tờ hồ sơ báo tăng BHXH dành cho doanh nghiệp bao gồm:
-
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
Tải biểu mẫu tại đây:
Xem thêm: Dịch vụ bảo hiểm xã hội
2. Thời hạn báo tăng BHXH là khi nào?
Căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 58/2014/QH13 quy định về thời gian nộp hồ sơ báo tăng BHXH như sau:
Điều 99. Giải quyết đăng ký tham gia và cấp sổ bảo hiểm xã hội
Việc giải quyết đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu như sau:
a) Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều 97 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội;
Theo quy định này, doanh nghiệp cần thực hiện việc thông báo và đăng ký tham gia BHXH trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động hoặc tuyển dụng. Thời gian này bao gồm cả thời gian lập văn bản thông báo và nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH cùng việc thực hiện các điều chỉnh cần thiết với cơ quan BHXH. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các người lao động của doanh nghiệp được đầy đủ quyền và lợi ích từ BHXH.
3. Doanh nghiệp báo tăng bảo hiểm muộn cho người lao động có bị xử phạt không?
Có, doanh nghiệp báo tăng bảo hiểm muộn cho người lao động sẽ bị xử phạt. Theo quy định, mức phạt đối với tổ chức sẽ gấp đôi mức phạt tiền đối với cá nhân. Cụ thể, mức phạt cho mỗi trường hợp báo tăng lao động chậm là từ 2 – 4 triệu đồng mỗi người, nhưng tổng số tiền phạt không vượt quá 75 triệu đồng.
3.1 Trường hợp báo tăng lao động muộn
Căn cứ vào khoản 4 điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định về trường hợp báo tăng lao động muộn như sau:
Điều 38. Vi phạm quy định về đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp
…
Phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau:a) Chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp;
b) Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp không đúng mức quy định mà không phải là trốn đóng;
c) Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp không đủ số người thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp mà không phải là trốn đóng.
Dựa theo quy định trên, nếu công ty chậm khai báo tăng bảo hiểm của người lao động, hậu quả có thể bao gồm:
- Buộc phải truy nộp số tiền BHXH bắt buộc chậm đóng.
- Phải nộp một khoản tiền lãi, tương đương với 02 lần mức lãi suất đầu tư của quỹ BHXH năm trước, tính toán trên số tiền và thời gian chậm đóng.
- Mức xử phạt có thể từ 12% đến 15% của tổng số tiền chưa đóng, với giới hạn tối đa là 75.000.000 đồng.
Trong trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức vi phạm, mức phạt có thể là từ 04 đến 08 triệu đồng cho mỗi người lao động bị xâm phạm quyền lợi. Số tiền phạt tối đa trong trường hợp này không được vượt quá 150 triệu đồng. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định về thời hạn báo tăng lao động để tránh bị áp đặt các khoản phạt này.
3.2 Trường hợp báo giảm lao động muộn
Hiện tại, vẫn chưa có mức phạt vi phạm hành chính cụ thể được áp đặt đối với trường hợp doanh nghiệp báo giảm lao động chậm. Căn cứ khoản 2 Điều 50 Quyết định 595/QĐ-BHXH, nếu xảy ra trường hợp báo giảm lao động muộn, doanh nghiệp sẽ phải đóng số tiền BHYT của các tháng mà họ đã báo giảm muộn. Điều này nhấn mạnh sự quan trọng của việc tuân thủ quy định và thực hiện thủ tục báo giảm lao động đúng hạn để tránh mất phí không cần thiết.
4. Thủ tục báo tăng BHXH
Để báo tăng bảo hiểm xã hội (BHXH), doanh nghiệp có thể chọn giữa hai phương thức: nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng (online).
Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết và nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi công ty được quản lý, có thể là cấp huyện hoặc tỉnh. Ngoài ra, hồ sơ cũng có thể được gửi qua đường bưu điện.
Nộp hồ sơ báo tăng BHXH online
Để tạo điều kiện thuận lợi và đơn giản hóa thủ tục hành chính, việc nộp hồ sơ trực tuyến đang được áp dụng rộng rãi tại hầu hết các cơ quan BHXH từ cấp quận, huyện. Quy trình nộp hồ sơ báo tăng BHXH online như sau:
Bước 1: Truy cập vào trang web https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/ và đăng ký thông tin doanh nghiệp cùng tài khoản giao dịch điện tử.
Bước 2: Tải phần mềm kê khai BHXH về máy tính. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm miễn phí do Tổng cục BHXH phát hành. Để hoàn tất kê khai, cần có chữ ký số để ký và nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH.
Bước 3: Tuỳ thuộc vào từng trường hợp báo tăng lao động như báo tăng mới, người lao động nghỉ thai sản đi làm lại, hoặc nghỉ ốm đi làm lại, doanh nghiệp sẽ thực hiện chính sách kê khai theo hướng dẫn. Sau khi kê khai bổ sung các thông tin cần thiết, cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Theo quy định tại điểm d khoản 3 Điều 99 của Luật BHXH, thời hạn giải quyết là trong vòng 10 ngày kể từ khi cơ quan BHXH nhận được hồ sơ, yêu cầu tăng lao động của doanh nghiệp sẽ được xử lý.
Trong quá trình thực hiện, việc nắm rõ thành phần hồ sơ báo tăng BHXH gồm những gì và quy định liên quan là rất quan trọng. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và đúng thời hạn của các thủ tục. Đồng thời bảo vệ quyền lợi của người lao động và doanh nghiệp. Hy vọng rằng thông tin về thành phần hồ sơ báo tăng BHXH đã cung cấp ở trên sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình một cách hiệu quả và thuận lợi. Hãy liên hệ ngay với AZTAX thông qua thông tin dưới đây khi có nhu cầu cần hỗ trợ.
Xem thêm: Thời hạn báo tăng mức đóng bhxh
Xem thêm: Thủ tục báo tăng bhxh cho người chưa có sổ
Xem thêm: Báo tăng bhxh cho người đã có sổ
Xem thêm: Hướng dẫn báo tăng bhxh
