Thủ tục báo tăng BHXH cho người đã có sổ là nghiệp vụ doanh nghiệp cần thực hiện khi tuyển dụng người lao động đã tham gia BHXH tại đơn vị khác. Thực hiện đúng quy định giúp đảm bảo quyền lợi của người lao động và tránh các rủi ro về truy thu hoặc xử phạt. Trong bài viết này, AZTAX sẽ hướng dẫn bạn chi tiết thủ tục báo tăng BHXH cho người đã có sổ, bao gồm hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình thực hiện, thời hạn giải quyết, mức phạt khi chậm báo tăng và những lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần biết.
1. Hồ sơ làm thủ tục báo tăng BHXH cho người đã có sổ
Khi thực hiện thủ tục báo tăng BHXH cho người đã có sổ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017.
Thành phần hồ sơ bao gồm:
- Hồ sơ của người lao động
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) (áp dụng khi người lao động cần kê khai hoặc điều chỉnh thông tin).
- Giấy tờ chứng minh quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có), theo quy định tại Phụ lục 03 ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH.
- Hồ sơ của đơn vị sử dụng lao động
- Tờ khai đăng ký tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT của đơn vị (Mẫu TK3-TS).
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS).
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
Lưu ý: Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ và nộp cho cơ quan BHXH theo hình thức trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc giao dịch điện tử theo quy định hiện hành.
2. Thủ tục báo tăng BHXH cho người đã có sổ chi tiết
Khi doanh nghiệp tiếp nhận người lao động đã có sổ BHXH từ trước, việc thực hiện báo tăng cần được tiến hành đúng thủ tục để đảm bảo quá trình tham gia BHXH được cập nhật đầy đủ.
Để thực hiện thủ tục báo tăng BHXH cho người đã có sổ, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:
Bước 1. Chuẩn bị và lập hồ sơ báo tăng BHXH
Người lao động và đơn vị sử dụng lao động phối hợp chuẩn bị hồ sơ theo quy định:
Đối với người lao động:
- Nếu đã có mã số BHXH, chỉ cần cung cấp mã số BHXH cho doanh nghiệp để thực hiện báo tăng.
- Nếu chưa có mã số BHXH, cần kê khai Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
Đối với doanh nghiệp hoặc tổ chức sử dụng lao động
- Chuẩn bị Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-LT) theo đúng thông tin của người lao động thuộc diện tham gia.
- Lập Bảng tổng hợp hồ sơ (Mẫu D01-TS) và rà soát, hoàn thiện đầy đủ các giấy tờ liên quan trước khi nộp cho cơ quan BHXH.
Bước 2. Gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH
Sau khi hoàn thiện hồ sơ báo tăng BHXH, đơn vị sử dụng lao động có thể gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH bằng một trong các hình thức: giao dịch điện tử, nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính theo quy định hiện hành.
Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ rà soát tính đầy đủ và hợp lệ của các giấy tờ làm cơ sở để giải quyết thủ tục báo tăng BHXH.
Bước 3. Nhận kết quả giải quyết
Sau khi hồ sơ được xử lý, đơn vị sử dụng lao động nhận kết quả từ cơ quan BHXH. Trường hợp hồ sơ hợp lệ, thông tin tham gia BHXH của người lao động sẽ được cập nhật trên hệ thống và doanh nghiệp thực hiện đóng BHXH theo quy định.
3. Thời hạn giải quyết thủ tục báo tăng BHXH
Khi đã tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH có trách nhiệm xử lý thủ tục báo tăng BHXH trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, theo quy định tại điểm d khoản 3 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội.
Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc cần bổ sung, cơ quan BHXH sẽ thông báo để đơn vị sử dụng lao động hoàn thiện theo quy định.
4. Mức phạt do chậm báo tăng lao động
Doanh nghiệp chậm báo tăng BHXH dẫn đến chậm đóng hoặc đóng thiếu BHXH cho người lao động sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
Căn cứ điểm a khoản 4 Điều 38 Nghị định 12/2022/NĐ-CP (thay thế quy định tại Nghị định 28/2020/NĐ-CP), người sử dụng lao động có thể bị phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc tại thời điểm lập biên bản vi phạm, mức phạt tối đa không quá 75 triệu đồng đối với cá nhân; đối với tổ chức, mức phạt gấp đôi theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính.
Các hành vi vi phạm bao gồm:
- Không thực hiện việc đóng BHXH bắt buộc đúng thời hạn cho người lao động theo quy định.
- Đóng BHXH không đủ số người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc nhưng chưa đến mức bị coi là trốn đóng.
- Các trường hợp vi phạm khác theo quy định của pháp luật về BHXH.
Lưu ý: Ngoài xử phạt hành chính, doanh nghiệp còn phải truy đóng số tiền BHXH còn thiếu và tiền chậm đóng (nếu có) theo quy định hiện hành.
5. Những lỗi thường gặp khi báo tăng BHXH
Trong quá trình thực hiện thủ tục báo tăng BHXH cho người đã có sổ, doanh nghiệp có thể gặp một số sai sót khiến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian xử lý hoặc phát sinh truy thu, xử phạt.
Dưới đây là những lỗi phổ biến cần lưu ý:
- Báo sai mã số BHXH: Người lao động đã có sổ BHXH nhưng doanh nghiệp nhập sai hoặc sử dụng mã số BHXH không chính xác, dẫn đến hồ sơ không được tiếp nhận hoặc phải điều chỉnh lại.
- Chưa chốt sổ BHXH tại đơn vị cũ: Nếu người lao động chưa hoàn tất thủ tục chốt sổ ở doanh nghiệp trước đó, quá trình báo tăng tại đơn vị mới có thể gặp vướng mắc và mất thêm thời gian xử lý.
- Kê khai sai thông tin người lao động: Các thông tin như họ tên, ngày tháng năm sinh, số CCCD hoặc địa chỉ không trùng khớp với dữ liệu của cơ quan BHXH sẽ khiến hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
- Chậm báo tăng BHXH: Doanh nghiệp thực hiện báo tăng không đúng thời hạn có thể bị truy đóng tiền BHXH và xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.
- Thiếu hoặc sai thành phần hồ sơ: Việc không chuẩn bị đầy đủ các biểu mẫu hoặc sử dụng sai mẫu tờ khai theo quy định sẽ khiến hồ sơ phải bổ sung, kéo dài thời gian giải quyết.
- Không theo dõi kết quả xử lý hồ sơ: Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp không kiểm tra trạng thái xử lý hoặc không kịp thời bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan BHXH, dẫn đến việc báo tăng bị chậm hoàn thành.
6. Dịch vụ báo tăng BHXH của AZTAX
Việc thực hiện báo tăng lao động đúng quy trình, đúng thời hạn giúp doanh nghiệp hạn chế các rủi ro về hồ sơ và tuân thủ quy định pháp luật về bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, thủ tục BHXH thường yêu cầu sự chính xác trong từng bước thực hiện.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ thủ tục bảo hiểm xã hội, AZTAX tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xử lý hồ sơ báo tăng BHXH nhanh chóng, chính xác và đúng quy định.
AZTAX cung cấp giải pháp hỗ trợ toàn diện, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội.
Thủ tục báo tăng BHXH cho người đã có sổ không quá phức tạp nếu doanh nghiệp nắm rõ trình tự thực hiện, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ đúng thời hạn theo quy định. Đồng thời, việc hạn chế các sai sót trong quá trình kê khai sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt và đảm bảo quyền lợi BHXH, BHYT cho người lao động. Nếu còn vướng mắc hoặc cần hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng quy định, AZTAX sẵn sàng đồng hành và tư vấn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp.
7. Các câu hỏi thường gặp
7.1 Người lao động đã có sổ BHXH có phải làm sổ mới khi báo tăng không?
Không. Người lao động chỉ sử dụng một mã số BHXH duy nhất trong suốt quá trình tham gia BHXH. Khi chuyển sang doanh nghiệp mới, đơn vị sử dụng lao động chỉ cần thực hiện thủ tục báo tăng BHXH bằng mã số BHXH đã được cấp, không phải làm sổ BHXH mới.
7.2 Chưa chốt sổ BHXH ở công ty cũ có báo tăng được không?
Có thể. Doanh nghiệp mới vẫn có thể thực hiện báo tăng BHXH cho người lao động bằng mã số BHXH hiện có. Tuy nhiên, đơn vị cũ cần hoàn tất thủ tục chốt sổ và xác nhận quá trình đóng BHXH để đảm bảo quyền lợi của người lao động và tránh ảnh hưởng đến việc giải quyết các chế độ BHXH sau này.
7.3 Sau khi báo tăng, bao lâu người lao động được cấp hoặc cập nhật thẻ BHYT?
Sau khi hồ sơ báo tăng BHXH được cơ quan BHXH giải quyết và doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT theo quy định, thông tin tham gia của người lao động sẽ được cập nhật trên hệ thống. Thẻ BHYT điện tử sẽ được đồng bộ trên ứng dụng VssID hoặc theo dữ liệu trên CCCD gắn chip (nếu đã được đồng bộ), giúp người lao động sử dụng để khám, chữa bệnh theo quy định.
