Cách báo giảm BHXH qua mạng VNPT là nội dung doanh nghiệp cần nắm rõ khi có người lao động nghỉ việc, tạm dừng tham gia hoặc phát sinh thay đổi liên quan đến quá trình đóng bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, nếu chưa quen với hệ thống giao dịch điện tử VNPT, việc xác định đúng hồ sơ, thao tác kê khai và gửi báo giảm có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian hoặc phải điều chỉnh khi có sai sót. Nếu bạn đang tìm hiểu cách báo giảm BHXH qua mạng VNPT nhưng chưa biết thực hiện từ đâu và cần lưu ý những gì, AZTAX sẽ giúp bạn làm rõ từng nội dung để thuận tiện hơn khi thực hiện.
1. Hướng dẫn báo giảm BHXH trên phần mềm VNPT
Báo giảm BHXH trên phần mềm VNPT được thực hiện qua 3 bước chính: chọn thủ tục, khai báo thông tin giảm và gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH.
Tùy nguyên nhân giảm lao động, doanh nghiệp cần lựa chọn đúng mã phương án trên hệ thống để hồ sơ được khai báo chính xác.
Trường hợp 1: Người lao động nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng
Khi người lao động nghỉ việc và hợp đồng lao động chấm dứt, doanh nghiệp thực hiện báo giảm BHXH. Đây là trường hợp được sử dụng phổ biến trong quá trình quản lý lao động.
Bước 1: Mở hồ sơ báo giảm
- Đăng nhập phần mềm Kê khai BHXH điện tử VNPT.
- Tại giao diện chính, chọn Lĩnh vực thu BHXH, BHYT, BH thất nghiệp.
- Chọn thủ tục 600: Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BNN.
- Trong Danh sách các đợt kê tờ 600, tìm hồ sơ có trạng thái “ĐANG SOẠN THẢO” và chọn Mở đợt kê khai.
- Nếu chưa có hồ sơ, nhấn Tạo đợt mới.
- Sau đó, hệ thống hiển thị các biểu mẫu gồm D02-LT báo giảm, TK1-TS phụ lục, D01-TS bảng kê hồ sơ và Chứng từ đính kèm.
- Chọn tờ khai D02-LT để bắt đầu nhập thông tin.
Bước 2: Khai báo giảm người lao động
Do thông tin nhân sự đã được lưu trên VNPT BHXH, người dùng có thể lấy trực tiếp dữ liệu thay vì nhập lại từ đầu.
Chọn nhân sự cần báo giảm:
- Tại ô dữ liệu trên tờ khai, nhấn chuột phải và chọn Chọn nhân sự.
- Tìm người lao động cần báo giảm, tích vào ô đầu dòng rồi nhấn Lấy dữ liệu.
Lưu ý:
- Có thể chọn nhiều người lao động cùng lúc hoặc lọc theo phòng ban.
- Muốn chọn toàn bộ danh sách, tích vào ô bên trái trường Họ tên.
- Nếu nhân sự chưa có trên phần mềm, nhấn chuột phải > Thêm mới để bổ sung.
Chọn phương án và hoàn thiện thông tin:
- Nhấn đúp vào trường Phương án và chọn Giảm lao động.
- Tại phần phương án khai báo, chọn mã GH – Giảm hẳn.
- Điền đầy đủ các thông tin còn thiếu. Những trường có dấu “!” màu đỏ là nội dung bắt buộc.
- Nhấn Ghi để lưu dữ liệu và kết xuất tờ khai.
- Khi xuất hiện thông báo “Lưu dữ liệu thành công”, thông tin đã được ghi nhận.
Trường hợp chưa có dữ liệu nhân sự hoặc cần bổ sung mã số BHXH:
- Người dùng nhập trực tiếp thông tin vào các trường tương ứng.
- Có thể tra cứu mã số BHXH của người lao động trên cổng tra cứu của BHXH Việt Nam.
- Nếu người lao động chưa được cấp mã số và sổ BHXH, cần bổ sung phụ lục thành viên hộ gia đình trên tờ khai TK1-TS.
- Tại tab TK1-TS, nhấn chuột phải > Thêm mới, chọn nhân viên cần bổ sung rồi nhấn Lấy dữ liệu.
- Nhập thông tin thành viên hộ gia đình; trường hợp bổ sung thành viên mới, chọn Thêm mới. Phụ lục phải có thông tin chủ hộ.
- Hoàn thiện dữ liệu và nhấn Ghi để lưu.
Bước 3: Ký số và gửi hồ sơ
Sau khi hoàn tất tờ khai:
- Chọn Kết xuất và lựa chọn hình thức ký số bằng USB Token hoặc chữ ký số từ xa.
- Nhấn Ký số để ký hồ sơ bằng chữ ký số của doanh nghiệp.
- Chọn Gửi tờ khai để chuyển hồ sơ đến hệ thống tiếp nhận của cơ quan BHXH.
- Nếu cần lưu hồ sơ đã gửi, chọn Lưu lại bản sao hồ sơ đã gửi.
- Để kiểm tra hồ sơ đã nộp, vào Mở lịch sử giao dịch.
Hồ sơ được tiếp nhận thành công sẽ thể hiện các thông tin như:
- Số hồ sơ trả về.
- Trạng thái “Hồ sơ đã gửi đến BHXH Việt Nam”.
- Kết quả thông báo hồ sơ đã được gửi thành công đến cổng tiếp nhận BHXH.
Để lưu hồ sơ có đầy đủ chữ ký số và mã vạch, chọn Kết xuất hồ sơ > Kết xuất báo cáo, sau đó mở đúng thủ tục 600 đã thực hiện.
Trường hợp 2: Người lao động nghỉ thai sản hoặc nghỉ ốm đau trên 14 ngày
Khi người lao động nghỉ thai sản hoặc nghỉ ốm đau trên 14 ngày, doanh nghiệp thực hiện báo giảm theo phương án tương ứng trên hệ thống VNPT.
Bước 1: Chọn thủ tục
Thực hiện tương tự các bước mở thủ tục tại Trường hợp 1.
Bước 2: Khai báo giảm
- Chọn nhân sự: Thực hiện như Trường hợp 1.
- Chọn phương án: Tại trường Phương án, lựa chọn:
- TS – Thai sản: áp dụng với người lao động nghỉ hưởng chế độ thai sản.
- OF – Nghỉ do ốm đau/nghỉ không lương: áp dụng với người lao động nghỉ ốm trên 14 ngày.
Bước 3: Kết xuất hồ sơ
Thực hiện tương tự Trường hợp 1, bao gồm kết xuất, ký số và gửi hồ sơ.
Lưu ý:
- Khi báo giảm do thai sản, cần ghi rõ thời gian nghỉ thai sản và thời gian sinh con tại cột Ghi chú. Nếu chưa sinh con, ghi “Chưa sinh”.
- Thời điểm báo giảm BHXH đối với trường hợp nghỉ thai sản tối đa không quá 2 tháng trước khi sinh.
- Người lao động nghỉ ốm trên 14 ngày trong tháng không phải đóng BHXH trong thời gian nghỉ nhưng vẫn được hưởng BHYT.
Trường hợp 3: Nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày công trở lên
Nếu người lao động nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày công trở lên trong tháng, doanh nghiệp thực hiện báo giảm từ tháng bắt đầu nghỉ để điều chỉnh nghĩa vụ đóng BHXH bắt buộc.
Bước 1: Mở thủ tục báo giảm tương tự Trường hợp 1.
Bước 2: Chọn nhân sự cần báo giảm và tại trường Phương án, chọn mã KL – Nghỉ không lương. Các thông tin còn lại thực hiện tương tự hướng dẫn ở Trường hợp 1.
Bước 3: Kết xuất, ký số và gửi hồ sơ theo quy trình tương tự Trường hợp 1.
Trường hợp 4: Người lao động hoặc đơn vị tạm hoãn thực hiện hợp đồng
Đối với trường hợp tạm hoãn thực hiện hợp đồng, doanh nghiệp thực hiện khai báo trên VNPT theo nguyên nhân tương ứng.
Bước 1: Chọn thủ tục báo giảm như Trường hợp 1.
Bước 2: Chọn nhân sự và phương án khai báo. Tại trường Phương án, lựa chọn:
- GC – Giảm do chuyển tỉnh hoặc GD – Giảm do chuyển đơn vị đối với trường hợp người lao động được ủy quyền, điều chuyển hoặc bổ nhiệm để thực hiện trách nhiệm của đơn vị đối với phần vốn đầu tư tại doanh nghiệp khác.
- OF – Nghỉ không lương nếu người lao động tạm hoãn hợp đồng do bị tạm giữ, tạm giam; thực hiện nghĩa vụ quân sự; chấp hành quyết định tại cơ sở giáo dưỡng, cơ sở cai nghiện; hoặc lao động nữ mang thai tiếp tục làm việc có thể ảnh hưởng xấu đến thai nhi và có xác nhận của cơ sở khám chữa bệnh có thẩm quyền.
Bước 3: Kết xuất, ký số và gửi hồ sơ tương tự Trường hợp 1.
Lưu ý: Nếu người lao động thuộc trường hợp được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn, doanh nghiệp cần bổ sung giấy tờ chứng minh theo yêu cầu.
Trường hợp 5: Doanh nghiệp được tạm dừng đóng quỹ hưu trí, tử tuất
Khi doanh nghiệp đủ điều kiện được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất (HTTT), đơn vị vẫn tiếp tục đóng BHXH bắt buộc vào các quỹ khác, gồm ốm đau, thai sản, tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp.
Bước 1: Chọn thủ tục báo giảm tương tự Trường hợp 1.
Bước 2: Chọn nhân sự và hoàn thiện thông tin. Tại trường Phương án, chọn mã GV – Giảm quỹ HTTT.
Bước 3: Kết xuất, ký số và gửi hồ sơ như các trường hợp trên.
Xem thêm: Cách báo giảm bhxh trên cổng thông tin điện tử
Xem thêm: Hướng dẫn báo giảm bhxh trên ebh
2. Hồ sơ và thông tin cần chuẩn bị khi báo giảm BHXH
Trước khi thực hiện báo giảm BHXH trên phần mềm VNPT, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ của người lao động và đơn vị. Bên cạnh mẫu D02-LT được tích hợp trên hệ thống, tùy từng trường hợp có thể cần bổ sung các giấy tờ liên quan.
Hồ sơ của người lao động
Thông thường, hồ sơ báo giảm của người lao động gồm:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT – Mẫu TK1-TS.
- Trường hợp người lao động thuộc nhóm được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn, chẳng hạn thân nhân người có công với cách mạng, thân nhân người có công nuôi dưỡng liệt sĩ…, cần bổ sung giấy tờ chứng minh theo Phụ lục 03 của cơ quan BHXH.
Hồ sơ người lao động đi làm việc ở nước ngoài
Đối với người lao động được cử đi làm việc tại nước ngoài theo hợp đồng với đơn vị, cần chuẩn bị:
- Mẫu TK1-TS về tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
- Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài; trường hợp hợp đồng được gia hạn thì kèm văn bản gia hạn. Nếu người lao động ký hợp đồng mới tại quốc gia tiếp nhận lao động thì cung cấp hợp đồng mới tương ứng.
Hồ sơ của đơn vị sử dụng lao động
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các biểu mẫu liên quan đến đơn vị và danh sách người tham gia bảo hiểm, gồm:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT – Mẫu TK3-TS.
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN – Mẫu D02-TS.
- Bảng kê thông tin – Mẫu D01-TS.
Việc chuẩn bị đúng và đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu giúp quá trình kê khai báo giảm BHXH trên phần mềm VNPT thuận tiện hơn, đồng thời hạn chế việc phải bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ sau khi gửi.
3. Những vấn đề cần lưu ý khi báo giảm BHXH chậm
Khi báo giảm BHXH không đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí đóng bảo hiểm cho tháng tiếp theo. Vì vậy, đơn vị sử dụng lao động nên chủ động hoàn tất hồ sơ sớm để tránh các khoản đóng bổ sung không cần thiết.
Lưu ý về thời điểm báo giảm BHXH
- Nên báo giảm từ ngày 28 của tháng trước: Đây là thời điểm doanh nghiệp có thể chủ động lập danh sách người lao động giảm và gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng.
- Báo giảm sau ngày cuối tháng: Nếu hồ sơ được thực hiện quá muộn, doanh nghiệp có thể không kịp báo giảm cho tháng kế tiếp. Khi đó, đơn vị vẫn phải thực hiện nghĩa vụ đóng BHXH và đóng bổ sung giá trị thẻ BHYT của tháng phát sinh.
Ví dụ về báo giảm BHXH chậm
Giả sử người lao động chấm dứt hợp đồng vào ngày 31/3/2023:
- Nếu doanh nghiệp báo giảm từ tháng 4/2023 và thực hiện hồ sơ vào ngày 01/04/2023, đơn vị phải đóng bổ sung giá trị thẻ BHYT của tháng 4/2023.
- Nếu doanh nghiệp thực hiện báo giảm vào ngày 28/03/2023, các khoản BHXH, bao gồm cả BHYT, chỉ được đóng đến hết tháng 3/2023.
Ngoài ra, sau khi doanh nghiệp đã lập hồ sơ của tháng 4/2023 thì không thể thực hiện báo giảm phát sinh cho tháng 3/2023 vào những ngày còn lại trong tháng. Vì vậy, việc chủ động hoàn tất hồ sơ báo giảm trước thời điểm chốt dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế phát sinh nghĩa vụ đóng bảo hiểm ngoài dự kiến.
4. Lợi ích khi báo giảm BHXH đúng quy trình qua mạng VNPT
Thực hiện báo giảm BHXH qua mạng VNPT đúng quy trình giúp doanh nghiệp chủ động quản lý hồ sơ, hạn chế sai sót và tránh phát sinh chi phí bảo hiểm không cần thiết.
Tiết kiệm chi phí đóng BHXH
Báo giảm đúng thời điểm giúp doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời số người tham gia, từ đó tránh phải tiếp tục đóng BHXH, BHYT cho người lao động đã nghỉ việc hoặc thay đổi trạng thái tham gia.
Đảm bảo quyền lợi cho người lao động
Thông tin giảm được cập nhật chính xác giúp quá trình tham gia BHXH của người lao động được ghi nhận đầy đủ, thuận lợi khi chuyển sang đơn vị mới hoặc thực hiện các thủ tục liên quan đến chế độ bảo hiểm.
Dễ theo dõi và quản lý hồ sơ
Sau khi gửi hồ sơ thành công, hệ thống VNPT cung cấp thông tin và kết quả giao dịch để doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, lưu trữ và đối chiếu khi cần.
Thuận tiện đối chiếu với cơ quan BHXH
Toàn bộ quá trình kê khai và gửi hồ sơ được thực hiện trên môi trường điện tử, giúp doanh nghiệp thuận tiện kiểm tra dữ liệu báo giảm và đối chiếu thông tin với cơ quan BHXH, hạn chế việc xử lý hồ sơ thủ công.
5. Những câu hỏi thường gặp về báo giảm BHXH qua mạng VNPT
5.1. Báo giảm BHXH trên VNPT không thành công phải xử lý thế nào?
Trước tiên, doanh nghiệp nên kiểm tra trạng thái hồ sơ và thông báo lỗi trên hệ thống VNPT để xác định nguyên nhân. Một số lỗi thường gặp liên quan đến thông tin người lao động, mã số BHXH, biểu mẫu kê khai hoặc dữ liệu chưa khớp với cơ quan BHXH.
Nếu hồ sơ bị từ chối, doanh nghiệp cần sửa lại nội dung theo yêu cầu, thực hiện ký số và gửi lại hồ sơ. Trường hợp chưa xác định được nguyên nhân, có thể liên hệ cơ quan BHXH đang quản lý đơn vị để được hướng dẫn.
5.2. Có thể điều chỉnh hồ sơ báo giảm BHXH đã gửi qua VNPT không?
Có, nhưng cách xử lý phụ thuộc vào trạng thái hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa được cơ quan BHXH giải quyết hoặc cần điều chỉnh thông tin, doanh nghiệp có thể thực hiện hồ sơ bổ sung, điều chỉnh theo hướng dẫn của cơ quan BHXH.
Doanh nghiệp nên kiểm tra lịch sử giao dịch trên VNPT trước khi gửi lại để tránh tạo hồ sơ trùng hoặc kê khai sai kỳ báo giảm. BHXH Việt Nam hiện có quy trình riêng đối với việc điều chỉnh, hủy hoặc chấm dứt các hồ sơ BHXH trong những trường hợp thuộc diện này.
5.3. Báo giảm BHXH qua VNPT mất bao lâu để có kết quả?
Thời gian xử lý phụ thuộc vào loại hồ sơ, tình trạng dữ liệu và việc hồ sơ đã đầy đủ hay chưa. Doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái tiếp nhận và kết quả ngay trên hệ thống giao dịch điện tử.
Theo thông tin công khai của BHXH Việt Nam, thời hạn giải quyết được quy định theo từng thủ tục và được tính từ thời điểm cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Vì vậy, không nên hiểu rằng mọi hồ sơ báo giảm qua VNPT đều có một thời gian xử lý cố định.
5.4. Báo giảm BHXH muộn qua VNPT có bị phạt không?
Báo giảm muộn không đồng nghĩa với việc cứ chậm báo là bị phạt ngay. Tuy nhiên, nếu việc báo giảm không kịp thời dẫn đến doanh nghiệp tiếp tục phải đóng BHXH, BHYT cho người lao động đã không còn thuộc diện tham gia, đơn vị có thể phải thực hiện điều chỉnh, truy đóng hoặc xử lý phần nghĩa vụ phát sinh theo yêu cầu của cơ quan BHXH.
Đặc biệt, cần phân biệt chậm báo giảm với hành vi chậm đóng hoặc trốn đóng BHXH. Luật BHXH năm 2024 đã có quy định về xử lý tình trạng chậm đóng, trốn đóng và các nghĩa vụ liên quan của người sử dụng lao động. BHXH Việt Nam cũng đang triển khai quy trình thu theo quy định hiện hành.
Vì vậy, doanh nghiệp nên báo giảm ngay khi phát sinh biến động lao động và kiểm tra kết quả sau khi gửi để hạn chế nghĩa vụ đóng phát sinh không cần thiết.
5.5. Có thể báo giảm BHXH cho nhiều người lao động cùng lúc trên VNPT không?
Có. Khi lập hồ sơ báo giảm trên VNPT, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều người lao động trong danh sách nhân sự và thực hiện khai báo trong cùng đợt kê khai, thay vì nhập từng hồ sơ riêng lẻ.
Tuy nhiên, cần kiểm tra đúng phương án giảm và thời điểm giảm của từng người trước khi ký số. Nếu nhiều lao động có nguyên nhân nghỉ khác nhau, doanh nghiệp cần kê khai theo đúng trường hợp tương ứng để tránh hồ sơ bị yêu cầu điều chỉnh.
Cách báo giảm BHXH qua mạng VNPT sẽ thuận tiện hơn khi doanh nghiệp nắm rõ trình tự thực hiện, thời điểm báo giảm và cách kiểm tra thông tin trước khi gửi hồ sơ. Thao tác đúng ngay từ đầu không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn hạn chế sai sót khiến hồ sơ phải điều chỉnh hoặc xử lý lại. Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình thực hiện thủ tục BHXH điện tử, AZTAX sẵn sàng hỗ trợ tư vấn và hướng dẫn chi tiết.\
Xem thêm: Báo giảm bhxh trên phần mềm viettel
Xem thêm: Cách báo giảm bhxh trên efy
