Hiện nay, có rất nhiều cách để thực hiện báo giảm BHXH, tuy nhiên phương thức báo giảm BHXH trực tuyến không những tiện lợi mà còn giúp tiết kiệm thời gian. Sau đây, AZTAX sẽ hướng dẫn các bạn cách báo giảm BHXH qua mạng VNPT. Mời các bạn tham khảo và thực hiện theo đúng từng bước nêu trong bài viết dưới đây nhé!
1. Báo giảm BHXH là gì?
Báo giảm bảo hiểm xã hội là nghiệp vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện để thông báo cho cơ quan BHXH khi số lượng lao động tham gia bảo hiểm xã hội của công ty giảm hoặc có sự chuyển đổi cơ quan BHXH.
Doanh nghiệp cần báo giảm BHXH khi gặp các trường hợp sau:
- Người lao động nghỉ việc chấm dứt hợp đồng lao động
- Người lao động nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau trên 14 ngày
- Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày trở lên trong tháng
- Người lao động, đơn vị hoãn thực hiện hợp đồng
- Doanh nghiệp được xét tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất (HTTT)
2. Hướng dẫn báo giảm BHXH với từng trường hợp trên phần mềm VNPT
Báo giảm BHXH có nhiều trường hợp, mỗi trường hợp có cách báo giảm khác nhau. Sau đây AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết các bước báo giảm cho từng trường hợp:
Trường hợp 1: Người lao động nghỉ việc chấm dứt hợp đồng lao động
Bước 1: Chọn thủ tục báo giảm
- Khởi đầu bằng cách mở phần mềm Kê khai BHXH điện tử của VNPT và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
- Trên giao diện chính của hệ thống, chọn mục “Lĩnh vực thu BHXH, BHYT, BH thất nghiệp.”
- Trong danh mục hiển thị, chọn “Thủ tục 600”, tức “Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BNN.”
- Hệ thống sẽ hiển thị một cửa sổ danh sách các đợt kê tờ 600 theo tháng. Chọn bộ hồ sơ có trạng thái “ĐANG SOẠN THẢO” và nhấn “Mở đợt kê khai.”
- Nếu không có bộ hồ sơ nào đang ở trạng thái soạn thảo, bạn có thể nhấn nút “Tạo đợt mới.”
- Sau bước trên, hệ thống sẽ hiển thị các mục: D02-LT báo giảm, TK1-TS phụ lục, D01-TS bảng kê hồ sơ, Chứng từ đính kèm.
- Chọn tờ khai chính D02-LT, và bạn có thể chỉnh sửa thông tin trực tiếp trên các ô lưới này.
Bước 2: Thực hiện báo giảm
Chọn Người Lao Động (NLĐ):
- Trong phần mềm, chọn mục “Chọn nhân sự” để hiển thị danh sách NLĐ cần báo giảm.
- Chọn NLĐ cần báo giảm từ danh sách hoặc theo phòng ban. Ở cột đầu tiên, tích vào ô trống và chọn “Lấy dữ liệu”
- Đối với NLĐ mới (chưa được thêm vào hệ thống), nhấn chuột phải và chọn “Thêm mới” sau đó nhập thông tin vào các mục yêu cầu.
Kê Khai Giảm Lao Động:
- Nhấn Chọn phương án “Giảm hẳn” (mã GH) tại mục “Phương án khai báo”.
- Cần nhập chính xác các thông tin bắt buộc (có biểu tượng “!” màu đỏ).
- Trong trường hợp cần mã số BHXH:
- Tra cứu mã số BHXH của NLĐ
- Đối với NLĐ chưa có mã số, thêm thông tin vào tờ khai TK1-TS.
Thêm Thông Tin Phụ Lục Thành Viên Hộ Gia Đình (Nếu Cần):
- Trong tab tờ khai TK1-TS, chọn “Thêm mới” và nhập thông tin nhân viên.
- Đối với thành viên hộ gia đình, bấm “Thêm mới” và nhập thông tin.
- Lưu ý: Tờ khai phụ lục phải bao gồm thông tin chủ hộ.
Lưu và Kết Xuất Tờ Khai:
- Nhấn “Ghi” để lưu thông tin đã nhập và kết xuất tờ khai.
- Hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Lưu dữ liệu thành công”.
*Lưu ý: Trong trường hợp NLĐ chưa có mã số BHXH, người kê khai phải tra cứu tại các ứng dụng BHXH. Đối với NLĐ chưa được cấp mã số và sổ BHXH, cần thêm thông tin vào tờ khai TK1-TS và đảm bảo rằng tờ khai phụ lục có đầy đủ thông tin về chủ hộ gia đình.
Bước 3: Kết xuất báo cáo
- Nhấn nút màu xanh lá “Kết xuất” sau khi hệ thống hiển thị tờ khai cập nhật thành công
- Chọn phương án ký số bằng USB Token hoặc ký số từ xa.
- Nhấn nút “Ký số”. Hệ thống sẽ tự động áp dụng chữ ký số của doanh nghiệp cho tờ khai.
- Nhấn “Gửi tờ khai”. Phần mềm sẽ chuyển hồ sơ tới hệ thống xử lý điện tử của cơ quan bảo hiểm.
- Để lưu bản sao của hồ sơ đã gửi, chọn “Lưu lại bản sao hồ sơ đã gửi”.
- Để xem lại các hồ sơ đã nộp, chọn “Mở lịch sử giao dịch”. Các hồ sơ đã tiếp nhận thành công sẽ hiển thị các thông tin bao gồm số hồ sơ trả về, tình trạng “Hồ sơ đã gửi đến BHXH Việt Nam” và kết quả “Thành công gửi hồ sơ vào cổng tiếp nhận hồ sơ BHXH. Vui lòng kiểm tra lại kết quả tiếp nhận”.
- Để lưu lại hồ sơ đã nộp với chữ ký số và mã vạch đầy đủ, chọn danh mục “Kết xuất hồ sơ” > “Kết xuất báo cáo” > chọn thủ tục 600 đã khai báo để xem hồ sơ.
Trường hợp 2: Người lao động nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau trên 14 ngày
Để báo giảm BHXH trong trường hợp nghỉ thai sản hoặc nghỉ do ốm đau trên 14 ngày trên phần mềm VNPT, thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn thủ tục báo giảm, thực hiện tương tự như Trường hợp 1.
Bước 2: Thực hiện báo giảm.
- Chọn nhân sự đã lưu trong phần mềm, tương tự như Trường hợp 1.
- Chọn loại khai báo và phương án kê khai, sau đó bổ sung thông tin cần thiết. Tại trường “Phương án khai báo”:
- Chọn mã TS – Thai sản cho NLĐ nghỉ thai sản.
- Chọn mã OF – Nghỉ do ốm đau/nghỉ không lương cho NLĐ nghỉ do ốm trên 14 ngày.
Bước 3: Kết xuất báo cáo, thực hiện tương tự như Trường hợp 1.
*Lưu ý:
- Khi báo giảm BHXH do NLĐ nghỉ thai sản, ghi rõ thời gian nghỉ thai sản và thời gian sinh con vào cột “Ghi chú”. Nếu NLĐ chưa sinh con, ghi là “Chưa sinh”.
- Thời điểm báo giảm BHXH cho NLĐ nghỉ thai sản không quá 2 tháng trước khi sinh.
- NLĐ nghỉ do ốm đau trên 14 ngày không cần đóng BHXH trong thời gian nghỉ, nhưng vẫn được hưởng BHYT.
Trường hợp 3: Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày trở lên trong tháng
Để báo giảm BHXH cho trường hợp NLĐ nghỉ không lương từ 14 ngày công trở lên, đơn vị có thể tuân theo các bước sau:
Bước 1: Chọn thủ tục báo giảm, tương tự như Trường hợp 1.
Bước 2: Thực hiện báo giảm.
- Chọn nhân sự đã lưu trong phần mềm, tương tự như Trường hợp 1.
- Chọn loại khai báo và phương án kê khai, sau đó bổ sung thông tin cần thiết. Tại trường “Phương án khai báo”, chọn mã KL – Nghỉ không lương.
Bước 3: Kết xuất báo cáo, thực hiện tương tự như Trường hợp 1.
*Lưu ý:
- Thời điểm báo giảm bắt đầu từ tháng có ngày nghỉ không lương.
- Báo giảm như vậy giúp đơn vị không cần đóng các loại BHXH bắt buộc cho NLĐ trong thời gian nghỉ không lương từ 14 ngày công trở lên.
Trường hợp 4: Người lao động, đơn vị hoãn thực hiện hợp đồng
Bước 1: Chọn thủ tục báo giảm, tương tự như Trường hợp 1.
Bước 2: Thực hiện báo giảm
- Chọn nhân sự đã lưu trong phần mềm, tương tự như Trường hợp 1.
- Chọn loại khai báo, phương án kê khai và bổ sung thông tin còn thiếu, nhưng tại trường dữ liệu Phương án khai báo:
- Chọn mã GC – Giảm do chuyển tỉnh hoặc mã GD – Giảm do chuyển đơn vị đối với NLĐ được ủy quyền, được điều chuyển hoặc bổ nhiệm chức vụ để thực hiện trách nhiệm của đơn vị đối với phần vốn đã đầu tư vào một doanh nghiệp khác.
- Chọn mã OF – Nghỉ không lương đối với NLĐ tạm hoãn hợp đồng lao động do thuộc các trường hợp: Bị tạm giữ, tạm giam; chấp hành nghĩa vụ quân sự; bị đưa vào cơ sở giáo dưỡng, trại cai nghiện; LĐN mang thai nếu tiếp tục làm việc sẽ gây ảnh hưởng xấu đến thai nhi (có văn bản xác nhận của cơ sở khám chữa bệnh có thẩm quyền).
Bước 3: Kết xuất báo cáo, thực hiện tương tự như Trường hợp 1.
Lưu ý: NLĐ được hưởng quyền lợi cao hơn về BHYT cần bổ sung thêm giấy tờ chứng minh.
Trường hợp 5: Doanh nghiệp được xét tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất (HTTT)
Để báo giảm BHXH khi doanh nghiệp được xét tạm dừng đóng vào quỹ HTTT, làm theo các bước sau trên phần mềm VNPT:
Bước 1: Chọn thủ tục báo giảm, tương tự như Trường hợp 1.
Bước 2: Thực hiện báo giảm
- Chọn nhân sự đã lưu trong phần mềm, tương tự như Trường hợp 1.
- Chọn loại khai báo, phương án kê khai và bổ sung thông tin còn thiếu, tương tự như Trường hợp 1. Riêng tại trường dữ liệu Phương án khai báo, chọn mã GV – Giảm quỹ HTTT.
Bước 3: Kết xuất báo cáo, thực hiện tương tự như Trường hợp 1.
*Lưu ý:
- Ngoài các tờ khai trên, hồ sơ tạm dừng đóng quỹ HTTT cần đính kèm theo:
- Văn bản đề nghị tạm dừng đóng vào quỹ HTTT của đơn vị báo giảm.
- Văn bản thống kê số lượng NLĐ đang tham gia BHXH nhưng tạm thời nghỉ việc; hoặc văn bản kê khai giá trị tài sản bị thiệt hại của đơn vị, có xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Để đính kèm chứng từ, chọn tab Chứng từ đính kèm và tải file văn bản vào khu vực nạp dữ liệu.
Xem thêm: Cách báo giảm bhxh trên cổng thông tin điện tử
Xem thêm: Hướng dẫn báo giảm bhxh trên ebh
3. Hồ sơ báo giảm BHXH bao gồm những gì?
Khi thực hiện việc báo giảm BHXH trên phần mềm VNPT, người dùng cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:
Đối với Hồ sơ của Người Lao Động:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03 của BHXH cho NHỮNG TRƯỜNG HỢP: Người được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (thân nhân của người có công với cách mạng, người có công nuôi dưỡng liệt sỹ…).
Đối với Hồ sơ của Người Lao Động Đi Làm Việc Ở Nước Ngoài:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
- Hợp đồng lao động: Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài và văn bản gia hạn hợp đồng (nếu có) hoặc hợp đồng lao động mới được ký tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.
Đối với Hồ sơ của Đơn Vị Sử Dụng Lao Động:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
Đảm bảo rằng mọi thông tin và giấy tờ đều đầy đủ, chính xác và theo đúng các mẫu được yêu cầu khi tải lên phần mềm VNPT để tiến hành quy trình báo giảm BHXH.
4. Một số lỗi có thể gặp khi kê khai BHXH VNPT và cách khắc phục
4.1. Lỗi chữ ký số
Cách 1: Tắt Phần Mềm Diệt Virus
- Kiểm tra xem máy tính của đơn vị có cài và chạy phần mềm diệt virus không.
- Nếu có, tắt phần mềm diệt virus.
- Khởi động lại phần mềm VNPT-BHXH và thực hiện lại thao tác ký số hoặc lấy thông tin chữ ký số.
Cách 2: Chỉnh Sửa File Cấu Hình VNPT-BHXH Plugin
- Mở thư mục cài đặt phần mềm VNPT – BHXH 5.0 bằng cách nhấp chuột phải vào biểu tượng phần mềm VNPT – BHXH 5.0 và chọn “Open file location”.
- Trong thư mục cài đặt, mở thư mục: “resources\app.asar.unpacked\app-assets\plugin-ca\Windows\VNPT-CA Plugin”.
- Mở file “VNPT-BHXH Plugin.exe.config” bằng Notepad hoặc Notepad++ để chỉnh sửa file.
- Nhấp chuột phải vào file “VNPT-BHXH Plugin.exe” => Chọn “Run as administrator”.
- Khởi động lại phần mềm VNPT-BHXH 5.0 hoặc reset máy sau đó thực hiện lại thao tác ký số.
Cách 3: Cài Đặt Lại Phần Mềm
- Gỡ cài đặt phần mềm VNPT-BHXH.
- Tải phiên bản mới nhất từ trang chính thức của VNPT-BHXH.
- Cài đặt lại phần mềm và thực hiện lại thao tác ký số hoặc lấy thông tin chữ ký số.
Cách 4: Cài Đặt Lại Token Manager
- Gỡ cài đặt Token Manager.
- Tải phiên bản mới nhất từ trang chính thức của Token Manager.
- Cài đặt lại Token Manager và khởi động phần mềm, sau đó thực hiện lại thao tác ký số hoặc lấy thông tin chữ ký số.
4.2. Lỗi thông tin chữ ký số của đơn vị không đúng với thông tin đã đăng ký
Cách khắc phục:
- Bước 1: Cắm USB Token vào máy tính.
- Bước 2: Đăng nhập vào phần mềm VNPT-BHXH.
- Bước 3: Trên menu trái, chọn [Đăng ký BHXH] hoặc [Thay đổi thông tin].
- Bước 4: Chọn nút “Lấy thông tin chữ ký số”, sau đó chọn chữ ký số tương ứng mà đơn vị muốn đăng ký với cơ quan BHXH.
- Bước 5: Chọn “Thay đổi thông tin đăng ký” và đợi email xác nhận từ phía BHXH Việt Nam để hoàn tất (thời gian chờ trong khoảng từ 3 – 5 phút).
4.3. Lỗi cấu trúc XML file tờ khai chưa đúng với file XSD BHXH Việt Nam
Cách khắc phục: Gỡ và cài lại phần mềm kê khai VNPT-BHXH, khi cài lại nhớ sao lưu dữ liệu đầy đủ tránh việc mất dữ liệu.
4.4. Điều chỉnh thông tin đã gửi
- Sau khi hoàn tất việc gửi hồ sơ, phần mềm sẽ khóa chức năng chỉnh sửa thông tin đã gửi. Tuy nhiên, nếu người dùng muốn sửa thông tin, họ có thể thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Tạo một đợt kê khai mới.
- Bước 2: Sử dụng tính năng “Sao chép” trên giao diện để lấy dữ liệu từ đợt cần chỉnh sửa.
- Bước 3: Tiến hành điều chỉnh thông tin theo đúng mục đích người dùng.
4.5. Đính kèm nhiều file ảnh lên phần mềm kê khai
Khi người dùng cần đính kèm nhiều file ảnh lên phần mềm kê khai BHXH, họ có thể thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Tạo một file Word mới.
- Bước 2: Chèn các ảnh muốn đính kèm vào phần mềm vào trong file Word vừa tạo.
- Bước 3: Nhấn chọn “File”.
- Bước 4: Chọn “Export” => “Create PDF/XPS Document” => “Create PDF/XPS”.
- Bước 5: Chọn nơi lưu file và đặt tên cho file PDF => Nhấn “Publish”. (Lưu ý: Người dùng phải lưu file với định dạng PDF.)
- Bước 6: Đính kèm file PDF vừa lưu lên phần mềm kê khai BHXH.
5. Dịch vụ làm bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp AZTAX
Chào mừng bạn đến với AZTAX – nơi mang đến trải nghiệm bảo hiểm xã hội độc đáo, hoàn toàn khác biệt và đặc sắc! Chúng tôi tự hào về sự độc lập và sáng tạo trong cách tiếp cận, nơi chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ làm bảo hiểm xã hội, mà còn xây dựng mối quan hệ độc đáo với mỗi khách hàng.
AZTAX không chỉ giúp bạn giải quyết các thủ tục bảo hiểm xã hội một cách thông thường. Chúng tôi tập trung vào việc tạo ra những trải nghiệm cá nhân hóa, nơi mọi dịch vụ được xây dựng dựa trên nhu cầu và mục tiêu riêng lẻ của bạn. Đội ngũ chuyên gia tại AZTAX không chỉ là những chuyên viên, họ là đối tác của bạn trên hành trình bảo vệ an sinh và tài chính.
AZTAX cam kết mang đến sự độc đáo và sự đặc sắc trong từng dịch vụ, giúp bạn không chỉ hiểu rõ về quyền lợi từ bảo hiểm xã hội mà còn tận hưởng một trải nghiệm khách hàng không giống ai. Hãy để chúng tôi tạo ra những giải pháp độc nhất và mang lại giá trị thực sự cho cuộc sống của bạn!
6. Một số lưu ý khi báo giảm BHXH muộn
Để tránh chi tiêu không cần thiết trong quá trình thực hiện nghiệp vụ báo giảm BHXH, đơn vị sử dụng lao động cần chú ý các điểm sau:
- Thời điểm tốt nhất để báo giảm cho tháng sau là từ ngày 28 của tháng trước. Điều này giúp đơn vị có đủ thời gian để lập danh sách NLĐ báo giảm và gửi danh sách này tới cơ quan BHXH trong thời hạn.
- Nếu báo giảm BHXH sau ngày cuối cùng của tháng trước, đơn vị sẽ không kịp lập danh sách báo giảm và sẽ phải đóng BHXH và đóng bổ sung giá trị thẻ BHYT vào tháng kế tiếp.
Trên đây là bài viết AZTAX hướng dẫn độc giả cách báo giảm BHXH qua mạng VNPT. Nhờ có những công cụ trực tuyến như thế này mà việc thực hiện các thủ tục liên quan trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn. Hy vọng rằng các thông tin trên hữu ích đối với người đọc.
Xem thêm: Báo giảm bhxh trên phần mềm viettel
Xem thêm: Cách báo giảm bhxh trên efy
