Thủ tục thành lập chi nhánh công ty là bước đi chiến lược dành cho các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô hoạt động hoặc muốn khai thác thị trường ở khu vực mới. Việc mở chi nhánh không chỉ giúp doanh nghiệp gia tăng hiện diện thương hiệu, mà còn nâng cao khả năng phục vụ khách hàng tại nhiều địa phương. Tuy nhiên, để đảm bảo hoạt động chi nhánh diễn ra hợp pháp và đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm rõ trình tự, hồ sơ và yêu cầu pháp lý cụ thể trong quá trình thành lập. Cùng AZTAX tìm hiểu thủ tục thành lập chi nhánh công ty cổ phần, công ty TNHH nhé!
1. Quy định về thành lập chi nhánh công ty
Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh trong nước hoặc quốc tế, nhưng phải tuân thủ quy trình đăng ký và các quy định về thành lập chi nhánh công ty liên quan tại Luật Doanh nghiệp 2020. Việc thành lập chi nhánh công ty giúp tăng cường sự hiện diện của công ty trên thị trường và mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh.
1.1 Khi nào phải thành lập chi nhánh công ty?
Khi công ty muốn mở rộng thị trường và phát triển quy mô kinh doanh, việc thành lập chi nhánh công ty là một lựa chọn hợp lý. Theo Điều 19 của Luật Thương mại 2005, chi nhánh có những quyền hạn như sau:
- Ký kết hợp đồng tại Việt Nam, đảm bảo nội dung phù hợp với giấy phép thành lập chi nhánh.
- Thực hiện mua bán hàng hóa theo đúng ngành nghề đã đăng ký trong giấy phép.
- Thuê địa điểm và các cơ sở vật chất cần thiết cho chi nhánh.
- Tuyển dụng nhân sự, bao gồm cả lao động Việt Nam và nước ngoài.
- Chuyển lợi nhuận ra nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Sử dụng con dấu mang tên chi nhánh theo quy định pháp luật.
1.2 Điều kiện thành lập chi nhánh công ty
1.2.1 Điều kiện về hình thức hoạt động của chi nhánh
Thủ tục mở chi nhánh công ty yêu cầu công ty phải hoàn tất việc thành lập công ty trước đây. Chi nhánh không thể được thành lập đồng thời với thủ tục thành lập công ty gốc.
1.2.2 Điều kiện về cách đặt tên chi nhánh
Tên chi nhánh phải sử dụng chữ cái tiếng Việt, F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu. Tên chi nhánh phải bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Chi nhánh” của công ty gốc. Ví dụ: Nếu tên công ty là “Công ty TNHH ABC,” thì tên chi nhánh phải có cụm từ “Chi nhánh công ty TNHH ABC” tại… Ngoài tên bằng tiếng Việt, tên chi nhánh cũng có thể được đăng ký bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt.
1.2.3 Điều kiện cho trụ sở chính của chi nhánh
Trụ sở chính của chi nhánh phải là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp và nằm trên lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ này cần được xác định cụ thể, bao gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, hoặc thành phố trực thuộc trung ương. Nó cũng phải bao gồm số điện thoại, số fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có). Doanh nghiệp có thể thẩm quyền thành lập cả chi nhánh trong và ngoài nước. Một doanh nghiệp có thể thành lập một hoặc nhiều chi nhánh tại một địa phương theo địa giới hành chính.
1.2.4 Điều kiện về ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh
Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải tương đồng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp gốc. Chi nhánh chỉ được đăng ký trong các ngành nghề đã được doanh nghiệp gốc đăng ký.
1.2.5 Điều kiện cho người đứng đầu chi nhánh
Người đứng đầu chi nhánh phải là cá nhân, có đủ năng lực hành vi dân sự. Người này có thể là người khác hoặc thành viên của công ty. Họ không được treo mã số thuế trên hệ thống đăng ký thuế và đăng ký doanh nghiệp quốc gia và phải tuân thủ chấp hành các quy định thủ tục thành lập công ty.
2. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty
Tùy thuộc vào nhu cầu phát triển của mỗi doanh nghiệp, bạn nên xem xét lựa chọn thành lập:
- Chi nhánh ở tỉnh khác với công ty mẹ.
- Chi nhánh cùng tỉnh với công ty mẹ.
Để rút ngắn thời gian hoàn tất thủ tục mở chi nhánh công ty, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu theo yêu cầu dưới đây trước khi nộp cho Sở Kế hoạch và Đầu tư.
2.1 Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh
Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty ở tỉnh khác bao gồm:
- Thông báo việc thành lập chi nhánh khác tỉnh với công ty mẹ.
- Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần).
- Bản sao quyết định thành lập chi nhánh từ chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị.
- Bản sao công chứng CCCD hoặc hộ chiếu của người đứng đầu chi nhánh.
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu người nộp không phải là người đại diện pháp luật của công ty).
2.2 Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cùng tỉnh
Hồ sơ cần thiết để thành lập chi nhánh công ty ở cùng tỉnh bao gồm:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh cùng tỉnh với công ty mẹ.
- Biên bản họp của hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh.
- Bản sao quyết định thành lập chi nhánh từ chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị.
- Bản sao giấy tờ pháp lý (CCCD hoặc hộ chiếu) của người đứng đầu chi nhánh.
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu không phải là đại diện pháp luật của công ty.
Lưu ý:
Đối với các công ty có vốn đầu tư nước ngoài, ngoài 5 tài liệu cần thiết để thành lập chi nhánh như đã nêu, hồ sơ cần bổ sung thêm:
- Bản sao điều lệ hoạt động của chi nhánh tại Việt Nam.
- Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đầu tư của công ty.
- Bản sao báo cáo tài chính đã được kiểm toán hoặc văn bản xác nhận nghĩa vụ thuế của năm tài chính gần nhất.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh tại Việt Nam.
- Bản sao hợp đồng thuê hoặc tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm dự kiến làm trụ sở chi nhánh.
Tất cả giấy tờ và hồ sơ của công ty có vốn nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt, hợp pháp hóa lãnh sự và công chứng.
3. Thủ tục thành lập chi nhánh công ty
Thủ tục thành lập chi nhánh công ty TNHH, cổ phần,… là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi muốn mở rộng hoạt động kinh doanh ra ngoài phạm vi trụ sở chính. Để việc thành lập chi nhánh diễn ra đúng luật và thuận lợi, doanh nghiệp cần nắm rõ các bước pháp lý bắt buộc cũng như quy trình đăng ký theo quy định hiện hành.
Sau khi hoàn thiện hồ sơ thành lập chi nhánh, dù là cùng tỉnh hay khác tỉnh, bạn có thể nộp hồ sơ bằng hai cách sau:
Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Đối với chi nhánh cùng tỉnh với công ty mẹ, nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi công ty mẹ đặt trụ sở chính.
- Đối với chi nhánh ở tỉnh khác, nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi chi nhánh đặt trụ sở.
Cách 2: Nộp hồ sơ trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy phép thành lập chi nhánh.
Lưu ý:
Đối với chi nhánh của công ty có vốn đầu tư nước ngoài, thủ tục sẽ khác:
- Hồ sơ cần nộp tại Bộ Công thương.
- Thời gian kiểm duyệt từ 10 đến 15 ngày làm việc.
4. Các khoản lệ phí cần thanh toán để thành lập chi nhánh công ty
Các khoản phí cần thanh toán để thành lập chi nhánh công ty bao gồm phí xác nhận đăng ký doanh nghiệp, phí xác lập địa chỉ kinh doanh, phí dịch vụ của đại lý thành lập, và các khoản phí khác do cơ quan quản lý nhà nước đề ra. Tổng chi phí có thể thay đổi tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia hoặc địa phương và cũng phụ thuộc vào loại hình kinh doanh và quy mô của chi nhánh.
Lệ phí thành lập chi nhánh công ty bao gồm hai thành phần: lệ phí cần nộp cho cơ quan nhà nước và lệ phí dịch vụ của công ty.
Lệ phí cần nộp cho cơ quan nhà nước
- Lệ phí xin cấp giấy chứng nhận đăng ký thành lập chi nhánh công ty.
- Lệ phí công bố thông tin thành lập chi nhánh.
- Lệ phí khắc dấu cho chi nhánh công ty.
- Lệ phí mua chữ ký điện tử dành cho chi nhánh.
- Lệ phí đăng ký hóa đơn điện tử, tiến hành thông báo việc phát hành hóa đơn.
- Lệ phí làm bảng hiệu chi nhánh công ty.
5. Các loại thuế chi nhánh công ty cần phải nộp
5.1 Lệ phí môn bài
- Chi nhánh hạch toán độc lập: Kê khai và nộp lệ phí môn bài tại cơ quan thuế quản lý chi nhánh.
- Chi nhánh hạch toán phụ thuộc:
- Nếu chi nhánh cùng tỉnh với trụ sở chính, nộp tờ khai thuế môn bài tại cơ quan thuế của trụ sở chính.
- Nếu chi nhánh ở tỉnh khác, nộp tờ khai và lệ phí tại cơ quan thuế của chi nhánh.
- Lưu ý: Theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP sửa đổi, chi nhánh thành lập cùng năm với công ty (năm 2025) sẽ được miễn thuế môn bài trong năm 2025.
5.2 Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
- Chi nhánh hạch toán độc lập hoặc chi nhánh khác tỉnh với trụ sở chính: Kê khai và nộp thuế GTGT tại chi nhánh.
- Chi nhánh hạch toán phụ thuộc hoặc cùng tỉnh với trụ sở chính: Kê khai và nộp thuế tại trụ sở chính.
- Nếu chi nhánh có con dấu, tài khoản ngân hàng, và hoạt động kinh doanh như bán hàng hóa, dịch vụ, thì có thể đăng ký nộp thuế riêng và sử dụng hóa đơn riêng.
5.3 Thuế thu nhập doanh nghiệp
- Chi nhánh hạch toán độc lập: Nộp hồ sơ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tại cơ quan thuế quản lý chi nhánh.
- Chi nhánh hạch toán phụ thuộc: Trụ sở chính sẽ nộp hồ sơ khai thuế thu nhập doanh nghiệp cho phần thu nhập phát sinh tại chi nhánh.
6. Lợi thế của việc thành lập chi nhánh công ty
Việc thực hiện thủ tục mở chi nhánh công ty là một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Khi mở chi nhánh công ty, sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp sẽ tiếp cận được nhiều khách hàng hơn, mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Một số lợi ích nổi bật khi doanh nghiệp đăng ký thành lập chi nhánh có thể kể đến như:
- Chi nhánh có quyền vận hành hoạt động kinh doanh tương đối độc lập.
- Chi nhánh được phép sử dụng con dấu riêng và thực hiện ký kết hợp đồng kinh doanh.
- Chi nhánh có tư cách pháp lý riêng trong việc kê khai và nộp thuế.
- Công ty mẹ có thể thuận lợi hơn trong việc tiếp cận các khách hàng và đối tác ở các khu vực địa lý khác nhau, thúc đẩy việc giao dịch, ký kết hợp đồng nhanh chóng và hiệu quả.
Có thể thấy, việc thành lập chi nhánh không chỉ đáp ứng nhu cầu mở rộng kinh doanh mà còn tạo ra nhiều cơ hội phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
7. Sau khi thành lập chi nhánh cần thực hiện những thủ tục gì?
Ngay sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp cần tiến hành hoàn tất một số thủ tục pháp lý và nghĩa vụ thuế quan trọng sau:
1. Kê khai và nộp lệ phí môn bài
Chi nhánh có thực hiện hoạt động kinh doanh thì phải kê khai và nộp lệ phí môn bài theo quy định. Tùy vào địa bàn đăng ký của chi nhánh, cách thực hiện sẽ khác nhau:
- Nếu chi nhánh đặt tại cùng tỉnh/thành phố với trụ sở chính, công ty mẹ sẽ kê khai và nộp lệ phí môn bài thay chi nhánh.
- Nếu chi nhánh đặt tại tỉnh/thành phố khác, chi nhánh phải tự thực hiện kê khai và nộp lệ phí tại cơ quan thuế nơi đặt chi nhánh.
Hồ sơ gồm:
- Tờ khai lệ phí môn bài (theo mẫu).
- Giấy ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật.
Lưu ý quan trọng:
- Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau năm thành lập.
- Mức lệ phí môn bài:
- 1.000.000 đồng/năm nếu chi nhánh thành lập trong 6 tháng đầu năm.
- 500.000 đồng/năm nếu chi nhánh thành lập trong 6 tháng cuối năm.
2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Chi nhánh cần xem xét hình thức hạch toán để quyết định việc sử dụng hóa đơn:
- Chi nhánh hạch toán độc lập: bắt buộc phải đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử riêng.
- Chi nhánh hạch toán phụ thuộc: có thể sử dụng chung hóa đơn với công ty mẹ, không cần đăng ký mới.
Doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn theo đúng quy định.
3. Mở tài khoản ngân hàng
Việc mở tài khoản ngân hàng cho chi nhánh là cần thiết để phục vụ:
- Giao dịch tài chính, thanh toán với đối tác.
- Thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế và phí với nhà nước.
Lưu ý:
- Mỗi tài khoản ngân hàng chỉ sử dụng cho một chi nhánh.
- Tuy nhiên, một chi nhánh có thể mở nhiều tài khoản khác nhau nếu có nhu cầu.
Việc thực hiện đầy đủ các thủ tục trên giúp chi nhánh hoạt động hợp pháp và tránh rủi ro về thuế và quản lý hành chính sau này.
8. Dịch vụ thành lập chi nhánh công ty AZTAX
Dịch vụ thành lập chi nhánh công ty AZTAX cung cấp một quy trình chuyên nghiệp và thuận lợi để mở rộng hoạt động kinh doanh của bạn. Chúng tôi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn từ quá trình đăng ký đến khi hoạt động sản xuất được triển khai một cách hiệu quả.
Quá trình thành lập chi nhánh tại AZTAX bắt đầu bằng việc tư vấn chi tiết về các yếu tố pháp lý, thuế và các quy định liên quan. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn trong việc chuẩn bị tất cả các tài liệu cần thiết để nhanh chóng và hiệu quả đăng ký chi nhánh. Chúng tôi cam kết đảm bảo rằng mọi thủ tục hành chính và pháp lý đều được thực hiện một cách đúng đắn và nhanh chóng, giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Ngoài dịch vụ thành lập công ty, AZTAX còn cung cấp dịch vụ tư vấn về các quy định thuế, quản lý tài chính và các vấn đề khác liên quan đến việc hoạt động của chi nhánh. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong quá trình điều hành để đảm bảo rằng chi nhánh của bạn hoạt động một cách hiệu quả và tuân thủ đúng các quy định pháp luật.
Hãy đồng hành cùng AZTAX để biến ý tưởng kinh doanh của bạn thành hiện thực và mở rộng quy mô hoạt động của mình một cách thuận lợi và bền vững.
9. Một số câu hỏi thường gặp về thành lập chi nhánh công ty
9.1 Chi nhánh công ty có tư cách pháp nhân không?
Chi nhánh không có tư cách pháp nhân, vì tất cả các hoạt động của nó đều phụ thuộc vào doanh nghiệp mẹ và không thể tham gia vào các quan hệ pháp luật một cách độc lập.
9.2 Chi nhánh có được ký hợp đồng không?
Chi nhánh có thể ký kết hợp đồng với các đối tác khác theo sự phân công và chấp thuận của công ty mẹ. Nội dung hợp đồng phải phù hợp với các ngành nghề và quy định ghi trong giấy phép hoạt động của chi nhánh.
9.3 Thời gian thành lập chi nhánh công ty là bao lâu?
Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh. Nếu hồ sơ không hợp lệ, cơ quan thông báo sửa đổi. Doanh nghiệp phải bổ sung hồ sơ trong 7 ngày để được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
9.4 Sự khác biệt giữa chi nhánh công ty cùng tỉnh và chi nhánh công ty khác tỉnh là gì?
- Chi nhánh cùng tỉnh/thành phố với công ty sẽ chịu sự quản lý thuế từ cơ quan thuế của công ty.
- Chi nhánh ở tỉnh/thành phố khác sẽ được quản lý thuế bởi cơ quan thuế tại địa phương nơi chi nhánh đặt trụ sở.
9.5 Trường hợp nào bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh?
Theo khoản 1 Điều 77 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, chi nhánh công ty có thể bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động trong các trường hợp sau:
- Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh có thông tin giả mạo;
- Chi nhánh ngừng hoạt động liên tục trong 1 năm mà không gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế;
- Việc thu hồi được thực hiện theo phán quyết của Tòa án hoặc yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật.
Doanh nghiệp cần chú trọng trong việc kê khai đúng sự thật và duy trì hoạt động ổn định để tránh rơi vào các trường hợp bị thu hồi không mong muốn.
9.6 Đặt tên chi nhánh thế nào đúng quy định?
Căn cứ theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, việc đặt tên cho chi nhánh cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Tên chi nhánh phải sử dụng các ký tự hợp pháp, gồm: chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và một số ký hiệu.
- Tên chi nhánh cần gắn liền với tên công ty mẹ, kèm theo cụm từ xác định mô hình tổ chức:
- “Chi nhánh” – đối với chi nhánh;
- “Văn phòng đại diện” – đối với văn phòng đại diện;
- “Địa điểm kinh doanh” – đối với điểm kinh doanh phụ thuộc.
- Tên chi nhánh phải được thể hiện tại trụ sở hoạt động, đồng thời in/viết trên các loại văn bản, giấy tờ giao dịch.
Lưu ý: Khi thể hiện trên các tài liệu, tên chi nhánh nên được in nhỏ hơn tên doanh nghiệp chính, nhằm thể hiện rõ quan hệ phụ thuộc.
Việc đặt tên đúng và duy trì hoạt động hợp pháp sẽ giúp chi nhánh công ty tránh rủi ro về pháp lý cũng như nâng cao uy tín trong hoạt động kinh doanh.
Như vậy AZTAX đã điểm qua một số nội dung quan trọng liên quan đến thủ tục thành lập chi nhánh công ty. Hy vọng với những nội dung trên các bạn có thể tự thực hiện được việc đăng ký thành lập chi nhánh công ty một cách dễ dàng. Nếu các bạn có gì thắc mắc hay có nhu cầu sử dụng dịch vụ thành lập chi nhánh công ty vui lòng liên hệ HOTLINE: 0932 383 089 của AZTAX để được hỗ trợ cũng như báo giá thành lập chi nhánh miễn phí nhé!
Xem thêm: Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty
Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty con
Xem thêm: Thủ tục đăng ký kinh doanh hộ cá thể
