Tổng hợp quy định xây dựng thang bảng lương năm 2024

Bộ luật Lao động 2019 số 45/2019/QH14 đã chính thức có hiệu lực từ đầu năm 2021. Trong số các nội dung điều chỉnh, luật mới cũng đề cập nhiều đến quy định xây dựng thang bảng lương. Bài viết này sẽ tập trung tổng hợp toàn bộ quy định và hướng dẫn xây dựng thang bảng lương cho doanh nghiệp.

1. Thang lương, bảng lương là gì?

Thang lương, bảng lương là hệ thống các nhóm lương, ngạch lương và các bậc lương được thiết kế làm cơ sở trả lương cho người lao động. Thang bảng lương được lập thành một hệ thống, bao gồm nhiều văn bản liên quan đến việc xem xét và chi trả lương. Kế toán tiền lương sẽ dựa trên căn cứ đó để tính toán bậc lương, hỗ trợ chủ sở hữu doanh nghiệp trong việc thiết lập mức lương phù hợp với trình độ và khả năng làm việc của người lao động.

2. Vai trò của việc xây dựng thang lương, bảng lương

Việc xây dựng thang bảng lương được nêu tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 số 45/2019/QH14 như sau:

Điều 93. Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động

1. Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

2. Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.

3. Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Lập thang bảng lương là quy định bắt buộc đối với mỗi doanh nghiệp. Quy định trong Bộ luật Lao động nêu rõ, doanh nghiệp phải xây dựng thang bảng lương và công bố công khai tại nơi làm việc, đồng thời giải trình với cơ quan chức năng khi có yêu cầu.

Thang bảng lương thể hiện sự minh bạch trong việc chi trả lương cho người lao động theo đúng quy định đã đặt ra từ trước. Từ đó, người sử dụng lao động dễ dàng thương lượng trước khi ký kết hợp đồng. Đồng thời, thang bảng lương còn tạo động lực để người lao động phấn đấu, làm việc hăng say, hiệu quả nhằm đạt được mức lương mong muốn. Nhờ vậy, năng suất làm việc của lao động sẽ gia tăng đáng kể.

Bên cạnh những yếu tố trên, thì tính chuyên nghiệp trong hệ thống quản lý khi có thang bảng lương sẽ được nâng cao. Quản lý doanh nghiệp có thể căn cứ để quản lý chi phí lương một cách hiệu quả.

3. Quy định xây dựng thang lương 2024

3.1 Thay đổi hình thức công bố hệ thống thang bảng lương

Khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 số 45/2019/QH14 đã nêu:

3. Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở

đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Trong khi trước kia, quy định tại Khoản 2 Điều 93 Bộ luật Lao động 2012 số 10/2012/QH13 có yêu cầu:

2. Khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và công bố công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện, đồng thời gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động.

Như vậy, dựa trên quy định mới thì từ 2021 trở đi, doanh nghiệp khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động thì chỉ cần công bố công khai tại nơi làm việc mà không cần gửi cơ quan quản lý Nhà nước cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh.

3.2 Làm rõ định nghĩa mức lao động

Nếu trong Bộ luật Lao động 2012 số 10/2012/QH13, khái niệm “mức lao động” chưa được làm rõ, thì trong văn bản Bộ luật Lao động 2019 số 45/2019/QH14, “mức lao động” được giải thích như sau:

2. Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.

4. Tổng hợp mẫu hồ sơ xây dựng thang bảng lương

Hồ sơ xây dựng thang bảng lương bao gồm tất cả những văn bản sau:

• Hệ thống thang bảng lương
• Quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương
• Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương
• Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức vụ
• Quy chế tiền lương, thưởng

Trước 2021, doanh nghiệp còn phải lập thêm Công văn xin đăng ký hệ thống thang bảng lương. Tuy nhiên, văn bản này đã được lược bớt trong quy định mới. Doanh nghiệp có thể tải mẫu và xem hướng dẫn cách điền ở phần bên dưới:

4.1 Hệ thống thang bảng lương

Mẫu hệ thống thang bảng lương mới nhất theo Nghị định 49/2013/NĐ-CP:

Bấm vào đây để xem và tải mẫu hệ thống thang lương, bảng lương

HƯỚNG DẪN CÁCH LẬP:

– Lập theo mẫu.

– Nguyên tắc lập:

• Bậc lương thấp nhất của chức vụ đơn giản nhất phải bằng hoặc lớn hơn lương tối thiểu vùng hiện hành
• Bậc lương sau phải lớn hơn bậc lương trước tối thiểu 5%
• Bậc lương thấp nhất của chức vụ, công việc đòi hỏi phải qua học nghề, đào tạo nghề phải lớn hơn ít nhất 7% đối với lương tối thiểu vùng.
• Nếu doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thì phải áp dụng đúng nguyên tắc lương tối thiểu cho người lao động.

4.2 Quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương

Mẫu quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương:

Bấm vào đây để xem và tải mẫu quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương

HƯỚNG DẪN CÁCH LẬP:

– Lập theo mẫu.

– Tên công ty phải được ghi đúng và đầy đủ tên trên giấy tờ pháp lý.

– Thời gian thực hiện trong vòng 6 tháng từ ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh hoặc từ ngày đăng ký lại thang bảng lương do lương tối thiểu vùng thay đổi.

4.3 Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương

Mẫu biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương:

Bấm vào đây để xem và tải mẫu biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương

HƯỚNG DẪN CÁCH LẬP:

– Lập theo mẫu

– Nêu rõ thành phần cuộc họp và nội dung họp theo đúng thực tế tại doanh nghiệp.

– Cần có đầy đủ chữ ký của Giám đốc, Thư ký và một vài Cán bộ Công nhân viên đại diện.

4.4 Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức vụ

Mẫu bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức vụ

Bấm vào đây để xem và tải mẫu bảng tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức vụ

HƯỚNG DẪN CÁCH LẬP:

– Lập theo mẫu

– Số lượng vị trí công việc và chức danh phải đúng như trên hệ thống thang bảng lương, mỗi công việc cần phải có quy định riêng.

Ví dụ: Công ty TNHH AZTAX có các vị trí công việc:

– Giám đốc

– Phó giám đốc

– Kế toán trưởng

– Trưởng, phó các phòng ban

– Nhân viên kinh doanh

– Nhân viên nhân sự

– Nhân viên kế toán

– Nhân viên văn phòng

=> Thì tại bảng này, chúng tôi có nêu rõ quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng.

4.5 Quy chế tiền lương, thưởng

Mẫu bảng quy chế tiền lương, thưởng:

Bấm vào đây để xem và tải mẫu quyết định quy chế lương thưởng

HƯỚNG DẪN CÁCH LẬP:

– Lập theo mẫu

– Tuỳ chỉnh bảng các khoản phụ cấp, trợ cấp, hỗ trợ sao cho phù hợp với chức danh và công việc của từng bộ phận trong doanh nghiệp.

– Tuỳ chỉnh các Điều khác theo quy định của doanh nghiệp (cần đúng theo quy định của Bộ luật Lao động)

5. Hướng dẫn chi tiết cách lập hệ thống thang lương, bảng lương năm 2024

5.1 Căn cứ xác lập bậc lương

Bậc lương của người lao động phải được xác lập dựa trên:

– Độ phức tạp của công việc

– Trình độ, kỹ năng, trách nhiệm, kinh nghiệm làm việc của người lao động

5.2 Cách ghi lương Bậc 1

Lương Bậc 1 là lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh trong thang bảng lương. Trong đó, nguyên tắc lương thấp nhất không được vi phạm quy định về lương tối thiểu vùng đối với vị trí chức danh đơn giản nhất, vị trí chức danh qua đào tạo, vị trí chức danh làm việc tại khu vực nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

Như vậy, lương bậc 1 đối với từng trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Người lao động làm việc trong điều kiện bình thường

A. Mức lương tối thiểu cho người làm công việc, chức danh đơn giản nhất
Vùng	I	II	III	IV
Mức lương tối thiểu tháng	4.680.000 đ	4.160.000 đ	3.640.000 đ	3.250.000 đ
Mức lương tối thiểu giờ	22.500 đ	20.000 đ	17.500 đ	15.600 đ
B. Mức lương tối thiểu cho người qua học nghề, đào tạo nghề
Vùng	I	II	III	IV
Mức lương tối thiểu tháng	5.007.600 đ	4.451.200 đ	3.894.800 đ	3.477.500 đ
Mức lương tối thiểu giờ	24.075 đ	21.400 đ	18.725 đ	16.692 đ

Trường hợp 2: Người lao động làm việc trong điều kiện nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm

A. Mức lương tối thiểu cho người làm công việc, chức danh đơn giản nhất
Vùng	I	II	III	IV
Mức lương tối thiểu tháng	4.914.000 đ	4.368.000 đ	3.822.000 đ	3.412.500 đ
Mức lương tối thiểu giờ	23.625 đ	21.000 đ	18.375 đ	16.380 đ
B. Mức lương tối thiểu cho người qua học nghề, đào tạo nghề
Vùng	I	II	III	IV
Mức lương tối thiểu tháng	5.257.980 đ	4.673.760 đ	4.089.540 đ	3.651.375 đ
Mức lương tối thiểu giờ	25.279 đ	22.470 đ	19.661 đ	17.527 đ

Trường hợp 3: Người lao động làm việc trong điều kiện đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm

A. Mức lương tối thiểu cho người làm công việc, chức danh đơn giản nhất
Vùng	I	II	III	IV
Mức lương tối thiểu tháng	5.007.600 đ	4.451.200 đ	3.894.800 đ	3.477.500 đ
Mức lương tối thiểu giờ	24.075 đ	21.400 đ	18.725 đ	16.692 đ
B. Mức lương tối thiểu cho người qua học nghề, đào tạo nghề
Vùng	I	II	III	IV
Mức lương tối thiểu tháng	5.358.132 đ	4.762.784 đ	4.167.436 đ	3.720.925 đ
Mức lương tối thiểu giờ	25.760 đ	22.898 đ	20.036 đ	17.860 đ

5.3 Cách ghi lương bậc 2 trở đi

Nguyên tắc xác lập cho lương bậc 2 trở đi là khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải đảm bảo chênh lệch 5%. Tuy nhiên, để tạo động lực, khuyến khích người lao động tự trau dồi trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ và tích lũy kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể tăng khoảng cách này lên.

Số bậc của thang bảng lương phụ thuộc vào mức độ phức tạp của quản lý, cấp bậc công việc hoặc chức danh. Chúng thường dao động trong khoảng 5-7 bậc. Tuỳ chính sách hoạt động mà xác lập.

6. Khi nào cần xác lập lại thang bảng lương?

Khi doanh nghiệp có sự thay đổi trong quy tắc thang bảng lương thì phải rà soát và sửa đổi, bổ sung cho phù hợp. Thông thường, doanh nghiệp xác lập bậc lương thấp nhất bằng với lương tối thiểu vùng, do đó, khi có sự thay đổi loại lương này, doanh nghiệp cũng cần cập nhật lại để đảm bảo nguyên tắc chi lương không thấp hơn lương tối thiểu.

Lưu ý: Khi xây dựng, sửa đổi hoặc bổ sung, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động và phải công bố công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng.

7. Mức phạt khi vi phạm quy định thang bảng lương

7.1 Mức phạt không xây dựng thang bảng lương

Quy định về mức phạt thang bảng lương được nêu cụ thể tại Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, trong đó, khoản 1 Điều này có đề cập mức phạt không xây dựng thang bảng lương như sau:

Điều 17. Vi phạm quy định về tiền lương

1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện: thang lương, bảng lương; mức lao động; quy chế thưởng;

b) Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động; không áp dụng thử mức lao động trước khi ban hành chính thức;

c) Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương; định mức lao động; quy chế thưởng;

d) Không thông báo bảng kê trả lương hoặc có thông báo bảng kê trả lương cho người lao động nhưng không đúng theo quy định;

đ) Không trả lương bình đẳng hoặc phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.

Doanh nghiệp bị phạt hành chính từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu có một trong những hành vi sau:

– Không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động;

– Không công bố công khai hệ thống thang bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng tại nơi làm việc;

– Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động khi xây dựng hệ thống thang bảng lương.

7.2 Mức phạt trả lương thấp hơn lương tối thiểu

Mức phạt này được quy định tại khoản 3 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, như sau:

3. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động khi có hành vi trả lương cho người lao động thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định theo các mức sau đây:

a) Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

b) Từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

c) Từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người lao động trở lên.

Dựa theo quy định trên, AZTAX hệ thống lại dưới dạng bảng như sau:

Mức phạt	Số lượng người lao động
Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng	01 đến 10 người lao động
Từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng	11 đến 50 người lao động
Từ 50.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng	51 người lao động trở lên

8. Kết luận

Hệ thống thang bảng lương là một bộ các văn bản do doanh nghiệp tự xác lập nội bộ sao cho đáp ứng theo quy định của Nhà nước về lương, thưởng. Mặc dù chỉ được ban hành và lưu trữ nội bộ nhưng hệ thống này rất thường được cơ quan thanh tra lao động quan tâm. Bởi đây được xem như hệ thống quyết định gần như toàn bộ các nghiệp vụ tính lương tại doanh nghiệp.

Hiểu được điều đó, doanh nghiệp cần định kỳ rà soát hệ thống thang bảng lương sao cho đúng với quy định hiện hành. Bảng Rà Soát Hồ Sơ C&B mà AZTAX gửi tặng dưới đây chắc chắn sẽ trở thành trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp. Vậy nên, chần chờ gì mà không tải ngay bảng rà roát miễn phí dưới đây:

Tải Bảng Rà Soát Hồ Sơ C&B Miễn Phí

Nếu doanh nghiệp không có quá nhiều thời gian để hoàn thiện bảng rà soát trên, thì hoàn toàn có thể thực hiện nhanh bảng rà soát hồ sơ C&B tại link bên dưới. Chỉ cần hoàn thành khảo sát này, chuyên viên C&B của AZTAX sẽ liên hệ tư vấn miễn phí về tình hình hồ sơ của doanh nghiệp hiện tại.

Thực Hiện Khảo Sát Phân Tích C&B

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng hoàn toàn có thể cân nhắc sử dụng Dịch Vụ C&B của chúng tôi với các ưu điểm như: chịu trách nhiệm toàn bộ về tính pháp lý; cập nhật nhanh chóng quy định hiện hành; đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm; bảo mật thông tin trọn đời; chi phí tiết kiệm gấp 6 lần so với thuê nhân sự chuyên trách. Liên hệ ngay theo thông tin bên dưới:

Tư Vấn Miễn Phí