Cách xây dựng thang bảng lương mới nhất năm 2026

Cách xây dựng thang bảng lương là quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp thiết lập được cơ chế trả lương hợp lý và công bằng cho nhân viên của mình. Việc này không chỉ tạo động lực làm việc mà còn giúp cải thiện hiệu quả kinh doanh. Trong bài viết này, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết các bước cần thực hiện để xây dựng thang bảng lương phù hợp với nhu cầu và đặc thù của từng doanh nghiệp, mời các bạn cùng theo dõi nhé!

1. Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương

Theo Điều 93 của Bộ luật Lao động 2019, quy định về việc xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động bao gồm:

• Người sử dụng lao động cần xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở cho việc tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương trong hợp đồng và trả lương cho nhân viên.
• Định mức lao động phải ở mức trung bình, bảo đảm phần lớn người lao động có thể hoàn thành trong giờ làm việc bình thường và phải được thử nghiệm trước khi áp dụng chính thức.
• Khi thiết lập thang lương, bảng lương và định mức lao động, người sử dụng lao động cần tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở có tổ chức này.

Thang lương, bảng lương và mức lao động cần được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng.

Xem thêm: Thang bảng lương là gì?

Xem thêm: Cách lập thang, bảng lương công ty cổ phần

2. Hướng dẫn cách xây dựng thang bảng lương 2026

Để xây dựng thang bảng lương chuẩn, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xây dựng hệ thống thang bảng lương phù hợp với doanh nghiệp

• Thang bảng lương cần chia thành nhiều bậc lương khác nhau.

Theo quy định của Bộ luật Lao động, doanh nghiệp phải có ít nhất 2 bậc lương để tạo động lực cho người lao động, dù không giới hạn số bậc lương tối đa. Thông thường, doanh nghiệp xây dựng từ 5 đến 15 bậc lương. Khi đáp ứng điều kiện, người lao động sẽ được nâng lên bậc lương cao hơn.

• Mức lương ở bậc 1 phải ít nhất bằng mức lương tối thiểu vùng.

Thang bảng lương là căn cứ để thỏa thuận mức lương trong hợp đồng và trả lương cho người lao động. Theo khoản 2 Điều 90 Bộ luật Lao động, mức lương ghi trong thang bảng lương không được thấp hơn mức lương tối thiểu.

Hiện nay, mức lương tối thiểu hiện đang được áp dụng với từng vùng được quy định tại Điều 3 Nghị định 74/2024/NĐ-CP như sau:

Doanh nghiệp có quyền tự quyết định mức chênh lệch tiền lương giữa các bậc lương.

Mức lương ở từng bậc được xác định dựa trên công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động. Trước đây, Nghị định 49/2013/NĐ-CP yêu cầu khoảng cách tối thiểu giữa hai bậc lương liền kề là 5%. Tuy nhiên, theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP và tiếp theo là Nghị định 74/2024/NĐ-CP, quy định về khoảng cách này đã được bãi bỏ, cho phép doanh nghiệp tự quyết định mức chênh lệch, với mức thấp nhất chỉ cần 0,5%, phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Bước 2: Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động trong doanh nghiệp.

Theo khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương và bảng lương.

Lưu ý: Nếu không tham khảo ý kiến này, người sử dụng lao động sẽ bị phạt từ 5 đến 10 triệu đồng, theo điểm c khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Trong trường hợp doanh nghiệp không có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, thì không buộc phải xin ý kiến từ công đoàn cấp trên.

Bước 3: Công khai thang bảng lương tại nơi làm việc trước khi áp dụng.

Theo khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động, việc công bố thang bảng lương là yêu cầu bắt buộc. Nếu không thực hiện công khai trước khi áp dụng, người sử dụng lao động có thể bị phạt từ 5 đến 10 triệu đồng, theo điểm a khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Bước 4: Lưu trữ thang bảng lương và hồ sơ liên quan.

Mặc dù Bộ luật Lao động năm 2019 không yêu cầu doanh nghiệp nộp thang lương, bảng lương cho Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, nhưng doanh nghiệp cần tự lưu trữ hồ sơ và sẵn sàng giải trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Xem thêm: Trả lương cao Hơn thang bảng lương có vi phạm quy định không?

3. Mẫu thang lương, bảng lương mới nhất 2026

Thang lương, bảng lương là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp trả lương đúng quy định và thực hiện các nghĩa vụ pháp lý. Năm 2026, nhiều điểm mới được cập nhật, đòi hỏi doanh nghiệp cần nắm rõ cách làm thang bảng lương chuẩn xác. Dưới đây AZTAX sẽ cung cấp đến bạn mẫu thang lương, bảng lương mới nhất 2026

Tải mẫu thang bảng lương mới nhất 2026

Xem thêm: Thang bảng lương có cần đăng ký không?

4. Công thức tính lương theo thang bảng lương mới nhất 2026

Công thức tính lương theo thang bảng lương sẽ phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và đối tượng áp dụng (cán bộ, công chức, viên chức hay người lao động trong doanh nghiệp). Các thành phần cơ bản thường bao gồm lương cơ bản, phụ cấp và các khoản giảm trừ.

Đối với cán bộ, công chức, viên chức 

Đối với nhóm đối tượng này, lương được tính dựa trên hệ số lương và mức lương cơ sở do Nhà nước quy định. 

Công thức như sau:

Mức lương = Lương cơ sở x hệ số lương

• Hệ số lương: Là chỉ số được xác định theo từng ngạch, bậc của chức vụ, trình độ và thời gian thâm niên công tác.
• Mức lương cơ sở: Là mức lương do Nhà nước quy định, dùng để làm căn cứ tính lương và các chế độ khác.

Từ ngày 01/7/2024, mức lương cơ sở là 2.340.000 đồng/tháng.

Ví dụ: Nếu một công chức có hệ số lương là 4.0 và mức lương cơ sở là 2.340.000 đồng/tháng, thì mức lương của người đó là: 2.340.000 x 4 = 9.360.000 đồng

Đối với người lao động trong doanh nghiệp 

Các doanh nghiệp tư nhân không bị ràng buộc bởi thang bảng lương của Nhà nước mà có thể tự xây dựng thang bảng lương riêng. Dưới đây là các công thức tính lương phổ biến: </strong

Lương theo thời gian

Lương thực nhận = ( lương theo thỏe thuận / số ngày công trong tháng) x số ngày làm việc của bạn trong tháng

Ví dụ: Nếu lương thỏa thuận là 16.000.000 đồng/tháng, tháng đó có 26 ngày công chuẩn và bạn đi làm 24 ngày

Lương thực nhận = (16.000.000 /26)x24 = 14.769.231 đồng

5. Mức phạt về xây dựng thang bảng lương 2026

Theo khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu vi phạm một trong các hành vi sau:

• Không công bố công khai thang lương, bảng lương, mức lao động và quy chế thưởng tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
• Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động, hoặc không áp dụng thử mức lao động trước khi ban hành chính thức.
• Không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trong quá trình xây dựng thang lương, bảng lương và quy chế thưởng.

Bên cạnh đó, theo khoản 3 Điều 17, nếu người sử dụng lao động trả lương cho nhân viên thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định, mức phạt sẽ như sau:

• Từ 20.000.000 đến 30.000.000 đồng cho vi phạm từ 1 đến 10 người lao động.
• Từ 30.000.000 đến 50.000.000 đồng cho vi phạm từ 11 đến 50 người lao động.
• Từ 50.000.000 đến 75.000.000 đồng cho vi phạm từ 51 người lao động trở lên.

Lưu ý: Mức phạt quy định trên áp dụng cho cá nhân. Đối với tổ chức, mức phạt sẽ gấp đôi mức phạt dành cho cá nhân (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

AZTAX vừa hướng dẫn bạn cách xây dựng thang bảng lương mới nhất 2026. Thực tế, thang bảng lương phải được sửa đổi và đăng ký lại hằng năm. Do đó, doanh nghiệp nên cập nhật những thông tin trên để xây dựng bảng lương đúng với yêu cầu. Nếu doanh nghiệp vẫn còn bối rối về vấn đề này, liên hệ ngay AZTAX để được hỗ trợ tư vấn miễn phí về dịch vụ lao động thang bảng lương, dịch vụ kê khai lao động, dịch vụ kế toán.

Xem thêm: Mẫu thang bảng lương mới nhất năm 2026

Xem thêm: Quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương 2025

5. Một số câu hỏi thường gặp về cách xây dựng thang bảng lương

5.1 Doanh nghiệp dưới 10 lao động có phải xây dựng bảng lương không?

Có. Doanh nghiệp dưới 10 lao động vẫn xây dựng thang lương, bảng lương để làm căn cứ trả lương, ký hợp đồng cho người lao động. Theo quy định tại Nghị định 121/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp được miễn gửi thang bảng lương và định mức lao động đến cơ quan quản lý nhà nước cấp huyện.

5.2 Có bắt buộc niêm yết công khai thang bảng lương không?

Có. Căn cứ theo quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm công khai thang lương, bảng lương và định mức lao động tại nơi làm việc trước khi chính thức áp dụng. Quy định này nhằm bảo đảm tính minh bạch trong chính sách tiền lương, đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động trong quá trình làm việc.

5.3 Mức chệch lệch giữa các bậc lương tối thiếu là bao nhiêu?

Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể mức chênh lệch giữa các bậc lương. Tuy vậy, trong thực tiễn áp dụng tại doanh nghiệp, khoảng cách giữa các bậc thường được thiết kế dao động từ 5% đến 10% nhằm khuyến khích người lao động nâng cao năng lực, tạo động lực thăng tiến và phản ánh sự cải thiện về hiệu quả công việc theo thời gian.