Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng nước ngoài là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ xin phép doanh nghiệp tuyển dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam. Đây là bước tiền kiểm quan trọng nhằm chứng minh nhu cầu thực tế của đơn vị và tuân thủ đúng quy định pháp luật về quản lý lao động nước ngoài. Bài viết của AZTAX sẽ cung cấp mẫu văn bản mới nhất cùng hướng dẫn lập chuẩn xác để doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi nộp hồ sơ.
1. Mẫu văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài
Công văn chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho doanh nghiệp hoặc tổ chức, xác nhận rằng doanh nghiệp/tổ chức đó đã đáp ứng đủ các điều kiện để sử dụng lao động nước ngoài cho vị trí công việc cụ thể.
Công văn này đóng vai trò quan trọng trong việc:
- Chứng minh tính hợp pháp cho việc sử dụng lao động nước ngoài: Doanh nghiệp/tổ chức chỉ được tuyển dụng lao động nước ngoài sau khi có công văn chấp thuận.
- Giúp cơ quan quản lý nhà nước theo dõi, giám sát việc sử dụng lao động nước ngoài: Nhờ công văn, cơ quan nhà nước có thể nắm được số lượng, vị trí công việc và quốc tịch của lao động nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam.
- Bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho người lao động nước ngoài: Khi có công văn chấp thuận, người lao động nước ngoài sẽ được hưởng đầy đủ các quyền lợi theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Xem thêm: Thủ tục cấp giấy phép lao động qua mạng
2. Hồ sơ thủ tục xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài
2.1 Hình thức nộp hồ sơ
- Trực tiếp: Nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định.
- Trực tuyến: Nộp hồ sơ qua hệ thống tiếp nhận hồ sơ trực tuyến của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có).
- Dịch vụ bưu chính: Gửi hồ sơ qua bưu điện đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Lưu ý: Thời gian giải quyết hồ sơ là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định.
2.2 Hồ sơ xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài
Đối với doanh nghiệp lần đầu tiên:
- Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Theo mẫu số 01/PLI:
- Bản sao có chứng thực giấy phép hoạt động của doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp có thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài:
- Báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Theo mẫu 02 công văn chấp thuận 02/PLI:
2.3 Nơi nộp hồ sơ xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài
- Doanh nghiệp trong khu công nghiệp: Nộp hồ sơ tại Ban quản lý các khu công nghiệp tỉnh (thành phố).
- Doanh nghiệp ngoài khu công nghiệp: Nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh (thành phố).
Lưu ý:
- Doanh nghiệp cần nộp đầy đủ, chính xác các hồ sơ theo quy định.
- Hồ sơ nộp sau thời hạn quy định sẽ không được tiếp nhận.
- Doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ trên hệ thống tiếp nhận hồ sơ trực tuyến (nếu có) hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Xem thêm: Chi phí cấp giấy phép lao động là bao nhiêu?
Xem thêm: Ảnh làm hồ sơ xin cấp giấy phép lao động
3. Cách điền mẫu văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài
3.1 Thông tin doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài
Phần mở đầu của mẫu văn bản yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thông tin cơ bản bao gồm tên doanh nghiệp, loại hình, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính và thông tin người đại diện theo pháp luật. Các thông tin này phải được ghi đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo sự thống nhất trong toàn bộ hồ sơ. Sai lệch dù nhỏ như tên viết tắt, tên chi nhánh hay mã số thuế cũng có thể dẫn đến yêu cầu bổ sung hồ sơ từ cơ quan có thẩm quyền.
3.2 Vị trí công việc đề nghị tuyển dụng lao động nước ngoài
Doanh nghiệp cần mô tả rõ ràng vị trí làm việc, chức danh dự kiến, số lượng lao động nước ngoài cần tuyển và nhiệm vụ chính của vị trí đó. Nội dung mô tả phải phù hợp với nhu cầu thực tế và đáp ứng điều kiện được phép tuyển dụng theo quy định pháp luật. Phần này có vai trò chứng minh tính hợp lý của việc sử dụng lao động nước ngoài, do đó doanh nghiệp nên trình bày cụ thể và nhất quán với kế hoạch nhân sự.
3.3 Lý do doanh nghiệp không tuyển dụng được lao động Việt Nam
Doanh nghiệp cần lý giải nguyên nhân không thể bố trí được lao động Việt Nam thay thế. Các lý do thường bao gồm yêu cầu chuyên môn đặc thù, kinh nghiệm hoặc kỹ năng không phổ biến trong nước. Việc trình bày lý do phải ngắn gọn, đủ trọng tâm và có căn cứ hợp lý. Nếu có tài liệu chứng minh năng lực hoặc yêu cầu chuyên môn đặc biệt, doanh nghiệp nên nêu rõ trong phần phụ lục để tăng tính thuyết phục khi thẩm định hồ sơ.
3.4 Thời hạn và địa điểm làm việc của lao động nước ngoài
Thông tin thời hạn làm việc cần ghi đúng theo thời gian dự kiến ký hợp đồng hoặc thực hiện dự án. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải liệt kê đầy đủ địa điểm làm việc, bao gồm địa chỉ chính, chi nhánh hoặc các địa điểm sản xuất kinh doanh liên quan. Nội dung này sẽ được đối chiếu với hồ sơ xin cấp giấy phép lao động ở giai đoạn sau, vì vậy độ chính xác là bắt buộc.
3.5 Cam kết của doanh nghiệp
Doanh nghiệp phải đưa ra cam kết về tính trung thực của thông tin kê khai và tuân thủ đầy đủ quy định về quản lý lao động nước ngoài. Phần cam kết cần ghi rõ trách nhiệm của đơn vị trong việc báo cáo định kỳ và thực hiện các nghĩa vụ liên quan. Đại diện pháp luật của doanh nghiệp ký tên và đóng dấu theo đúng quy định để hoàn thiện mẫu văn bản.
3.6 Lưu ý khi nộp kèm mẫu văn bản
Trước khi nộp, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ nội dung mẫu văn bản để đảm bảo sự thống nhất với các tài liệu trong hồ sơ như kế hoạch sử dụng lao động, giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp và tài liệu của người lao động nước ngoài. Nếu nộp online, cần sử dụng chữ ký số hợp lệ và kiểm tra định dạng file để đảm bảo hệ thống tiếp nhận thành công. Việc rà soát trước khi gửi giúp hạn chế tối đa yêu cầu bổ sung làm kéo dài thời gian xử lý.
4. Điều kiện được phép sử dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam?
Điều kiện được phép sử dụng thực hiện thủ tục xin xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam bao gồm: cần có nhu cầu thực sự không thể tuyển được lao động trong nước, tuân thủ quy định về thị thực và giấy phép lao động, đảm bảo quyền lợi, lương và điều kiện làm việc phù hợp với quy định pháp luật.
Căn cứ theo Điều 152 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14, các điều kiện tuyển dụng và sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam được quy định như sau:
Điều 152. Điều kiện tuyển dụng, sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
1. Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân, nhà thầu chỉ được tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm vị trí công việc quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh.
2. Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân trước khi tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động và được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
3. Nhà thầu trước khi tuyển và sử dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải kê khai cụ thể các vị trí công việc, trình độ chuyên môn, kỹ thuật, kinh nghiệm làm việc, thời gian làm việc cần sử dụng lao động nước ngoài để thực hiện gói thầu và được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Như vậy, doanh nghiệp để tuyển dụng người lao động nước ngoài đề làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam cần phải đáp ứng những điều kiện sau:
- Chỉ nên tuyển dụng vào vị trí quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật.
- Phải có giải trình nhu cầu sử dụng lao động, được chấp thuận bằng văn bản từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Có trách nhiệm kê khai chi tiết về vị trí, trình độ, kỹ thuật, kinh nghiệm của người lao động, được chấp thuận bằng văn bản từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
5. Các trường hợp không cần xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài trừ những trường hợp không phải xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
Nghị định 152/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP) quy định 17 trường hợp người sử dụng lao động không cần xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, bao gồm:
- Cán bộ lãnh đạo, chuyên gia:
- Lãnh đạo tổ chức quốc tế/phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam.
- Chuyên gia thực hiện chào bán dịch vụ (dưới 3 tháng).
- Chuyên gia xử lý sự cố kỹ thuật phức tạp (dưới 3 tháng).
- Luật sư nước ngoài có Giấy phép hành nghề tại Việt Nam.
- Chuyên gia tư vấn ODA.
- Nhà báo nước ngoài được cấp phép.
- Cá nhân đặc biệt:
- Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam.
- Chủ sở hữu/thành viên góp vốn công ty trách nhiệm hữu hạn (>= 3 tỷ đồng).
- Chủ tịch/thành viên HĐQT công ty cổ phần (>= 3 tỷ đồng).
- Tình nguyện viên.
- Trường hợp ngắn hạn:
- Quản lý/giám đốc/chuyên gia/lao động kỹ thuật (dưới 30 ngày, tối đa 3 lần/năm).
- Thực hiện thỏa thuận quốc tế.
- Học sinh/sinh viên thực tập.
- Thân nhân cán bộ ngoại giao.
- Người có hộ chiếu công vụ làm việc cho cơ quan nhà nước.
- Trường hợp đặc thù:
- Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.
- Giảng viên/nghiên cứu viên/lãnh đạo cơ sở giáo dục do nước ngoài đề nghị thành lập.
Xem thêm: Danh sách bệnh viện khám cho người nước ngoài
Xem thêm: Thủ tục làm giấy phép lao động cho công ty thứ hai
6. Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo hình thức nào?
Căn cứ theo quy định tại Điều 2 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người lao động nước ngoài, tức là công dân của quốc gia khác, có thể thực hiện các hình thức sau khi bắt đầu công việc tại Việt Nam:
- Thực hiện hợp đồng lao động: Người lao động nước ngoài có thể chấp nhận và thực hiện các điều khoản của hợp đồng lao động tại Việt Nam.
- Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: Có quyền di chuyển và làm việc tại các bộ phận, đơn vị khác nhau trong nội bộ doanh nghiệp mà họ đang làm việc.
- Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận khác: Đối với những mảng như kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp và y tế.
- Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng: Tham gia và cung cấp dịch vụ theo các hợp đồng đã thỏa thuận.
- Chào bán dịch vụ: Cung cấp và quảng bá dịch vụ của mình tại thị trường Việt Nam.
- Làm việc cho tổ chức phi chính phủ và tổ chức quốc tế tại Việt Nam: Nếu được phép hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Tình nguyện viên: Tham gia công việc tình nguyện mà không nhận lương.
- Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại: Có thể đại diện và chịu trách nhiệm trong việc thiết lập mặt bằng kinh doanh.
- Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật: Có thể giữ các vị trí quản lý, chuyên gia, hay lao động kỹ thuật tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp.
- Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam: Có thể tham gia và đảm nhận các gói thầu, dự án theo quy định của pháp luật.
- Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam: Được phép làm việc tại Việt Nam theo quy định của các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
7. Câu hỏi thường gặp về văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
7.1 Văn bản chấp thuận có bắt buộc trong mọi trường hợp không?
Không phải mọi trường hợp doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài đều phải xin văn bản chấp thuận. Một số nhóm đối tượng được miễn xác định nhu cầu theo quy định, chẳng hạn như nhà quản lý, chuyên gia vào Việt Nam dưới thời hạn nhất định hoặc người nước ngoài di chuyển nội bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên, phần lớn trường hợp sử dụng lao động nước ngoài đều bắt buộc phải có văn bản này trước khi xin cấp giấy phép lao động.
7.2 Thời hạn giải quyết hồ sơ xin chấp thuận là bao lâu?
Thời hạn thông thường để cơ quan có thẩm quyền xem xét và trả kết quả là vài ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, thời gian có thể kéo dài nếu hồ sơ thiếu thông tin, chưa rõ lý do tuyển dụng hoặc không thống nhất giữa các tài liệu. Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ để quá trình xử lý diễn ra suôn sẻ.
7.3 Văn bản chấp thuận có giá trị trong bao lâu?
Văn bản chấp thuận có hiệu lực theo thời hạn được ghi nhận trong văn bản và gắn liền với vị trí công việc, số lượng lao động, thời gian làm việc đã đăng ký. Khi doanh nghiệp thay đổi bất kỳ yếu tố nào, chẳng hạn như tăng số lượng lao động hoặc thay đổi chức danh, cần thực hiện thủ tục điều chỉnh hoặc xin chấp thuận lại.
7.4 Trường hợp bị từ chối chấp thuận thì cần làm gì?
Nếu hồ sơ bị từ chối, doanh nghiệp cần xem xét nguyên nhân cụ thể được ghi trong thông báo. Các lý do phổ biến bao gồm vị trí đề nghị không phù hợp, thiếu thông tin, hồ sơ không chứng minh được nhu cầu thực tế hoặc không thống nhất giữa các tài liệu. Sau khi rà soát, doanh nghiệp chỉnh sửa và nộp lại hồ sơ theo hướng dẫn của cơ quan thẩm quyền.
7.5 Có thể nộp thay đổi, bổ sung lao động sau khi đã được chấp thuận không?
Doanh nghiệp được phép đề nghị bổ sung hoặc điều chỉnh nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Thủ tục điều chỉnh bao gồm việc nộp văn bản giải trình lý do thay đổi và các tài liệu liên quan. Việc điều chỉnh phải thực hiện trước khi nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho vị trí điều chỉnh.
7.6 Doanh nghiệp có bắt buộc phải đăng tin tuyển dụng lao động Việt Nam trước khi xin chấp thuận không?
Quy định hiện hành không yêu cầu bắt buộc doanh nghiệp phải đăng tin tuyển dụng trước khi xin chấp thuận, trừ khi cơ quan quản lý yêu cầu chứng minh việc doanh nghiệp không tìm được ứng viên phù hợp trong nước. Việc chứng minh nhu cầu vẫn là căn cứ quan trọng trong quá trình thẩm định hồ sơ.
7.7 Hồ sơ xin chấp thuận có liên quan như thế nào đến thủ tục xin giấy phép lao động
Văn bản chấp thuận là điều kiện tiên quyết để thực hiện bước xin cấp giấy phép lao động. Mọi thông tin về vị trí, thời hạn và nhu cầu tuyển dụng phải thống nhất giữa hai thủ tục để tránh bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc nộp lại hồ sơ. Đây là bước quan trọng giúp cơ quan quản lý đánh giá nhu cầu và giám sát việc sử dụng lao động nước ngoài của doanh nghiệp.
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng nước ngoài là căn cứ pháp lý giúp doanh nghiệp triển khai thủ tục xin giấy phép lao động đúng quy định. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ soạn thảo, rà soát hoặc thực hiện trọn gói hồ sơ, liên hệ AZTAX ngay qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn chuyên nghiệp.
Xem thêm: Dịch vụ làm giấy phép lao động
