Thủ tục xin giấy phép lao động trở thành yếu tố quan trọng để đảm bảo việc làm hợp pháp cho người nước ngoài. Với quá trình hội nhập ngày càng sâu rộng, nhu cầu sử dụng chuyên gia và lao động nước ngoài trong các doanh nghiệp tại Việt Nam đang ngày càng gia tăng. Để người nước ngoài có thể làm việc hợp pháp và lâu dài tại Việt Nam, điều kiện tiên quyết mà họ cần đáp ứng chính là giấy phép lao động.
1. Điều kiện người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
Người lao động nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện như có hợp đồng lao động hợp pháp, đủ sức khỏe, có bằng cấp phù hợp, không vi phạm pháp luật, và có thị thực và giấy tờ pháp lý cần thiết để làm việc tại Việt Nam. Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại VN
là một loại giấy tờ pháp lý quan trọng cho phép người lao động nước ngoài có quốc tịch khác được tham gia vào hoạt động lao động tại Việt Nam một cách hợp pháp.
Căn cứ theo Điều 151 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14 được quy định về điều kiện sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam như sau:
- Tuổi từ 18 trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
- Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, và kinh nghiệm làm việc, đồng thời phải đảm bảo sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế.
- Không nằm trong thời kỳ chấp hành án phạt, chưa được xóa án tích, và không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam.
- Có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ trường hợp quy định tại Điều 154 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14.
Thời hạn của hợp đồng lao động đối với người lao động nước ngoài không thể vượt quá thời hạn được quy định trong giấy phép lao động cho người nước ngoài tại VN. Khi thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, hai bên có thể thỏa thuận giao kết nhiều lần hợp đồng lao động xác định thời hạn.
Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải tuân theo pháp luật lao động Việt Nam (kể cả trường hợp giấy phép lao động cho công ty thứ hai) và được pháp luật Việt Nam bảo vệ, trừ trường hợp có điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác.
2. Đối tượng được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam
Đối tượng được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam bao gồm người lao động Việt Nam và người nước ngoài. Người lao động Việt Nam là công dân địa phương, còn người nước ngoài bao gồm chuyên gia, lao động kỹ thuật, và nhân viên doanh nghiệp nước ngoài. Quy trình làm giấy phép lao động cho người nước ngoài đòi hỏi hồ sơ đầy đủ và tuân thủ quy định pháp luật.
Căn cứ theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP quy định về các hình thức làm việc của người nước ngoài tại Việt Nam với các mục đích như sau:
- Thực hiện hợp đồng lao động.
- Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp.
- Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp và y tế.
- Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.
- Chào bán dịch vụ.
- Làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam được phép hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật.
- Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam.
Đối tượng đủ năng lực để bảo lãnh xin cấp giấy phép lao động qua mạng cho lao động nước ngoài bao gồm các doanh nghiệp, nhà thầu, văn phòng đại diện, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức xã hội, tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức sự nghiệp, cơ sở giáo dục, tổ chức quốc tế, văn phòng dự án nước ngoài, cơ quan do Chính phủ, tổ chức luật sư, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, hộ kinh doanh, và cá nhân. Cụ thể như:
- Doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư hoặc theo điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
- Nhà thầu xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tham dự thầu, thực hiện hợp đồng.
- Văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cấp phép thành lập.
- Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp.
- Tổ chức phi chính phủ nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp giấy đăng ký theo quy định của Pháp luật Việt Nam.
- Tổ chức sự nghiệp, cơ sở giáo dục được thành lập theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức quốc tế, văn phòng của dự án nước ngoài tại Việt Nam; cơ quan, tổ chức do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, bộ, ngành cho phép thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật.
- Văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh hoặc của nhà thầu nước ngoài được đăng ký hoạt động theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định của pháp luật.
- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thành lập và hoạt động theo Luật Hợp tác xã.
- Hộ kinh doanh, cá nhân được phép hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra, các vị trí công việc của người nước ngoài phổ biến và được ưu tiên cấp giấy phép lao động tại Việt Nam bao gồm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, và lao động kỹ thuật.
3. Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam
Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định, nộp đơn tại cơ quan có thẩm quyền, và tuân thủ các quy định về lao động, nhập cảnh và di trú của Việt Nam. Cơ quan sẽ xem xét và xử lý hồ sơ theo quy trình và thời gian quy định để cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.
Bước 1: Đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Đăng ký sử dụng lao động nước ngoài bắt đầu bằng việc điền và nộp mẫu số 01/PLI – Đăng ký nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài. Hồ sơ của thủ tục cấp lại giấy phép lao động nên được nộp trước ít nhất 15 ngày so với ngày dự kiến làm giấy phép lao đông cho người nước ngoài.
có thể gửi tại Sở Lao Động Thương Binh và Xã Hội của tỉnh hoặc thành phố hoặc thực hiện qua việc nộp giấy phép lao động trực tuyến thông qua cổng thông tin điện tử dịch vụ công quốc gia về việc làm. Thời gian xem xét và trả kết quả đăng ký không vượt quá 10 ngày làm việc từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
Bước 2: Nộp hồ sơ để cấp mới giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam
Chuẩn bị hồ sơ doanh nghiệp
- Đơn đề nghị xin cấp giấy phép lao động theo mẫu số 11/PLI.
- Bản sao có chứng thực của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (01 bản).
- Văn bản thông báo chấp thuận vị trí công việc sử dụng người lao động nước ngoài (đã được cấp ở Bước 1).
Chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép lao động
- Giấy chứng nhận sức khỏe (không quá 12 tháng), có thể là giấy khám sức khỏe tại nước ngoài hoặc tại Việt Nam tại các cơ sở y tế được quy định bởi Bộ Y tế.
- Lý lịch tư pháp của người nước ngoài (không quá 6 tháng), được cấp tại nước ngoài hoặc phiếu lý lịch số 1 cấp tại Việt Nam.
- Phiếu lý lịch tư pháp cấp tại nước ngoài hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Phiếu lý lịch tư pháp cấp tại Việt Nam (nếu cần) tại Sở Tư pháp tương ứng.
- Bản chứng thực tất cả các trang hộ chiếu và visa của người nước ngoài (01 bản).
- Ảnh thẻ chân dung (2 tấm) kích thước 4×6, phông nền trắng, không mang kính.
- Văn bản chứng minh vị trí công việc, bằng cấp và giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc tại nước ngoài, đặc biệt là cho các vị trí quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật, giáo viên (bằng đại học, giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc tại nước ngoài…). Cụ thể về yêu cầu này sẽ được cung cấp dựa trên từng trường hợp cụ thể.
| ĐỐI TƯỢNG | HỒ SƠ CẦN CHUẨN BỊ |
| CHUYÊN GIA | Trong trường hợp người lao động là chuyên gia, cần cung cấp các hồ sơ sau:
Ngoài ra, nếu người lao động được chuyển nội bộ hoặc di chuyển nội bộ trong công ty mẹ, họ cần bổ sung các hồ sơ sau:
|
| NHÀ QUẢN LÝ & GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH | Khi người lao động đóng vai trò là nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành, cần cung cấp tài liệu sau:
|
| NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ | Người lao động nước ngoài là nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng để xin giấy phép lao động, cần cung cấp tài liệu sau:
Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và đối tác nước ngoài. Văn bản chứng minh rằng người lao động nước ngoài đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài trong ít nhất 02 năm mà không có hiện diện thương mại tại Việt Nam. |
| CHÀO BÁN DỊCH VỤ | Người lao động nước ngoài chào bán dịch vụ cần cung cấp văn bản từ nhà cung cấp dịch vụ, xác nhận rằng họ đã được cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để tham gia đàm phán cung cấp dịch vụ. |
| TỔ CHỨC PHI CHÍNH PHỦ | Người lao động nước ngoài làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam cần cung cấp hồ sơ gồm:
|
Bước 3: Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động
Hồ sơ để thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động và thủ tục gia hạn giấy phép lao động cần được nộp tại Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động, Thương binh và Xã hội tại tỉnh mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc ít nhất 15 ngày trước khi bắt đầu làm việc.
Nếu hồ sơ đủ và hợp lệ, người nộp sẽ thanh toán phí cấp giấy phép lao động và nhận giấy hẹn để lấy kết quả. Trong trường hợp hồ sơ không đủ, người nộp sẽ được hướng dẫn cụ thể về việc bổ sung hồ sơ. Thời gian xử lý giấy phép lao động thường là 05 ngày làm việc, bắt đầu từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ.
Bước 4: Nhận giấy phép lao động
Trong khoảng thời gian 05 ngày này, Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động, Thương binh và Xã hội tại tỉnh sẽ cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài theo mẫu số 12/PLI, theo quy định của Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Trong trường hợp giấy phép lao động bị từ chối, Bộ hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ cung cấp văn bản giải thích chi tiết về lý do từ chối.
4. Làm giấy phép lao động cho người nước ngoài ở đâu?
Để nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động tại TP HCM, bạn có thể đến Trung tâm Dịch vụ Việc làm quận/huyện hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội của TP HCM. Ngoài ra, có thể sử dụng dịch vụ trực tuyến hoặc qua đường bưu điện theo hướng dẫn trên trang web chính thức của cơ quan quản lý lao động của TP HCM.
Thủ tục nộp hồ sơ xin giấy phép lao động tại TP HCM có các quy định sau:
- Doanh nghiệp/tổ chức nằm ở các quận, huyện (ngoài khu công nghiệp) nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thành phố Hồ Chí Minh.
- Doanh nghiệp/tổ chức có trụ sở sản xuất tại các khu công nghiệp, khu chế xuất nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động tại Ban quản lý các khu công nghiệp, chế xuất TP HCM.
Trường hợp nộp hồ sơ qua mạng, thời hạn trả kết quả là 05 ngày. Cơ quan chấp thuận sẽ cấp giấy phép lao động nếu hồ sơ hợp lệ hoặc ra thông báo chỉnh sửa hồ sơ nếu có sai sót. Sau khi nhận được giấy phép lao động qua thư điện tử, người sử dụng lao động sẽ nộp bản gốc hồ sơ cho cơ quan cấp phép và nhận bản gốc giấy phép lao động.
- Doanh nghiệp nằm trong khu công nghiệp nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động tại Ban quản lý các khu công nghiệp tỉnh (thành phố) nơi doanh nghiệp có trụ sở.
- Doanh nghiệp có trụ sở thông thường nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh (thành phố).
- Các trường hợp tổ chức phi chính phủ, tổ chức quốc tế, hiệp hội, theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH thì nộp hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Cục Việc làm – Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
Như vây, để đề nghị cấp giấy phép lao động, hồ sơ cần được nộp tại Bộ Lao động, Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động, Thương binh và Xã hội của tỉnh, nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, và thời điểm nộp hồ sơ ít nhất là 15 ngày trước ngày bắt đầu làm việc.
Xem thêm: Giấy phép lao động là gì?
5. Thời hạn giải quyết xin cấp giấy phép lao động
Thời hạn giải quyết xin cấp giấy phép lao động thường dao động từ 5 đến 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Tuy nhiên, thời gian này có thể thay đổi tùy thuộc vào quy định cụ thể của cơ quan quản lý lao động địa phương hoặc trường hợp cụ thể của từng đơn vị. Để đảm bảo tiến trình nhanh chóng, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và rõ ràng là rất quan trọng.
Theo Điều 155 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14, giấy phép lao động có thời hạn tối đa là 02 năm và có thể được gia hạn một lần nữa với thời hạn tối đa là 02 năm. Điều này có nghĩa là sau mỗi chu kỳ 02 năm, người lao động nước ngoài cần phải xin gia hạn giấy phép lao động nếu muốn tiếp tục làm việc tại Việt Nam.
Để thực hiện việc dịch vụ tư vấn giấy phép lao động, người lao động cần tuân thủ các điều kiện quy định tại Điều 16 của Nghị định 152/2020/NĐ-CP, bao gồm:
- Giấy phép lao động đã được cấp có thời hạn ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết thời hạn.
- Nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận.
- Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung của giấy phép lao động đã được cấp.
6. Xử phạt người nước ngoài không có giấy phép lao động
Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có giấy phép lao động sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật lao động. Các hình thức phạt có thể bao gồm phạt tiền, trục xuất hoặc cấm nhập cảnh vào Việt Nam trong một khoảng thời gian nhất định. Việc này nhấn mạnh sự quan trọng của việc tuân thủ quy định về lao động đối với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
Căn cứ vào khoản 4 của Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt tiền sẽ tùy thuộc vào số lượng người lao động nước ngoài vi phạm và tình trạng giấy phép lao động, cụ thể như sau:
- Phạt từ 30.000.000 đồng đến 45.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người.
- Phạt từ 45.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 20 người.
- Phạt từ 60.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với vi phạm từ 21 người trở lên.
Đồng thời, theo quy định tại khoản 1 của Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người nước ngoài dễ gặp khó khăn thường gặp khi xin giấy phép lao động và đối mặt với mức phạt tiền đối với tổ chức sẽ bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân. Tổng cộng, việc xử phạt nhằm đảm bảo tuân thủ quy định về lao động nước ngoài và đặt ra những biện pháp hành chính cụ thể để kiểm soát và giữ gìn quản lý chặt chẽ hệ thống lao động nước ngoài tại Việt Nam.
Do đó, tùy thuộc vào mức độ vi phạm, người sử dụng lao động không có giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài, theo quy định, sẽ đối mặt với mức phạt tài chính từ 30 triệu đồng đến 75 triệu đồng (đối với cá nhân) hoặc từ 60 triệu đồng đến 150 triệu đồng (đối với tổ chức).
7. Các trường hợp giấy phép lao động hết hiệu lực
Các trường hợp khi giấy phép lao động hết hiệu lực thường bao gồm: kết thúc thời hạn hợp đồng lao động, vi phạm các điều khoản trong giấy phép, hoặc việc làm cụ thể đã kết thúc. Trong tình huống này, người lao động có thể phải rời khỏi nước sở tại hoặc làm thủ tục gia hạn để tiếp tục làm việc hợp pháp.
Căn cứ theo Điều 156 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14, giấy phép lao động sẽ hết hiệu lực trong các trường hợp sau đây:
- Giấy phép lao động đã hết thời hạn.
- Hợp đồng lao động giữa người lao động nước ngoài và người sử dụng lao động đã chấm dứt.
- Nội dung của hợp đồng lao động không khớp với nội dung của giấy phép lao động đã được cấp.
- Người lao động nước ngoài không làm việc theo nội dung trong giấy phép lao động đã được cấp.
- Giấy phép lao động được sử dụng trong các lĩnh vực nơi giấy phép lao động đã hết hiệu lực hoặc đã bị chấm dứt.
- Có văn bản thông báo từ phía nước ngoài về việc ngừng cử người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
- Doanh nghiệp, tổ chức, đối tác tại Việt Nam hoặc tổ chức nước ngoài tại Việt Nam sử dụng lao động nước ngoài kết thúc hoạt động của họ.
- Giấy phép lao động bị thu hồi.
- Những trường hợp này làm cho giấy phép lao động không còn có giá trị và người lao động nước ngoài phải tuân thủ các quy định và thủ tục để duy trì hoặc làm mới giấy phép khi cần thiết.
8. Lệ phí làm giấy phép lao động cho người nước ngoài?
Lệ phí làm giấy phép lao động cho người nước ngoài thường được tính theo quy định của từng quốc gia. Tại Việt Nam, lệ phí này phụ thuộc vào loại giấy phép và thời hạn được yêu cầu. Cụ thể, mức lệ phí thường được quy định trong các văn bản pháp luật liên quan và có thể thay đổi theo từng đợt điều chỉnh của chính phủ. Đối với người lao động nước ngoài, việc thanh toán lệ phí này là một phần quan trọng trong quá trình xin cấp giấy phép lao động để có thể làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
Lệ phí liên quan đến việc cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài đã được đặt ra theo quy định mới nhất như sau:
- Đối với quá trình cấp giấy phép lao động ban đầu, mức phí là 600.000 đồng cho mỗi giấy phép được cấp.
- Trong trường hợp cần phải cấp lại giấy phép lao động, người đề xuất sẽ phải thanh toán mức phí là 450.000 đồng cho mỗi giấy phép.
- Đối với việc gia hạn giấy phép lao động, mức lệ phí tương tự là 450.000 đồng cho mỗi giấy phép được gia hạn.
Tùy thuộc vào địa phương, chi phí làm giấy phép lao động cho người nước ngoài có thể biến động theo quy định của Thông tư 250/2016/TT-BTC. Chẳng hạn, ở Hà Nội, lệ phí xin cấp mới Giấy phép lao động là 400.000 đồng, trong khi ở TP Hồ Chí Minh, mức phí tương ứng là 600.000 đồng/giấy phép. Giá trị cao nhất hiện tại đạt 1.000.000 đồng/giấy phép và có thể thay đổi theo các quy định cụ thể.
AZTAX không chỉ cung cấp dịch vụ làm giấy phép lao động mà còn là đối tác thấu hiểu độc đáo, nhận thức rõ về nhu cầu và mục tiêu cụ thể của từng doanh nghiệp. Từ việc xác định loại giấy phép phù hợp đến việc quản lý bảo đảm tính tuân thủ, AZTAX đặt lợi ích của doanh nghiệp lên hàng đầu và hỗ trợ mọi bước đi để đạt được mục tiêu kinh doanh.
Trên đây là tất cả thông tin quan trọng về thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, thông tin mà mọi doanh nghiệp cần biết khi cần tuyển dụng lao động nước ngoài. Nếu quý doanh nghiệp có bất kỳ câu hỏi hoặc cần tư vấn về giấy phép lao động, xin hãy để lại thông tin, AZTAX sẽ sớm liên hệ và hỗ trợ quý khách hàng.
