Luật bảo hiểm xã hội đã quy định về mỗi cá nhân chỉ được 1 sổ bảo hiểm. Do đó khi có nhiều sổ thì việc gộp 2 sổ bảo hiểm xã hội theo đúng quy định nên được người lao động cân nhắc. AZTAX sẽ giúp người lao động hiểu rõ về quy trình gộp sổ, cũng như giải đáp các thắc mắc về gộp sổ thông qua bài viết dưới đây.
1. Gộp sổ bảo hiểm được hiểu như thế nào?
Theo quy định mỗi cá nhân chỉ được có 1 sổ bảo hiểm xã hội, nhưng hiện nay tình trạng người lao động có từ 2 sổ bảo hiểm xã hội trở lên tồn tại rất nhiều. Vì vậy việc gộp sổ được thực hiện nhằm gộp 2 hay nhiều sổ bảo hiểm xã hội thành 1. Điều này nhằm tuân thủ quy định của pháp luật và đảm bảo quyền lợi cá nhân về sau như các thủ tục về Bảo hiểm Xã hội thai sản cho chồng, tai nạn…của người lao động.
2. Các hình thức gộp sổ bảo hiểm thường gặp
2.1 Gộp 2 sổ bảo hiểm xã hội
Việc có 2 sổ bảo hiểm xã hội có thể xảy ra khi người lao động thay đổi công ty, đơn vị làm việc nhưng không thực hiện chốt sổ tại đơn vị cũ, dẫn đến có 2 sổ (làm việc tại 2 công ty hoặc nhiều hơn nhưng có thực hiện chốt sổ). Việc gộp 2 sổ này chỉ thực hiện khi thời gian đóng không trùng nhau. Nếu các sổ bị trùng thì phải thực hiện cả 2 thủ tục là giảm trùng và gộp sổ.
2.2 Gộp nhiều sổ bảo hiểm xã hội
Nếu người lao động nằm trong trường hợp sở hữu nhiều sổ thì có thể xảy ra khi người lao động làm việc ở nhiều đơn vị nhưng công ty không thực hiện chốt sổ, hoặc người lao động chủ quan và không yêu cầu chốt sổ nhưng tham gia bảo hiểm ở công ty mới. Bên cạnh đó khi người lao động di chuyển nơi ở có thể phát sinh trường hợp có các sổ bảo hiểm khác tỉnh cần phải chỉnh sửa nhưng ngại các vấn đề thủ tục. Cho nên việc có từ 2 hay nhiều sổ có thể do lỗi của cả người lao động và cơ quan nơi họ tham gia làm việc.
Do vậy người lao động nên lưu ý thực hiện gộp sổ để đảm bảo quyền lợi cũng như các trợ cấp liên quan đến sổ bảo hiểm.
3. Gộp sổ bảo hiểm xã hội mất bao lâu? Gộp sổ bảo hiểm xã hội ở đâu?
3.1 Thời gian gộp sổ bảo hiểm xã hội mất bao lâu?
Thời gian gộp sổ bảo hiểm được quy định:
– Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định;
– Không quá 45 ngày đối với các trường hợp cần xác minh quá trình đóng bảo hiểm xã hội tại các tỉnh hoặc nhiều đơn vị.
Trường hợp người lao động có nhiều sổ sẽ kéo dài hơn so với 2 sổ nhưng phải đảm bảo đúng quy định.
Tìm hiểu thêm: Đơn trình báo mất sổ Bảo hiểm Xã hội
3.2 Gộp sổ bảo hiểm xã hội ở đâu?
Người lao động có thể thực hiện gộp 2 sổ bảo hiểm xã hội, hay nhiều sổ thông qua:
– Nộp hồ sơ trực tiếp lên các cơ quan bảo hiểm và chờ giải quyết;
– Nhờ các công ty về dịch vụ bảo hiểm để giảm bớt khó khăn cũng như tối ưu quá trình cho người lao động.
4. Tự gộp sổ bảo hiểm xã hội
Hiện nay người lao động có thể tự làm hồ sơ tự gộp sổ trong các trường hợp:
– Doanh nghiệp – nơi họ đang làm việc hoặc đã từng làm việc – phá sản và không còn pháp lí để giải quyết gộp sổ cho lao động;
– Doanh nghiệp giải thể không giải quyết được thủ tục gộp sổ đúng quy định;
– Doanh nghiệp không thanh toán nợ ảnh hưởng tới quy trình hoạt động công ty, cũng như quá trình tham gia bảo hiểm của người lao động. Họ không đóng bảo hiểm ảnh hưởng đến quyền lợi nhận trợ cấp của người lao động.
Trong các trường hợp trên, người lao động nên làm hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội để đảm bảo nhận được phúc lợi về đảm bảo các yêu cầu của luật trợ cấp thất nghiệp, lao động để hưởng đầy đủ phúc lợi từ bảo hiểm.
5. Thủ tục gộp 2 sổ bảo hiểm xã hội trở lên
Việc gộp 2 sổ bảo hiểm xã hội hay nhiều sổ cũng phải thông qua thủ tục được quy định cụ thể như sau:
5.1 Kiểm tra thông tin
– Kiểm tra các thông tin về họ tên, ngày, tháng, năm sinh, dân tộc, giới tính trên các sổ bảo hiểm. Sẽ có 2 trường hợp xảy ra:
+ Trường hợp 1 là thông tin trùng khớp (thực hiện kiểm tra quá trình đóng bảo hiểm);
+ Trường hợp 2 là không trùng khớp (làm hồ sơ điều chỉnh để các thông tin trùng khớp).
Hồ sơ bao gồm:
+ Mẫu TK1-TS (tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm): Đơn vị ghi rõ yêu cầu gộp sổ vào mục số 14;
+ Sổ bảo hiểm xã hội sai thông tin;
+ Các giấy tờ (CMND, giấy khai sinh, trích lục khai sinh,…);
+ Mẫu D01-TS (bảng kê thông tin nếu có): Đơn vị kê khai các giấy tờ làm căn cứ gộp sổ.
=> Nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân sai cho cơ quan bảo hiểm xã hội nơi cấp sổ sai thông tin.
Lưu ý: Nếu hai số CMND, căn cước trên hai sổ khác nhau thì không cần làm hồ sơ điều chỉnh.
5.2 Kiểm tra nội dung trên sổ
Quá trình đóng bảo hiểm sẽ có những sai sót như ghi nhận thiếu quá trình, sai chức danh.
– Trường hợp 1: Nội dung trên sổ bảo hiểm chính xác, đầy đủ;
– Trường hợp 2: Thiếu quá trình đóng; sai thông tin, chức danh; mức lương => Làm hồ sơ điều chỉnh.
Hồ sơ bao gồm:
+ Sổ bảo hiểm xã hội;
+ Công văn xác nhận điều chỉnh thông tin sai (nếu có);
+ Mẫu D02-TS (nếu có).
=> Nộp lên cơ quan nơi cấp sổ bảo hiểm để được điều chỉnh.
5.3 Thủ tục gộp sổ
Sau khi kiểm tra các thông tin ghi trên sổ chính xác thì thực hiện thủ tục gộp 2 sổ bảo hiểm xã hội hoặc nhiều sổ bao gồm:
– Mẫu TK1-TS;
– 2 hay nhiều sổ bảo hiểm xã hội cần gộp;
– Mẫu D01-TS (nếu có).
Thời gian và thủ tục gộp nhiều hay 2 sổ bảo hiểm xã hội phải thực hiện đúng quy định nêu ở phần trên nhằm đảm bảo quyền lợi cho lao động.
6. Thông tin về mẫu D01-TS và mẫu TK1-TS
- Mẫu TK1-TS:
- Mẫu D01-TS:
Người lao động có thể tải 2 mẫu tờ khai sau để hoàn thành thủ tục gộp 2 hay nhiều sổ bảo hiểm xã hội tại đây:
Những thông tin trên cung cấp đầy đủ về thủ tục, vấn đề liên quan đến gộp 2 sổ bảo hiểm xã hội, hay gộp nhiều sổ. AZTAX sẽ thường xuyên cập nhật những thay đổi mới nhất qua các bài đăng sau. Người lao động nên thường xuyên quan tâm để nắm bắt những thay đổi mới. Liên hệ thông tin bên dưới để được hỗ trợ.
Xem thêm: Gộp sổ bảo hiểm xã hội ở đâu
Xem thêm: Một số vấn đề về gộp sổ bhxh
Xem thêm: Gửi nhờ đóng bảo hiểm xã hội
