Mẫu tờ khai thuế thu nhập cá nhân 2026 (Mẫu 05/KK-TNCN)

Tờ khai thuế thu nhập cá nhân là biểu mẫu quan trọng mà người nộp thuế cần phải chuẩn bị để kê khai các khoản thu nhập chịu thuế theo quy định. Việc hiểu rõ cách điền, thời hạn nộp và các lưu ý trong quá trình thực hiện không chỉ giúp tránh những sai sót mà còn tiết kiệm thời gian khi làm việc với cơ quan thuế. Trong bài viết này, AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết giúp bạn hoàn thành tờ khai đúng chuẩn và nhanh chóng.

1. Tờ khai thuế thu nhập cá nhân – Mẫu 05/KK-TNCN

Thuế TNCN là gì? Thuế thu nhập cá nhân là loại thuế trực tiếp đánh vào phần thu nhập mà cá nhân nhận được từ tiền lương, tiền công và các nguồn thu nhập hợp pháp khác. Sau khi trừ đi các khoản giảm trừ theo quy định pháp luật, phần thuế còn lại sẽ được nộp vào ngân sách nhà nước.

Mẫu 05/KK-TNCN tờ khai thuế thu nhập cá nhân

Lưu ý:

• Tờ khai này chỉ áp dụng cho các tổ chức, cá nhân có nghĩa vụ chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho cá nhân trong tháng/quý, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không.
• Kỳ khai thuế theo tháng áp dụng đối với tổ chức, cá nhân có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong năm trước liền kề trên 50 tỷ đồng, hoặc đối với những tổ chức, cá nhân lựa chọn khai thuế theo tháng.
• Kỳ khai thuế theo quý áp dụng đối với tổ chức, cá nhân có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống, bao gồm cả các tổ chức, cá nhân không có doanh thu từ bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

Tờ khai thu nhập cá nhân giúp các tổ chức, cá nhân kê khai các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công và các nguồn thu nhập khác, từ đó tính toán chính xác số thuế cần phải đóng cho cơ quan thuế. Việc sử dụng đúng mẫu tờ khai 05/KK-TNCN TT80 và kê khai đầy đủ thông tin là bắt buộc để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về thuế.

2. Hướng dẫn điền Mẫu 05/KK-TNCN tờ khai thuế thu nhập cá nhân

Kê khai thuế không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là một công cụ quan trọng giúp đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong việc thu nộp ngân sách nhà nước. Dựa trên hướng dẫn chi tiết trong Mẫu 05/KK-TNCN, người nộp thuế có thể tham khảo các bước cụ thể để điền tờ khai thuế thu nhập cá nhân 2026.

Dưới đây là hướng dẫn điền mẫu thuế thu nhập cá nhân 2025

Thông tin chung cần khai báo:

• [01] Kỳ tính thuế: Ghi rõ tháng/năm hoặc quý/năm đang kê khai. Chỉ chọn một trong hai: tháng hoặc quý, phần còn lại gạch bỏ.
• [02] Lần đầu kê khai: Lần đầu kê khai, hãy tích chọn ô “X”.
• [03] Khai bổ sung: Nếu có phát sinh khai bổ sung, cần nêu rõ số thứ tự của lần bổ sung.
• [04] Tên người nộp thuế: Ghi đúng tên tổ chức/cá nhân trả thu nhập, theo giấy phép kinh doanh hoặc mã số thuế đã đăng ký.
• [05] Mã số thuế: Nhập mã số thuế của tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập theo thông tin đã được cấp bởi cơ quan thuế.
• [06]–[08] Địa chỉ: Ghi đúng địa chỉ trụ sở (đối với tổ chức) hoặc nơi thường trú đã đăng ký (đối với cá nhân).
• [09] – [11] Thông tin liên hệ: Cung cấp số điện thoại, fax và email của tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập để cơ quan thuế liên lạc khi cần. Không điền nếu không có thông tin.
• [12] Tên đại lý thuế (nếu có): Ghi tên đại lý thuế được ủy quyền kê khai thay.
• [13] Mã số thuế đại lý: Ghi theo mã số do cơ quan thuế cấp.
• [14] Hợp đồng ủy quyền với đại lý thuế: Ghi rõ số hợp đồng và ngày ký kết hợp đồng giữa tổ chức/cá nhân và đại lý thuế, đảm bảo hợp đồng vẫn đang còn hiệu lực.
• [15] Phân bổ thuế theo địa bàn khác tỉnh: Nếu tổ chức có đơn vị phụ thuộc tại địa phương khác (khác tỉnh với trụ sở chính), cần đánh dấu “X” vào ô tương ứng.

Các chỉ tiêu trong bảng kê khai:

• [16] Tổng số người lao động: Tổng số cá nhân được chi trả thu nhập trong kỳ.
•  [17] Cá nhân cư trú HĐLĐ ≥ 3 tháng: Ghi số lao động cư trú ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên trong kỳ.
• [18] Tổng số cá nhân đã bị khấu trừ thuế: Tổng số cá nhân có thu nhập bị khấu trừ thuế trong kỳ.
  Công thức: [18] = [19] + [20]
• [19] Cá nhân cư trú: Là số cá nhân cư trú tại Việt Nam có thu nhập từ tiền lương, tiền công đã được khấu trừ thuế TNCN trong kỳ.
• [20] Cá nhân không cư trú: Số người không cư trú có thu nhập đã bị khấu trừ thuế trong kỳ.
• [21] Tổng thu nhập chịu thuế: Là tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công trả cho cả cá nhân cư trú và không cư trú.
• [21] = [22] + [23]
• [22] Cá nhân cư trú: Tổng tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tương tự chi trả cho người cư trú, đã thuộc diện chịu thuế TNCN.
• [23] Cá nhân không cư trú: Tổng thu nhập từ tiền lương, tiền công chi trả cho người không cư trú, thuộc diện chịu thuế tại Việt Nam.
• [24] Thu nhập từ phí bảo hiểm (doanh nghiệp nước ngoài): Tổng chi phí bảo hiểm nhân thọ/khác (không bắt buộc) do DN bảo hiểm ngoài Việt Nam chi trả cho NLĐ
• [25] Thu nhập miễn thuế theo hợp đồng dầu khí: Tổng thu nhập miễn thuế theo quy định đặc thù (nếu có).
• [26] Tổng thu nhập thuộc diện khấu trừ thuế: Tổng thu nhập từ tiền lương, tiền công đã phát sinh nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN trong kỳ.
  [26] = [27] + [28]
• [27] Cá nhân cư trú: Tổng thu nhập chịu thuế và đã bị khấu trừ của các cá nhân cư trú trong kỳ tính thuế.
• [28] Cá nhân không cư trú: Khoản thu nhập chịu thuế đã được khấu trừ của cá nhân không cư trú.
• [29] Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ = [30] + [31]
• [30] Cá nhân cư trú: Số thuế đã khấu trừ với người cư trú trong kỳ.
• [31] Cá nhân không cư trú: Số thuế đã khấu trừ với người không cư trú trong kỳ.
• [32] Thuế đã khấu trừ từ phí bảo hiểm (DN nước ngoài): Là 10% của chỉ tiêu [24], áp dụng với phí bảo hiểm nhân thọ và các khoản tương tự do doanh nghiệp không thành lập tại Việt Nam chi trả cho người lao động.

Lưu ý về chỉ tiêu 26, 27, 28 khi có khấu trừ thuế TNCN

Nếu cá nhân có ít nhất 1 tháng bị khấu trừ thuế TNCN, cách xác định như sau:

• Chỉ tiêu [27] – Cá nhân cư trú: Tổng thu nhập chịu thuế của cá nhân cư trú có phát sinh khấu trừ thuế (>0), áp dụng cho cả HĐLĐ từ 3 tháng trở lên và dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng.
• Chỉ tiêu [28] – Cá nhân không cư trú: Tổng thu nhập chịu thuế của cá nhân không cư trú có phát sinh khấu trừ thuế.
• Chỉ tiêu [26]: Tổng thu nhập chịu thuế thuộc diện khấu trừ = [27] + [28].

Xem thêm: Hướng dẫn về mã số thuế cá nhân

Xem thêm: Hướng dẫn khấu trừ tại nguồn thuế TNCN

3. Cách lập tờ khai thuế thu nhập cá nhân trên phần mềm HTKK

Việc lập tờ khai thuế thu nhập cá nhân trên phần mềm HTKK là bước quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ khấu trừ và kê khai thuế theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, với những người mới thực hiện, quy trình thao tác trên HTKK có thể gây không ít lúng túng nếu không nắm rõ từng bước. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lập tờ khai thuế TNCN trên HTKK, giúp bạn kê khai nhanh chóng, chính xác và hạn chế sai sót.

• Bước 1: Đăng nhập HTKK
  Mở phần mềm HTKK, nhập mã số thuế doanh nghiệp và nhấn “Đồng ý” để vào hệ thống.
• Bước 2: Chọn mẫu tờ khai
  Tại menu “Thuế Thu nhập cá nhân”, chọn mẫu 05/KK-TNCN – Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (theo TT80/2021). Mẫu này áp dụng cho tổ chức, cá nhân chi trả tiền lương, tiền công, kê khai theo tháng hoặc quý.
• Bước 3: Xác định kỳ kê khai
  Chọn kỳ tính thuế phù hợp:
  • Tờ khai lần đầu: tích chọn khi kê khai lần đầu cho kỳ đó
  • Tờ khai bổ sung: sử dụng khi cần điều chỉnh hồ sơ đã nộp
  • Chọn phụ lục kèm theo nếu có phát sinh
• Bước 4: Nhập thông tin tờ khai
  Thiết lập và điền các chỉ tiêu trên mẫu 05/KK-TNCN theo đúng hướng dẫn.
  • Bước 5: Lưu và kết xuất hồ sơ
    Sau khi hoàn tất, nhấn “Ghi” và chọn “Kết xuất XML” để lưu tờ khai nộp qua hệ thống thuế điện tử.

4. Đối tượng phải nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân

Luật Thuế thu nhập cá nhân quy định:

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm kê khai, khấu trừ, nộp thuế vào ngân sách nhà nước và quyết toán thuế đối với các loại thu nhập chịu thuế trả cho đối tượng nộp thuế.”

Việc kê khai thuế được thực hiện khi có phát sinh chi trả thu nhập chịu thuế TNCN. tháng/quý. Nếu không có khoản thu nhập chịu thuế nào được chi trả trong kỳ, không cần thực hiện kê khai thuế TNCN cho kỳ đó.

Cụ thể, các đối tượng sau đây thuộc diện phải kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân:

• NLĐ cư trú hưởng lương từ tổ chức quốc tế/ĐSQ, LSQ tại VN, chưa khấu trừ TNCN
• Cá nhân cư trú nhận thu nhập từ tổ chức, cá nhân nước ngoài (không khấu trừ tại nguồn).
• Cá nhân có thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản, bao gồm cả trường hợp được miễn thuế – khai theo từng lần phát sinh.
• Tổ chức, cá nhân có chi trả thu nhập và thực hiện khấu trừ thuế TNCN.
• Cá nhân có thu nhập từ chuyển nhượng vốn.
• Cá nhân chuyển nhượng chứng khoán, kể cả có giao dịch qua sàn hoặc ngoài sàn.
• DN được ủy quyền quyết toán thay cá nhân chuyển nhượng chứng khoán.
• Cá nhân cư trú chuyển nhượng vốn góp: khai thuế từng lần, không phụ thuộc phát sinh thu nhập.
• Cá nhân không cư trú có thu nhập từ chuyển nhượng vốn tại VN.
• Trường hợp có thay đổi danh sách cổ đông/góp vốn mà không có chứng từ chứng minh cá nhân đã hoàn tất nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp liên quan phải khai và nộp thay cho cá nhân.

Cá nhân được xác định là cư trú tại Việt Nam:

Cá nhân được xem là cư trú tại Việt Nam khi đáp ứng ít nhất một trong hai điều kiện sau:

1. Hiện diện tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm dương lịch hoặc trong vòng 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt. Đến và đi tính là một ngày.
2. Có nơi ở thường trú tại Việt Nam, gồm:
   • Nơi đăng ký thường trú/tạm trú, hoặc
   • Nhà thuê có hợp đồng từ 183 ngày trở lên trong năm tính thuế.
   • Trường hợp có mặt dưới 183 ngày và không chứng minh được cư trú tại quốc gia khác, vẫn được tính là cá nhân cư trú tại Việt Nam.

5. Hồ sơ khai thuế gồm những gì?

Theo Tiểu mục 56, Mục II của Quyết định 1462/QĐ-BTC năm 2022, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế từ tiền lương, tiền công khi chi trả thu nhập cần chuẩn bị hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân như sau:

Hồ sơ khai thuế gồm những gì?

Tùy từng đối tượng và hình thức khai thuế, hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân sẽ có sự khác nhau. Cụ thể:

Đối với tổ chức, cá nhân khai thuế TNCN từ tiền lương, tiền công

• Tờ khai thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN (theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, Thông tư 80/2021/TT-BTC).
• Phụ lục 05-1/PBT-KK-TNCN – bảng phân bổ số thuế TNCN phải nộp cho các địa phương được hưởng ngân sách (nếu có).

Đối với tổ chức, cá nhân thực hiện khấu trừ thuế TNCN

• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (điện tử hoặc giấy theo quy định).
• Việc quản lý, sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC; không phải nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế riêng nếu sử dụng chứng từ điện tử.

6. Thời hạn nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân

Hiểu rõ quy định về thời gian nộp tờ khai không chỉ giúp người dân, doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế đúng hạn, mà còn góp phần vào việc tuân thủ các quy định của pháp luật một cách chính xác và hiệu quả.

6.1 Hạn nộp tờ khai thuế TNCN hàng tháng, hàng quý.

Căn cứ Điều 44 – Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời hạn nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân mẫu mới nhất được quy định như sau:

• Nộp theo tháng: Chậm nhất là ngày 20 của tháng kế tiếp tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Nộp theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

6.2 Thời hạn nộp tiền thuế TNCN

• Thời hạn nộp thuế TNCN cũng chính là thời hạn nộp tờ khai tương ứng theo tháng hoặc quý.
• Trường hợp nộp tờ khai bổ sung, thời hạn nộp tiền thuế vẫn tính theo tờ khai ban đầu, không thay đổi theo thời điểm khai bổ sung (theo Điều 55, Khoản 1 – Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14).

Lưu ý quan trọng:

• Khai bổ sung TNCN: dùng mẫu 05/KK-TNCN, áp dụng cho kỳ có sai sót (căn cứ NĐ 126/2020, CV 5189).
• Chỉ những tổ chức, cá nhân có phát sinh chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công mới cần kê khai thuế TNCN.
• Tháng/quý không phát sinh thì miễn nộp tờ khai TNCN (căn cứ NĐ 126/2020, CV 2393).

7. Lương bao nhiêu phải đóng thuế thu nhập cá nhân?

Tờ khai thuế thu nhập cá nhân không chỉ là một thủ tục hành chính, mà còn là cơ sở để cơ quan thuế xác định chính xác mức thuế mà người dân phải đóng. Việc hiểu rõ các quy định liên quan đến tờ khai thuế TNCN 2025 giúp bạn tránh được sai sót trong quá trình kê khai, từ đó giảm thiểu rủi ro về phạt hoặc truy thu thuế.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Luật Thuế TNCN năm 2007, được sửa đổi bởi khoản 5 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung năm 2012, thu nhập tính thuế được quy định như sau:

Thu nhập tính thuế

1. Thu nhập tính thuế đối với thu nhập từ kinh doanh, tiền lương, tiền công là tổng thu nhập chịu thuế quy định tại Điều 10 và Điều 11 của Luật này, trừ các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành, nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc, quỹ hưu trí tự nguyện, các khoản giảm trừ quy định tại Điều 19 và Điều 20 của Luật này.

…

Căn cứ Điều 1 Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14 quy định về mức giảm trừ gia cảnh như sau:

Mức giảm trừ gia cảnh
Điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh quy định tại khoản 1 Điều 19 của Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 26/2012/QH13 như sau:

1. Mức giảm trừ đối với đối tượng nộp thuế là 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm);
2. Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 4,4 triệu đồng/tháng.

Theo điểm i khoản 1 Điều 25, TT 111/2013/TT-BTC quy định khấu trừ thuế TNCN với NLĐ như sau:

• Trường hợp cá nhân ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, nếu có tổng mức chi trả từ 2.000.000 đồng/lần trở lên, tổ chức chi trả phải thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10%.
  → Tuy nhiên, nếu cá nhân đủ điều kiện và có cam kết theo mẫu 08/CK-TNCN, thì tạm thời không khấu trừ thuế tại thời điểm chi trả.
• Trường hợp HĐLĐ ≥ 3 tháng, không có NPT → nộp thuế khi thu nhập > 11 triệu/tháng.
• Trong các trường hợp này, tổ chức/cá nhân trả thu nhập sẽ khấu trừ thuế theo Biểu thuế lũy tiến từng phần, kể cả khi cá nhân đó ký hợp đồng tại nhiều nơi cùng lúc.

8. Mức phạt chậm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân

Trong bối cảnh hệ thống thuế ngày càng trở nên chặt chẽ và quy trình kiểm tra, giám sát ngày càng nghiêm ngặt, việc nắm rõ quy định về mức phạt khi trễ hạn sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp tránh được những hậu quả không mong muốn, đồng thời góp phần duy trì sự công bằng và minh bạch trong công tác thu thuế.

Căn cứ Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, người nộp thuế thực hiện chậm việc nộp hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân sẽ bị xử phạt theo từng mức thời gian chậm như sau:

Lưu ý quan trọng:

• Nếu có tình tiết giảm nhẹ (tự giác khắc phục trước khi bị nhắc nhở), cơ quan thuế có thể cảnh cáo thay vì phạt tiền.
• Người nộp thuế nên tuân thủ đúng thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN để tránh các mức phạt không đáng có, đặc biệt là khi có phát sinh số thuế phải nộp.

9. Một số lưu ý khi lập tờ khai thuế thu nhập cá nhân

Để việc kê khai thuế TNCN chính xác và tránh sai sót, người thực hiện cần đặc biệt chú ý một số nội dung sau:

• Xác định đúng mẫu tờ khai và kỳ kê khai
  • Mẫu 05/KK-TNCN: Áp dụng cho tổ chức chi trả thu nhập, kê khai theo tháng hoặc quý tùy quy mô doanh thu.
  • Mẫu 02/QTT-TNCN: Sử dụng khi quyết toán thuế TNCN theo năm.
• Kiểm tra thông tin cá nhân
  Đảm bảo mã số thuế/số định danh cá nhân, thông tin người nộp thuế và người phụ thuộc được kê khai đúng và thống nhất.
• Kê khai thu nhập và chứng từ đầy đủ
  Khai đúng tổng thu nhập chịu thuế, các khoản được miễn thuế và chuẩn bị đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế từ tất cả nguồn thu nhập.
• Giảm trừ gia cảnh hợp lệ
  Chỉ áp dụng giảm trừ cho người phụ thuộc đã đăng ký và được cấp mã số thuế hợp lệ.
• Tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ
  Thực hiện nộp tờ khai và tiền thuế đúng hạn theo quy định tháng, quý, hoặc trước hạn quyết toán năm để tránh bị xử phạt chậm nộp.

Tóm lại, việc hoàn thành tờ khai thuế thu nhập cá nhân chính xác không chỉ giúp bạn thực hiện nghĩa vụ thuế một cách đầy đủ, mà còn giúp bạn tránh được các rủi ro về pháp lý và bảo vệ quyền lợi tài chính của mình. Mặc dù quy trình kê khai thuế có thể có những phức tạp nhất định, nhưng nếu bạn nắm vững các thông tin cần thiết và tuân thủ đúng quy định, việc kê khai sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ báo cáo thuế hoặc có bất kỳ thắc mắc nào về câu hỏi kê khai thuế thu nhập cá nhân, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được hỗ trợ nhanh chóng nhé!

Xem thêm: Xử lý thuế TNCN nộp thừa sau quyết toán thế nào?

Xem thêm: Cách tính thuế TNCN người nước ngoài

Xem thêm: Kế toán thuế dịch vụ