Báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một phần quan trọng trong quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Việc lập và nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý mà còn góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý thuế, hạn chế sai sót và tránh các rủi ro pháp lý. Trong bài viết này, AZTAX sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình, các loại chứng từ cần thiết và cách nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN nhanh chóng, chính xác.
1. Báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
Báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN là báo cáo được các doanh nghiệp sử dụng để phản ánh tình hình khấu trừ thuế thu nhập cá nhân thông qua các chứng từ khấu trừ thuế. Báo cáo này giúp cơ quan thuế theo dõi và kiểm tra quá trình khấu trừ thuế TNCN của doanh nghiệp đối với các cá nhân có thu nhập chịu thuế.

Cụ thể, báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải cung cấp đầy đủ các thông tin như số lượng chứng từ khấu trừ thuế, giá trị thuế đã khấu trừ, đối tượng bị khấu trừ thuế, và các thông tin liên quan khác về việc thực hiện nghĩa vụ thuế. Mẫu báo cáo này phải được lập và nộp định kỳ theo quy định của pháp luật.
Theo Quyết định số 440/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế, các doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN một cách chính xác và đầy đủ, nhằm đảm bảo việc thu thuế đúng quy định và tránh các vi phạm về thuế. Mẫu báo cáo này được quy định chi tiết, giúp các doanh nghiệp dễ dàng thực hiện và báo cáo tình hình khấu trừ thuế một cách minh bạch.
2. Quy định về việc nộp báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Việc nộp báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một phần quan trọng trong quá trình tuân thủ các quy định pháp lý về thuế của doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh. Các tổ chức, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định liên quan đến thời hạn, nội dung và thủ tục để tránh những sai sót có thể dẫn đến các hình thức xử phạt.

2.1 Đối tượng nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN là ai?
Các đối tượng dưới đây có trách nhiệm báo cáo và kê khai chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo mẫu CTT25/AC ban hành kèm theo Quyết định số 440/QĐ-TCT:
- Cá nhân hoặc tổ chức chi trả thu nhập phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi có yêu cầu từ cá nhân hoặc tổ chức bị khấu trừ.
- Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng có thể yêu cầu tổ chức, cá nhân chi trả lương cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mỗi lần khấu trừ hoặc cấp chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân chi trả tiền lương chỉ cần cấp một chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mỗi kỳ tính thuế.
2.2 Khi nào cần nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế?
Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế cần được nộp trong các trường hợp sau:
- Khi hệ thống cấp mã chứng từ điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố: Nếu có sự cố kỹ thuật và cơ quan thuế phải bán chứng từ đặt in, các tổ chức, cá nhân sẽ phải báo cáo tình hình sử dụng chứng từ giấy sau khi sự cố được khắc phục.
- Khi có thay đổi về cấu trúc doanh nghiệp: Các sự kiện như chia, tách, sáp nhập, phá sản, giải thể, hay chuyển đổi sở hữu doanh nghiệp đều yêu cầu nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ trong kỳ quyết toán thuế.
Ngoài ra, hiện nay các doanh nghiệp, hộ, cá nhân sử dụng chứng từ điện tử không cần phải nộp báo cáo này, trừ khi thuộc một trong hai trường hợp nêu trên.
2.3 Thời gian hoàn thành việc nộp báo cáo
Theo Thông tư 37/2010/TT-BTC, thời hạn nộp báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định chi tiết như sau:
- Báo cáo theo quý:
- Đối với tổ chức, doanh nghiệp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in trên máy tính, báo cáo phải được nộp vào ngày 30 hoặc 31 của tháng đầu quý tiếp theo. Cụ thể:
-
-
- Quý I: Nộp báo cáo chậm nhất vào ngày 30 tháng 4.
- Quý II: Nộp báo cáo chậm nhất vào ngày 31 tháng 7.
- Quý III: Nộp báo cáo chậm nhất vào ngày 31 tháng 10.
- Quý IV: Nộp báo cáo chậm nhất vào ngày 31 tháng 1 năm sau.
-
- Báo cáo khi thay đổi tổ chức hoặc hoạt động:
- Đối với các tổ chức, doanh nghiệp có sự thay đổi như sát nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển hình thức sở hữu, ngừng kinh doanh, thì cần phải báo cáo quyết toán sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định về các sự kiện này.
- Báo cáo này phải được nộp với cơ quan thuế nơi tổ chức đã đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Việc tuân thủ các quy định về thời hạn nộp báo cáo sẽ giúp các tổ chức và doanh nghiệp tránh các vấn đề pháp lý liên quan đến thuế, đồng thời đảm bảo công tác quản lý thuế được thực hiện chính xác và kịp thời.
2.4 Mức phạt chậm nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Tổ chức/doanh nghiệp có hành vi sai phạm, chậm nộp, không nộp báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ phải chịu mức phạt theo quy định tại Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể:
Hành vi vi phạm | Mức phạt |
|
Phạt cảnh cáo |
|
1.000.000 đồng – 3.000.000 đồng |
|
2.000.000 đồng – 4.000.000 đồng |
|
4.000.000 đồng – 8.000.000 đồng |
|
5.000.000 đồng – 15.000.000 đồng |
Mức phạt chậm nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của doanh nghiệp. Việc nộp báo cáo đúng hạn là rất quan trọng để tránh các khoản phạt không đáng có. Doanh nghiệp cần chú ý tuân thủ các quy định về thời gian nộp báo cáo để đảm bảo quyền lợi và tuân thủ pháp luật.
3. Mẫu CTT25/AC Bảng kê chứng từ khấu trừ TNCN

Để hoàn thành nghĩa vụ thuế một cách chính xác và đầy đủ, doanh nghiệp cần lập báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN và gửi kèm bảng kê chứng từ khấu trừ thuế theo mẫu CTT25/AC. Đây là một bước quan trọng trong quy trình khai báo thuế, giúp cơ quan thuế nắm bắt rõ ràng tình hình khấu trừ thuế đối với người lao động.
Cá nhân/ Tổ chức trả thu nhập lập bảng kê chứng từ khấu trừ TNCN theo Mẫu CTT25/AC.
Tải ngay mẫu CTT25/AC để khấu trừ thuế TNCN TẠI ĐÂY
Người dùng cần điền đầy đủ các thông tin trong mẫu CTT25/AC như sau:
- Cột 1: Điền ký hiệu mẫu chứng từ bắt đầu sử dụng.
- Cột 2: Điền tên loại biên lai được sử dụng để kê khai.
- Cột 3: Điền số chứng từ đã sử dụng để kê khai.
- Cột 5: Điền tổng số chứng từ mà kế toán đã sử dụng để kê khai.
- Cột 6: Điền số hóa đơn đã bị xoá.
- Cột 7: Điền số hóa đơn bị cháy hoặc mất.
- Cột 8: Điền tổng số hóa đơn của cả ba cột 5, 6 và 7.
4. Hướng dẫn nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất

Nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một trong những nhiệm vụ quan trọng mà các tổ chức, doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế của nhà nước. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ quy trình và các bước cần thực hiện, điều này có thể dẫn đến việc chậm trễ hoặc sai sót trong báo cáo.
4.1 Nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN trực tiếp tại cơ quan thuế
Doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Tải mẫu CTT25/AC bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN về để sử dụng.
- Bước 2: Kê khai đầy đủ thông tin theo yêu cầu vào bảng kê.
- Bước 3: Nộp bảng kê tại bộ phận một cửa của chi cục thuế.
4.2 Nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN online
Doanh nghiệp thực hiện nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN online theo các bước sau:
- Bước 1: Lập bảng kê chứng từ khấu trừ thuế trên phần mềm HTKK
-
- Đăng nhập vào phần mềm HTKK bằng mã số thuế (MST) của doanh nghiệp. Sau đó chọn “Hóa đơn” => Chọn “Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN”.

-
- Lập bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên HTKK.

-
- Sau khi hoàn thiện tờ khai, tiến hành kết xuất file XML/excel để chuẩn bị nộp online.
- Bước 2: Nộp trực tuyến bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN
-
- Truy cập vào website thuedientu.gdt.gov.vn của Tổng cục Thuế.
- Đăng nhập bằng MST doanh nghiệp có sử dụng chữ ký số.
- Trước đó, doanh nghiệp cần nộp báo cáo sử dụng hóa đơn hàng tháng/quý.
- Chọn “Tra cứu” => Chọn “Tờ khai” => Chọn “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn” đính kèm phụ lục => Bấm vào “Ký điện tử” và gửi đi.

5. Những điều cần lưu ý khi nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể thay đổi tùy theo quy định của từng chi cục Thuế. Vì vậy, doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với cán bộ Thuế để hiểu rõ yêu cầu cụ thể và thực hiện đúng quy trình.

Dưới đây là một số hướng dẫn chung mà các doanh nghiệp có thể tham khảo:
- Chi cục Thuế TP. Hồ Chí Minh: Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo hình thức điện tử theo Thông tư 78, doanh nghiệp không cần thực hiện đăng ký, truyền nhận hoặc nộp bảng kê tình hình sử dụng chứng từ.
- Chi cục Thuế Hà Nội:
-
- Doanh nghiệp lớn: Không yêu cầu nộp bảng kê chứng từ.
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Các đơn vị nên liên hệ trực tiếp với cán bộ Thuế để được hướng dẫn chi tiết.
- Các phương thức gửi báo cáo:
-
- Chứng từ tự in (theo Thông tư 37): Các doanh nghiệp sẽ sử dụng phần mềm HTKK để nhập liệu và xuất tệp XML, sau đó nộp qua cổng thông tin điện tử thuế tại thuedientu.gdt.gov.vn.
- Chứng từ giấy (mẫu CTT25A/C): Đối với đơn vị sử dụng chứng từ giấy, cần điền thông tin vào mẫu CTT25A/C và gửi báo cáo theo hình thức cũ.
Cuối cùng, doanh nghiệp cần nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế vào ngày 30 của tháng đầu quý sau. Việc thực hiện đúng thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến thuế.
Tóm lại, việc lập và nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một nghĩa vụ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh. Đảm bảo báo cáo chính xác và đúng thời hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn góp phần xây dựng môi trường thuế minh bạch, tránh các rủi ro pháp lý. Mọi thắc mắc về quy trình và các yêu cầu liên quan, vui lòng liên hệ AZTAX qua hotline 0932.383.089 để biết thêm thông tin và được tư vấn chi tiết.