Thủ tục báo tăng BHXH sau khi nghỉ thai sản là nội dung doanh nghiệp cần thực hiện khi người lao động quay trở lại làm việc và tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, việc xác định đúng thời điểm báo tăng, mức đóng và cách thực hiện trên hệ thống BHXH có thể khiến bộ phận nhân sự lúng túng nếu chưa nắm rõ quy trình. Nếu bạn đang tìm hiểu thủ tục báo tăng BHXH sau khi nghỉ thai sản nhưng chưa biết cần thực hiện từ đâu và cần lưu ý những gì, AZTAX sẽ giúp bạn làm rõ các nội dung cần thiết để thuận tiện hơn khi hoàn thiện thủ tục.
1. Hồ sơ cần chuẩn bị để báo tăng BHXH sau thời gian nghỉ thai sản
Khi người lao động kết thúc thời gian nghỉ thai sản và quay trở lại làm việc, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục báo tăng tham gia BHXH theo quy định. Hồ sơ cần chuẩn bị gồm các giấy tờ chính sau:
- Mẫu D02-LT: Doanh nghiệp kê khai thông tin người lao động trở lại làm việc và thực hiện báo tăng trên danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
- Mẫu TK1-TS: Người lao động kê khai khi chưa có mã số BHXH hoặc có yêu cầu điều chỉnh, bổ sung thông tin BHXH, BHYT. Nếu đã có mã số BHXH và thông tin không thay đổi, người lao động chỉ cần cung cấp mã số cho doanh nghiệp.
- Giấy tờ liên quan khác: Chỉ bổ sung khi thuộc trường hợp cần điều chỉnh hoặc cơ quan BHXH yêu cầu đối chiếu, xác minh thông tin.
Hình thức nộp hồ sơ báo tăng BHXH
Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục báo tăng BHXH thông qua giao dịch điện tử, dịch vụ bưu chính công ích hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH theo phương thức đang được áp dụng.
Đối với hồ sơ điện tử, doanh nghiệp cần kê khai chính xác thông tin người lao động, thời điểm bắt đầu đóng lại và mã số BHXH. Sau khi gửi hồ sơ, nên kiểm tra kết quả trên hệ thống để kịp thời bổ sung hoặc điều chỉnh nếu hồ sơ chưa được tiếp nhận.
2. Thủ tục thực hiện báo tăng BHXH khi người lao động trở lại làm việc
Sau khi người lao động kết thúc thời gian nghỉ thai sản và quay lại làm việc, doanh nghiệp cần cập nhật lại thông tin tham gia BHXH để bảo đảm quá trình đóng được ghi nhận đầy đủ. Quy trình thực hiện có thể tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Xác định thời điểm người lao động trở lại làm việc
Bộ phận nhân sự cần đối chiếu thời gian nghỉ thai sản và ngày người lao động chính thức quay lại làm việc. Trường hợp người lao động tiếp tục nghỉ dưỡng sức, phục hồi sức khỏe sau thai sản thì cần xác định chính xác thời điểm bắt đầu tham gia lại theo tình trạng thực tế.
Việc xác định đúng thời điểm báo tăng giúp doanh nghiệp hạn chế sai lệch dữ liệu về quá trình tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
Bước 2: Lập hồ sơ báo tăng BHXH
Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo phương thức giao dịch đang áp dụng, trong đó kê khai thông tin người lao động trở lại làm việc trên mẫu D02-LT. Trường hợp cần bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin cá nhân, người lao động thực hiện mẫu TK1-TS theo quy định.
Các thông tin cần kiểm tra gồm mã số BHXH, họ tên, thời điểm báo tăng và thông tin tham gia để bảo đảm dữ liệu kê khai thống nhất với hồ sơ của người lao động.
Bước 3: Gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH
Doanh nghiệp có thể thực hiện báo tăng thông qua giao dịch điện tử hoặc các phương thức tiếp nhận hồ sơ khác theo hướng dẫn của cơ quan BHXH.
Với hồ sơ điện tử, đơn vị kê khai thông tin trên phần mềm hoặc hệ thống giao dịch BHXH, thực hiện ký số và gửi hồ sơ. Sau khi gửi, cần kiểm tra trạng thái tiếp nhận để kịp thời xử lý nếu hệ thống yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh.
Bước 4: Kiểm tra kết quả báo tăng
Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, doanh nghiệp theo dõi kết quả xử lý trên hệ thống giao dịch BHXH. Nếu hồ sơ hợp lệ, thông tin tham gia của người lao động được cập nhật theo thời điểm báo tăng.
Trường hợp hồ sơ có sai lệch hoặc chưa đầy đủ, doanh nghiệp cần căn cứ thông báo của cơ quan BHXH để bổ sung, điều chỉnh và gửi lại hồ sơ.
3. Đối tượng áp dụng và thời điểm báo tăng BHXH sau thai sản
Thủ tục báo tăng BHXH sau thai sản áp dụng khi người lao động kết thúc thời gian nghỉ hưởng chế độ thai sản và tiếp tục làm việc tại đơn vị. Doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng và thời điểm báo tăng để quá trình tham gia BHXH được cập nhật chính xác.
Đối tượng thực hiện báo tăng BHXH sau thai sản
Người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc và vẫn duy trì quan hệ lao động với doanh nghiệp sau thời gian nghỉ thai sản là đối tượng cần được cập nhật tham gia trở lại.
Đối với lao động nữ sinh con, thời gian nghỉ hưởng chế độ thai sản được tính là thời gian đóng BHXH bắt buộc; trong thời gian này, người lao động và người sử dụng lao động không phải đóng BHXH. Khi hết thời gian nghỉ và người lao động quay lại làm việc, doanh nghiệp thực hiện thủ tục báo tăng theo quy định.
Thời điểm báo tăng BHXH sau thai sản
Thời điểm báo tăng được xác định dựa trên ngày người lao động thực tế trở lại làm việc và thuộc diện đóng BHXH. Do đó, bộ phận nhân sự cần đối chiếu lịch nghỉ thai sản, quyết định nghỉ và tình trạng đi làm thực tế trước khi lập hồ sơ.
Trường hợp người lao động tiếp tục nghỉ dưỡng sức, phục hồi sức khỏe sau thai sản, doanh nghiệp cần xác định thời điểm tham gia BHXH trở lại theo quy định áp dụng cho trường hợp này. Chế độ dưỡng sức được thực hiện sau thời gian nghỉ thai sản và có thời hạn, điều kiện riêng.
Trường hợp không thực hiện báo tăng
Nếu người lao động không tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp sau thời gian nghỉ thai sản do chấm dứt hợp đồng hoặc thuộc trường hợp khác dẫn đến không còn thuộc diện tham gia BHXH tại đơn vị, doanh nghiệp không thực hiện báo tăng cho người lao động.
Vì vậy, trước khi kê khai, doanh nghiệp nên kiểm tra đồng thời tình trạng hợp đồng lao động, ngày trở lại làm việc và thời gian nghỉ hưởng chế độ để xác định chính xác thời điểm cập nhật tăng BHXH.
4. Chi phí và các khoản đóng BHXH khi báo tăng sau thai sản
Thủ tục báo tăng BHXH sau thai sản không phát sinh phí, lệ phí hành chính khi doanh nghiệp trực tiếp thực hiện với cơ quan BHXH. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể phát sinh một số khoản chi phí khác trong quá trình kê khai và thực hiện hồ sơ.
Các khoản chi phí thường gặp gồm:
- Chữ ký số: Chi phí duy trì hoặc gia hạn để thực hiện giao dịch BHXH điện tử.
- Phần mềm kê khai BHXH: Phát sinh nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm có tính phí.
- Phí dịch vụ: Trường hợp doanh nghiệp thuê đơn vị kế toán hoặc dịch vụ BHXH thực hiện hồ sơ.
Mức chi phí thực tế phụ thuộc vào phần mềm, đơn vị cung cấp dịch vụ và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Nếu tự thực hiện thủ tục, doanh nghiệp chủ yếu cần bảo đảm hồ sơ được kê khai đúng và gửi theo phương thức đang áp dụng.
Các khoản BHXH cần đóng khi báo tăng
Khi người lao động trở lại làm việc và thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, doanh nghiệp và người lao động thực hiện đóng các khoản bảo hiểm theo quy định kể từ thời điểm tham gia trở lại. Mức đóng được xác định trên tiền lương làm căn cứ đóng BHXH và tỷ lệ đóng tương ứng của từng chế độ bảo hiểm.
5. Những câu hỏi thường gặp về báo tăng BHXH sau khi nghỉ thai sản
5.1. Doanh nghiệp báo tăng BHXH sau thai sản chậm có bị phạt không?
Có thể bị xử lý nếu việc chậm báo tăng dẫn đến chậm đóng hoặc không đăng ký đầy đủ người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Theo Điều 38 và Điều 40 Luật BHXH 2024, hành vi chậm đóng có thể phải đóng đủ số tiền còn thiếu, đồng thời chịu khoản tiền bằng 0,03%/ngày trên số tiền và thời gian chậm đóng; ngoài ra còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.
Do đó, doanh nghiệp nên thực hiện báo tăng ngay khi người lao động trở lại làm việc và thuộc diện tham gia BHXH để hạn chế phát sinh nghĩa vụ do chậm đóng.
5.2. Người lao động nghỉ thêm không lương sau thai sản có phải báo tăng BHXH không?
Không phải trường hợp nào cũng báo tăng ngay. Nếu sau khi hết thời gian thai sản, người lao động tiếp tục nghỉ không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng, thì theo khoản 5 Điều 33 Luật BHXH 2024, người lao động không phải đóng BHXH trong tháng đó.
Tuy nhiên, người lao động và doanh nghiệp có thể thỏa thuận tiếp tục đóng BHXH trong thời gian nghỉ không lương từ 14 ngày làm việc trở lên, với căn cứ đóng là mức đóng của tháng gần nhất trước khi nghỉ.
Vì vậy, doanh nghiệp cần căn cứ thời gian nghỉ thực tế và thỏa thuận giữa hai bên để xác định có thực hiện báo tăng hay tiếp tục trạng thái không đóng trong tháng.
5.3. Báo tăng BHXH sai thời điểm phải xử lý như thế nào?
Nếu kê khai sai thời điểm báo tăng, doanh nghiệp cần rà soát lại hồ sơ và dữ liệu đóng BHXH, sau đó thực hiện thủ tục điều chỉnh với cơ quan BHXH theo hướng dẫn.
Trường hợp sai thời điểm làm phát sinh thiếu số tháng hoặc số tiền phải đóng, doanh nghiệp cần bổ sung phần còn thiếu và thực hiện các nghĩa vụ liên quan. Luật BHXH 2024 quy định hành vi đăng ký, báo cáo sai sự thật hoặc cung cấp thông tin không chính xác về BHXH là hành vi bị nghiêm cấm.
5.4. Có phải báo tăng BHYT cùng lúc với báo tăng BHXH sau thai sản không?
Thông thường, khi người lao động trở lại làm việc và tiếp tục thuộc diện tham gia bảo hiểm bắt buộc tại doanh nghiệp, thông tin tham gia BHXH, BHYT và BHTN được cập nhật đồng bộ theo hồ sơ tham gia của đơn vị.
Trong thời gian nghỉ thai sản đủ điều kiện, người lao động được cơ quan BHXH đóng BHYT theo quy định. Khi hết thời gian nghỉ và trở lại làm việc, doanh nghiệp cần cập nhật lại tình trạng tham gia bảo hiểm theo thực tế.
5.5. Làm thế nào để kiểm tra doanh nghiệp đã báo tăng BHXH sau thai sản?
Người lao động có thể kiểm tra quá trình tham gia bằng ứng dụng VssID hoặc chức năng tra cứu quá trình tham gia BHXH trên Cổng thông tin BHXH Việt Nam. Kết quả tra cứu giúp kiểm tra thời gian tham gia và đơn vị đang đóng BHXH.
Nếu thông tin chưa được cập nhật hoặc có sai lệch, người lao động nên liên hệ bộ phận nhân sự của doanh nghiệp hoặc cơ quan BHXH nơi đang tham gia để được kiểm tra, điều chỉnh. BHXH Việt Nam cũng hướng dẫn người lao động liên hệ các đơn vị này khi dữ liệu trên VssID chưa hiển thị đầy đủ.
Thủ tục báo tăng BHXH sau khi nghỉ thai sản cần được doanh nghiệp thực hiện đúng thời điểm và cập nhật chính xác thông tin của người lao động để quá trình tham gia bảo hiểm được nối tiếp đầy đủ. Nắm rõ thời điểm báo tăng, hồ sơ cần chuẩn bị và cách thực hiện sẽ giúp bộ phận nhân sự hạn chế sai sót, tránh ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động. Nếu cần hỗ trợ xử lý hồ sơ BHXH, AZTAX sẵn sàng đồng hành và hướng dẫn chi tiết.
Xem thêm: Cách báo tăng mức đóng bhxh
Xem thêm: Báo tăng bhxh cho người nước ngoài
Xem thêm: Báo tăng bhxh online
