Báo tăng BHXH online là cách thực hiện thuận tiện giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động mà không cần mất nhiều thời gian xử lý hồ sơ trực tiếp. Tuy nhiên, nếu chưa quen với hệ thống giao dịch điện tử, việc kê khai thông tin, lựa chọn đúng nghiệp vụ và gửi hồ sơ có thể khiến bộ phận nhân sự dễ gặp sai sót hoặc phải điều chỉnh. Nếu bạn đang tìm hiểu báo tăng BHXH online nhưng chưa biết thực hiện theo trình tự nào và cần lưu ý gì trong quá trình kê khai, AZTAX sẽ giúp bạn làm rõ các bước cần thiết để thao tác thuận tiện hơn.
1. Hồ sơ cần chuẩn bị để báo tăng BHXH online
Để báo tăng BHXH online, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ thông tin và hồ sơ của đơn vị, người lao động trước khi gửi trên hệ thống giao dịch điện tử. Hồ sơ cơ bản gồm:
- Mẫu TK3-TS: Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.
- Mẫu D02-LT: Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN do doanh nghiệp lập.
- Mẫu TK1-TS: Người lao động kê khai khi tham gia BHXH lần đầu, chưa có đầy đủ thông tin hoặc có yêu cầu điều chỉnh thông tin tham gia.
- Thông tin mã số BHXH: Người lao động đã có mã số BHXH cần cung cấp chính xác mã số cho doanh nghiệp để kê khai.
Trường hợp phát sinh yêu cầu điều chỉnh thông tin hoặc xác định quyền lợi BHYT, doanh nghiệp và người lao động bổ sung giấy tờ chứng minh theo quy định. Hồ sơ điện tử cần được kê khai chính xác, thông tin thống nhất và tài liệu đính kèm phải rõ ràng để thuận tiện cho việc kiểm tra, xử lý.
Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ báo tăng BHXH online
Trước khi gửi hồ sơ, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ họ tên, mã số BHXH, thời điểm báo tăng và thông tin tham gia bảo hiểm của từng người lao động. Việc rà soát trước giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc phải điều chỉnh sau khi gửi.
Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hiện tiếp nhận hồ sơ đăng ký tham gia theo hình thức trực tuyến; thủ tục này không thu lệ phí.
2. Thủ tục thực hiện báo tăng BHXH trực tuyến
Doanh nghiệp có thể thực hiện báo tăng BHXH trực tuyến bằng cách kê khai hồ sơ trên hệ thống giao dịch điện tử và gửi đến cơ quan BHXH quản lý. Quy trình cơ bản gồm các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập hệ thống giao dịch BHXH
Doanh nghiệp sử dụng tài khoản giao dịch điện tử đã đăng ký để truy cập hệ thống BHXH hoặc phần mềm kê khai đang sử dụng. Trước khi thực hiện, cần kiểm tra thông tin đơn vị và chữ ký số để bảo đảm có thể gửi hồ sơ điện tử.
Bước 2: Lập hồ sơ báo tăng
Tại chức năng kê khai hồ sơ tham gia BHXH, doanh nghiệp lựa chọn nội dung phù hợp và lập mẫu D02-LT để đăng ký tăng người lao động. Trường hợp cần đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin của đơn vị thì thực hiện thêm mẫu TK3-TS, người lao động kê khai TK1-TS nếu thuộc trường hợp phải bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin.
Bước 3: Nhập và kiểm tra thông tin người lao động
Doanh nghiệp nhập các thông tin cần thiết như họ tên, mã số BHXH, thời điểm tham gia, tiền lương làm căn cứ đóng và thông tin liên quan. Cần đối chiếu dữ liệu với hồ sơ lao động trước khi gửi để hạn chế sai sót về mã số hoặc thời điểm báo tăng.
Theo Luật BHXH 2024, người sử dụng lao động có trách nhiệm nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bắt buộc trong 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
Bước 4: Đính kèm hồ sơ và ký số
Nếu hệ thống hoặc trường hợp cụ thể yêu cầu tài liệu kèm theo, doanh nghiệp tải các file điện tử lên hồ sơ. Sau đó kiểm tra lại toàn bộ thông tin, sử dụng chữ ký số để xác thực và gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH.
Bước 5: Theo dõi tình trạng hồ sơ
Sau khi gửi, doanh nghiệp lưu thông tin tiếp nhận và thường xuyên kiểm tra trạng thái xử lý trên hệ thống. Nếu cơ quan BHXH yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh, doanh nghiệp cần thực hiện theo nội dung được thông báo.
Bước 6: Nhận kết quả báo tăng BHXH
Khi hồ sơ được giải quyết, doanh nghiệp kiểm tra kết quả trên hệ thống giao dịch điện tử. Đối với trường hợp cấp sổ BHXH, thẻ BHYT mới, BHXH Việt Nam quy định thời hạn giải quyết không quá 05 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định.
3. Điều kiện khi thực hiện báo tăng BHXH online
Để báo tăng BHXH online, doanh nghiệp và người lao động cần đáp ứng các điều kiện theo quy định về tham gia BHXH bắt buộc, đồng thời bảo đảm thông tin kê khai trên hệ thống chính xác.
- Người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc: Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo quy định.
- Doanh nghiệp có thông tin tham gia BHXH: Đơn vị cần thực hiện đăng ký tham gia BHXH và có thông tin đơn vị trên hệ thống để thực hiện kê khai, báo tăng cho người lao động.
- Thông tin người lao động đầy đủ, chính xác: Doanh nghiệp cần có mã số BHXH và các thông tin liên quan của người lao động để kê khai hồ sơ. Trường hợp chưa có mã số hoặc cần điều chỉnh thông tin thì thực hiện theo hồ sơ tương ứng.
- Thực hiện báo tăng đúng thời hạn: Người sử dụng lao động phải kê khai, nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
- Tiền lương làm căn cứ đóng đúng quy định: Mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc phải đáp ứng mức tối thiểu và tối đa theo từng nhóm đối tượng. Theo Luật BHXH 2024, mức thấp nhất bằng mức tham chiếu, mức cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng đối với trường hợp áp dụng quy định này.
Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ mã số BHXH, thời điểm báo tăng, tiền lương đóng và thông tin cá nhân trước khi gửi hồ sơ để hạn chế lỗi kê khai hoặc phải điều chỉnh sau đó.
4. Mức phí khi thực hiện thủ tục báo tăng BHXH online
Báo tăng BHXH online không mất lệ phí hành chính. Doanh nghiệp không phải nộp thêm khoản phí cho cơ quan BHXH khi thực hiện thủ tục đăng ký tham gia cho người lao động.
Tuy nhiên, sau khi báo tăng, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đóng BHXH, BHYT, BHTN và bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp theo mức đóng áp dụng cho người lao động. Khoản tiền này được tính trên tiền lương làm căn cứ đóng và phân bổ nghĩa vụ giữa doanh nghiệp với người lao động theo quy định.
Ngoài khoản đóng bảo hiểm bắt buộc, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí phục vụ giao dịch điện tử, chẳng hạn:
- Chữ ký số và các dịch vụ liên quan đến việc ký, gửi hồ sơ điện tử
- Máy tính, đường truyền internet và phần mềm kê khai nếu doanh nghiệp sử dụng
- Chi phí thuê dịch vụ kê khai BHXH trong trường hợp doanh nghiệp thuê đơn vị bên ngoài thực hiện thay
5. Những điểm cần lưu ý khi báo tăng BHXH online
Để hồ sơ báo tăng BHXH online được tiếp nhận thuận lợi, doanh nghiệp nên rà soát các nội dung sau trước và sau khi gửi:
Kiểm tra thời điểm báo tăng
Doanh nghiệp cần xác định chính xác thời điểm người lao động bắt đầu thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Theo Luật BHXH 2024, hồ sơ phải được kê khai và gửi đến cơ quan BHXH trong vòng 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
Đối chiếu thông tin trước khi kê khai
Các dữ liệu như họ tên, ngày sinh, mã số BHXH, số định danh cá nhân, mức tiền lương và thời điểm tham gia cần được kiểm tra với hồ sơ của người lao động. Thông tin không thống nhất có thể làm phát sinh yêu cầu điều chỉnh hoặc bổ sung hồ sơ.
Xác định đúng tình trạng tham gia
Không nên áp dụng cùng một cách kê khai cho mọi trường hợp. Doanh nghiệp cần xác định người lao động tham gia lần đầu, đã có mã số BHXH hoặc đang tham gia trở lại để lựa chọn và điền thông tin phù hợp trên hồ sơ điện tử.
Theo dõi hồ sơ sau khi gửi
Hoàn tất thao tác gửi chưa đồng nghĩa với việc hồ sơ đã được giải quyết. Doanh nghiệp nên kiểm tra trạng thái tiếp nhận và kết quả xử lý trên hệ thống. Nếu cơ quan BHXH yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh, cần thực hiện theo nội dung được thông báo. Đối với thủ tục đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHXH Việt Nam hiện công bố hình thức thực hiện trực tuyến và không thu lệ phí.
Lưu lại chứng từ và dữ liệu kê khai
Sau khi hoàn thành, doanh nghiệp nên lưu hồ sơ điện tử, thông báo tiếp nhận, kết quả xử lý và các tài liệu làm căn cứ báo tăng. Việc này giúp thuận tiện khi đối chiếu dữ liệu đóng bảo hiểm hoặc giải trình khi có yêu cầu.
6. Những câu hỏi thường gặp về báo tăng BHXH online
6.1. Có thể báo tăng BHXH online cho nhiều người cùng lúc không?
Có. Doanh nghiệp có thể kê khai thông tin của nhiều người lao động trong cùng hồ sơ báo tăng nếu hệ thống giao dịch điện tử và phần mềm kê khai đang sử dụng hỗ trợ hình thức kê khai này.
Khi lập hồ sơ, doanh nghiệp cần nhập đầy đủ thông tin của từng người lao động, đặc biệt là thời điểm tham gia, thông tin cá nhân, mã số hoặc số định danh và tiền lương làm căn cứ đóng. Trước khi gửi, nên kiểm tra lại toàn bộ danh sách để tránh phải điều chỉnh hồ sơ.
6.2. Báo tăng BHXH online có bắt buộc sử dụng chữ ký số không?
Không nhất thiết chỉ sử dụng chữ ký số. Theo quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, đơn vị cần đáp ứng điều kiện về tài khoản định danh điện tử và chứng thư chữ ký số còn hiệu lực hoặc chữ ký điện tử khác theo quy định.
Do đó, doanh nghiệp nên thực hiện theo phương thức xác thực mà hệ thống giao dịch điện tử hiện hành chấp nhận. Hồ sơ điện tử đáp ứng điều kiện giao dịch có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy.
6.3. Báo tăng BHXH online sai tháng có được điều chỉnh không?
Có. Nếu phát hiện báo tăng sai thời điểm, doanh nghiệp cần rà soát lại hồ sơ, quá trình đóng và dữ liệu đã gửi để thực hiện hồ sơ điều chỉnh theo hướng dẫn của cơ quan BHXH.
Trường hợp sai tháng làm thay đổi thời gian hoặc số tiền phải đóng, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh đồng thời phần nghĩa vụ đóng phát sinh. Không nên tự ý bỏ hồ sơ cũ hoặc báo tăng lại nhiều lần khi chưa xác định cách xử lý với cơ quan BHXH.
6.4. Doanh nghiệp báo tăng BHXH online chậm có bị xử phạt không?
Có thể phát sinh trách nhiệm nếu việc chậm báo tăng dẫn đến chậm đăng ký hoặc chậm đóng BHXH. Theo Điều 28 Luật BHXH 2024, người sử dụng lao động phải kê khai và nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bắt buộc trong 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
Nếu quá thời hạn hoặc phát sinh tình trạng chậm đóng, doanh nghiệp có thể phải đăng ký, đóng bổ sung số tiền còn thiếu và thực hiện các nghĩa vụ liên quan, đồng thời có thể bị xử lý vi phạm theo quy định tùy tính chất và mức độ vi phạm.
6.5. Người lao động chuyển từ công ty khác sang có phải báo tăng lại không?
Có. Khi người lao động nghỉ việc tại công ty cũ và bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp mới thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc, doanh nghiệp mới vẫn phải thực hiện thủ tục đăng ký tăng tham gia BHXH cho người lao động.
Tuy nhiên, người lao động không sử dụng một mã số BHXH mới cho mỗi doanh nghiệp. Doanh nghiệp mới cần sử dụng thông tin định danh đã có của người lao động để tiếp tục quá trình tham gia. BHXH Việt Nam cũng hướng dẫn trường hợp người lao động đã có mã số BHXH thì sử dụng mã số đó khi thực hiện thủ tục tham gia tại đơn vị mới.
Vì vậy, khi chuyển việc, người lao động nên cung cấp thông tin tham gia BHXH trước đây cho công ty mới để việc báo tăng và ghi nhận quá trình đóng được thực hiện chính xác.
Báo tăng BHXH online giúp doanh nghiệp chủ động cập nhật quá trình tham gia bảo hiểm của người lao động mà không cần thực hiện hồ sơ trực tiếp, đồng thời tiết kiệm thời gian xử lý. Tuy nhiên, chỉ cần sai thông tin hoặc thực hiện không đúng trình tự, hồ sơ có thể bị từ chối hoặc yêu cầu điều chỉnh. Nếu doanh nghiệp còn vướng mắc khi kê khai và nộp hồ sơ điện tử, AZTAX sẵn sàng hỗ trợ tư vấn và hướng dẫn từng bước.
Xem thêm: Hướng dẫn báo tăng bhxh cho người nước ngoài
Xem thêm: Báo tăng mức đóng bhxh muộn
Xem thêm: Nghỉ thai sản đi làm lại có phải báo tăng
