Mỗi khi có lao động mới gia nhập thì doanh nghiệp cần thực hiện báo tăng bảo hiểm xã hội (BHXH). Vậy thủ tục báo tăng BHXH cho người đã có sổ cần những gì? Cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết lời giải đáp cho câu hỏi qua bài viết về hướng dẫn báo tăng BHXH cho người đã có sổ bên dưới nhé.
1. Báo tăng BHXH là gì?
Báo tăng BHXH là việc doanh nghiệp báo tăng số lượng lao động mới tham gia vào tổ chức, đơn vị. Việc báo tăng BHXH giúp Cơ quan Bảo hiểm xác định số lượng lao tham gia bảo hiểm tại doanh nghiệp và đây cũng là căn cứ để đóng bảo hiểm cho người lao động.
Theo Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, báo tăng BHXH là khi doanh nghiệp có thay đổi thông tin tham gia BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT) hoặc bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) thì cần phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan BHXH.
Theo điểm a khoản 1 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp phải báo tăng BHXH trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, hoặc tuyển dụng. Hồ sơ phải được nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời gian này.
Một số trường hợp cụ thể khi báo tăng BHXH
Ngoài trường hợp báo tăng BHXH khi thuê mướn lao động mới, doanh nghiệp còn phải chủ động báo với Cơ quan Bảo hiểm khi có thay đổi thông tin lao động. Doanh nghiệp cần linh hoạt báo tăng BHXH trong một số trường hợp sau:
- Người lao động trở lại làm việc sau khi nghỉ thai sản hoặc do đau ốm, tai nạn lao động.
- Người lao động quay lại làm việc sau khi báo nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên.
- Hoặc người lao động sau khi hết hạn hoãn hợp đồng quay trở lại làm việc.
Xem thêm: Quy định báo tăng lao động
2. Hồ sơ – Thủ tục báo tăng BHXH cho người đã có sổ
Khi thực hiện thủ tục đóng BHXH cho người lao động đã có sổ BHXH, có một số điểm quan trọng mà cả doanh nghiệp và người lao động cần nắm vững. Việc hiểu rõ và tuân thủ đúng các quy định về hồ sơ và thủ tục sẽ giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ pháp luật. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng về hồ sơ và thủ tục cần biết.
2.1 Hồ sơ báo tăng BHXH cho người đã có sổ
Trong thực tế, có 02 cách để báo tăng lao động. Đó là thực hiện bằng hồ sơ giấy hoặc báo tăng lao động đã có sổ bhxh trực tuyến. Cụ thể như sau:
Giai đoạn 1: Thực hiện báo tăng bằng hồ sơ giấy
Đối với doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo mẫu D02-TS;
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS;
- Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS.
Đối với người lao động đã có sổ bảo hiểm, hồ sơ thực hiện báo tăng mới bhxh cho người đã có sổ rất đơn giản. Người lao động chỉ cần điền vào tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT) theo mẫu TK1-TS.
Lưu ý: Đối tượng được hưởng quyền lợi bảo hiểm cao hơn như cựu chiến binh hoặc người có công cách mạng,… phải chuẩn bị thêm các giấy tờ chứng minh được quy định cụ thể tại Phụ lục 3, Quyết định 959/QĐ-BHXH.
Sau khi có đầy đủ hồ sơ doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH. Hoặc có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến Cơ quan Bảo hiểm mà doanh nghiệp đăng ký tham gia.
Xem thêm: Hồ sơ báo tăng bhxh gồm những gì
Giai đoạn 2: Thực hiện báo tăng trực tuyến
Hiện nay, việc báo tăng cũng có thể được thực hiện bằng hình thức trực tuyến qua trang web Cổng thông tin điện tử – Bảo hiểm Xã Hội Việt Nam. Các bước thực hiện báo tăng như sau:
- Bước 1: Truy cập vào trang Cổng thông tin điện tử – Bảo hiểm Xã Hội Việt Nam
- Bước 2: Đăng nhập
- Bước 3: Chọn kê khai lao động
- Bước 4: Điền các thông tin cá nhân, mức lương, chức vụ,….của người lao động
- Bước 5: Chọn báo tăng lao động và nộp hồ sơ.
Thời gian mà Cơ quan Bảo hiểm xã hội xét duyệt và trả kết quả sẽ trong khoảng 10 ngày kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ. Sau khi nhận được kết quả báo tăng lao động, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục đóng BHXH cho người đã có sổ.
2.2 Thủ tục đóng BHXH cho người đã có sổ
Hiện nay, các doanh nghiệp đa số đều lựa chọn hình thức chuyển khoản qua mạng thay vì đến Cơ quan Bảo hiểm đóng tiền trực tiếp. Tiền đóng bảo hiểm sẽ chuyển về Kho bạc hoặc tài khoản ngân hàng chuyên thu của Cơ quan Bảo hiểm. Các ngân hàng chuyên thu hiện nay phải kể đến là Agribank, Vietcombank, BIDV, Vietinbank,…
Tuy nhiên, trước khi đóng BHXH cần phải thực hiện lập hồ sơ đăng ký giao dịch điện tử. Căn cứ theo Điều 25 Nghị định 166/2016/NĐ-CP, có 02 lập hồ sơ nộp BHXH.
- Cách 1: Truy cập vào tài khoản giao dịch điện tử tại Cổng thông tin điện tử – Bảo hiểm Xã Hội Việt Nam
- Cách 2: Lập hồ sơ bằng các phần mềm điện tử, công cụ hỗ trợ giao dịch điện tử đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu của BHXH Việt Nam.
Thời gian Cơ quan Bảo hiểm xét duyệt và trả kết quả trong vòng 02 giờ làm việc. Sau khi nhận kết quả, doanh nghiệp có thể thực hiện nộp tiền bảo hiểm qua mạng.
Xem thêm: Hướng dẫn báo tăng bhxh
Xem thêm: Thủ tục báo tăng bhxh cho người chưa có sổ
2.3 Thời hạn nộp tiền BHXH
Trong thực tế, hằng tháng doanh nghiệp sẽ trích một phần tiền để đóng BHXH bắt buộc cho người lao động. Thời điểm đóng BHXH tháng trễ nhất là vào ngày cuối cùng của tháng.
Tuy nhiên, cũng có một số ít doanh nghiệp đăng ký đóng theo quý (3 tháng/lần) hoặc 6 tháng/lần. Thời hạn đóng bảo hiểm trễ nhất là vào ngày cuối cùng của kỳ. Doanh nghiệp lựa chọn hình thức này thường trả lương cho nhân viên theo chu kỳ sản xuất. Đa số doanh nghiệp sẽ thuộc ngành ngư nghiệp, diêm nghiệp, lâm nghiệp,…
Xem thêm: Thời hạn báo tăng mức đóng bhxh
3. Mức phạt do chậm báo tăng lao động
Doanh nghiệp chậm làm thủ tục báo tăng BHXH cho người mới đã có sổ dù lỗi vô tình hay cố ý, dẫn đến đóng chậm, đóng thiếu bảo hiểm thì đều sẽ bị truy thu. Căn cứ theo khoản 3 Điều 122 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, doanh nghiệp chậm đóng bảo hiểm hoặc đóng thiếu thì phải đóng đủ tiền bảo hiểm. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải nộp lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân của năm trước liền kề trước đó.
Bên cạnh đó, căn cứ tại Điểm a, Khoản 4, Điều 38, Nghị định 28/2020/NĐ-CP doanh nghiệp đóng trễ, đóng thiếu bảo hiểm thì còn bị phạt từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc, BHTN tại thời điểm lập biên bản. Mức phạt trong trường hợp này có thể lên đến 75.000.000 triệu đồng.
4. Dịch vụ báo tăng BHXH đúng quy định – Uy tín – Nhanh chóng
Giải pháp để doanh nghiệp giảm những rủi ro trong quá trình thực hiện báo tăng lao động chính là lựa chọn sử dụng dịch vụ BHXH. Với hơn 05 kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ làm thủ tục bảo hiểm xã hội. AZTAX tự tin hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các hồ sơ đúng quy định.
AZTAX vừa cung cấp thông tin liên quan đến thủ tục báo tăng BHXH cho người đã có sổ. Hy vọng bài viết đã mang đến những giá trị hữu ích cho doanh nghiệp. Nếu có bất cứ khó khăn gì trong khi thực hiện hồ sơ – thủ tục liên quan đến BHXH, Quý doanh nghiệp đừng ngại liên hệ cho chúng tôi để được tư vấn miễn phí ngay.
Xem thêm: Báo giá dịch vụ kế toán tại TPHCM
