Quỹ lương là gì? Đây là câu hỏi phổ biến của chủ doanh nghiệp khi mới bắt đầu xây dựng quy trình tính lương trong tổ chức. Quỹ lương là một loại quỹ mà doanh nghiệp cần phải có trước khi bắt đầu hoạt động. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về bản chất và các quy định để xây dựng quỹ lương. Trong bài viết dưới đây, AZTAX sẽ giải đáp chi tiết cho vấn đề này!
1. Quỹ lương là gì?
Quỹ lương của doanh nghiệp là tổng số tiền lương doanh nghiệp chi trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Quỹ lương bao gồm nhiều khoản tiền lương như lương cố định, lương thưởng, trợ cấp,… Tuy nhiên, khoản chủ yếu là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế.
Xem thêm: Cách tính lương trong excel danh cho doanh nghiệp
2. Quy định về quỹ lương
Quỹ lương có mối liên hệ trực tiếp đến việc quy định về cách tính thuế của doanh nghiệp. Pháp luật về thuế quy định rõ về một số khoản chi của doanh nghiệp được trừ hoặc không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Theo đó, Căn cứ vào Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính nhằm sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC, các khoản chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thuộc một trong các trường hợp sau:
Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện(*).
Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.
Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.
(*) Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
Ví dụ:
Khi nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2021, Doanh nghiệp B có trích quỹ dự phòng tiền lương 10 tỷ đồng. Đến ngày 30/06/2022, chi số tiền từ quỹ dự phòng tiền lương năm 2021 là 6 tỷ đồng.
Lúc này, Doanh nghiệp phải tính giảm chi phí tiền lương năm sau (năm 2022): 10 tỷ đồng – 6 tỷ đồng = 4 tỷ đồng. Khi lập hồ sơ quyết toán năm 2022, nếu Doanh nghiệp B có nhu cầu trích lập thì tiếp tục trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo quy định.
Như vậy, quỹ lương là khoản thanh toán tiền lương cho người lao động, không bao gồm khoản dự phòng tiền lương. Đồng thời, quỹ lương còn là một loại chi phí không được trừ khi tính thu nhập chịu thuế.
Xem thêm: Bảng chấm công và tính lương
3. Các bước xây dựng quỹ lương
Quỹ lương được xây dựng dựa trên 2 bước là lên kế hoạch và hoàn thiện quỹ lương. Để xây dựng được quỹ lương từng tháng, phòng kế toán phải nắm rõ mục tiêu, chiến lược của công ty. Ngoài ra, còn có sự hỗ trợ của các phòng ban khác (phòng nhân sự, phòng khảo sát thị trường,…). 2 bước xây dựng quỹ lương cụ thể như sau:
Bước 1: Lên kế hoạch
Để tiến hành xây dựng quỹ lương cho năm nay, phòng kế toán cần lập kế hoạch cho quỹ lương từ năm trước đó để được cấp trên phê duyệt. Khi lập quỹ lương, phòng kế toán cần thực hiện khảo sát thị trường. Dựa trên kết quả thu được, lập bảng kế hoạch về mức lương phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp trong năm tới.
Phòng tài chính dựa vào bảng kế hoạch này để dự trù trước các khoản chi cần thiết trong năm tới. Đảm bảo rằng, danh mục chi tiêu không được vượt quá ngân sách của doanh nghiệp.
Bước 2: Hoàn thiện quỹ lương
Ở bước này, quỹ lương được hoàn thiện dựa trên số lượng nhân viên, tình hình thực tế của doanh nghiệp và thang, bảng lương mới nhất tại thời điểm đó. Đây sẽ là quỹ lương chính thức sau khi đã điều chỉnh, hoàn thiện theo bản kế hoạch. Sau đó, phòng kế toán đánh giá và rút kinh nghiệm từ kết quả năm nay để lên kế hoạch lập quỹ lương cho năm tới.
Xem thêm: Cách tính lương như thế nào?
4. Các yếu tố ảnh hưởng có thể làm thay đổi quỹ lương
4.1 Điều kiện thị trường
Thị trường tài chính có tính biến động và khả năng biến đổi nhanh. Sự thay đổi trong tình hình kinh tế, chính sách tiền tệ,…có thể ảnh hưởng đáng kể đến quỹ lương. Doanh nghiệp cần theo dõi, đánh giá để đưa ra các quyết định đầu tư phù hợp.
4.2 Tình hình tài chính và quản lý rủi ro
Tình hình tài chính tổng thể và quản lý rủi ro trong các khoản đầu tư cũng ảnh hưởng đến quỹ lương khá đáng kể. Cần theo dõi các chỉ số tài chính thường xuyên, để đảm bảo sự ổn định của quỹ lương. Các chỉ số tài chính gồm:
- Tỷ lệ đòn bẩy tài chính
- Độ biến động của giá trị tài sản
- Tỷ lệ rủi ro
- Khả năng thanh toán
4.3 Sự thay đổi về số lượng lao động
Con người là một trong những yếu tố quan trọng để duy trì và phát triển doanh nghiệp. Vì vậy, việc tăng hoặc giảm số lượng lao động sẽ ảnh hưởng đến cơ chế phân phối tiền lương. Bởi số lượng người lao động tỷ lệ thuận với quỹ tiền lương của doanh nghiệp.
Từng loại lao động sẽ có những ảnh hưởng khác nhau đến quỹ tiền lương. Số lượng người lao động sẽ bị tác động bởi những yếu tố sau:
- Khối lượng sản xuất: việc thay đổi khối lượng sản xuất sẽ khiến số lượng lao động cũng tăng hoặc giảm theo.
- Thay đổi về kết cấu nghề nghiệp: có thể dẫn đến sự thay đổi về số lượng lao động trong từng lĩnh vực.
- Sử dụng lao động chuyên nghiệp: lao động có kỹ năng và kinh nghiệm sẽ giúp tăng năng suất lao động. Điều này cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt số lượng người lao động.
- Thời gian làm việc: Việc tăng hoặc giảm số giờ làm việc có thể ảnh hưởng đến số lượng người lao động.
Qua bài viết trên, AZTAX đã cung cấp một cái nhìn chi tiết và rõ ràng về quỹ lương. Hy vọng bài viết về quỹ lương sẽ hữu ích cho những ai đang tìm hiểu về chủ đề này. Hãy theo dõi AZTAX thường xuyên để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!
