Phiếu chi lương tiền mặt là một trong những chứng từ kế toán quan trọng trong doanh nghiệp. Đây là một loại chứng từ thường được sử dụng khi doanh nghiệp phát sinh giao dịch chi lương tiền mặt. Hy vọng bài viết này của AZTAX sẽ cung cấp một số thông tin cần thiết về phiếu chi lương tiền mặt cho doanh nghiệp.
1. Phiếu chi lương là gì?
Phiếu chi lương là mẫu phiếu thể hiện khoản thu nhập của người lao động hàng tháng. Phiếu lương có tính chất tương tự như văn bản ghi chép các thông tin về số tiền người lao động được trả. Thông thường thì các thông tin thu nhập đó sẽ lấy theo chu kỳ. Thời gian căn cứ theo tháng hoặc theo tuần tùy theo từng doanh nghiệp.
Phiếu chi lương là chứng từ đóng vai trò quan trong trong hoạt động tính lương của doanh nghiệp. Nó gắn liền với nguồn tiền mặt và các giao dịch tiền bạc tại đơn vị. Và phiếu chi lương được lập bởi kế toán của doanh nghiệp. Song đó đi kèm với các bằng chứng hóa đơn của sản phẩm, dịch vụ, chi lương cho người lao động.
2. Nguyên tắc lập phiếu chi hợp pháp
Căn cứ theo Điều 16 Bộ luật Kế toán 88/2015/QH13 có quy định về nội dung của chứng từ kế toán. Nội dung của các chứng từ bào gồm như sau:
Điều 16. Nội dung chứng từ kế toán
1. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
2. Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều này, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
Như vậy, doanh nghiệp phải có nội dung chứng từ kế toán được tuân theo nguyên tắc sau:
- Phiếu chi cần lập thành văn bản và các phiếu chi phải có nội dung giống nhau
- Nội dung trong các tờ phiếu chi phải có: tên; số hiệu; ngày lập phiếu chi; tên cơ quan, đơn vị; nội dung chi; số lượng chi; chữ ký của người lập và người duyệt phiếu chi.
- Phiếu chi của các cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp cần lập phiếu chi tuân theo mẫu chung của ngành.
3. Cách lập phiếu chi lương tiền mặt
Tùy theo mỗi doanh nghiệp sẽ có cách lưu chuyển và lập phiếu chi lương khác nhau. Thông thường, cách lập phiếu chi lương tiền mặt sẽ có những bước thực hiện sau:
- Bước 1: Bộ phận kế toán tiếp nhận thông tin đề nghị chi tiền lương
-
- Các hồ sơ, chứng từ đi kèm gồm: giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, hóa đơn chi, hợp đồng…
- Bước 2: Kế toán đối chiếu các chứng từ, hóa đơn phát sinh hợp lệ
- Bước 3: Chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra và ký vào đề nghị thanh toán tiền chi lương
- Bước 4: Chuyển cho ban giám đốc để phê duyệt
- Bước 5: Chuyển về cho kế toán và lập mẫu phiếu chi lương theo Thông tư Nhà nước mà doanh nghiệp đang áp dụng
- Bước 6: Kiểm duyệt và ký xác nhận phiếu chi lương tiền mặt
- Bước 7: Nhận tiền mặt và thanh toán từ thủ quỹ tiền
- Bước 8: Tiến hành ghi chép nghiệp vụ vào sổ sách kế toán và lưu trữ các chứng từ liên quan
4. Mẫu phiếu chi tiền mặt
4.1 Theo thông tư 133/2016/TT-BTC
- Ngày, tháng, năm lập phiếu chi
- Họ và tên người nhận tiền
- Địa chỉ
- Lý do chi (ghi nội dung chi tiền)
- Số tiền (ghi đúng số chi)
- Bằng chữ (ghi bằng chữ số tiền chi)
- Kèm theo (ghi rõ kèm theo hóa đơn số để dễ quản lý và phân biệt)
Nếu số tiền chi là ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm chi. Dựa vào đó để tính ra số tiền theo đơn vị đồng để ghi sổ kế toán. Đối với liên phiếu chi được xuất ra ngoài thì phải được đóng dấu của doanh nghiệp.
4.2 Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC cần phải ghi rõ trên phiếu chi các nội dung sau:
- Ngày, tháng, năm lập phiếu chi
- Họ và tên người nhận tiền
- Địa chỉ
- Lý do chi (ghi nội dung chi tiền)
- Số tiền (ghi đúng số chi)
- Bằng chữ (ghi bằng chữ số tiền chi)
- Kèm theo (ghi rõ kèm theo hóa đơn số để dễ quản lý và phân biệt)
Đối với mẫu phiếu chi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC đơn vị áp dụng cần để riêng trong một sổ riêng và đánh số từng sổ để sử dụng trong vòng một chu kỳ kế toán. Các tờ chi phải được đánh số liên tục trong sổ chi kế toán.
5. Một số lưu ý khi lập phiếu chi lương tiền mặt
Lập phiếu chi là việc diễn ra thường xuyên tại các đơn vị, doanh nghiệp. Đây là một nghiệp vụ quen thuộc đối với kế toán, tuy nhiên cũng cần lưu ý một số điểm khi lập phiếu chi:
- Mẫu phiếu chi được áp dụng tại doanh nghiệp chỉ có giá trị pháp lý khi được ký nhận, đóng dấu của hai bên và chứng từ gốc đính kèm.
- Khi lập phiếu chi, doanh nghiệp cần chú ý thủ quỹ cần phải ghi rõ số phiếu, số sổ, ngày, tháng, năm lập phiếu và một số thông tin trên phiếu.
- Trong các giao dịch ngoại tệ, cần chú ý đến tỷ giá giao dịch hiện hành. Nếu tỷ giá bình quân của cả kỳ kế toán xấp xỉ với thời điểm giao dịch (không vượt quá 3%) thì giao dịch có thể áp dụng theo tỷ giá bình quân.
- Khi phát sinh giao dịch ngoại tệ, cần ghi rõ đơn vị ngoại tệ trong lần giao dịch. Doanh nghiệp nên chọn một loại ngoại tệ để làm đơn vị giao dịch trong kế toán.
Phiếu chi lương tiền mặt hiện nay được doanh nghiệp áp dụng theo nhiều mẫu khác nhau. Hy vọng qua bài viết, AZTAX sẽ mang đến các thông tin bổ ích về phiếu chi lương tiền mặt. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực dịch vụ kế toán và dịch vụ pháp lý, AZTAX luôn sẵn sàng tư vấn hỗ trợ và thực hiện thủ tục doanh nghiệp mong muốn để có được quy trình tính lương chính xác nhất.
