Bảng thanh toán tiền lương theo Thông tư 200 /2014/TT-BTC là chứng từ kế toán giúp doanh nghiệp tổng hợp tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng, các khoản khấu trừ và xác định số tiền thực nhận của từng người lao động. Việc lập bảng lương đầy đủ, chính xác không chỉ hỗ trợ kế toán kiểm soát chi phí nhân sự mà còn tạo thuận lợi cho quá trình thanh toán và đối chiếu thu nhập trong kỳ. Vậy mẫu bảng thanh toán tiền lương được lập như thế nào, gồm những nội dung gì và cần chuẩn bị những chứng từ nào? Bài viết dưới đây AZTAX sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng mẫu, làm rõ các căn cứ pháp lý liên quan và cập nhật những lưu ý về chế độ kế toán áp dụng từ năm 2026, giúp doanh nghiệp lựa chọn biểu mẫu phù hợp với quy định hiện hành.
1. Các hạng mục trong bảng thanh toán tiền lương gồm những gì?
Bảng thanh toán tiền lương cần thể hiện đầy đủ thông tin người lao động, các khoản thu nhập, khoản khấu trừ và số tiền thực lĩnh. Tùy theo quy mô và cách tổ chức trả lương, doanh nghiệp có thể bổ sung các trường thông tin phù hợp.
[1] Thông tin chung
Phần đầu bảng thường bao gồm:
- Tên doanh nghiệp và phòng ban liên quan.
- Kỳ tính lương: tháng, năm hoặc khoảng thời gian thanh toán.
- Họ tên người lập bảng và người kiểm tra, phê duyệt.
[2] Thông tin người lao động
Các trường dữ liệu giúp xác định đúng đối tượng được trả lương, bao gồm:
- Số thứ tự.
- Họ và tên nhân viên.
- Mã nhân viên (nếu có).
- Chức vụ hoặc vị trí công việc.
[3] Các khoản thu nhập
Đây là phần tổng hợp tiền lương và những khoản người lao động được hưởng trong kỳ, thường gồm:
- Tiền lương: Tiền lương theo hợp đồng lao động và phương thức trả lương đã thỏa thuận.
- Phụ cấp và khoản bổ sung: Các khoản được hưởng theo hợp đồng, quy chế hoặc chính sách của doanh nghiệp.
- Tiền làm thêm giờ: Tiền lương phát sinh khi người lao động làm thêm giờ, được tính theo quy định hiện hành.
- Tiền thưởng: Các khoản thưởng theo kết quả công việc, năng suất hoặc chính sách thưởng của doanh nghiệp.
- Thu nhập khác: Những khoản phải trả khác phát sinh trong kỳ, nếu có.
[4] Các khoản khấu trừ
Các khoản được khấu trừ cần được xác định đúng căn cứ và thể hiện rõ trên bảng lương, có thể bao gồm:
- Bảo hiểm bắt buộc: Phần BHXH, BHYT và BHTN thuộc trách nhiệm đóng của người lao động.
- Thuế thu nhập cá nhân: Khoản thuế phải khấu trừ theo quy định.
- Tạm ứng tiền lương: Số tiền người lao động đã nhận trước trong kỳ, nếu có.
- Khoản khấu trừ khác: Các khoản được phép khấu trừ theo quy định pháp luật và căn cứ hợp lệ.
[5] Số tiền thực lĩnh
Tiền thực lĩnh là số tiền người lao động nhận sau khi xác định tổng thu nhập và trừ các khoản khấu trừ tương ứng.
Công thức tham khảo:
Tiền thực lĩnh = Tổng thu nhập − Tổng các khoản khấu trừ
Kế toán cần kiểm tra số liệu trước khi chốt bảng lương và thực hiện thanh toán.
[6] Chữ ký xác nhận
Tùy theo quy trình kiểm soát nội bộ và hình thức thanh toán, bảng lương có thể có các vị trí ký xác nhận như:
- Người lập bảng.
- Người kiểm tra hoặc kế toán trưởng.
- Người có thẩm quyền phê duyệt.
- Người lao động ký nhận trong trường hợp cần xác nhận nhận tiền.
Lưu ý: Danh mục trên mang tính tham khảo, không phải mọi bảng lương đều bắt buộc có tất cả các trường thông tin này. Khi sử dụng mẫu chứng từ kế toán theo một thông tư cụ thể, doanh nghiệp cần đối chiếu biểu mẫu gốc và chế độ kế toán đang áp dụng.
2. Mẫu bảng thanh toán tiền lương theo Thông tư 200
Mẫu bảng thanh toán tiền lương theo Thông tư 200 là mẫu số 02-LĐTL được quy định tại Phụ lục 3 Danh mục là biểu mẫu chứng từ kế toán được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTCnhư sau:
Mẫu bảng thanh toán tiền lương theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Hướng dẫn ghi các cột trên bảng thanh toán tiền lương
- Cột A – Số thứ tự: Ghi số thứ tự của từng người lao động.
- Cột B – Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên người được thanh toán lương.
- Cột 1 – Bậc lương: Ghi bậc lương theo thang, bảng lương áp dụng, nếu có.
- Cột 2 – Hệ số lương: Ghi hệ số lương tương ứng, nếu áp dụng.
- Cột 3 – Ngày công hoặc sản phẩm: Ghi số ngày công thực tế hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ.
- Cột 4 – Tiền lương: Ghi tiền lương được tính theo ngày công, sản phẩm hoặc phương thức trả lương đã thỏa thuận.
- Cột 5 – Phụ cấp: Ghi các khoản phụ cấp và khoản bổ sung được hưởng, nếu có.
- Cột 6 – Tổng tiền lương và phụ cấp: Tổng hợp tiền lương và phụ cấp theo các chỉ tiêu của mẫu.
- Cột 7 – Các khoản khấu trừ: Ghi các khoản khấu trừ vào lương như bảo hiểm thuộc phần người lao động đóng, thuế thu nhập cá nhân và các khoản khác theo quy định.
- Cột 8 – Tiền thực lĩnh: Ghi số tiền người lao động được nhận sau khi trừ các khoản khấu trừ.
- Cột 9 – Ký nhận: Người lao động ký xác nhận đã nhận lương nếu thanh toán bằng tiền mặt và mẫu có bố trí cột này.
Chứng từ cần chuẩn bị khi lập bảng thanh toán tiền lương
Kế toán cần tập hợp các chứng từ liên quan để làm căn cứ tính lương, bao gồm:
- Bảng chấm công hoặc dữ liệu ghi nhận thời gian làm việc.
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành.
- Hợp đồng lao động, quyết định điều chỉnh lương và hồ sơ phụ cấp.
- Bảng tính bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và các khoản khấu trừ liên quan.
- Phiếu chi hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng khi thanh toán lương.
Lưu ý: Doanh nghiệp có thể điều chỉnh mẫu bảng lương phù hợp với đặc thù hoạt động, nhưng cần bảo đảm số liệu chính xác và đáp ứng quy định kế toán hiện hành. Khi sử dụng mẫu theo thông tư cụ thể, cần đối chiếu đúng nội dung biểu mẫu gốc.
3. Căn cứ pháp lý để lập bảng thanh toán tiền lương
Việc lập bảng thanh toán tiền lương cần căn cứ vào các quy định pháp luật liên quan nhằm bảo đảm tính chính xác, minh bạch trong quá trình tính và chi trả tiền lương cho người lao động.
Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính
- Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, bao gồm quy định về chứng từ kế toán và việc ghi nhận các nghiệp vụ tiền lương.
- Quy định hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp, trong đó cần đối chiếu đúng số hiệu và nội dung của mẫu bảng thanh toán tiền lương tại phụ lục ban hành kèm theo thông tư.
4. Hình thức trả lương cho người lao động
Theo khoản 1 Điều 96 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, người sử dụng lao động và người lao động được thỏa thuận về hình thức trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán.
Cụ thể, theo Điều 97 Bộ luật Lao động năm 2019, thời hạn trả lương được quy định như sau:
- Trả lương theo thời gian: Người lao động hưởng lương giờ, ngày hoặc tuần được trả lương sau giờ, ngày hoặc tuần làm việc tương ứng. Trường hợp trả gộp, hai bên có thể thỏa thuận nhưng không quá 15 ngày mới phải trả gộp một lần. Người hưởng lương tháng được trả một tháng một lần hoặc nửa tháng một lần theo thời điểm đã thỏa thuận.
- Trả lương theo sản phẩm: Tiền lương được trả theo thỏa thuận giữa hai bên căn cứ vào số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành.
- Trả lương khoán: Người lao động được trả lương theo thỏa thuận về khối lượng, chất lượng công việc và thời hạn hoàn thành. Với công việc kéo dài nhiều tháng, người lao động được tạm ứng tiền lương hằng tháng tương ứng với khối lượng công việc đã thực hiện trong tháng.
Lưu ý: Thời điểm trả lương cần được xác định rõ trong thỏa thuận giữa hai bên và tuân thủ quy định của Bộ luật Lao động.
5. Những lưu ý khi lập bảng thanh toán tiền lương
Khi lập bảng thanh toán tiền lương, doanh nghiệp cần đảm bảo các thông tin về thu nhập, phụ cấp, tiền thưởng và các khoản khấu trừ được ghi nhận đầy đủ, chính xác. Bên cạnh đó, kế toán cần đối chiếu dữ liệu chấm công, kiểm tra số tiền thực lĩnh, hoàn thiện chứng từ liên quan và lựa chọn biểu mẫu phù hợp với chế độ kế toán đang áp dụng.
Việc lập bảng thanh toán tiền lương là một công việc quan trọng. Cần phải thực hiện kỹ lưỡng và chính xác nhằm bảo bảo tính công bằng giữa các nhân viên. Sau đây là 05 lưu ý khi lập bảng thanh toán tiền lương cho nhân viên tại doanh nghiệp:
- Đảm bảo rằng các thông tin của nhân viên được nhập chính xác và đầy đủ trên hệ thống.
- Kiểm tra kỹ lưỡng những khoản lương, phụ cấp đảm bảo tính nhằm đảm bảo tính chính xác phù hợp với chính sách của công ty theo quy định pháp luật.
- Cần lưu ý đến những quy định thuế liên quan đến lương, phụ cấp của nhân viên bao gồm: Thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và những quy định về bảo hiểm xã hội bắt buộc. Đảm bảo tính hợp pháp và tránh tình trạng sai sót trong quá trình trả lương.
- Bảng thanh toán lương cần được lưu trữ cẩn thận và bảo mật nhằm đảm bảo tính công bằng giữa các nhân viên. Tránh những rủi ro trong việc quản lý và sử dụng.
- Đảm bảo thời điểm thanh toán lương đúng hạn. Đảm bảo tính minh bạch và thỏa mãn nhu cầu tài chính của người lao động.
AZTAX đã cung cấp cho Quý doanh nghiệp mẫu bảng thanh toán tiền lương theo Thông tư 200. Trên đây là những lưu ý khi lập bảng thanh toán tiền lương cho người lao động. Hy vọng những thông tin trên mang đến cho Quý doanh nghiệp những giá trị hữu ích. Liên hệ ngay AZTAX theo thông tin bên dưới khi gặp các vấn đề liên quan.
6. Các câu hỏi thường gặp
6.1 Hộ kinh doanh có sử dụng mẫu bảng thanh toán tiền lương theo Thông tư 200 được không?
Hộ kinh doanh không thuộc đối tượng áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Vì vậy, hộ kinh doanh nên lựa chọn mẫu bảng thanh toán tiền lương phù hợp với chế độ kế toán áp dụng cho mình.
Khi lập bảng lương, hộ kinh doanh cần bảo đảm các thông tin cơ bản như:
- Họ tên người lao động và kỳ tính lương.
- Tiền lương, phụ cấp và các khoản thu nhập khác.
- Các khoản khấu trừ, nếu có.
- Số tiền thực nhận và thông tin xác nhận thanh toán.
Hộ kinh doanh có thể tham khảo cách trình bày của mẫu bảng lương dành cho doanh nghiệp, nhưng cần đối chiếu quy định dành riêng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại thời điểm áp dụng, thay vì mặc nhiên sử dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200.
6.2 Bảng thanh toán tiền lương có cần thể hiện các khoản khấu trừ bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân không?
Có, khi phát sinh các khoản khấu trừ tương ứng, doanh nghiệp nên thể hiện rõ trên bảng lương để xác định chính xác số tiền người lao động thực nhận.
Các khoản thường gặp gồm:
- Bảo hiểm bắt buộc: Phần BHXH, BHYT và BHTN do người lao động đóng theo quy định áp dụng.
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Số thuế phải khấu trừ, nếu thuộc trường hợp phải khấu trừ.
- Tạm ứng lương: Số tiền người lao động đã nhận trước và được đối trừ trong kỳ, nếu có.
- Khoản khấu trừ khác: Chỉ thực hiện khi có căn cứ hợp pháp.
Theo Điều 95 Bộ luật Lao động 2019, mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương, trong đó thể hiện tiền lương, tiền làm thêm giờ, tiền làm việc ban đêm và các khoản khấu trừ (nếu có).
Vì vậy, bảng lương cần trình bày rõ tổng thu nhập, từng khoản khấu trừ và số tiền thực lĩnh để người lao động dễ kiểm tra, đối chiếu.
6.3 Doanh nghiệp cần lưu bảng thanh toán tiền lương cùng hồ sơ nào để phục vụ thanh tra, kiểm tra?
Để chứng minh việc tính và chi trả tiền lương có căn cứ, doanh nghiệp nên lưu bảng thanh toán tiền lương cùng các hồ sơ liên quan sau:
- Hồ sơ lao động: Hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định điều chỉnh lương và hồ sơ về phụ cấp.
- Chứng từ xác định ngày công, sản lượng: Bảng chấm công, dữ liệu chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành.
- Hồ sơ tính lương: Bảng tính lương, bảng tính tiền làm thêm giờ, tiền thưởng và các khoản bổ sung.
- Chứng từ bảo hiểm và thuế: Hồ sơ kê khai, đối chiếu và chứng từ nộp bảo hiểm, thuế TNCN khi phát sinh.
- Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, bảng ký nhận tiền hoặc chứng từ chuyển khoản ngân hàng.
- Hồ sơ phê duyệt: Quy chế lương thưởng, quyết định thưởng và các tài liệu liên quan đến việc xác định thu nhập.
Doanh nghiệp cần sắp xếp hồ sơ theo từng kỳ trả lương, bảo đảm số liệu trên bảng lương khớp với chứng từ tính lương và chứng từ thanh toán. Thời hạn lưu trữ cần xác định theo loại tài liệu và quy định pháp luật tương ứng.
