Người đại diện pháp luật của công ty cổ phần có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Vậy quy định về người đại diện pháp luật của công ty là gì? Số lượng người đại diện theo pháp luật được yêu cầu ra sao? Hãy cùng AZTAX tìm hiểu chi tiết về vấn đề này nhé!
1. Người đại diện theo pháp luật là gì?
Căn cứ theo Điều 134 Khoản 1 Bộ luật dân sự 2015 số 91/2015/QH13 đã nêu rõ khái niệm như sau:
1. Đại diện là việc cá nhân, pháp nhân (sau đây gọi chung là người đại diện) nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác (sau đây gọi chung là người được đại diện) xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.
Người đại diện pháp luật của công ty cổ phần là người đại diện do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định hoặc pháp luật quy định mà không phải do các bên thỏa thuận. Bên cạnh đó, người đại diện còn là người đứng đầu của pháp nhân theo quy định của điều lệ pháp nhân, làm phát sinh quyền và nghĩa vụ của cả hộ gia đình, chủ hộ đối với hộ gia đình vì lợi ích chung của hộ và những người khác dựa theo quy định của pháp luật.
2. Thời hạn đại diện theo quy định luật ban hành
Thời hạn đại diện là khoảng thời gian mà người đại diện được nhân danh và lợi ích của người được đại diện được xác lập. Căn cứ theo Điều 140 Khoản 1, 2 Luật dân sự 2015 số 91/2015/QH13 đã nêu rõ thời hạn của người đại diện pháp luật của công ty cổ phần:
1. Thời hạn đại diện được xác định theo văn bản ủy quyền, theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật.
Trường hợp không xác định được thời hạn đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều này thì thời hạn đại diện được xác định như sau:
a) Nếu quyền đại diện được xác định theo giao dịch dân sự cụ thể thì thời hạn đại diện được tính đến thời điểm chấm dứt giao dịch dân sự đó;
b) Nếu quyền đại diện không được xác định với giao dịch dân sự cụ thể thì thời hạn đại diện là 01 năm, kể từ thời điểm phát sinh quyền đại diện.
Lần đầu tiên đơn cử trong Bộ luật dân sự hiện hành ghi nhận thời hạn đại diện là 01 năm (từ khi phát sinh quyền đại diện của công ty). Việc ấn định một khoảng thời gian cụ thể như vậy, được áp dụng cho quan hệ đại diện mà các bên không có thoả thuận về thời hạn với nhau.
Cách xác định thời gian cụ thể như này sẽ tạo điều kiện để các bên ý thức được việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình trong quan hệ đại diện. Đồng thời, cũng tạo điều kiện để những người thứ ba ý thức trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
3. Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần
Căn cứ theo Điều 12 Khoản 1,2 Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 đã nêu rõ thông tin về người đại diện pháp luật của công ty cổ phần cụ thể như sau:
1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Đối với trường hợp chỉ có một người đại diện trong công ty cổ phần thì Giám đốc/Tổng giám đốc hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ là người đại diện theo pháp luật của công ty, dựa vào điều lệ của công ty quy định.
Trường hợp nếu điều lệ công ty không có quy định khác thì Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ là người đại diện theo pháp luật của công ty. Đồng thời, Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ chịu mọi trách nhiệm về quyền và nghĩa vụ trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Ngoài ra, doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp nếu người này xuất cảnh thì phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam, nhằm thực hiện nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.
4. Quyền và nghĩa cụ của người đại diện theo pháp luật
Tùy thuộc vào cơ cấu quản lý tổ chức mà người đại diện pháp luật của công ty cổ phần có thể vừa đảm nhiệm chức vụ Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng thành viên và vừa đảm nhiệm chức vụ Tổng giám đốc, Giám đốc trong công ty.
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có quyền, nghĩa vụ như quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh của công ty mà không thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị, tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên trong công ty. Bên cạnh đó, giám đốc còn có nghĩa vụ như tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư, kiến nghị quy chế quản lý nội bộ, bổ nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý, quyết định tiền lương và lợi ích khác đối với người lao động trong công ty.
Do đó, ngoài quyền và nghĩa vụ theo chức vụ của Tổng giám đốc hoặc Giám đốc thì người đại diện theo pháp luật còn có quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch hội đồng quản trị và Chủ tịch của công ty. Dưới đây là 06 quyền và nghĩa vụ cơ bản.
- Lập kế hoạch, chương trình hoạt động của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên.
- Chuẩn bị nội dung, chương trình, tài liệu họp Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên.
- Chủ trì, triệu tập và làm chủ tọa cuộc họp Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên.
- Tổ chức giám sát việc thực hiện quyết định của Hội đồng quản trị.
- Thay mặt Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị tiến hành ký kết các quyết định hay nghị quyết của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên.
- Thực hiện quyền và nghĩa vụ có liên quan khác dựa theo quy định của điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp 2020.
5. Nơi cư trú của người đại diện theo pháp luật
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14, doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện pháp luật của công ty cổ phần cư trú trên lãnh thổ Việt Nam.
Trường hợp nếu chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam. Người được ủy quyền sẽ thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.
Tuy nhiên, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền trước đó. Ngoài ra, nếu hết thời hạn ủy quyền mà người đại diện chưa trở lại Việt Nam hay không có ủy quyền khác thì sẽ xảy ra 2 trường hợp sau.
- Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ và quyền của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân, đến khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trở lại làm việc tại Việt Nam.
- Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ và quyền của người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần đến khi chủ sở hữu công ty hay Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.
6. Phạm vi đại diện theo pháp luật của công ty
Hiện nay, phạm vi đại diện là giới hạn được xác định thông qua quyết định điều lệ của pháp nhân, cơ quan có thẩm quyền, nội dung ủy quyền hoặc quy định khác của pháp luật. Trong đó, người đại diện được quyền xác lập và tiến hành thực hiện các giao dịch dân sự.
Căn cứ theo Điều 141 Khoản 1 Luật dân sự 2015 số 91/2015/QH13 đã nêu rõ phạm vi của người đại diện pháp luật của công ty cổ phần cụ thể như sau:
1. Người đại diện chỉ được xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện theo căn cứ sau đây:
a) Quyết định của cơ quan có thẩm quyền;
b) Điều lệ của pháp nhân;
c) Nội dung ủy quyền;
d) Quy định khác của pháp luật.
Như vậy, tùy vào quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền mà người đại diện được thực hiện hành vi đại diện của mình trong phạm vi mà pháp luật cho phép.
Ví dụ: Tòa án chỉ định A làm người đại diện quản lý tài sản cho B, thì phạm vi đại diện của A giới hạn trong việc quản lý tài sản của B.
Đối với trường hợp không xác định được cụ thể phạm vi đại diện theo quy định như trên thì người đại diện theo pháp luật của công ty có quyền thực hiện, xác lập mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại diện (không tính trường hợp pháp luật có quy định khác).
Một pháp nhân/cá nhân có thể đại diện cho nhiều cá nhân/pháp nhân khác nhau, nhưng tuyệt đối không được nhân danh chính bản thân mình để làm người đại diện thực hiện, xác lập giao dịch dân sự (không tính trường hợp pháp luật có quy định khác).
Lưu ý: Trước khi tiến hành ủy quyền thì người đại diện công ty phải thực hiện thông báo cho bên giao dịch biết về phạm vi đại diện của mình.
7. Chấm dứt đại diện theo uỷ quyền của công ty
Một là, kết thúc người đại diện theo thỏa thuận của các bên. Người đại diện pháp luật của công ty cổ phần sẽ chấm dứt khi các bên đạt được sự thỏa thuận về việc chấm dứt đại diện của công ty.
Hai là, thời hạn ủy quyền đã kết thúc. Đối với trường hợp các bên đã thỏa thuận cụ thể về thời hạn ủy quyền thì khi hết thời gian này, việc ủy quyền sẽ kết thúc.
Ba là, các công việc được ủy quyền đã hoàn thành. Đối với trường hợp việc ủy quyền nhằm mục đích thực hiện một công việc nhất định thì khi công việc đó hoàn thành, quyền đại diện công ty cũng sẽ kết thúc (tính cả khi chưa hết thời hạn ủy quyền đã thỏa thuận trước đó).
Bốn là, người đại diện đơn phương hoặc người được đại diện chấm dứt thực hiện việc ủy quyền. Đối với trường hợp người đại diện được hình thành từ hợp đồng ủy quyền thì các bên có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện việc ủy quyền theo quy định của pháp luật.
Khi một bên đơn phương chấm dứt uỷ quyền thì quan hệ uỷ quyền sẽ hoàn toàn kết thúc. Hậu quả pháp lý sẽ được giải quyết theo nội dung các bên đã thỏa thuận từ trước. Nếu bên nào có lỗi thì phải có trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu có thiệt hại thực tế xảy ra. Về nguyên tắc, nếu việc đại diện được hình thành từ Giấy ủy quyền thì chỉ bên ủy quyền mới có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện việc ủy quyền của công ty.
Năm là, người đại diện là cá nhân chết hay người đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại. Như vậy, quan hệ ủy quyền gắn liền với nhân thân nên khi người đại diện là cá nhân chết thì quan hệ này sẽ chấm dứt mà không được dịch chuyển cho người thừa kế nào khác.
Trường hợp đối với pháp nhân khi thực hiện các việc như sáp nhập, chuyển đổi hình thức, giải thể, tuyên bố phá sản… thì cơ chế đại diện được xác định theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, quyền và nghĩa vụ của các pháp nhân này sẽ được chuyển sang pháp nhân mới.
Sáu là, năng lực hành vi dân sự và năng lực pháp luật của người đại diện không còn phù hợp với giao dịch được thực hiện. Trong quá trình đại diện, nếu vì một lý do nào đó mà người đại diện là cá nhân bị mất, tạm giam… thì việc đại diện theo ủy quyền sẽ chấm dứt.
8. Các câu hỏi xoay quanh về người đại diện pháp luật
8.1. Hậu quả của giao dịch dân sự do người đại diện thực hiện vượt quá phạm vi đại điện?
Căn cứ theo Điều 143 Khoản 1, 2 Luật dân sự 2015 số 91/2015/QH13 đã nêu hậu quả của giao dịch dân sự do người đại diện xác lập và thực hiện vượt quá phạm vi đại diện cụ thể như sau:
1. Giao dịch dân sự do người đại diện xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của người được đại diện đối với phần giao dịch được thực hiện vượt quá phạm vi đại diện, trừ một trong các trường hợp sau đây:
a) Người được đại diện đồng ý;
b) Người được đại diện biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý;
c) Người được đại diện có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình vượt quá phạm vi đại diện.
Trường hợp giao dịch dân sự do người đại diện xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của người được đại diện đối với phần giao dịch được xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện thì người đại diện phải thực hiện nghĩa vụ đối với người đã giao dịch với mình về phần giao dịch vượt quá phạm vi đại diện, trừ trường hợp người đã giao dịch biết hoặc phải biết về việc vượt quá phạm vi đại diện mà vẫn giao dịch.
Người đại diện và người đã giao dịch có quyền đơn phương hủy bỏ hoặc chấm dứt thực hiện giao dịch dân sự đối với toàn bộ giao dịch dân sự và yêu cầu bồi thường thiệt hại (không tính trường hợp người đó biết về việc vượt quá phạm vi đại diện mà vẫn giao dịch).
Trường hợp người giao dịch hoặc người đại diện pháp luật của công ty cổ phần cố ý thực hiện giao dịch dân sự vượt quá phạm vi đại diện của mình và gây thiệt hại cho người được đại diện thì phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trong việc bồi thường thiệt hại đã gây ra.
8.2 Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần có những trách nhiệm nào?
Chức danh của người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần có thể là Phó Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc, Tổng Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Chủ tịch công ty…
Căn cứ theo Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 đã nêu rõ trách nhiệm người đại diện pháp luật của công ty cổ phần cụ thể như sau:
1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm sau đây:
a) Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
b) Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
c) Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của Luật này.
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm quy định tại khoản 1 Điều này.
Trường hợp nếu người đại diện lợi dụng chức vụ của mình để trục lợi hoặc thực hiện những hành vi vi phạm pháp luật thì phải chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với những thiệt hại đã gây ra cho công ty. Vi phạm nhẹ thì sẽ bị phạt tài chính, nặng thì sẽ bị phạt hình sự.
8.3 Ai có quyền trở thành người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần do tổ chức làm chủ sở hữu?
Căn cứ theo Điều 137 Khoản 2 Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 đã nêu rõ người có quyền trở thành người đại diện pháp luật của công ty cổ phần do tổ chức làm chủ sở hữu cụ thể như sau:
2. Trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp Điều lệ chưa có quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.
Công ty cổ phần có quyền lựa chọn mô hình hoạt động và tổ chức quản lý theo một trong hai mô hình như Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Giám đốc/Tổng giám đốc hoặc Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng giám đốc.
Nếu công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông, các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát công ty. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức của Ủy ban kiểm toán được quy định tại điều lệ công ty do Hội đồng quản trị ban hành.
8.4 Hậu quả của giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện trong công ty?
Căn cứ theo Điều 142 Khoản 1, 2 Luật dân sự 2015 số 91/2015/QH13 đã nêu hậu quả của giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập và thực hiện như sau:
1. Giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện, trừ một trong các trường hợp sau đây:
a) Người được đại diện đã công nhận giao dịch;
b) Người được đại diện biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý;
c) Người được đại diện có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình không có quyền đại diện.
Trường hợp giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện thì người không có quyền đại diện vẫn phải thực hiện nghĩa vụ đối với người đã giao dịch với mình, trừ trường hợp người đã giao dịch biết hoặc phải biết về việc không có quyền đại diện mà vẫn giao dịch.
Người đại diện pháp luật của công ty cổ phần có quyền đơn phương hủy bỏ hoặc chấm dứt thực hiện giao dịch dân sự đã xác lập, yêu cầu bồi thường thiệt hại gây ra (trừ trường hợp người đó biết về việc không có quyền đại diện mà vẫn giao dịch). Người không có quyền đại diện mà vẫn cố ý xác lập và thực hiện giao dịch dân sự, gây thiệt hại cho người được đại diện thì phải chịu hoàn toàn trách nhiệm bồi thường thiệt hại gây ra.
Quy định về người đại diện pháp luật của công ty cổ phần là nội dung AZTAX muốn gửi đến bạn trong bài viết này. Hy vọng là những thông tin bổ ích này sẽ giúp ích cho quá trình xây dựng công ty cho riêng bạn. Liên hệ với chúng tôi ngay nếu có bất kỳ câu hỏi nào về pháp lý doanh nghiệp để được giải đáp miễn phí!
 |
CÔNG TY AZTAX CUNG CẤP GIẢI PHÁP DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN |
Fanpage: AZTAX - Giải pháp kế toán thuế |
Email: cs@aztax.com.vn |
Hotline: 0932.383.089 |
#AZTAX - Giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp |
