Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều áp dụng chiến lược khuyến mãi để thu hút khách hàng mua hàng. Việc quản lý việc hạch toán hàng khuyến mại một cách chính xác và minh bạch là vấn đề cực kỳ quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Điều này không chỉ đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính mà còn giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý và tuân thủ đầy đủ các quy định.
1. Những chính sách đối với hàng khuyến mại
Những chính sách đối với hàng khuyến mại quy định rằng hàng hóa và dịch vụ khuyến mại phải tuân thủ luật pháp thương mại và đăng ký với Sở Công thương để được miễn thuế GTGT. Đồng thời, doanh nghiệp phải cung cấp hóa đơn cho hàng khuyến mại và không còn phải chịu giới hạn chi phí khuyến mại tối đa 15% kể từ năm 2015.
Luật Thương mại quy định rằng các hàng hóa và dịch vụ được sử dụng cho mục đích khuyến mại phải tuân thủ nội dung của Pháp luật Thương mại về các hoạt động xúc tiến thương mại. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp phải đăng ký với Sở Công thương về các sản phẩm dùng cho mục đích khuyến mại.
Theo Khoản 5 Điều 7 của Thông tư 219/2013/TT-BTC, các hàng hóa và dịch vụ đã được đăng ký với Sở Công thương sẽ được miễn thuế giá trị gia tăng (GTGT), tức là không phải nộp thuế GTGT đối với những sản phẩm này khi thực hiện khuyến mại. Trong trường hợp các sản phẩm khuyến mại không được đăng ký với Sở Công thương, doanh nghiệp phải tuân thủ quy định kê khai và nộp thuế tương tự như đối với hàng biếu tặng.
Theo Khoản 3 Điều 5 của Thông tư 119/2014/TT-BTC, đã được sửa đổi, bổ sung hướng dẫn tại Điểm b, c Khoản 1 Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, các doanh nghiệp phải cung cấp hóa đơn bán hàng cho cả hàng hóa và dịch vụ khuyến mại, cũng như cho hàng biếu tặng.
Với Khoản 4 Điều 1 của Luật số 71/2014/QH13, đã bãi bỏ Điểm m Khoản 2 Điều 9 của Luật số 14/2008/QH12, sửa đổi bổ sung bởi Khoản 5 Điều 1 của Luật số 32/2013/QH13, từ năm 2015, chi phí cho các chương trình khuyến mại sẽ không còn bị giới hạn tối đa 15% nữa.
2. Nguyên tắc hạch toán hàng khuyến mại và quảng cáo
Nguyên tắc hạch toán hàng khuyến mại và quảng cáo quy định rằng khi xuất hàng tồn kho cho mục đích khuyến mại hoặc quảng cáo mà không thu tiền, doanh nghiệp cần ghi nhận trị giá của hàng vào chi phí bán hàng. Nếu có điều kiện kèm theo, kế toán sẽ phân bổ số tiền thu được vào doanh thu và tính giá trị hàng khuyến mại vào giá vốn.
Theo Khoản 8 Điều 23 Thông tư 200:
- Nếu xuất hàng tồn kho cho mục đích khuyến mại hoặc quảng cáo mà không thu tiền và không có các điều kiện kèm theo, kế toán cần ghi nhận trị giá hàng tồn kho vào chi phí bán hàng (chi phí khuyến mại, quảng cáo).
- Nếu xuất hàng tồn kho cho khuyến mại hoặc quảng cáo có kèm điều kiện (như yêu cầu đạt doanh thu tối thiểu), kế toán phải phân bổ số tiền thu được để tính doanh thu cho cả hàng khuyến mại. Giá trị hàng khuyến mại sẽ được tính vào giá vốn hàng bán (do bản chất là giảm giá hàng bán).
Việc hiểu rõ các chính sách, quy định và nguyên tắc này giúp kế toán viên dễ dàng thực hiện hạch toán chính xác cho hàng khuyến mại không thu tiền.
3. Hướng dẫn hạch toán hàng khuyến mại không thu tiền tại bên bán
Dưới đây là hướng dẫn cách thực hiện hạch toán hàng khuyến mại không thu tiền theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Trong trường hợp Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133, để thực hiện hạch toán này, kế toán cần thay đổi tài khoản từ TK 641 sang TK 6421 (chi phí bán hàng).
3.1. Cách hạch toán hàng khuyến mại có đăng ký với Sở Công thương
Trong trường hợp này, kế toán không cần phải tính thuế GTGT đầu ra.
Khi cung cấp hàng khuyến mại và quảng cáo cho người mua:
Trường hợp 1: Hàng hóa khuyến mại không thu tiền và không có các điều kiện khác đi kèm, kế toán thực hiện như sau:
- Nợ vào tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
- Có vào các tài khoản 155, 156
Trường hợp 2: Hàng hóa khuyến mại đi kèm với các điều kiện khác, kế toán thực hiện như sau:
- Nợ vào tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
- Có vào các tài khoản 155, 156
Sau khi ghi nhận giá trị của hàng khuyến mại vào giá vốn hàng bán, kế toán viên tiếp tục thực hiện bút toán để phân bổ doanh thu thu được cho cả hàng hóa được bán và hàng hóa khuyến mại.
3.2. Cách hạch toán hàng khuyến mại không đăng ký với Sở Công thương
Nếu không đăng ký hàng khuyến mại với Sở Công Thương, doanh nghiệp sẽ phải tính thuế GTGT đầu ra tương tự như khi bán hàng hóa và dịch vụ thông thường. Số thuế GTGT đầu ra này sẽ được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng hay giá vốn hàng bán.
Hóa đơn GTGT đầu ra của hàng khuyến mại không được đăng ký với Sở Công Thương sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tuy nhiên, chi phí mua hàng hóa khuyến mại này sẽ được đưa vào chi phí hợp lý, theo hướng dẫn của Công văn số 1762/CT-TTHT của Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 01 tháng 03 năm 2016.
Khi cung cấp hàng khuyến mại và quảng cáo cho người mua:
Trường hợp 1: Hàng hóa khuyến mại không thu tiền và không có các điều kiện khác đi kèm, kế toán ghi nhận như sau:
- Nợ vào tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
- Có vào các tài khoản 155, 156
- Có vào tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Trường hợp 2: Hàng hóa khuyến mại có kèm theo các điều kiện khác, kế toán ghi nhận như sau:
- Nợ vào tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
- Có vào các tài khoản 155, 156
- Có vào tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Sau khi ghi nhận giá vốn hàng bán, kế toán tiếp tục thực hiện bút toán để phân bổ doanh thu cho cả sản phẩm được bán và sản phẩm khuyến mại.
4. Hướng dẫn hạch toán hàng khuyến mại không thu tiền tại bên mua
Hướng dẫn hạch toán hàng khuyến mại không thu tiền tại bên mua được quy định rõ ràng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong kế toán. Khi nhận hàng khuyến mại không có điều kiện, doanh nghiệp sẽ ghi nhận giá trị hàng vào các tài khoản tài sản và phản ánh thu nhập khác. Đối với hàng khuyến mại có điều kiện, doanh nghiệp cần phân bổ giá trị giữa hàng mua và hàng khuyến mại, đồng thời điều chỉnh các tài khoản thanh toán tương ứng, theo hướng dẫn chi tiết trong công văn số 5357/TCT-CS.
Khi nhận được hàng khuyến mại không đi kèm điều kiện:
- Nợ vào các tài khoản 152, 153, 156,… – Giá trị của hàng khuyến mại được xác định theo giá hợp lý
- Có vào tài khoản 711 – Thu nhập khác
Khi nhận được hàng khuyến mại có đi kèm điều kiện:
- Nợ vào các tài khoản 152, 153, 156, 211,… – Giá trị hàng mua trừ đi giá trị hàng khuyến mại
- Nợ vào các tài khoản 152, 153, 156, 211,… – Giá trị của hàng khuyến mại được tính theo giá hợp lý
- Có vào các tài khoản 111, 112, 131
Cách xác định giá trị của hàng khuyến mại và hàng tặng được thực hiện theo hướng dẫn của công văn số 5357/TCT-CS như sau:
- Trường hợp hàng mua và hàng khuyến mại giống nhau (chính sách mua 1 tặng 1, mua 2 tặng 1…): Đơn giá của một đơn vị hàng hóa (bao gồm cả hàng khuyến mại) được xác định bằng tổng số tiền phải trả hoặc đã trả để mua hàng chia cho số lượng hàng nhận về.
- Trường hợp hàng mua và hàng khuyến mại không giống nhau (chính sách tặng kèm sản phẩm, phụ tùng thay thế…): Giá trị được xác định dựa trên giá trị niêm yết của hàng khuyến mãi do bên bán công bố hoặc giá trị thị trường của hàng hóa tương tự.
5. Đại lý, nhà phân phối nhận hàng để khuyến mại cho khách hàng
Đại lý, nhà phân phối nhận hàng để khuyến mại cho khách hàng phải thực hiện theo dõi chi tiết và quản lý số lượng hàng khuyến mại trong hệ thống quản trị nội bộ. Đặc biệt, khi chương trình khuyến mại kết thúc và còn tồn hàng không cần trả lại nhà sản xuất, kế toán sẽ ghi nhận giá trị của hàng tồn vào tài khoản chi phí và phản ánh vào thu nhập khác, để đảm bảo minh bạch trong báo cáo tài chính.
Khi nhận hàng dùng cho mục đích khuyến mại (không thu tiền), đại lý và nhà phân phối cần theo dõi chi tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ và cung cấp thông tin chi tiết trong Bản thuyết minh Báo cáo tài chính về hàng nhận và hàng đã sử dụng cho mục đích khuyến mại (tương tự như hàng giữ hộ).
Khi chương trình khuyến mại kết thúc và còn tồn hàng mà không cần phải trả lại nhà sản xuất, kế toán thực hiện ghi nhận như sau:
- Nợ vào tài khoản 156
- Có vào tài khoản 711
Ví dụ minh họa: Công ty A ký hợp đồng bán hàng với công ty B, trên hợp đồng thể hiện như sau:
- Hàng bán: Máy in HP, số lượng 5 chiếc
- Giá bán chưa VAT: 8.000.000 đồng/chiếc
- Thuế VAT: 800.000 đồng/chiếc (thuế GTGT là 10%)
- Được tặng kèm 5 bộ mực in trị giá 150.000 đồng/bộ. Biết rằng, mực in khuyến mại không thu thêm tiền được công ty C đã đăng ký với Sở Công Thương.
- Giá vốn máy in: 4.500.000 đồng/chiếc
- Giá vốn mực in: 100.000 đồng/bộ
Công ty B đã thanh toán tiền hàng 44.000.000 đồng bằng chuyển khoản và nhập tất cả số hàng trên vào kho.
Hạch toán của hai bên như sau:
Công ty A:
Hạch toán doanh thu như sau:
- Nợ TK 112: 44.000.000 đồng
- Có TK 511: 40.000.000 đồng
- Có TK 3331: 4.000.000 đồng
Bút toán giá vốn:
- Giá vốn máy in:
- Nợ TK 632: 22.500.000 đồng
- Có TK 156: 22.500.000 đồng
- Giá vốn mực in khuyến mại:
- Nợ TK 632: 500.000 đồng
- Có TK 156: 500.000 đồng
Công ty B:
Khi hạch toán nhập kho hàng hóa:
- Nợ TK 156: 40.000.000 đồng
- Nợ TK 1331: 4.000.000 đồng
- Có TK 112: 44.000.000 đồng
Khi nhập kho, hạch toán như sau:
- Đơn giá nhập kho của 1 máy in: (8.000.000 – 150.000) = 7.850.000 đồng/chiếc
- Đơn giá nhập kho của 1 bộ mực in: 150.000 đồng/bộ
Trong bài viết này, AZTAX đã tổng hợp và cung cấp các kiến thức cơ bản về quy trình hạch toán hàng khuyến mại. Chúng tôi hy vọng rằng thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong công việc kế toán của mình.Nếu cần tư vấn, hỗ trợ hãy gọi ngay cho chúng tôi qua số HOTLINE: 0932.383.089 để được đội ngũ AZTAX tận tình giúp đỡ.
