Xin công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài là bước đầu tiên và vô cung quan trọng khi doanh nghiệp tuyển dụng lao động nước ngoài. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ gì để xin công văn chấp thuận sử dụng lao động? Để giải quyết vấn đề và hiểu rõ hơn về quy trình này, mời quý doanh nghiệp cùng AZTAX có thể tham khảo bài viết dưới đây!
1. Mẫu công văn chấp thuận sử dụng lao động
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài là mẫu quan trọng trong quá trình tuyển dụng, nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác. Trước khi doanh nghiệp hoặc nhà thầu tiến hành đăng ký giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn giấy phép lao động, quý doanh nghiệp cần phải hiểu được giấy phép lao động là gì và thực hiện thủ tục xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Quy định công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài đặt ra yêu cầu rằng mọi thay đổi về nhu cầu sử dụng lao động cần được báo cáo đầy đủ và kịp thời.
Mục đích của thủ tục xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài không chỉ giúp xác định tình hình sử dụng lao động mà còn giải trình lý do tại sao doanh nghiệp cần tuyển dụng người lao động nước ngoài. Sự rõ ràng trong thủ tục xác định nhu cầu giúp tuyển dụng lao động nước ngoài chỉ được thực hiện khi không có nguồn nhân lực trong nước phù hợp. Điều này bảo đảm rằng mọi quy trình tuyển dụng được thực hiện dưới sự giám sát và chấp thuận của cơ quan chính phủ, nhằm đảm bảo không có tác động tiêu cực đối với lao động trong nước.
Thời gian nộp hồ sơ tối thiểu 30 ngày trước ngày dự kiến người nước ngoài bắt đầu làm việc chính thức tại doanh nghiệp. Cơ quan nộp là Sở Lao động Thương binh-Xã hội tỉnh, thành phố hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất nơi doanh nghiệp có trụ sở. Thời gian giải quyết yêu cầu cấp trong vòng 10 ngày làm việc, tính từ ngày nhận hồ sơ đăng ký nhu cầu.
2. Điều kiện được phép sử dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam?
Điều kiện được phép sử dụng thực hiện thủ tục xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam bao gồm: cần có nhu cầu thực sự không thể tuyển được lao động trong nước, tuân thủ quy định về thị thực và giấy phép lao động, đảm bảo quyền lợi, lương và điều kiện làm việc phù hợp với quy định pháp luật.
Căn cứ theo Điều 152 Bộ luật Lao động 45/2019/QH14, các điều kiện tuyển dụng và sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam được quy định như sau:
Điều 152. Điều kiện tuyển dụng, sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
1. Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân, nhà thầu chỉ được tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm vị trí công việc quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh.
2. Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân trước khi tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động và được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
3. Nhà thầu trước khi tuyển và sử dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải kê khai cụ thể các vị trí công việc, trình độ chuyên môn, kỹ thuật, kinh nghiệm làm việc, thời gian làm việc cần sử dụng lao động nước ngoài để thực hiện gói thầu và được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Như vậy, doanh nghiệp để tuyển dụng người lao động nước ngoài tại Việt Nam cần phải đáp ứng những điều kiện sau:
- Chỉ nên tuyển dụng vào vị trí quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật.
- Phải có giải trình nhu cầu sử dụng lao động, được chấp thuận bằng văn bản từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Có trách nhiệm kê khai chi tiết về vị trí, trình độ, kỹ thuật, kinh nghiệm của người lao động, được chấp thuận bằng văn bản từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
3. Thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài
Căn cứ theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, có ba hình thức nộp hồ sơ để xin công văn chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là trực tiếp, trực tuyến và dịch vụ bưu chính sau 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định.
Đối với doanh nghiệp lần đầu giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài
- Doanh nghiệp lập báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động người nước ngoài theo mẫu số 01/PLI và mẫu 02 công văn chấp thuận về việc giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và báo cáo nhân sự 6 tháng đầu năm.
- Bản sao có chứng thực giấy phép hoạt động của doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp đã được chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài mà có thay đổi nhu cầu sử dụng. Doanh nghiệp lập báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng lao động người nước ngoài theo mẫu số 02/PLI về việc giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
4. Nộp hồ sơ xin công văn chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài
Quy trình nộp hồ sơ xin công văn chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài thường bao gồm điền đơn, kèm theo tài liệu như hợp đồng lao động, và giấy tờ cá nhân của người lao động. Đồng thời, cần tuân thủ các quy định và yêu cầu của cơ quan chính phủ hoặc địa phương có thẩm quyền.
Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ gồm có giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài để xin công văn chấp thuận vị trí cho người lao động nước ngoài tại hai cơ quan nhà nước:
- Doanh nghiệp trong khu công nghiệp nộp giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tại Ban quản lý khu công nghiệp tỉnh (thành phố).
- Doanh nghiệp ngoài khu công nghiệp nộp giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh (thành phố).
- Các tổ chức phi chính phủ, tổ chức quốc tế, hiệp hội theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH nộp hồ sơ xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài tại Cục việc làm – Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
Trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài, doanh nghiệp (trừ nhà thầu) gửi báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài đến Cơ quan chấp thuận. Thời gian giải quyết việc xin chấp thuận là 15 ngày làm việc.
AZTAX không chỉ tạo ra dịch vụ làm giấy phép lao động mà còn định hình lối đi chiến lược trong quản lý nhân sự. AZTAX không ngừng nỗ lực nâng cao chất lượng dịch vụ, đồng thời đáp ứng nhanh chóng với mọi thay đổi trong môi trường kinh doanh và pháp lý. Với AZTAX, quý khách hàng không chỉ có một đối tác làm giấy phép mà còn có một người hỗ trợ chiến lược cho sự thành công của doanh nghiệp.
Để có thể xin công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài, quý doanh nghiệp cần nắm vững các thủ tục pháp lý và dành thời gian chuẩn bị hồ sơ. Nếu quý khách hàng gặp khó khăn và muốn sự hỗ trợ, AZTAX có thể hướng dẫn và tư vấn trực tiếp, hỗ trợ ngay. Ngoài ra, AZTAX không chỉ hỗ trợ với công văn chấp thuận sử dụng lao động, mà còn cung cấp dịch vụ giấy phép lao động, công văn nhập cảnh, lý lịch tư pháp, thẻ tạm trú và gia hạn visa cho người nước ngoài.
