Bảng lương cá nhân không chỉ là tài liệu thể hiện thu nhập hằng tháng mà còn cho thấy đầy đủ các khoản phụ cấp, khấu trừ, đóng bảo hiểm và số tiền thực nhận của mỗi người lao động. Việc hiểu rõ cách đọc và kiểm tra bảng lương giúp bạn có thể chủ động bảo vệ quyền lợi, đảm bảo tính minh bạch từ doanh nghiệp, đồng thời hỗ trợ quá trình quyết toán thuế, theo dõi tăng giảm lương và quản lý tài chính cá nhân một cách hiệu quả. Trong bài viết này, AZTAX sẽ cùng bạn khám phá một số mẫu bảng lương mới nhất 2026 chi tiết và dễ áp dụng, mời các bạn cùng theo dõi nhé!
1. Mẫu bảng lương cá nhân là gì?
Mẫu bảng lương cá nhân hàng tháng còn được gọi với nhiều tên khác như phiếu chi lương hay phiếu thanh toán lương của người lao động. Trong chứng từ này thể hiện rõ tổng thu nhập, các khoản khấu trừ như thuế, bảo hiểm cùng những chi tiết liên quan khác. Thông thường, bảng lương được gửi đến nhân viên vào cuối tháng, đồng thời doanh nghiệp cũng lưu giữ một bản để phục vụ công tác quản lý.
Hiện nay, bảng lương cá nhân thường được lập dưới dạng file mềm bằng Excel hoặc Word, giúp bộ phận kế toán – nhân sự dễ dàng quản lý và người lao động tiện theo dõi. Trên đó, nhân viên có thể kiểm tra đầy đủ thông tin như số ngày công thực tế, số ngày nghỉ phép hưởng lương, ngày nghỉ không lương, các khoản phụ cấp, khấu trừ và tiền thưởng đi kèm.
2. Mẫu bảng lương cá nhân mới nhất 2026
Bảng lương cá nhân mẫu là tài liệu quan trọng phản ánh thu nhập, phụ cấp và các khoản khấu trừ của người lao động theo từng tháng. Từ năm 2026, nhiều doanh nghiệp đang cập nhật lại mẫu bảng lương để phù hợp với quy định mới và yêu cầu quản lý minh bạch hơn.
Việc sử dụng mẫu bảng lương chuẩn không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc kiểm toán, quyết toán thuế và làm việc với cơ quan chức năng. Dưới đây là các mẫu bảng lương 2026 cùng những điểm cần lưu ý khi áp dụng.
Mẫu số 1
Mẫu số 2
Mẫu số 3
Ghi chú:
- Số giờ Tăng Ca > Số giờ Đi Muộn: Lấy số giờ tăng ca trừ đi số giờ đi muộn, phần còn lại sẽ tính là giờ công tăng ca.
- Số giờ Đi Muộn > Số giờ Tăng Ca: Lấy số giờ tăng ca trừ đi số giờ đi muộn. Số giờ đi muộn còn lại sẽ tính theo hệ số 1 (giờ công bình thường).
- Thưởng Chuyên Cần: Áp dụng cho nhân viên đi làm đầy đủ số ngày công trong tháng, nghỉ phép đúng quy định, không đi muộn hoặc về sớm, và không nghỉ quá 1 ngày phép/tháng (áp dụng sau thời gian thử việc).
- Tiền Lương và Tiền Công: Khi làm việc vào ban đêm hoặc tăng ca, tiền lương và tiền công được trả cao hơn. Khoản chênh lệch giữa tiền công ban đêm/tăng ca và tiền công ngày thường được miễn thuế.
Để lập mẫu bảng lương cá nhân mới nhất 2026 đúng quy định, doanh nghiệp cần căn cứ vào mức lương tối thiểu vùng hiện hành. Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, từ 01/01/2026, mức lương tối thiểu được áp dụng như sau:
- Vùng 1: 5.310.000 đồng/tháng
- Vùng 2: 4.730.000 đồng/tháng
- Vùng 3: 4.140.000 đồng/tháng
- Vùng 4: 3.700.000 đồng/tháng
Xem thêm: Mẫu bảng lương nhân viên trường học năm 2025
3. Tại sao phải lập bảng lương cá nhân?
Theo khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019, khi chi trả tiền lương, người sử dụng lao động bắt buộc phải gửi kèm bảng kê chi tiết cho người lao động. Chính vì vậy, mẫu bảng lương hàng tháng không chỉ là chứng từ ghi nhận thu nhập, mà còn là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá tình hình lương của từng nhân viên trong cả năm.
Ngoài ra, bảng lương cũng phản ánh rõ các yếu tố như lịch sử tăng lương định kỳ, sự thay đổi trong cách chấm công, các khoản phụ cấp, và những biến động khác liên quan đến thu nhập. Nhờ đó, doanh nghiệp có căn cứ để điều chỉnh chính sách lương, thưởng và phụ cấp sao cho phù hợp, minh bạch và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Xem thêm: Mẫu bảng lương tiếng anh mới nhất năm 2026
4. Nội dung cơ bản cần có trong bảng lương cá nhân
Bảng lương cá nhân là một phần quan trọng trong quản lý nhân sự của mỗi tổ chức và doanh nghiệp. Để đảm bảo tính chính xác và công bằng trong việc thanh toán tiền lương cho nhân viên, việc xác định nội dung cơ bản trong bảng lương là không thể thiếu.
Các thông tin cơ bản này không chỉ giúp quản lý tổ chức theo dõi và tính toán tiền lương một cách hiệu quả mà còn cung cấp thông tin đầy đủ và rõ ràng cho nhân viên về khoản thu nhập và các khoản trừ liên quan.
Hầu hết các mẫu bảng lương cá nhân đều gồm các phần và nội dung sau:
Thông thường, một bảng lương dành cho nhân viên sẽ bao gồm các phần chính sau:
- Phần mở đầu: Trình bày thông tin doanh nghiệp như tên công ty, logo, địa chỉ, cùng bộ phận phụ trách lập bảng lương. Đây là yếu tố quan trọng để xác nhận tính chính thống của chứng từ. Ngoài ra, cần ghi rõ ngày phát hành bảng lương và loại tiền tệ được sử dụng.
- Phần nội dung chính: Ghi nhận đầy đủ thông tin của người lao động, bao gồm:
- Họ và tên, mã nhân viên hoặc phòng ban công tác.
- Số ngày làm việc thực tế, số ngày nghỉ lễ, nghỉ phép và các ngày nghỉ không phép.
- Mức lương cơ bản, lương hiệu quả, tiền lương làm thêm giờ.
- Các khoản khấu trừ lương (nếu có) và phần ghi chú chi tiết để làm rõ các khoản giảm trừ này.
- Phần kết thúc: Cần có chữ ký của người lập phiếu hoặc dấu xác nhận của công ty, kèm theo thông tin liên hệ của bộ phận phụ trách để hỗ trợ nhân viên khi có thắc mắc liên quan đến lương.
Xem thêm: Mẫu bảng chấm công theo giờ mới nhất năm 2026
5. Mức xử phạt khi công ty không trả lương đúng hạn cho người lao động
Mức phạt vi phạm hành chính đối với các công ty không trả lương đúng hạn cho người lao động được quy định tại khoản 2, điểm a khoản 5 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP như sau:
“Vi phạm quy định về tiền lương
….
2. Trường hợp vi phạm trả lương không đúng hạn theo quy định hoặc không trả đủ tiền lương cho người lao động theo hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận:
a) Mức phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 1 đến 10 người lao động.
b) Mức phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 đến 50 người lao động.
c) Mức phạt từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 đến 100 người lao động.
d) Mức phạt từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 đến 300 người lao động.
đ) Mức phạt từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
…
5. Biện pháp khắc phục hậu quả
Buộc người sử dụng lao động phải trả đủ tiền lương cộng với khoản tiền lãi, khoản tiền lãi này được tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt.
…”
Bảng lương cá nhân không nên là điều khiến bạn lúng túng hay nghi ngờ mỗi lần nhận lương. Khi mọi con số đều rõ ràng, bạn sẽ làm việc với tâm thế chủ động và an tâm hơn. Đó là lý do tại sao việc minh bạch trong tính lương cần được đặt lên hàng đầu. Hiểu đúng ngay từ đầu sẽ tránh rắc rối về sau. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về cách làm bảng lương cá nhân, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn cụ thể hơn.
Xem thêm: Hướng dẫn cách làm bảng lương trên Excel mới nhất năm 2026
Xem thêm: Mẫu bảng lương doanh nghiệp tư nhân mới nhất năm 2026
6. Câu hỏi thường gặp
Câu 1: Bảng lương cá nhân gồm những nội dung nào?
Một bảng lương cá nhân tiêu chuẩn thường bao gồm thông tin nhân viên, mức lương cơ bản, số ngày công, các khoản phụ cấp, tiền thưởng, khấu trừ bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và lương thực nhận. Nội dung cần rõ ràng, chính xác và dễ kiểm tra.
Câu 2: Bảng lương cá nhân có bắt buộc phải cung cấp cho nhân viên không?
Theo quy định pháp luật lao động Việt Nam, người sử dụng lao động có trách nhiệm cung cấp thông tin về tiền lương cho người lao động. Việc cung cấp bảng lương cá nhân giúp đảm bảo tính minh bạch, tránh tranh chấp và tạo niềm tin trong quan hệ lao động.
Câu 3: Làm thế nào để lập bảng lương cá nhân chính xác?
Để lập bảng lương cá nhân chính xác, doanh nghiệp cần dựa trên hợp đồng lao động, bảng chấm công, chính sách lương thưởng và quy định về bảo hiểm, thuế. Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự giúp giảm sai sót, tăng tính tự động và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Câu 4: Bảng lương cá nhân có liên quan đến thuế thu nhập cá nhân như thế nào?
Bảng lương cá nhân là cơ sở để tính thuế thu nhập cá nhân. Từ tổng thu nhập, kế toán sẽ xác định thu nhập chịu thuế sau khi trừ các khoản giảm trừ và bảo hiểm. Việc lập bảng lương chính xác giúp kê khai thuế đúng quy định và tránh rủi ro pháp lý.
