Bảng chấm công theo giờ từ lâu luôn là nỗi đau đáu của các doanh nghiệp. Làm sao để xây dựng nên một bảng chấm công đơn giản nhưng có tính hiệu quả cao? Sử dụng bảng chấm công nhập dữ liệu ra sao? Mời quý bạn đọc theo dõi bài viết sau đây để có thêm thông tin mới nhất!
1. Bảng chấm công theo giờ là gì?
Việc sử dụng bảng chấm công theo giờ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính toán lương chính xác, theo dõi hiệu quả công việc, tạo ra sự minh bạch và giảm thiểu những sai sót do việc ghi chép thủ công. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quản lý nguồn nhân lực mà còn đảm bảo quyền lợi của người lao động được bảo vệ tốt hơn.
Xem thêm: Cách làm bảng lương
2. Những doanh nghiệp cần xây dựng bảng chấm công theo giờ?
Bảng chấm công theo giờ làm việc hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý lịch trình làm việc của nhân viên, phân bổ công việc một cách hợp lý và giám sát hiệu quả chi phí lương. Phương pháp chấm công theo giờ hoặc theo ca đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp áp dụng hình thức trả lương dựa trên số giờ hoặc số ca làm việc, chẳng hạn như nhân viên bán lẻ, công nhân sản xuất, nhân viên nhà hàng, lao công, tạp vụ,…
Hơn nữa, việc kiểm soát chặt chẽ bảng chấm công theo giờ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về lao động, bảo vệ quyền lợi cho nhân viên và làm cơ sở minh bạch trong việc trả lương.
3. Nội dung của bảng chấm công theo giờ bằng Excel
Phòng nhân sự sẽ tùy chỉnh file chấm công theo giờ dựa trên đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý thời gian làm việc. Khi tạo bảng chấm công theo giờ bằng Excel, cần đảm bảo bao gồm các thông tin sau:
- Tên doanh nghiệp, tên bộ phận hoặc phòng ban.
- Họ và tên nhân viên, giới tính, ngày tháng năm sinh, và thông tin liên lạc.
- Mã số nhân viên.
- Loại hợp đồng lao động, bao gồm cả hợp đồng chính thức và thử việc.
- Tổng số giờ làm việc theo ngày, tuần, tháng.
- Số giờ làm thêm, thời gian đi muộn hoặc về sớm.
- Chữ ký xác nhận của nhân viên và phê duyệt từ người có thẩm quyền trong doanh nghiệp.
Xem thêm: Bảng lương tiếng anh
4. Tải bảng chấm công theo giờ excel mẫu chuẩn
4.1 Mẫu bảng chấm công theo giờ excel
Bằng cách sử dụng Excel, một trong những công cụ phổ biến nhất cho việc tạo bảng tính và quản lý dữ liệu, bạn có thể dễ dàng tạo ra một bảng chấm công linh hoạt và dễ sử dụng. Dưới đây, AZTAX xin cung cấp file excel mẫu bảng chấm công theo giờ. Quý doanh nghiệp có thể xem qua và lựa chọn tải về dưới đây.
Excel hiện đang là phần mềm được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn để soạn thảo bảng chấm công theo giờ. Lựa chọn xây dựng bảng chấm công file excel, bộ phận nhân sự doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý, thống kê.
Hướng dẫn cách điền các thông tin trong bảng chấm công:
- Cột A: điền các thông tin về mã số các nhân viên đang làm việc tại công ty. Mã số các nhân viên sẽ là dãy số độc nhất.
- Cột B: điền họ và tên của từng nhân viên tương ứng với mã số nhân viên cột A.
- Cột C: điền thông tin về giới tính của từng nhân viên trong doanh nghiệp.
- Cột 1 – 31: điền các ngày chấm công, tương ứng với số ngày làm việc trong tháng. Trong đó, cột “IN” tương ứng với giờ bắt đầu làm việc. Đồng thời, cột “OUT” sẽ là thời gian tan làm ngày công của người lao động.
- Cột 32: điền tổng số giờ thực làm của người lao động trong tháng.
- Cột số phút đi muộn: đây là cột được tính tự động thông qua công thức định sẵn. Việc tính thông qua công thức giúp doanh nghiệp xác định được tổng thời gian người lao động trễ làm.
- Cột số phút về sớm: đây là cột được tính tự động thông qua công thức định sẵn. Việc tính thông qua công thức giúp doanh nghiệp xác định được tổng thời gian người lao động về sớm trong ngày công.
4.2 Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ
Bảng chấm công làm thêm giờ đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc tính lương và đảm bảo quyền lợi cho nhân viên. Đặc biệt, trong các doanh nghiệp sản xuất hoặc các công ty thường xuyên áp dụng tăng ca, việc theo dõi giờ làm thêm ngoài giờ hành chính là rất quan trọng. Nó cung cấp cơ sở để tính toán thời gian nghỉ bù cho nhân viên hoặc chuyển đổi thành tiền lương thích hợp.
4.3 Mẫu bảng chấm công theo số giờ dạy giáo viên
Nhiều tổ chức giáo dục thường tính công của giáo viên dựa trên số giờ dạy, và bảng chấm công này sẽ giúp bạn theo dõi một cách chi tiết và chính xác nhất. Mẫu này đặc biệt phù hợp cho các trung tâm ngoại ngữ, cơ sở giáo dục tư nhân, cũng như doanh nghiệp giáo dục hoạt động cả trong và ngoài nước.
4.4 Mẫu bảng chấm công giáo viên theo giờ ra vào
Bảng báo cáo chấm công tự động này có nhiều trang (sheet). Khi thông tin giờ ra vào được cập nhật trên trang DATA, tình hình làm việc theo thời gian cuối tháng sẽ tự động cập nhật dưới dạng biểu đồ trên trang DASHBOARD.
Xem thêm: bảng lương nhân viên trường học năm 2024
5. Cách sử dụng nhập liệu mẫu bảng chấm công theo giờ
Theo đó, bộ phận nhân sự có trách nhiệm căn cứ tình hình thực tế để chấm công cho từng nhân viên hàng ngày. Việc chấm công sẽ được tính trên từng bộ phận, phòng ban và ghi vào ngày tương ứng theo các cột đúng ký hiệu quy định.
Với mẫu bảng chấm công theo giờ chúng tôi đã cung cấp, người được phân công phụ trách sẽ phải điền chính xác các thông tin dưới đây:
- Ghi chép cụ thể, chính xác về mã nhân viên, họ và tên người lao động kèm giới tính.
- Ghi chép rõ ràng về giờ người lao động vào làm (IN) và giờ ra về (OUT) trong ngày công.
- Số phút đi muộn hoặc về sớm: Trường thông tin này sẽ được tính tự động thông qua công thức. Kết quả sẽ tính được chính xác số phút đi muộn/ về sớm của từng nhân viên trong tháng.
6. Cách lập bảng chấm công theo giờ chính xác?
Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng các công cụ chấm công hỗ trợ. Điều này càng nâng cao tính chính xác trong việc xác định thời gian thực làm của từng nhân viên. Theo đó, các công cụ thường được sử dụng có thể kể đến như sau:
- Doanh nghiệp chấm công bằng thẻ từ: Đơn vị sẽ cung cấp cho nhân viên thẻ từ với các mã số riêng biệt. Thẻ từ sẽ được ghi rõ các thông tin cá nhân tương ứng với từng nhân viên.
- Mỗi nhân viên sẽ chỉ sở hữu một thẻ từ và sử dụng để quẹt vào máy chấm công. Khi sử dụng thẻ từ, mỗi lần quẹt sẽ tương ứng với số giờ vào/ tan làm của người đó. Kết quả sẽ được đưa về hệ thống.
- Doanh nghiệp chấm công bằng Face ID: Máy chấm công sẽ được tích hợp camera. Theo đó, bộ phận đảm nhận chấm công cần thiết lập trước gương mặt nhân viên tại đơn vị. Khi chấm công, nhân viên sẽ được nhận diện gương mặt để chấm công. Có thể thấy, công cụ này đảm bảo tính nhanh chóng và chính xác cao. Tuy nhiên, chi phí cho công cụ này khá cao.
- Doanh nghiệp chấm công bằng dấu vân tay: Đây là cách thức chấm công được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất hiện nay. Theo đó, khi chấm công, người lao động tiến hành quét dấu vân tay. Thông qua việc được thiết lập trước, người lao động sẽ được chấm công và đưa dữ liệu về hệ thống chấm công chung.
- Doanh nghiệp thực hiện chấm công thông qua các ứng dụng: Theo đó, công ty sẽ cung cấp tài khoản các ứng dụng. Khi chấm công, người lao động đăng nhập vào tài khoản và xác nhận trạng thái làm việc thực tế. Dữ liệu sẽ được ghi nhận và đưa về hệ thống chung.
7. Ưu điểm và nhược điểm của bảng chấm công theo giờ excel
Trong môi trường làm việc hiện đại, việc sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng Excel trở nên phổ biến và được nhiều tổ chức lựa chọn để quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, việc áp dụng công nghệ vào quá trình chấm công cũng đi kèm với những ưu và nhược điểm riêng. Hãy cùng nhìn vào một số điểm mạnh và yếu của việc sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng Excel.
Ưu điểm của bảng chấm công theo giờ excel :
- Excel có sẵn bảng tính, giúp tiết kiệm thời gian tạo bảng chấm công. Bạn có thể sử dụng chức năng copy để nhanh chóng điền thông tin trùng lặp.
- Sử dụng công thức tính tổng số giờ công làm việc giúp tạo bảng chấm công nhanh chóng và chính xác.
- Excel là phần mềm phổ biến và tiết kiệm chi phí, dễ sử dụng cho nhiều công việc không chỉ là chấm công.
- Dễ lưu lại công việc và tiếp tục làm vào ngày tiếp theo nếu bạn chưa hoàn thành.
Nhược điểm của bảng chấm công theo giờ excel:
- Dễ gây nhầm lẫn với nhiều cột và định dạng khác nhau, đặc biệt đối với người mới sử dụng Excel.
- Sai sót trong tính toán có thể dẫn đến tổn thất cho doanh nghiệp.
- Phức tạp trong việc quản lý, chỉ người chấm công mới có thể theo dõi và gửi báo cáo.
- Khó khăn trong việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin.
- Hạn chế khả năng rà soát thông tin và thao tác của quản lý.
Vừa rồi, AZTAX đã chia sẻ về “bảng chấm công theo giờ”. Mong rằng, quý bạn đọc đã có thêm thông tin chi tiết và dễ dàng xây dựng bảng chấm công cho tập thể nhân viên tại đơn vị. Nếu quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ tính lương, đừng ngần ngại liên hệ ngay cho chúng tôi để được trải nghiệm và tư vấn nhanh chóng nhất!
Xem thêm: Bảng lương doanh nghiệp tư nhân
Xem thêm: Bảng lương cá nhân
