Bảng chấm công theo giờ từ lâu luôn là nỗi đau đáu của các doanh nghiệp. Làm sao để xây dựng nên một bảng chấm công đơn giản nhưng có tính hiệu quả cao? Sử dụng bảng chấm công nhập dữ liệu ra sao? Mời quý bạn đọc theo dõi bài viết sau đây để có thêm thông tin mới nhất!
1. Bảng chấm công theo giờ là gì?
Bảng chấm công theo giờ được xem như một bản nhật ký, lịch trình thống kê lại tất cả các hoạt động của từng nhân viên. Bảng chấm công cần phải được xây dựng một cách thực tế, chính xác và minh bạch để kiểm soát mức độ người lao động tuân thủ nội quy công ty.
Việc soạn thảo và thiết kế bảng chấm công là điều vô cùng cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Thông qua bảng, các mục đích sau đây sẽ được phục vụ:
- Dễ dàng quản lý tập thể nhân viên tại doanh nghiệp
- Đảm bảo tính minh bạch và công khai về thông tin chấm công
- Thuận tiện lưu trữ, dễ dàng truy xuất dữ liệu khi cần thiết.
2. Tải bảng chấm công theo giờ excel mẫu chuẩn
2.1 Tải bảng chấm công theo giờ excel
Bằng cách sử dụng Excel, một trong những công cụ phổ biến nhất cho việc tạo bảng tính và quản lý dữ liệu, bạn có thể dễ dàng tạo ra một bảng chấm công linh hoạt và dễ sử dụng. Dưới đây, AZTAX xin cung cấp file excel mẫu bảng chấm công theo giờ. Quý doanh nghiệp có thể xem qua và lựa chọn tải về dưới đây.
Excel hiện đang là phần mềm được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn để soạn thảo bảng chấm công theo giờ. Lựa chọn xây dựng bảng chấm công file excel, bộ phận nhân sự doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý, thống kê.
Hướng dẫn cách điền các thông tin trong bảng chấm công:
- Cột A: điền các thông tin về mã số các nhân viên đang làm việc tại công ty. Mã số các nhân viên sẽ là dãy số độc nhất.
- Cột B: điền họ và tên của từng nhân viên tương ứng với mã số nhân viên cột A.
- Cột C: điền thông tin về giới tính của từng nhân viên trong doanh nghiệp.
- Cột 1 – 31: điền các ngày chấm công, tương ứng với số ngày làm việc trong tháng. Trong đó, cột “IN” tương ứng với giờ bắt đầu làm việc. Đồng thời, cột “OUT” sẽ là thời gian tan làm ngày công của người lao động.
- Cột 32: điền tổng số giờ thực làm của người lao động trong tháng.
- Cột số phút đi muộn: đây là cột được tính tự động thông qua công thức định sẵn. Việc tính thông qua công thức giúp doanh nghiệp xác định được tổng thời gian người lao động trễ làm.
- Cột số phút về sớm: đây là cột được tính tự động thông qua công thức định sẵn. Việc tính thông qua công thức giúp doanh nghiệp xác định được tổng thời gian người lao động về sớm trong ngày công.
2.2 Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ
Bảng chấm công làm thêm giờ đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc tính lương và đảm bảo quyền lợi cho nhân viên. Đặc biệt, trong các doanh nghiệp sản xuất hoặc các công ty thường xuyên áp dụng tăng ca, việc theo dõi giờ làm thêm ngoài giờ hành chính là rất quan trọng. Nó cung cấp cơ sở để tính toán thời gian nghỉ bù cho nhân viên hoặc chuyển đổi thành tiền lương thích hợp.
2.3 Mẫu bảng chấm công theo số giờ dạy giáo viên
Nhiều tổ chức giáo dục thường tính công của giáo viên dựa trên số giờ dạy, và bảng chấm công này sẽ giúp bạn theo dõi một cách chi tiết và chính xác nhất. Mẫu này đặc biệt phù hợp cho các trung tâm ngoại ngữ, cơ sở giáo dục tư nhân, cũng như doanh nghiệp giáo dục hoạt động cả trong và ngoài nước.
2.4 Mẫu bảng chấm công giáo viên theo giờ ra vào
Bảng báo cáo chấm công tự động này có nhiều trang (sheet). Khi thông tin giờ ra vào được cập nhật trên trang DATA, tình hình làm việc theo thời gian cuối tháng sẽ tự động cập nhật dưới dạng biểu đồ trên trang DASHBOARD.
3. Những nội dung cần có trong bảng chấm công theo giờ
Dù có nhiều mẫu bảng chấm công theo giờ trên thị trường, việc tìm kiếm một mẫu đơn giản nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu quản lý nhân viên của doanh nghiệp không phải là điều dễ dàng. Tuy nhiên, có một số nội dung cơ bản mà mọi bảng chấm công theo giờ đều cần có:
- Tên công ty
- Mã nhân viên
- Tên nhân viên
- Ngày chấm công
- Giờ ra
- Giờ vào
- Tổng giờ công
- Số giờ làm thêm
- Xác nhận của nhân viên
- Ghi chú (nếu có)
Đây là những thông tin cơ bản nhất mà một bảng chấm công theo giờ cần phải có. Tuy nhiên, bạn cũng có thể bổ sung một số thông tin sau để làm cho bảng chấm công trở nên đầy đủ hơn:
- Ngày, tháng, năm sinh
- Địa chỉ liên hệ
- Bộ phận, phòng ban làm việc
Cuối cùng, mỗi bảng chấm công cần có chữ ký xác nhận từ cả hai bên: một bên là người lao động và bên còn lại là đại diện của doanh nghiệp hoặc bộ phận chấm công và trả lương.
Xem thêm: Dịch vụ làm work permit AZTAX
3. Cách sử dụng nhập liệu mẫu bảng chấm công theo giờ
Theo đó, bộ phận nhân sự có trách nhiệm căn cứ tình hình thực tế để chấm công cho từng nhân viên hàng ngày. Việc chấm công sẽ được tính trên từng bộ phận, phòng ban và ghi vào ngày tương ứng theo các cột đúng ký hiệu quy định.
Với mẫu bảng chấm công theo giờ chúng tôi đã cung cấp, người được phân công phụ trách sẽ phải điền chính xác các thông tin dưới đây:
- Ghi chép cụ thể, chính xác về mã nhân viên, họ và tên người lao động kèm giới tính.
- Ghi chép rõ ràng về giờ người lao động vào làm (IN) và giờ ra về (OUT) trong ngày công.
- Số phút đi muộn hoặc về sớm: Trường thông tin này sẽ được tính tự động thông qua công thức. Kết quả sẽ tính được chính xác số phút đi muộn/ về sớm của từng nhân viên trong tháng.
4. Cách lập bảng chấm công theo giờ chính xác?
Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng các công cụ chấm công hỗ trợ. Điều này càng nâng cao tính chính xác trong việc xác định thời gian thực làm của từng nhân viên. Theo đó, các công cụ thường được sử dụng có thể kể đến như sau:
- Doanh nghiệp chấm công bằng thẻ từ: Đơn vị sẽ cung cấp cho nhân viên thẻ từ với các mã số riêng biệt. Thẻ từ sẽ được ghi rõ các thông tin cá nhân tương ứng với từng nhân viên.
- Mỗi nhân viên sẽ chỉ sở hữu một thẻ từ và sử dụng để quẹt vào máy chấm công. Khi sử dụng thẻ từ, mỗi lần quẹt sẽ tương ứng với số giờ vào/ tan làm của người đó. Kết quả sẽ được đưa về hệ thống.
- Doanh nghiệp chấm công bằng Face ID: Máy chấm công sẽ được tích hợp camera. Theo đó, bộ phận đảm nhận chấm công cần thiết lập trước gương mặt nhân viên tại đơn vị. Khi chấm công, nhân viên sẽ được nhận diện gương mặt để chấm công. Có thể thấy, công cụ này đảm bảo tính nhanh chóng và chính xác cao. Tuy nhiên, chi phí cho công cụ này khá cao.
- Doanh nghiệp chấm công bằng dấu vân tay: Đây là cách thức chấm công được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất hiện nay. Theo đó, khi chấm công, người lao động tiến hành quét dấu vân tay. Thông qua việc được thiết lập trước, người lao động sẽ được chấm công và đưa dữ liệu về hệ thống chấm công chung.
- Doanh nghiệp thực hiện chấm công thông qua các ứng dụng: Theo đó, công ty sẽ cung cấp tài khoản các ứng dụng. Khi chấm công, người lao động đăng nhập vào tài khoản và xác nhận trạng thái làm việc thực tế. Dữ liệu sẽ được ghi nhận và đưa về hệ thống chung.
5. Ưu điểm và nhược điểm của bảng chấm công theo giờ excel
Trong môi trường làm việc hiện đại, việc sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng Excel trở nên phổ biến và được nhiều tổ chức lựa chọn để quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, việc áp dụng công nghệ vào quá trình chấm công cũng đi kèm với những ưu và nhược điểm riêng. Hãy cùng nhìn vào một số điểm mạnh và yếu của việc sử dụng bảng chấm công theo giờ bằng Excel.
Ưu điểm của bảng chấm công theo giờ excel :
- Excel có sẵn bảng tính, giúp tiết kiệm thời gian tạo bảng chấm công. Bạn có thể sử dụng chức năng copy để nhanh chóng điền thông tin trùng lặp.
- Sử dụng công thức tính tổng số giờ công làm việc giúp tạo bảng chấm công nhanh chóng và chính xác.
- Excel là phần mềm phổ biến và tiết kiệm chi phí, dễ sử dụng cho nhiều công việc không chỉ là chấm công.
- Dễ lưu lại công việc và tiếp tục làm vào ngày tiếp theo nếu bạn chưa hoàn thành.
Nhược điểm của bảng chấm công theo giờ excel:
- Dễ gây nhầm lẫn với nhiều cột và định dạng khác nhau, đặc biệt đối với người mới sử dụng Excel.
- Sai sót trong tính toán có thể dẫn đến tổn thất cho doanh nghiệp.
- Phức tạp trong việc quản lý, chỉ người chấm công mới có thể theo dõi và gửi báo cáo.
- Khó khăn trong việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin.
- Hạn chế khả năng rà soát thông tin và thao tác của quản lý.
Vừa rồi, AZTAX đã chia sẻ về “bảng chấm công theo giờ”. Mong rằng, quý bạn đọc đã có thêm thông tin chi tiết và dễ dàng xây dựng bảng chấm công cho tập thể nhân viên tại đơn vị. Nếu quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ tính lương, đừng ngần ngại liên hệ ngay cho chúng tôi để được trải nghiệm và tư vấn nhanh chóng nhất!
