Thủ tục thành lập công ty tại Hà Nội là bước khởi đầu quan trọng dành cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu kinh doanh hợp pháp tại Thủ đô. Với đặc thù là trung tâm hành chính – kinh tế lớn, việc đăng ký doanh nghiệp tại Hà Nội đòi hỏi người thực hiện phải nắm rõ quy trình và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước trong thủ tục thành lập công ty, từ chuẩn bị hồ sơ đến hoàn tất đăng ký tại cơ quan chức năng.
1. Hồ sơ thành lập công ty tại Hà Nội gồm những gì?
Chi tiết hồ sơ đăng ký thành lập công ty ở Hà Nội bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Danh sách thành viên hoặc danh sách cổ đông sáng lập.
- Bản sao chứng thực giấy tờ cá nhân của các người sáng lập công ty.
- Bản sao chứng thực giấy tờ cá nhân của người nộp hồ sơ (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật).
- Văn bản ủy quyền của đại diện theo pháp luật của công ty (nếu người nộp hồ sơ không đồng thời là người đại diện theo pháp luật).
2. Thủ tục thành lập công ty tại Hà Nội như thế nào?
2.1 Thủ tục thành lập công ty tại Hà Nội
Bước 1: Chuẩn bị tài liệu cần thiết cho quá trình thành lập công ty
Để tiến hành quy trình thành lập công ty ở Hà Nội, các thành viên hoặc cổ đông công ty cần chuẩn bị thông tin và tài liệu sau đây:
- Chứng minh thư nhân dân, thẻ căn cước, hoặc hộ chiếu của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông và người đại diện theo pháp luật của công ty.
- Bản sao của giấy đăng ký kinh doanh và điều lệ của công ty (áp dụng cho trường hợp thành viên, cổ đông góp vốn là tổ chức pháp nhân).
Thông tin cần thiết cho việc thành lập công ty tại Hà Nội bao gồm:
- Thông tin về tên công ty viết bằng Tiếng Việt, Tiếng Anh và tên viết tắt.
- Thông tin về vốn điều lệ dự định đăng ký cho công ty.
- Thông tin về ngành nghề kinh doanh mà công ty dự định đăng ký.
- Thông tin về tỷ lệ sở hữu vốn giữa các cổ đông/thành viên trong công ty.
- Thông tin về địa chỉ trụ sở chính của công ty.
- Thông tin về người đại diện pháp luật của công ty.
- Thông tin chi tiết về chủ sở hữu, thành viên, cổ đông, bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, hộ khẩu thường trú, và địa chỉ hiện tại.
Bước 2: Nộp hồ sơ và nhận kết quả đăng ký kinh doanh.
Thủ tục nộp hồ sơ để thành lập công ty tại Hà Nội hiện nay được thực hiện thông qua một hình thức duy nhất, đó là nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Quá trình thực hiện các bước như sau:
- Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp trên hệ thống cho người nộp hồ sơ. Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật thực hiện việc nộp hồ sơ trực tiếp, tài khoản cần được tạo cho người đại diện theo pháp luật.
- Gửi tài khoản đăng ký kinh doanh và đợi cơ quan xem xét thông tin tài khoản.
- Tiến hành kê khai thông tin liên quan đến việc thành lập công ty tại Hà Nội, bao gồm tất cả thông tin cần thiết trên hệ thống. Người nộp hồ sơ cần tuân thủ hướng dẫn cụ thể từng mục thông tin trong Cơ sở dữ liệu.
- Scan toàn bộ hồ sơ thành file PDF và tải lên hệ thống Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Thanh toán lệ phí để hoàn tất quy trình thành lập công ty ở Hà Nội, bao gồm lệ phí thành lập công ty và lệ phí đăng công bố thông tin về việc thành lập doanh nghiệp.
- Nộp hồ sơ và nhận giấy biên nhận để xác nhận quá trình nộp hồ sơ thành lập công ty ở Hà Nội đã được tiến hành.
Bước 3: Nhận kết quả từ Sở KH&ĐT.
Thời Gian Xử Lý Hồ Sơ:
Trong khoảng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư Hà Nội cam kết phản hồi về tính hợp lệ của hồ sơ. Trong trường hợp:
- Hồ Sơ Hợp Lệ: Nếu hồ sơ được xác nhận là hợp lệ, bạn sẽ nhận thông báo chính thức. Sau đó, bạn có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện bằng cách sử dụng dịch vụ chuyển phát của Vietnam Post.
- Hồ Sơ Chưa Hợp Lệ: Trong trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, bạn sẽ nhận được thông báo về việc cần điều chỉnh, bổ sung hồ sơ và tiếp tục quy trình nộp hồ sơ để thành lập công ty từ đầu.
Cơ Quan Tiếp Nhận Hồ Sơ:
Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư Hà Nội là đơn vị chịu trách nhiệm tiếp nhận và hoàn thiện các thủ tục thành lập công ty.
Địa chỉ:
- Phòng Đăng ký kinh doanh: Tòa nhà Trung tâm giao dịch công nghệ thường xuyên Hà Nội – Khu liên cơ Võ Chí Công, số 258 Võ Chí Công, Phường Xuân La, Quận Tây Hồ, Hà Nội.
- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả: Tầng 1, tầng 2, Tòa nhà 7 tầng – Khu liên cơ Võ Chí Công.
Liên hệ:
Số điện thoại: (024) 3825 6637
Email: sokhdthanoi@hapi.gov.vn
Thời gian làm việc từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần:
- Buổi sáng: 08:00 – 11:30
- Buổi chiều: 13:00 – 17:00
Lưu ý:
Hiện tại, các tỉnh thành lớn như Hà Nội, TP.HCM đã thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ qua mạng. Do đó, để tránh lãng phí thời gian đi lại doanh nghiệp cần liên hệ trước với cơ quan đăng ký kinh doanh để xác nhận quy trình tiếp nhận hồ sơ thành lập công ty.
2.2 Các thủ tục cần thực hiện sau khi được cấp giấy phép kinh doanh
Sau khi doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cần nhanh chóng hoàn tất các thủ tục sau để đảm bảo hoạt động hợp pháp và đúng quy định:
- Đăng ký chữ ký số điện tử
Đây là công cụ bắt buộc để kê khai và nộp thuế qua mạng. - Kích hoạt tài khoản thuế điện tử và nộp lệ phí môn bài
Doanh nghiệp cần kê khai và nộp lệ phí môn bài đúng thời hạn thông qua hệ thống thuế điện tử. - Mua và phát hành hóa đơn điện tử
Tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và gửi thông báo phát hành lên cơ quan thuế. - Treo bảng hiệu tại trụ sở chính
Biển hiệu phải có đầy đủ thông tin: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở… đúng quy định. - Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội
Khi có lao động, doanh nghiệp phải lập hồ sơ tham gia BHXH và nộp tại cơ quan BHXH nơi đặt trụ sở. - Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể lựa chọn ngân hàng phù hợp và thực hiện thông báo số tài khoản với Sở KH&ĐT.
Lưu ý sau khi đi vào hoạt động: Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ: kê khai và nộp thuế hàng tháng/quý/năm, đóng BHXH cho người lao động, và thực hiện các báo cáo theo quy định pháp luật.
Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty tại TP Hồ Chí Minh
3. Thành lập công ty tại Hà Nội cần quan tâm điều gì?
Tên công ty
- Các doanh nghiệp phải tuân thủ quy định về tên doanh nghiệp, gồm hai phần: loại hình doanh nghiệp và tên riêng của doanh nghiệp. Có tổng cộng 05 loại hình doanh nghiệp bao gồm: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, Công ty cổ phần, Công ty hợp danh và Doanh nghiệp tư nhân.
- Tên riêng của doanh nghiệp cần được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu. Thêm vào đó, tên doanh nghiệp có thể bao gồm ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
- Quy định cũng yêu cầu rằng tên doanh nghiệp không được trùng lặp hoặc tạo sự nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc. Chủ thể kinh doanh không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, các tổ chức xã hội, hoặc sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử và văn hóa để tạo thành tên doanh nghiệp. Hơn nữa doanh nghiệp không được đăng ký tên nhãn hiệu nổi tiếng hoặc tên đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam làm tên riêng cho doanh nghiệp.
- Trước khi quý khách hàng quyết định tên doanh nghiệp, cần phải tiến hành tra cứu tên và tư vấn sửa đổi hoặc bổ sung tên nếu cần. Quá trình tra cứu tên giúp tăng khả năng đăng ký thành công, tuy nhiên không đảm bảo 100% chủ thể sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Lựa chọn loại hình doanh nghiệp
Trong danh sách các loại hình doanh nghiệp, AZTAX khuyên Quý khách hàng nên thể xem xét việc đăng ký thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần. Mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn cho phép thành lập doanh nghiệp ngay cả khi chỉ có 1 thành viên góp vốn, trong khi công ty cổ phần yêu cầu ít nhất 3 cổ đông sáng lập. Điểm chung của cả hai loại hình công ty này là chúng đều thực hiện trách nhiệm hữu hạn, nghĩa là các thành viên hoặc cổ đông chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi số vốn họ đã góp vào doanh nghiệp. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức của cả hai mô hình này được thiết lập chặt chẽ và hoàn chỉnh nhằm giảm thiểu rủi ro trong quá trình kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Địa chỉ trụ sở chính công ty
Doanh nghiệp cần cung cấp địa chỉ trụ sở chính dự kiến của doanh nghiệp, và phải cung cấp thông tin chi tiết bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, và thành phố. Trụ sở chính không được phép là các loại nhà tập thể hoặc chung cư. Nếu trụ sở là một căn nhà riêng và có phòng, doanh nghiệp sẽ phải cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Trong trường hợp doanh nghiệp thuê hoặc mượn một văn phòng, cần cung cấp giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp cho địa chỉ này.
Vốn điều lệ
Tùy thuộc vào tài chính và khả năng huy động vốn ban đầu, Quý khách hàng cung cấp cho AZTAX về mức vốn điều lệ dự kiến để đóng góp. Đối với các ngành kinh doanh có yêu cầu về mức vốn điều lệ theo quy định pháp luật, Quý khách hàng cần đảm bảo rằng mức vốn tối thiểu phù hợp khi thực hiện đăng ký. Ví dụ: trong một số ngành như dịch vụ du lịch, dịch vụ việc làm, xuất khẩu lao động, dịch vụ bảo vệ, vốn điều lệ phải đáp ứng mức tối thiểu đã quy định.
Hãy lưu ý rằng mức vốn điều lệ của công ty cũng ảnh hưởng đến mức thuế môn bài mà công ty phải nộp. Cụ thể, thuế môn bài áp dụng tùy theo mức vốn điều lệ của doanh nghiệp như sau:
- Vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm.
- Vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm.
Thành viên/cổ đông công ty
Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin về các thành viên góp vốn hoặc cổ đông sáng lập của công ty. Điều này bao gồm việc cung cấp bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân đã được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, doanh nghiệp cần rõ ràng về tỷ lệ góp vốn của mỗi người trong vốn điều lệ.
Người đại diện theo pháp luật
Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin chứng thực cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và nêu rõ chức danh của họ. Đồng thời, cần kiểm tra và đảm bảo rằng người được chọn làm người đại diện không đang bị treo mã số thuế tại các công ty đã thành lập trước đây, bất kể công ty đó thành lập ở bất kỳ tỉnh nào trên lãnh thổ Việt Nam. Ngoài ra để có thể đưa công ty đi vào thực tế các chủ đầu tư cần phải nắm rõ về quy định, thủ tục thành lập công ty tuân theo quy định cuat pháp luật.
Phát hành hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được biểu diễn dưới dạng dữ liệu điện tử, được tạo và ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ bằng các phương tiện điện tử, ký số, hoặc ký điện tử, theo quy định tại Nghị định, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế qua chuyển dữ liệu điện tử. Từ năm 2022, các công ty mới thành lập cần sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
4. Các khoản chi phí thành lập doanh nghiệp tại Hà Nội
Khi mở công ty tại Hà Nội, bạn cần chuẩn bị một số khoản phí ban đầu như sau:
1. Lệ phí đăng ký doanh nghiệp
Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, lệ phí đăng ký thành lập doanh nghiệp là 50.000 đồng/lần. Tuy nhiên, tại Hà Nội, việc nộp hồ sơ được thực hiện hoàn toàn qua Cổng dịch vụ công quốc gia, nên được miễn lệ phí theo Khoản 3 Điều 5 của Thông tư này.
2. Lệ phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp
- Mức phí: 100.000 đồng
- Thời hạn thực hiện: Trong 30 ngày kể từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
3. Chi phí khắc dấu công ty
- Dấu tròn công ty (bắt buộc): 200.000 – 500.000 đồng
- Dấu chức danh (không bắt buộc): 70.000 – 100.000 đồng
Hiện không cần thông báo mẫu dấu như trước đây.
4. Chi phí chữ ký số
Chữ ký số là công cụ không thể thiếu khi khai thuế, nộp thuế điện tử và xuất hóa đơn.
- Gói 1 năm: từ 950.000 đồng
- Gói 3 năm: từ 1.300.000 đồng
Nên chọn nhà cung cấp uy tín để được hỗ trợ kỹ thuật tốt hơn.
5. Phí sử dụng hóa đơn điện tử
- Phí khởi tạo ban đầu: 500.000 – 1.000.000 đồng
- Phí cấp số hóa đơn: từ 200.000 đồng cho 100 số hóa đơn đầu tiên
6. Chi phí làm biển hiệu công ty
Tại Hà Nội, chi phí làm biển công ty dao động từ 150.000 đến 700.000 đồng, tuỳ chất liệu (mica, inox, đồng…) và thiết kế.
7. Chi phí thuê dịch vụ kế toán
Với doanh nghiệp mới thành lập, nên sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài để tiết kiệm chi phí.
Mức giá dao động từ 300.000 đến 2.000.000 đồng/tháng, tùy mức độ hoạt động.
Tổng chi phí khởi nghiệp tại Hà Nội có thể linh hoạt theo nhu cầu và quy mô doanh nghiệp. Việc dự trù chi phí kỹ lưỡng sẽ giúp bạn khởi sự thuận lợi và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
5. Các lỗi sai cơ bản thường gặp khi thực hiện thủ tục thành lập công ty tại Hà Nội
Đối với việc điền thông tin trên giấy tờ và biểu mẫu:
- Tại danh sách cổ đông sáng lập và danh sách thành viên có ô “Thời điểm góp vốn”. Tại ô này, bạn có thể ghi thời hạn tối đa là 90 ngày, tính từ ngày nộp hồ sơ.
- Trên trang cuối của đơn đề nghị đăng ký doanh nghiệp, có câu “Tôi cam kết: Trụ sở chính thuộc quyền sở hữu/quyền sử dụng hợp pháp của công ty” và được sử dụng đúng mục đích theo quy định của pháp luật”, tại đây, bạn cần chọn 1 trong 2 cụm từ “quyền sở hữu” hoặc “quyền sử dụng hợp pháp của công ty”;
- Hãy chắc chắn rằng bạn cần điền đúng thông tin cơ bản như giới tính, dân tộc, và loại giấy tờ tùy thân như CMND hoặc CCCD, chức danh người đại diện theo pháp luật, mã ngành kinh doanh, chi tiết ngành nghề kinh doanh… khi nộp hồ sơ mở công ty tại Hà Nội theo hình thức qua mạng. Các thông tin trên hệ thống dữ liệu phải đúng với thông tin trên hồ sơ bản giấy.
Đối với việc đăng ký ngành nghề kinh doanh:
- Đăng ký chi tiết ngành nghề không đúng theo quy định về ngành nghề;
- Tránh việc trích dẫn sai điều luật hoặc không tuân thủ đúng quy định về các ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
Các vấn đề khác:
- Các đầu mục hồ sơ cần nộp không đầy đủ;
- Chữ ký của từng cá nhân liên quan tại các đầu mục hồ sơ là hoàn toàn không giống nhau;
- Yêu cầu bắt buộc nhập thông tin về kế toán trưởng/người phụ trách kế toán tại trường dữ liệu “Người quản lý khác” trên Cổng thông tin đăng ký kinh doanh.
Lưu ý: Không cần bắt buộc là người có chứng chỉ kế toán trưởng, bạn chỉ cần đăng ký thông tin của bất kỳ cá nhân nào.
6. Dịch vụ thành lập công ty tại Hà Nội – AZTAX
Chào mừng quý khách đến với dịch vụ thành lập công ty tại Hà Nội của AZTAX! Chúng tôi tự hào là người đồng hành tin cậy, mang đến giải pháp đa chiều để hỗ trợ doanh nghiệp của bạn bắt đầu và phát triển mạnh mẽ tại thủ đô năng động này.
Dịch vụ thành lập công ty của chúng tôi không chỉ tập trung vào việc giúp doanh nghiệp vượt qua các thủ tục hành chính liên quan đến việc thành lập công ty một cách thuận lợi, mà còn chú trọng đến việc hiểu rõ về đặc thù và yêu cầu kinh doanh tại Hà Nội. Chúng tôi cam kết đồng hành từ việc lựa chọn hình thức doanh nghiệp, xây dựng chiến lược thuế, đến việc thực hiện các thủ tục pháp lý đặc biệt và đảm bảo tuân thủ các quy định cụm từ này.
Đội ngũ chuyên gia của AZTAX không chỉ có kiến thức sâu rộng về pháp lý mà còn hiểu biết sâu sắc về thị trường và văn hóa kinh doanh tại Hà Nội. Hãy để chúng tôi làm đối tác đồng hành của bạn, mang đến không chỉ dịch vụ chuyên nghiệp mà còn là sự hỗ trợ toàn diện cho mọi bước đi của doanh nghiệp tại thủ đô này.
7. Hỏi đáp thủ tục thành lập công ty tại Hà Nội
Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội ở đâu?
Địa chỉ Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội nằm tại Tòa nhà Trung tâm giao dịch công nghệ thường xuyên Hà Nội, thuộc Khu liên cơ Võ Chí Công, có địa chỉ cụ thể tại số 258 Võ Chí Công, Phường Xuân La, Quận Tây Hồ, Hà Nội. Đây là địa chỉ tiếp nhận hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tại Hà Nội, phục vụ cả doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp có nguồn vốn nước ngoài.
Không có hộ khẩu Hà Nội được mở công ty tại Hà Nội không?
Tất nhiên là được. Hiện nay, không có quy định yêu cầu người sáng lập công ty tại Hà Nội phải có hộ khẩu tại Hà Nội. Để nộp hồ sơ thành lập công ty ở Hà Nội, chỉ cần bạn đủ từ 18 tuổi trở lên, có đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập công ty theo quy định của pháp luật.
Có thể sử dụng nhà chung cư tại Hà Nội để đặt trụ sở chính cho công ty hay không?
Tương tự như các tỉnh/thành phố khác trên cả nước, tại Hà Nội, các loại hình nhà chung cư, nhà tập thể, hoặc tòa nhà không được sử dụng cho mục đích kinh doanh văn phòng sẽ không được chấp nhận để đăng ký khi thành lập công ty.
Thủ tục thành lập doanh nghiệp tại Hà Nội có bất kỳ sự khác biệt nào so với thủ tục thành lập công ty tại các tỉnh khác không?
Thủ tục thành lập công ty tại các tỉnh trên toàn Việt Nam đều giống nhau. Hiện nay, việc nộp hồ sơ thành lập công ty được thực hiện thông qua cổng thông tin quốc gia, nên quy trình này đồng nhất ở các tỉnh thành.
Thủ tục thành lập công ty tại Hà Nội đóng một vai trò quan trọng không thể phủ nhận trong hành trình khởi nghiệp và thành lập của mọi cá nhân và tổ chức. Việc nắm rõ thủ tục này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và nhanh chóng đưa doanh nghiệp đi vào hoạt động. Bài viết này hy vọng cung cấp thông tin hữu ích cho các doanh nghiệp quan tâm đến thành lập công ty cần những gì ở Hà Nội. AZTAX, đối tác chuyên nghiệp của bạn trong lĩnh vực hỗ trợ thành lập công ty, tự tin cam kết đảm bảo giá cả hợp lý và xử lý nhanh chóng.
