Thủ tục khắc dấu công ty mới thành lập 2025

Thủ tục khắc dấu công ty mới thành lập là bước tiếp theo quan trọng sau khi doanh nghiệp hoàn tất đăng ký kinh doanh. Việc sở hữu con dấu hợp pháp giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch và văn bản hành chính. Nhiều người cũng thắc mắc làm dấu tròn công ty ở đâu và cần chuẩn bị những gì để đúng quy trình. Bài viết dưới đây của AZTAX sẽ hướng dẫn bạn đầy đủ các bước cần thiết để khắc dấu và thông báo mẫu dấu đúng thủ tục.

1. Con dấu công ty là gì?

Con dấu công ty là dấu hiệu nhận diện pháp lý độc nhất của doanh nghiệp. Con dấu được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép và quản lý. Con dấu này được sử dụng để chứng thực tính xác thực của các văn bản, hợp đồng và các giao dịch khác của công ty.

Mỗi doanh nghiệp chỉ được cấp một con dấu chính thức. Việc sử dụng con dấu này nhằm đảm bảo tính minh bạch, ràng buộc pháp lý trong các hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp có quyền thiết kế mẫu dấu của mình, tuy nhiên phải tuân thủ các quy định về nội dung và hình thức do pháp luật quy định. Sau khi hoàn thiện mẫu dấu, doanh nghiệp sẽ tiến hành đăng ký và được cấp giấy phép sử dụng con dấu.

2. Các loại dấu công ty phổ biến?

Các loại dấu công ty được phân chia dựa trên mục đích sử dụng và giá trị pháp lý trong từng hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. Mỗi loại dấu sẽ đảm nhận một vai trò khác nhau, từ việc xác thực văn bản, hợp đồng đến quản lý nội bộ hay giao dịch với đối tác.

Dấu công ty bao gồm một số loại như sau:

• Dấu tròn: Đây là loại dấu thể hiện giá trị pháp lý và khẳng định tính hợp pháp của doanh nghiệp. Dấu tròn là con dấu pháp nhân và phải được đăng ký tại cơ quan công an. Doanh nghiệp chỉ được sử dụng dấu tròn khi đã được cấp Giấy chứng nhận.
• Dấu vuông gồm các loại: Loại dấu này bao gồm dấu chức danh, dấu mã số thuế, dấu logo công ty, và tất cả đều có giá trị pháp lý sau khi đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh để công bố thông tin trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Các loại dấu này có thể được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp mà không phải chịu sự quản lý của Cơ quan nhà nước.

Việc đăng ký mẫu dấu là quy trình cá nhân hoặc tổ chức sử dụng con dấu tiến hành đăng ký mẫu dấu với cơ quan đăng ký mẫu dấu theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Con dấu chỉ được coi là hợp pháp khi nó đã được đăng ký mẫu con dấu.

Có hai trường hợp doanh nghiệp có thể được cấp con dấu:

• Trong trường hợp đầu tiên: con dấu của doanh nghiệp sẽ chỉ được cấp sau khi đã hoàn tất đầy đủ các bước trong quá trình thành lập công ty.
• Trường hợp thứ hai: Doanh nghiệp có thể được cấp con dấu sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp.

3. Thủ tục khắc dấu công ty mới thành lập

Khi hoàn tất đăng ký kinh doanh, nhiều doanh nghiệp vẫn còn bối rối không biết thủ tục làm con dấu công ty mới thành lập cần thực hiện như thế nào để đúng quy định. Con dấu là yếu tố quan trọng thể hiện tư cách pháp lý của doanh nghiệp trong các giao dịch, văn bản, hợp đồng.

Tuy không còn bắt buộc thông báo mẫu dấu như trước đây, nhưng quá trình làm dấu vẫn cần tuân thủ đúng trình tự để tránh phát sinh rủi ro. Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết từng bước để thực hiện thủ tục này một cách nhanh gọn và hợp pháp.

3.1 Thủ tục khắc dấu pháp nhân cho doanh nghiệp

Bước 1: Khắc con dấu pháp nhân

Sau khi doanh nghiệp được thành lập và nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (doanh nghiệp), doanh nghiệp cần tự đến cơ quan khắc dấu để làm con dấu pháp nhân cho công ty.

Thời gian cần thiết: Từ 01 – 02 ngày làm việc.

Bước 2: Đăng bố cáo để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia

Để thực hiện đúng quy định về việc sử dụng con dấu, doanh nghiệp mới thành lập cần nắm rõ khắc dấu công ty cần giấy tờ gì trước khi tiến hành thông báo mẫu dấu.

Hồ sơ cần bao gồm:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
• Thông báo việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp.
• Biên bản thông báo việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp, áp dụng cho công ty TNHH hai thành viên và công ty cổ phần.
• Hồ sơ quyết định cho việc thông báo việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp.

Thời gian xử lý hồ sơ: Từ 03 – 05 ngày làm việc.

3.2 Thủ tục đăng tải mẫu dấu công ty qua mạng điện tử

Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp

Để tạo tài khoản trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Truy cập trang web: dangkykinhdoanh.gov.vn
• Đăng ký tài khoản đăng ký kinh doanh bằng cách gửi yêu cầu và file scan bản công chứng của chứng minh thư của người chủ tài khoản tới phòng đăng ký kinh doanh.

Sau khi gửi yêu cầu và tài liệu cần thiết, bạn sẽ nhận được thông báo từ Sở Kế hoạch và Đầu tư sau khoảng 1 ngày làm việc, cho phép bạn sử dụng tài khoản để nộp và ký hồ sơ.

Bước 2: Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu công ty

Để tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu bạn cần thực hiện các bước sau:

• Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu hoặc thông báo về thay đổi mẫu con dấu.
• Để ủy quyền, cá nhân cần nộp thông báo mẫu dấu (Người được ủy quyền) hoặc hợp đồng dịch vụ cùng giấy giới thiệu nếu ủy quyền cho tổ chức dịch vụ thông báo mẫu dấu.
• Yêu cầu kèm theo bản sao công chứng về chứng minh thư của người nộp hồ sơ.

Bước 3: Nhập thông tin và ký nộp hồ sơ

Doanh nghiệp tự nhập thông tin và quét hồ sơ, lưu trữ chúng dưới định dạng PDF, sau đó tải tệp hồ sơ đã quét vào thư mục tương ứng.

Để xác nhận, doanh nghiệp có thể ký hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc sử dụng chữ ký số điện tử (chữ ký số được sử dụng để nộp thuế trực tuyến cho công ty).

Sau quá trình xử lý trong khoảng 3-5 ngày làm việc, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và gửi thông báo về việc đăng tải mẫu con dấu của doanh nghiệp qua email cho người liên hệ.

3.3 Thủ tục tiến hành đăng ký dấu công ty trực tiếp tại cơ quan nhà nước

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu cho doanh nghiệp

Chủ thể cần chuẩn bị các tài liệu sau đây:

• Thông báo việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp.
• Thông báo về thay đổi mẫu con dấu hoặc số lượng con dấu của doanh nghiệp.
• Thông báo hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp đăng ký mẫu con dấu mới).

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu

Trước khi sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần gửi thông báo làm con dấu Phòng Đăng ký kinh doanh tại tỉnh nơi có trụ sở chính của doanh nghiệp để thông báo về mẫu con dấu và yêu cầu đăng tải thông báo này trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Người đại diện theo pháp luật có thể gửi Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp trực tiếp tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi có trụ sở chính của doanh nghiệp.

Nếu hồ sơ đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3: Nhận kết quả

Khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy biên nhận cho doanh nghiệp và thực hiện đăng tải thông tin về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trong trường hợp doanh nghiệp đã nhận được thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu mới, thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp từ các lần trước đó sẽ không còn hiệu lực.

3.4 Trường hợp ủy quyền cho người khác đến nhận con dấu

Để nhận con dấu, đại diện doanh nghiệp cần mang theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản gốc) và xuất trình CMND cho cơ quan công an. Ngoài ra, nếu đại diện hợp pháp của doanh nghiệp không thể trực tiếp đến nhận con dấu, có thể ủy quyền cho người khác đến nhận con dấu (Giấy ủy quyền phải có công chứng).

Xem thêm:Thủ tục đăng ký kinh doanh hộ cá thể

4. Các quy định thủ tục khắc dấu tròn công ty mới thành lập

Khắc dấu tròn công ty mới thành lập là một trong những thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Mặc dù hiện nay pháp luật đã có những thay đổi linh hoạt hơn về việc quản lý con dấu, nhưng doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ một số quy định bắt buộc khi khắc và sử dụng dấu tròn.

4.1 Điều kiện của công ty khắc dấu

Để thành lập công ty, công ty phải tuân thủ các điều kiện về trật tự an ninh theo Nghị định số 96/2016/NĐ-CP như sau:

• Người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh, hoặc công ty theo quy định phải có lý lịch rõ ràng và không thuộc vào các trường hợp bị cấm thành lập hoặc quản lý doanh nghiệp.
• Cơ sở kinh doanh phải đáp ứng các yêu cầu về trang thiết bị kỹ thuật, quy trình kinh doanh, và các tiêu chuẩn khác. Trụ sở thực hiện hoạt động kinh doanh phải tuân theo quy hoạch ngành nghề kinh doanh có điều kiện và không được đặt tại vị trí bị cấm theo quy định của luật pháp.
• Chỉ tổ chức và cá nhân Việt Nam hoạt động trong nước mới được tham gia kinh doanh sản xuất con dấu.
• Cơ sở kinh doanh phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự từ Cơ quan Công an cấp.

4.2 Hồ sơ thành lập công ty

Để thành lập doanh nghiệp, người muốn tổ chức cần chuẩn bị những tài liệu sau:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách cổ đông (nếu là công ty cổ phần) hoặc danh sách thành viên (nếu là công ty TNHH).
• Bản sao các giấy tờ như Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân, hoặc Hộ chiếu của thành viên hoặc cổ đông của công ty.
• Bản sao các giấy tờ như Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với tổ chức.
• Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật.
• Giấy ủy quyền nếu nộp thông qua đại diện.

4.3 Hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự

Sau khi thành lập doanh nghiệp, để đủ điều kiện cho hoạt động khắc dấu, công ty cần chuẩn bị các tài liệu sau:

• Giấy đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh và trật tự.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Bản khai lý lịch của người có trách nhiệm về trật tự và an ninh tại cơ sở kinh doanh.

5. Một số lưu ý về mẫu con dấu doanh nghiệp

Mẫu con dấu là yếu tố quan trọng thể hiện tư cách pháp lý và dấu ấn nhận diện của doanh nghiệp trong các giao dịch chính thức. Tuy không còn bắt buộc phải đăng ký mẫu dấu như trước đây, nhưng vẫn có những quy định và nguyên tắc sử dụng mà doanh nghiệp cần tuân thủ.

Việc nắm rõ một số lưu ý về mẫu con dấu doanh nghiệp sẽ giúp tránh sai sót và đảm bảo tính hợp pháp trong quá trình hoạt động. Dưới đây là những điểm quan trọng bạn không nên bỏ qua khi sử dụng hoặc thiết kế con dấu cho công ty.

Số lượng con dấu: Tùy chọn, do doanh nghiệp tự quyết định.

Mẫu con dấu: Bao gồm hình thức, kích thước, nội dung và màu mực. Mỗi doanh nghiệp phải đưa ra quyết định về hình thức, nội dung và kích thước con dấu.

• Hình thức con dấu có thể là hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác.

Trong nội dung mẫu con dấu, không sử dụng hình ảnh và ngôn ngữ:

• Biểu tượng quốc gia, quốc huy, và biểu tượng Đảng của Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
• Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, tổ chức vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
• Sử dụng từ ngữ, biểu tượng và hình ảnh phải tuân thủ các giá trị truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, và bản sắc văn hóa của dân tộc Việt Nam.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm tự đảm bảo tính hợp pháp của mẫu con dấu. Cơ quan đăng ký kinh doanh không có trách nhiệm thẩm tra nội dung của mẫu con dấu của doanh nghiệp trong quá trình xử lý thủ tục thông báo mẫu con dấu.

Quy định về mẫu con dấu cho các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/07/2015:

• Nếu muốn tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng mà không cần thông báo cho Cơ quan Đăng ký kinh doanh.
• Nếu doanh nghiệp muốn làm thêm con dấu mới hoặc thay đổi màu mực dấu, họ phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo hướng dẫn.
• Nếu doanh nghiệp muốn làm con dấu hoàn toàn mới, họ phải nộp lại con dấu cũ và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an sẽ cấp Giấy biên nhận cho việc này.
• Trong trường hợp bị mất con dấu hoặc Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, doanh nghiệp có thể làm con dấu mới, nhưng họ phải thông báo việc mất con dấu và mẫu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Ngoài ra phải tìm hiểu kĩ các quy định thủ tục thành lập công ty về việc khắc con dấu công ty để thực hiện suôn sẻ nhất.

6. Dịch vụ thành lập công ty tại AZTAX

Chào mừng bạn đến với AZTAX – đối tác tin cậy cho mọi nhu cầu về dịch vụ thành lập công ty. Tại AZTAX, chúng tôi không chỉ mang đến dịch vụ pháp lý mà còn là người bạn đồng hành tận tâm, hỗ trợ doanh nghiệp của bạn từ khâu khởi đầu.

Dịch vụ thành lập công ty của chúng tôi không chỉ giúp bạn vượt qua các thủ tục hành chính một cách nhẹ nhàng, mà còn tập trung vào việc hiểu rõ nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của bạn. Đội ngũ chuyên gia tại AZTAX không chỉ là những chuyên gia vững về pháp lý và tài chính, mà còn là đồng đội đầy nhiệt huyết, luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển doanh nghiệp.

Chúng tôi cam kết không chỉ mang đến sự chuyên nghiệp mà còn tạo ra mối quan hệ đối tác bền vững. AZTAX không chỉ là nơi bạn lựa chọn để giải quyết các thủ tục pháp lý, mà còn là đồng hành trong hành trình phát triển doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe, tư vấn và hỗ trợ bạn vượt qua mọi thách thức.

Hãy để AZTAX là người bạn đồng hành đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp của bạn khởi đầu mạnh mẽ và tiến xa trên con đường thành công. Cùng chúng tôi, mỗi bước đi là một chặng đường trải nghiệm và thành công mới!

Thủ tục khắc dấu công ty mới thành lập tuy không phức tạp nhưng đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Một dấu doanh nghiệp hợp lệ giúp doanh nghiệp yên tâm khi giao dịch và làm việc với đối tác. Nếu bạn chưa nắm rõ cần chuẩn bị gì và thực hiện ra sao, đừng nên chủ quan. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với AZTAX qua HOTLINE: 0932.383.089 để được tư vấn cụ thể hơn.

Xem thêm: Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty

Xem thêm: Thủ tục thành lập chi nhánh công ty

Xem thêm: Thủ tục thành lập công ty con